ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 8. september 2014 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 28. august 2014 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Lone Larsen, Flemming Larsen Åben del Sag 8429 Godkendelse af referat Sag 8430 Revisionsprotokol Sag 8431 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8432 Udlejningsforhold Sag 8433 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8434 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8435 Styringsdialog 2014 Sag 8436 Introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer Sag 8437 Orientering fra administrationen Sag 8438 Kredsudvalget Sag 8439 Fritidsudvalget Sag 8440 BL-cirkulærer Sag 8441 Eventuelt Sag 8442 Næste møde Sag 8443 Øvrige datoer Lukket del Sag 8444 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8429 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 26. juni 2014 er udsendt den 3. juli 2014. 8430 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 20. februar 2014 vedrørende regnskabet for 2012/13, siderne 593 623 er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar 2014. Revisionsprotokollat af 20. februar 2014 siderne 624 626 knyttet til byggeregnskab for afdeling 17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47) er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar 2014. 8431 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 3. juli 2014 Forslag til By- og boligpolitik for Gladsaxe Kommune Bestyrelsesevalueringsskema 2
8432 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigter E-sag Udlejningsoversigt for juni 2014 er udsendt den 3. juli 2014. Udlejningsoversigt for juli 2014 er udsendt den 7. august 2014. 8433 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Kollektiv råderet B-sag På bestyrelsesmødet den 22. august 2013 sag 8220 d blev de nye rammer / beløbsgrænser for kollektiv råderet godkendt. På bestyrelsesmøde den 20. februar 2014 sag 8344 a blev der orienteret om, at dette først skulle godkendes på afdelingsmøderne. Disse godkendelser er nu foretaget sammen med nye afdelinger, som har vedtaget kollektiv råderet. Oversigt herover udsendtes med dagsordenen. Bestyrelsen skal godkende den nye oversigt over kollektiv råderet, som er vedtaget på respektive afdelingsmøder. b. Afdeling 09 Lyngparken 1 B-sag Havereglement for afdeling 09 Lyngparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 14. maj 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. c. Afdeling 09 Lyngparken B-sag Regler for parkering af trailere i afdeling 09 Lyngparken 1 - som vedtoges på afdelingsmødet den 14. maj 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 3
d. Afdeling 13 Stationsparken 1 B-sag Husorden for afdeling 13 Stationsparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 28. april 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. e. Afdeling 19 Buddingeparken B-sag Husorden for afdeling 19 Buddingeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 19. maj 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. f. Afdeling 20 Mølleparken 2 B-sag Husorden for afdeling 20 Mølleparken 2 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 25. maj 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. g. Afdeling 21 Pileparken 6 Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 21 Pileparken 6 med de ændringer der er vedtaget på afdelingsmødet den 28. april 2014 udsendtes til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. h. Afdeling 25 Egeparken 1 B-sag Husorden for afdeling 25 Egeparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 20. maj 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 4
i. Afdeling 39 - Moseparken B-sag Husorden for afdeling 39 Moseparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 29. april 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. Godkendt med tilføjelse under pkt. 4 Antenne og paraboler uden skriftlig tilladelse fra selskabet/afdelingen. j. Afdeling 40 Buddinge Mølle tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement B-sag Tillæg til gældende vedligeholdelsesreglement for afdeling 40 Buddinge Mølle med de ændringer der er vedtaget på afdelingsmødet den 24. april 2014 udsendtes til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. k. Afdeling 46 Søborgparken B-sag Husorden for afdeling 46 - Søborgparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 8. maj 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 8434 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 5
8435 Styringsdialog 2014 E-sag Referat og aftale er modtaget fra Gladsaxe Kommune, som oplyst på bestyrelsesmødet den 26. juni 2014. Referat og aftale udsendtes med dagsordenen og behandling heraf skulle ske på mødet. Aftalen blev underskrevet på mødet. 8436 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2014 forventes udsendt snarest. Til efterretning med orientering om at kurset afholdes 2. oktober 2014. 8437 Orientering fra administrationen a. Bestyrelsesevaluering O-sag På bestyrelsesmødet den 22. maj 2014 besluttedes det at foretage en bestyrelsesevaluering ved brug af BL s Standard Bestyrelsesevaluering. Skemaet skulle afleveres til administrationen senest til bestyrelsesmødet den 26. juni 2014. Da flere ikke havde afleveret skemaet, fremsendtes det igen med afleveringsfrist til den 1. august 2014. En gennemgang af besvarelserne skulle foretages på mødet den 28. august 2014, men da flere endnu ikke har afleveret skemaet, forventes det, at de sidste skemaer afleveres senest på bestyrelsesmødet den 28, august 2014, således at en gennemgang kan foretages på bestyrelsesmødet den 25. september 2014. Til efterretning med orientering om at alle skemaer nu er afleveret. 6
b. Afdelingsbestyrelseskonference E-sag Som oplyst på bestyrelsesmødet den 22. maj 2014, afholdes der afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 25. oktober 2014 fra kl. 09.00 til 16.00, hvor også selskabet kan fejre 70 års jubilæum. Forslag til program: Kursus budget og regnskab Introduktion til faciliteter på hjemmesiden for afdelingsbestyrelser Opfølgning på Samarbejdsaftalen Forslag fra afdelingsbestyrelserne til optimering af afdelingsbestyrelsesarbejdet Program udsendes primo september 2014 med tilmeldingsfrist medio oktober 2014. c. Ekstraordinært medarbejderseminar O-sag Der afholdes ekstraordinært medarbejderseminar onsdag den 24. september 2014, hvor der skal ske en tilbagemelding og opfølgning på arbejdspladsvurderingerne, medarbejdertilfredshedsundersøgelserne samt opstart af medarbejderintranet. En nærmere orientering herom på mødet. d. Energimærker O-sag Som orienteret på bestyrelsesmødet den 20. februar 2014 sag 8352 a blev der igangsat udarbejdelse af energimærker. Energimærkerne er nu udarbejdet, og med dagsordenen udsendtes en oversigt, som viser, hvorledes de enkelte afdelinger er placeret. Energimærkerne vil blive inddraget i den kommende dialog med afdelingsbestyrelserne om vedligeholdelsesplaner. De inddrages ligeledes i den kommende prioritering af foreløbig støtte til afdelingerne. 7
e. Regler for honorar På Organisationsbestyrelsens møde den 22. maj 2014 blev det aftalt, at Lønudvalget skulle arbejde videre med reglerne for honorar og fremkomme med en indstilling til Organisationsbestyrelsen til mødet i august måned 2014. På mødet beklagede formanden at dette på grund af sommerferie mv. ikke har været muligt. Lønudvalget indkaldes til møde den 25. september 2014 k. 16.00, således at en behandling heraf efterfølgende kan ske på Organisationsbestyrelsens møde samme dag. 8438 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 12. juni 2014. Referat herfra er udsendt den 7. august 2014. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 18. september 2014. 8439 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 30. juni. Referat herfra er udsendt den 7. august 2014. Næste møde i udvalget afholdes den 25. august 2014. 8
8440 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 30 af den 23. juni 2014 vedrørende Overenskomsten 2014-17 ESL * BL informerer nr. 31 af den 27. juni 2014 vedrørende Støtte til udarbejdelse af energihandlingsplaner i almene boliger * BL informerer nr. 32 af den 1. juli 2014 vedrørende Hovedelementerne i den nye sygedagpengemodel * BL informerer nr. 33 af den 1. juli 2014 vedrørende Kønsopdelt lønstatistik * BL informerer nr. 34 af den 1. juli 2014 vedrørende Undersøgelse af fællesantenneanlæg * BL informerer nr. 35 af den 2. juli 2014 vedrørende Forvaltningskonference 2014 drift og velfærdsopgaver der er forandringer på vej! * BL informerer nr. 36 af den 23. juli 2014 vedrørende Omvendt moms på mobiltelefoner, bærbare computere m.v. * BL informerer nr. 37 af den 24. juli 2014 vedrørende Ommærkning af familieboliger og ældreboliger mellem 50-65 m 2 ansøgning om ommærkningsbidrag 8441 Eventuelt O-sag På mødet blev følgende punkter taget op: Almene boligdage den 5. 6. september 2014 orientering om gratis udstilling. Der arbejdes på at ansætte en IT-elev. Informationsskrivelse om at lønsedler fremover sendes via E-boks. 8442 Næste møde O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 25. september 2014. 9
8443 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 28. august 2014 er udsendt den 21. august 2014. * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 28. august 2014 udsendes den 4. september 2014 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 11. september 2014. * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 12. september 2014. 10
Lukket del 8444 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 11
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen Energiaftale x x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 12