Y s MEN INTERNATIONAL Region Danmark 42652
VEJLEDENDE FORKLARENDE OG INSPIRERENDE. Indholdet i denne publikation skal alene modtages som vejledende, forklarende og være til inspiration for, hvorledes Regionsrådet kan fungere. Regionsrådet og Regionsledelsen fastlægger selv i fællesskab de endelige bestemmelser. Publikationen er et bilag til 2. strukturændringsforslag. ORGANISATIONENS LEDELSE Region Danmark ledes af Regionsledelsen bestående af Regionsleder (RD), Regionsleder Elect (RDE) og Regionsleder Elect Elect (RDEE). ( 11). Regionsledelsen leder regionen i samarbejde med Regionsrådet ( 13). Der foreslås altså et reel afbalanceret magtfællesskab mellem de generalforsamlingsvalgte Regionsledere (RD ere) og de klub- og distriktsvalgte Distriktsledere (DG ere). Hensigten med en sådan struktur er dels at bevare den betydning, som Sektionslederne (RLM erne) har haft i Regionsledelsen, og dels at undgå, at de almindelige, utvivlsomme og admínistrative sagsbehandlinger ikke hæmmes af mødevanskeligheder for en antalsmæssigt stor Ledelse. REGIONSRÅDET Medlemmerne af Regionsrådet er Regionsledelsen (RD, RDE og RDEE) + et Distriktsledelsesmedlem (DG, DGE eller DGEE). I forhold til nugældende regler, hvor det er DG erne i hvert af distrikterne, som er faste medlemmer af Regionsrådet, åbnes der mulighed for, at Distriktsledelserne kan udpege en af de tre Distriktsledere (DG, DGE eller DGEE) til at repræsentere Distriktet i Regionsrådet (VR 407). Repræsentationen er etårig, men genvalg kan finde sted i 2 på hinanden følgende år, således at kontinuitet opnås distrikterne og regionsledelsen imellem. I lige årstal starter lige distrikter og modsat i ulige årstal starter ulige distrikter med en 2 årig periode. Derudover er der mulighed for, at Distriktsledelserne kan udpege en personlig fuldmægtig for Distriktsledelsen til at have sæde i Regionsrådet. Denne mulighed er specielt tiltænkt distrikterne i Central- /Østeuropa. Valgene gælder for ét klubår ad 2
gangen, idet der dog vil være mulighed for at sende en stedfortræder ved lovligt forfald. REGIONSRÅDETS MØDEVIRKSOMHED Regionslederen (RD) er formand for Regionsrådet. Han/hun indkalder til rådsmøderne og udarbejder motiveret dagsorden forud for møderne i så god tid, at emnerne kan drøftes i Distriktsledelserne med henblik på at give sit rådsmedlem det fornødne mandat i de enkelte sager. Møderne forventes at blive holdt hovedsageligt som dagsmøder, men ét enkelt årligt møde tænkes dog afviklet over 2 dage. Hvert medlem af Regionsrådet har én stemme, og sagerne afgøres ved almindeligt stemme flerhed. Ved stemmelighed er RD's stemme afgørende. Regionsrådet udarbejder en forretningsorden, hvori disse og supplerende regler for Rådets mødevirksomhed beskrives. Et eksempel på en sådan forretningsorden er optrykt sidst i denne publikation. REGIONSRÅDETS KOMPETENCE Regionsrådet er organisatorisk placeret mellem Regionsledelsen og Generalforsamlingen: Generalforsamling Tjenesteledere (RSD) Regionsråd (RD ere + DG ere) Regionsledelse (RD RDE-RDEE) RT Skatmester RSA Sekretær RSF IT - sekretær Distrikter (danske + europæiske) 166 Klubber 3
Dette bevirker, at Regionsrådet har en betydelig kompetence med hensyn til de generelle retningslinjer for Region Danmarks organisation, økonomi, visioner og fremtidsperspektiver. Rådet kommer ikke til at beskæftige sig med almindelige, sædvanlige eller administrative anliggender. I samarbejde med Regionsledelsen tænkes der udarbejdet et regulativ, som uddyber de eksempler på sager, som er oplistet i VR 408: 1. Foretage indstilling i sager, der forelægges generalforsamlingen. 2. Fastlægge regulativ for Rådets kompetence og forretningsorden. 3. Godkende forretningsorden for Regionsledelsen. 4. Godkende ændringer i distrikternes antal og geografiske udstrækning. 5. Godkende Distriktsledelserne forretningsorden. 6. Godkende funktionsbeskrivelser for tjenesteleder. Sidst i denne publikation vises et eksemplar på en dagsorden for det første møde i Regionsrådet. Der er tale om et ganske fiktivt eksempel, og første møde vil heller ikke være repræsentativ for de efterfølgende møder men måske kan eksemplet være til inspiration. DELTAGELSE I REGIONSRÅDET Distriktsledelsernes repræsentant i Regionsrådet overtager den vigtige funktion, som regionsledelsesmedlemmerne (RLM) gennem tiderne har udført i Regionsledelsen. Distriktsledelserne får pligt til at være repræsenteret i Regionsrådet. Denne pligt udøves ved personligt fremmøde til Regionsrådets møder, og det forventes, at vedkommende rådsmedlem har det fornødne mandat fra Distriktsledelsen og i øvrigt er velforberedt. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Sagerne oplyses forud for mødet bl.a. ved fremlæggelse af dagsorden og bilag og det forudsættes, at rådsmedlemmerne har gjort sig bekendt med detaljerne i de enkelte sager. Hvis et rådsmedlem mener, at der bør tilvejebringes yderligere oplysninger, vil Regionssekretariatet være behjælpelig hermed. De enkelte sager forelægges af Regionslederen (RD), og eventuelle bilag dokumenters i tilknytning hertil. Der bliver lejlighed til at fremkomme med sine synspunkter og anbefalinger til afgørelser. I tilfælde af, at en sag ikke kan afgøres i enighed, har hvert rådsmedlem én stemme. Der kan begæres skriftlig afstemning. I tilfælde af stemmelighed, vil Regionslederens (RD) stemme være udslagsgivende. 4
Hvis en sag afgøres imod Regionsledelsens indstilling og stemmer, kan Regionslederen (RD) begære sagen indbragt for en ordinær eller en ekstraordinær generalforsamling, og sagens effektuering sættes samtidig i bero indtil sagen har fundet sin endelige afgørelse på generalforsamlingen. FORHANDLINGSSPROG Regionsrådets møder foregår på dansk, men enkelte dokumenter må dog forventes at blive fremlagt i sin originale engelsksprogede udgave. Hvis et rådsmedlem ønsker sådanne bilag oversat til dansk, kan Regionssekretariatet være behjælpelig hermed. VALG AF STEDFORTRÆDER Der åbnes mulighed for, at en Distriktsledelse kan udpege en fuldmægtig til at give møde i Regionsrådet. Dette kunne være en mulighed, som de Central- /Østeuropæiske Distriktsledelser vil benytte sig af. Den pågældende person får pligt til at underrette den pågældende Distriktsledelse såvel før som efter rådsmødet om de emner, som skal behandles, og hvilke afgørelser, der er blevet truffet. Distriktsledelsen forsyner vedkommende fuldmægtig med fornødent mandat til de sager, der er optaget for dagsordenen for det kommende regionsrådsmøde. Fuldmægtigen optræder i enhver henseende i relation til Regionsrådet og på rådsmødet på samme måde og med samme rettigheder og pligter, som hvis et Distriktsledelsesmedlem selv var mødt. En god og jævnlig kommunikation med Distriktsledelsen er derfor påkrævet. REGIONSRÅDET ØKONOMI Udgifter, der er forbundet med Regionsrådets virksomhed, afholdes af Regionskassen. Der ydes sædvanlig befordringsgodtgørelse efter de retningslinjer, som til enhver tid måtte være besluttet for Regionsrådet som helhed. Det betyder også, at personlig deltagelse fra de Central-/Østeuropæiske distrikter vil få refunderet rimelige befordringsudgifter. 5
REGIONRÅDETS SEKRETARIAT Regionens sekretariat (RT, RSF og RSA) står til disposition for Regionsrådet og rådsmedlemmerne. KONTINUITET OG ROTATION Begreberne kontinuitet og rotation er vigtige og centrale elementer i Region Danmarks organisationsstruktur. Dertil kommer rekrutteringsvanskeligheder som værende et reelt problem. Distriktsledelserne får er reel mulighed for at forholde sig til, om kontinuiteten skal være hægtet op på en bestemt person, som repræsenterer Distriktsledelsen i flere år, eller om kontinuiteten er tiltrækkelig tilgodeset ved, at den samlede Distriktsledelse har mulighed for på forhånd at drøfte de kommende sager og udstyre delegaten med relevante mandater. Der henvises til hæfte nr. 2 om Distriktsledelsen. Rotationen i Regionsrådet har grundlæggende den samme hastighed som det nuværende Regionsråd men hurtigere end de nuværende regionsledelsesmedlemmer (RLM). SAGER TIL GENERALFORSAMLINGEN Enkelte sager vil være et generalforsamlingsanliggende, og i sådanne sager bør såvel Regionsledelsen som Regionsrådet foretage indstilling til beslutning på generalforsamlingen. Som eksempler på sådanne sager kan nævnes: Ændringer af love og vedtægter Godkendelse af årsregnskab, budget og kontingent for det kommende klubår. Forslag om udvidelse af Regionens område. Forslag som enten Regionsledelsen eller Regionsrådet ønsker afgjort af Generalforsamlingen 6
ARKIVERING Der er udarbejdet en beskrivelse af, hvilket materiale, der skal gemmes i regionsarkivet, som bestyres af Hardernes Y s Men s Club. Regionsrådets dokumenter vil være omfattet af disse regler. OVERGANGSBESTEMMELSER Regionsrådet tænkes at kunne fungere fra starten af klubåret 2017-18 dog underforstået, at Rådet respekterer de aktiviteter, som måtte være igangsat af den nuværende Regionsledelse (eksempelvis Præsidentmødet), og at indgåede bookningsaftaler overholdes i de tilfælde, hvor eventuelle ændringer vil være forbundet med omkostninger. Regionsledelsen (RD, RDE, RDEE) kan fungere fra den 1. juli 2017, og dermed bortfalder funktionerne som regionsledelsesmedlem (RLM). Det ønskes, at afgående Regionsleder (PRD) deltager som medlem af Regionsledelsen og dermed også af Regionsrådet i klubåret 2017-18. 7
Dato: 14. juli 2017 FIKTIVT RÅDSMØDE NR. R1-2017/18 FREDAG DEN 11. AUGUST 2017 KL. 20:00 TIL LØRDAG DEN 12. AUGUST 2017 KL. 15:00 DIAKONHØJSKOLEN, LYSENG ALLE 15, 8270 HØJBJERG Deltagere: RD Kristen Grysbæk KG DG Erling Birkbak EB RDE Christian Frovin Lorentzen CFL DG Esther Korshøj EK RDEE xx XX DG Ruth Mikkelsen RM PRD Jens Nielsen JN DG Lars Rahbek LR RSF Axel F. A. Hansen AH DG Regnar Nielsen RN RT Niels Juul Lauridsen NJL DG Kjeld Sørensen KS RSA Jørgen Kallesen JK DG Henning Andersen HA DG Arne Holdensen AHo DG Miroslav Halmo *) MH DG Liselotte Nielsen LN DG Dan Carpov *) DC DG Ole Blume OB DG Stoicho Sechanov *) SS DG Ib Møller Jensen IMJ DG Vagn Andersen VA RDE Marie Jørgensen **) MJ DG Aage Nielsen AaN PAP Knud Hougaard Klausen KHK DG Karsten Mumm KM ICM Poul Henning Løwendahl PHL *) Deltagere fra Øst- og Centraleuropa kan møde med en bisidder eller udpege en fuldmægtig. **) Y s Menetterne deltager som hidtil med RDE (det nye navn kendes endnu ikke) Fredag EKSEMPEL PÅ PROGRAM Tidspunkt Emne Ansvar Kl. 19 00 20 00 Ankomst og indkvartering (Sandwich i spisesalen kl. 18.30 til dem der har bestilt) Kl. 20 00 20 15 Velkomst og indledning v/ RD Kristen Grysbæk KG JK Kl. 20 15 20 30 Kl. 20 30 20 45 Orientering om Regionsledelsens konstituering, sekretariatet, interne kommissorier, forretningsorden, forretningsgange, tjenesteledere og visioner for klubåret 2017-18 v/rd Kristen Grysbæk Drøftelse og vedtagelse af Regionsrådets funktion og kompetence med afsæt i udsendte forslag til funktionsbeskrivelser, forretningsorden og mødeplan v/ RDEE xx KG xx Kl. 20 45 21 00 Distrikternes økonomi og aktiviteter v/rde Christian Frovin Lorentzen CHL Kl. 21 00 21 30 Kl. 21 30 21 40 Organisationsstrukturer v/nils Villemoes som stand up er (dette punkt koster lidt penge, og kan evt. erstattes af mere tid til ovenævnte emner eller evaluering af Regionskonference og generalforsamling i Holstebro!) Aftenandagt v/? KG Kl. 21 40 Hyggeligt samvær i pejsestuen JK 8
Lørdag Tidspunkt Emne Ansvar Kl. 08 00 09 00 Morgenmad i spisestuen JK Kl. 09 00 09 15 Morgenandagt i undervisningslokalet v/dg?? Kl. 09 15 09 35 Kl. 09 35 09 55 Kl. 09 55 10 25 Kl. 10 25 10 45 Kl. 10 45 11 15 Kl. 11 15 11 55 RD s motto og arbejdstema: TANKEN BAG at tjene, at handle, at inspirere, v/ RD Kristen Grysbæk Hvordan knytter vi klubberne i Central-/Østeuropa mere sammen med Region Danmark i øvrigt? Drøftelse og meningstilkendelivelser Kaffepause Drøftelse og vedtagelse af retningslinjer for sager, der behandles af henholdsvis Regionsledelse og Regionsråd. Drøftelse af og beslutning om Regionsrådets mødeform, mødeledelse, mødested(er) og frekvens med udgangspunkt i forslag til forretningsorden v/rdee xx Distrikternes aktiviteter og økonomi, herunder interne forskrifter for distriktsledelsen, pligtige og mulige opgaver for distriktsledelserne, uddannelse af kommende ledere i klubberne, samspillet mellem distrikt og klubber, bankkonti. v/ RDE Christian Frovin Lorentzen KG JN/KG JN/KG xx CHL Kl. 11 55 11 58 Afgang til spisesalen JK Kl. 12 00 13 00 Kl. 13 00 13 15 Kl. 13 15 13 30 Kl. 13 30 14 00 Kl. 14 00 14 30 Kl. 14 30 14 55 Frokost Kan den nye struktur få indflydelse på Y s Men International? v/pap Knud Hougaard Klausen Informationer fra International v/ IC-medlem Poul Henning Løwendahl Tjenestelederne, Regionsrådet og distrikterne. Drøftelser om samspillet mellem tjenesteledere, Regionsrådet og distriktsledelserne v/ RSF Axel F. A. Hansen DG erne har ordet. Spørgsmål, forslag og kommentarer til de emner, som har været under behandling, og som ønskes behandlet. Hvad er kontinuitet? Drøftelser om, hvorledes kontinuiteten bevares i et samspil med rotationsprincippet v/ RSA Jørgen Kallesen Kl. 14 55 15 00 Afrunding og afslutning på rådsmødet KG KHK PHL AH JK Kl. 15 00 Kaffe og efterfølgende afrejse 9
EKSEMPEL PÅ FORRETNINGSORDEN FOR REGIONSRÅDET. 1 I medfør af 15 i Region Danmarks love består Regionsrådet af Regionsledelsen og et medlem fra hver Distriktsledelse (DG, DGE eller DGEE). I møderne deltager Regionssekretariatets medarbejdere uden stemmeret (jf. 16 og VR 409). Regionslederen kan indkalde tjenesteledere og andre til at deltage i forbindelse med konkrete sager (jf.vr 410). 2 Regionsrådet arbejder på grundlag af Y s Men International s formål og i respekt af Regions Danmarks værdisæt: I Y's Men Region Danmark indbyder vi mennesker til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold - såvel nationalt som internationalt - og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livs forståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. 3 Regionsrådet holder møde efter behov dog mindst 4 møder i løbet af et klubår. Ved Rådets første møde i et klubår fastlægges en mødeplan, som offentliggøres på Regionens hjemmeside. Regionsrådet træffer sine beslutninger i møder, men kan i særlige situationer træffe beslutning skriftligt, elektronisk eller telefonisk. Hvert rådsmedlem har én stemme. Afgørelser træffes ved almindeligt stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er Regionslederens (RD) stemme udslagsgivende. 3 Forud for hvert rådsmøde udarbejder Regionslederen (RD) en motiveret dagsorden. 10
Forslag til emner, der ønskes behandlet på det kommende rådsmøde indsendes senest 14 dage forinden rådsmødet motiveret forslag til Regionslederen (RD). Forslag kan fremsættes af hvert enkelt rådsmedlem og af Distriktsledelserne. Seneste 8 dage før rådsmødet udsender Regionslederen (RD) dagsorden sammen med relevante bilag. Der træffes beslutning om, hvorledes dagsorden og bilag gøres tilgængelige for rådsmedlemmerne. Dagsordenen er åben og offentliggøres på Regionens hjemmeside. Sager indeholdende personfølsomme oplysninger skal behandles på særskilt lukket dagsorden. Referat offentliggøres på Regionens hjemmeside. Punkter under den lukkede dagsorden er fortrolige og offentliggøres ikke. Ved mødets begyndelse godkender Regionsrådet dagsordenen eventuelt med tillæg af yderligere punkter. Finder et rådsmedlem, at et tillægspunkt til dagsordenen ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan vedkommende kræve, at endelig beslutning udskydes til næste ledelsesmøde eller ved beslutning gennem mailkorrespondance. 6 Regionslederen (RD), eller ved dennes forfald Regionslederen Elect (RDE) leder Regionsrådets møder og afstemninger evt. med bistand af en ordstyrer. Regionsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. 7 Regionsledelsen kan på Regionsrådets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser sendes umiddelbart efter på mail til Regionsrådets øvrige medlemmer og forelægges Regionsrådet til efterretning på førstkommende møde. 8 Regionslederen (RD) drager omsorg for udførelsen af Regionsrådets beslutninger. 9 Regionsrådets beslutninger indføres i et beslutningsreferat, der udfærdiges af Regionslederen (RD) eller Regionens sekretær. Referatet nummereres fortløbende 11
med mødenummer og klubår. Referatet udsendes via mail til mødeberettigede, og offentliggøres på Regionens hjemmeside.. 10 Kontakt og udtalelse til medierne varetages af Regionslederen, der kan uddelegere enkeltsager til andre. 11 Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på et rådsmøde, og kan ændres ved almindelig stemmeflerhed. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod bestemmelserne i Region Danmarks love og vedtægter og retningslinjer. 12 Denne forretningsorden træder i kraft den xx.xx.xxxx. Således vedtaget på regionrådsmødet den xx.xx.xxxx gældende for klubåret 2017-18. Kristen Grysbæk, Nn Sekretær Regionsleder (RD) 2017-18 12