Vedtægter for Studenterhus Odense Dato for ikrafttræden: 13. juni 2013 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Studenterhus Odense og har hjemsted i Odense Kommune. I daglig tale også kaldet Studenterhus og Studenterhuset. 2 Stiftelse Foreningen er stiftet 18. december 2006 af de studerende ved videregående uddannelser i Odense. 3 Formål Foreningens formål er: At skabe og drive et tværfagligt, kulturelt og socialt samlingspunkt for de studerende ved Syddansk Universitet (SDU), University College Lillebælt (UCL), Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) og Syddansk Musikkonservatorium og Skuespillerskole (SMKS). At udbyde aktiviteter og events, der retter sig mod de studerende og deres interesser. At skabe et rum, hvor studerende kan mødes med det lokale erhvervsliv. Foreningen har ingen partipolitiske og religiøse tilhørsforhold og foreningen må ikke bruges til disse formål. 4 Foreningens drift Foreningens drift finansieres af kommunalt tilskud, ved tilskud fra fonde, uddannelsesinstitutioner og sponsorater fra erhvervsvirksomheder samt indtægter fra aktiviteter indenfor foreningens formål. Et evt. overskud skal tilfalde foreningen og anvendes i overensstemmelse med formålet jf. 3. 5 Medlemsforhold 5.1 Medlemmer Der skelnes mellem aktive medlemmer og passive medlemmer. Aktive medlemmer er studerende, som er indskrevet på et fuldtidsstudie på SDU, UCL, EAL og SMKS, som er fyldt 18 år og som har aktiveret sit medlemskab i foreningen Studenterhus Odense i henhold til 5.2. Aktive medlemmer er opstillings og stemmeberettigede i foreningen. Passive medlemmer er studerende, som er indskrevet på et fuldtidsstudie på SDU, UCL, EAL 1
og SMKS og som er fyldt 18 år. Passive medlemmer er opstillingsberettigede i foreningen. 5.2.Aktivering af medlemskab og deaktivering af aktiv medlemskab Aktivering sker via foreningens hjemmeside og er gratis. Aktivt medlemskab gælder fra aktivering og frem til udgangen af førstkommende januar. Herefter skal det aktive medlemskab fornyes og er gældende frem til udgangen af førstkommende januar. Deaktivering af aktivt medlemskab kan ske ved henvendelse til foreningens daglige leder og har umiddelbar virkning. 5.3 Eksklusion Bestyrelsen kan beslutte at ekskludere et aktivt medlem, som ikke efterlever foreningens formål eller som handler til skade for foreningen. Beslutningen kan appelleres til den førstkommende generalforsamling, hvor bestyrelsens beslutning kan omstødes, hvis 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for dette. 6 Generalforsamlingen 6.1 Generalforsamlingen er forenings højeste myndighed. 6.2 Tidspunkt og indkaldelse Generalforsamling afholdes én gang årligt i perioden 15. marts til 15. april i hjemstedskommunen. Generalforsamlingen skal indkaldes med minimum 4 ugers og maksimum 6 ugers varsel og dette sker på foreningens hjemmeside og pr. mail til forenings aktive medlemmer. Foreningens regnskab skal være tilgængeligt senest 1 uge før generalforsamlingen. Regnskab sendes pr. mail til aktive medlemmer og kan derudover rekvireres ved henvendelse til et bestyrelsesmedlem. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig såfremt den er lovligt indkaldt jf. 6.2 eller 6.3. 6.3 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan på bestyrelsens foranledning indkaldes efter behov med mindst 14 dages varsel, med angivelse af grund herfor. Medlemmer kan kræve afholdelse af ekstraordinær generalforsamling når mindst 2/3 af de aktive medlemmer skriftlig stiller krav til bestyrelsen herom med angivelse af grund herfor. Ekstraordinær generalforsamling afholdes senest 4 uger efter modtagelsen af begæringen herom. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med mindst 2 ugers varsel på foreningens hjemmeside og pr. mail til foreningens aktive medlemmer, med angivelse af dagsorden. 6.4 Møde og stemmeberettigede Mødeberettigede er alle medlemmer. Stemmeberettigede er alle aktive medlemmer, der har været aktivt medlem mindst 4 uger. Stemmeberettigelse dokumenteres med aktiverings bekræftelse af medlemskab og dokumentation for studerende indskrevet på et fuldtidsstudie. Hvert fremmødt aktivt medlem har 1 stemme og der kan ikke stemmes med fuldmagt. 2
Stemmeafgivning foregår ved håndsoprækning, men skal ske skriftligt såfremt blot én af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer begærer dette. Alle beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de stemmeberettigede. Ved stemmelighed falder forslaget. Beslutninger om vedtægtsændringer sker med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes flertal og beslutningen træder i kraft straks efter vedtagelse. 6.5 Gennemførsel af valg til bestyrelsen Det er til enhver tid den siddende bestyrelses opgave at arbejde for, at der så vidt muligt opstilles kandidater fra alle uddannelsesinstitutioner. Kandidater til bestyrelsen kan bekendtgøre deres kandidatur senest under generalforsamlingen, jf. dagsordenens pkt. 7. I bestyrelsen skal mindst 7 af de 13 bestyrelsesmedlemmer være fyldt 25 år. Dirigenten skal sørge for at dette overholdes. Til bestyrelsen for Studenterhus Odense vælges: 6 studerende indskrevet på et fuldtidsstudie på SDU, UCL, EAL eller SMKS, heraf skal mindst én være fyldt 25 år og disse vælges for 1 år af gangen. 3 eksterne repræsentanter (færdiguddannede og/eller erhvervsaktive). Heraf skal skal minimum 2 være fyldt 25 år og disse vælges for 2 år af gangen, 1 i ulige år og 2 i lige år. 4 fuldtidsansatte fra henholdsvis SDU, UCL, EAL og SMKS. Disse skal være fyldt 25 år og vælges for en toårig periode. 2 suppleanter. Suppleanterne skal ligeledes være indskrevet på et fuldtidsstudie på SDU, UCL, EAL eller SMKS. Mindst 1 være fyldt 25 år og disse vælges for 1 år af gangen. 1 ekstern suppleant (færdiguddannet og/eller erhvervsaktiv). Denne skal være fyldt 25 år og vælges for 1 år af gangen 4 fuldtidsansatte suppleanter fra SDU, UCL, EAL eller SMKS. Disse skal være fyldt 25 år, og vælges for 1 år af gangen. Valgte bestyrelsesmedlemmer tiltræder umiddelbart efter generalforsamlingen. 6.6 Valg af formand, næstformand og kasserer På generalforsamlingen vælges formand, næstformand og kasserer. Kun medlemmer der er indskrevet på et fuldtidsstudie på SDU, UCL, EAL eller SMKS kan stille op som henholdsvis formands og næstformand. Kassererposten kan bestrides af alle der er på valg. Kandidater til bestyrelsesposter opstilles sideordnet og vælges efter simpelt flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede medlemmer. Ved formandens frafald indtræder næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære generalforsamling. Bestyrelsen konstituerer en ny næstformand blandt bestyrelsens studerende og indsupplerer et nyt menigt bestyrelsesmedlem blandt bestyrelsens suppleanter. 6.7 Dagsorden for den ordinære generalforsamling Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3
3. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i den forgangne valgperiode 4. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab 5. Budget for det kommende regnskabsår til orientering 6. Indkomne forslag 7. Valg til bestyrelsen a. Formand b. Næstformand c. Kasserer (Såfremt posten er på valg) d. Menige bestyrelsesmedlemmer e. 3 suppleanter 8. Eventuelt 6.8 Dirigent Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen og som ikke må være et medlem af bestyrelsen. 6.9 Indkomne forslag Forslag fra medlemmer til behandling under pkt. 6 i dagsordenen skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen afholdes og skal være tilgængelige for medlemmerne senest 2 uger før generalforsamlingen. Ændringsforslag til indkomne forslag kan ske senest på dagen for generalforsamlingen. 6.10 Referat Referenten udarbejder et referat fra generalforsamlingen, som underskrives af referenten, dirigenten og nyvalgte formand for bestyrelsen. Referatet godkendes af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde og offentliggøres senest 2 uger herefter. 7 Bestyrelsen 7.1 Sammensætning Bestyrelsen består af 13 faste medlemmer med tale og stemmeret, samt op til 3 suppleanter med taleret. Formand Næstformand Kasserer 9 menige bestyrelsesmedlemmer Op til 7 suppleanter Udtræder et bestyrelsesmedlem inden udløb af en valgperiode, konstituerer bestyrelsen et nyt medlem blandt sine suppleanter. 7.2 Opgaver Bestyrelsen varetager foreningens tarv udadtil og indadtil. Det påhviler herunder bestyrelsen at føre tilsyn med de i foreningen ansatte personers virksomhed. Bestyrelsen kan uddelegere 4
tilsynspligt med øvrige ansatte til daglig leder. Foreningens ledelse varetages af bestyrelsen og forretningsudvalget. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden. 7.3 Bestyrelsesmøder Bestyrelsesmøder afholdes som minimum 6 gange i valgperioden, når formanden finder det fornødent eller når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt. Indkaldelse sker med mindst 2 ugers varsel. Dagsorden skal foreligge mindst 1 uge før afholdelse af bestyrelsesmødet. Bestyrelsens suppleanter indkaldes automatisk til bestyrelsens møder, medmindre andet bestemmes i bestyrelsens forretningsorden. 7.4 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 7 af dens stemmeberettigede medlemmer er til stede og når mødet er lovligt indkaldte. Kan et stemmeberettiget bestyrelsesmedlem ikke deltage i et bestyrelsesmøde, kan dette medlem indkalde en af de valgte suppleanter, som deltager i mødet med stemmeret. 7.5 Beslutninger og afstemninger Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed foretages en ny afstemning. Ved fortsat stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes med fuldmagt til bestyrelsesmøder. 7.6 Referat Til bestyrelsesmøderne føres referat, som efter godkendelse af bestyrelsen offentliggøres for foreningens aktive medlemmer, ansatte og frivillige, senest 4 uger efter godkendelsen. 8 Forretningsudvalget 8.1 Sammensætning Forretningsudvalget består af hhv. formand, næstformand og kasserer. Forretningsudvalget konstituerer sig selv i sit arbejde. Forretningsudvalget mødes som udgangspunkt en gang i måneden og derudover efter behov. Daglig leder deltager i forretningsudvalgets møder. 8.2 Forretningsudvalgets opgaver og virke Udvalgets opgaver er at: Varetage den daglige kontakt til foreningens daglige leder. Træffe afgørelser, som ligger uden for daglig leders beslutningmandat, men som ikke kan afvente kommende bestyrelsesmøde. Planlægge bestyrelsens arbejde. 9 Frivilligudvalget 9.1 Frivilligudvalgets opgaver og virke 5
Formålet med frivilligudvalget er både at sikre de frivilliges stemme i organisationen og samtidig at øge muligheden for rekruttering af foreningens frivillige til bestyrelsen. Ud over at fungere som høringsorgan, kan udvalget indstille emner til behandling af bestyrelsen, forretningsudvalget og daglig leder, men ikke stille krav herom. De frivillige vælger selv, hvem der skal repræsentere dem i udvalget. Bestyrelsen har ansvaret for at definere nærmere forhold omkring valg og udvalgets størrelse. 10 Ansatte 10.1 Ansættelser Bestyrelsen ansætter daglig leder efter stillingsopslag. Daglig leder kan, evt. i samarbejde med en repræsentant for bestyrelsen ansætte lønnet og ulønnet personale til varetagelse af foreningens drift. Daglig leder deltager i bestyrelsesmøder med taleret. Øvrigt lønnede ansatte har taleret på generalforsamling og stemmeret såfremt de er aktive medlemmer af foreningen. Lønnede ansatte kan ikke bestride bestyrelsesposter i foreningen 10.2 Foreningens daglige ledelse Daglig leder har ansvar for foreningens daglige drift og ledelse, i henhold til bestyrelsens og forretningsudvalgets principielle beslutninger, politikker, strategier og budgetter. 11 Regnskab, revision, budget og disponering over foreningens midler 11.1 Regnskabsperiode og årsregnskab Regnskabet følger perioden 1/1 31/12 og fremlægges på den ordinære generalforsamling og skal være revideret af en ekstern statsautoriseret revisor udpeget af bestyrelsen. Kan regnskab og/eller budget ikke udarbejdes rettidigt, indkalder bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling, når dette foreligger med henblik på godkendelse. Årsregnskabet underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 11.2 Ansvar og disponering Det er kassererens og bestyrelsens ansvar at føre tilsyn med at udgifter og indtægter bogføres forsvarligt, således at dette kan danne grundlag for udarbejdelsen af årsregnskabet. Det er kassererens ansvar, at der udarbejdes et årsregnskab for hver afsluttende regnskabsår til godkendelse på generalforsamlingen. Kassereren og ansatte kan med bestyrelsens godkendelse disponere over foreningens midler, deriblandt bankkonti. Frivillige kan med bestyrelsens og daglig leders godkendelse disponere over foreningens midler, deriblandt bankkonti. 11.3 Budget Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget for det kommende regnskabsår til orientering på generalforsamlingen. 6
12 Tegning og hæftelse 12.1 Tegning Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af formanden og kassereren. Bestyrelsen kan give tegningsret til ansatte i overensstemmelse de retningslinier der er indgivet for den pågældende stilling. Ved køb, pantsætning eller salg af fast ejendom kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse. 12.2 Hæftelse Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med dennes til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse. 13 Ophør Beslutning om foreningens ophør skal ske med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer, på to på hinanden følgende generalforsamlinger. Et evt. overskud ved opløsning af foreningens skal tilfalde formål eller aktiviteter, der ligger i forlængelse af foreningens formål og udloddes efter generalforsamlingens anvisning. Formuen kan ikke tilbageføres til foreningens stiftere og kan ej heller udloddes til medlemmerne. 7