Y s MEN INTERNATIONAL Region Danmark 42652
VEJLEDENDE FORKLARENDE OG INSPIRERENDE. Indholdet i denne publikation skal alene modtages som vejledende, forklarende og være til inspiration for, hvorledes Distriktsledelsen kan fungere. Vejledende bestemmelser kan fastsættes af Regionsrådet. Publikationen er et bilag til 2. strukturændringsforslag. REGION DANMARKS INDDELING Region Danmark inddeles i distrikter ( 17). Hidtil har Danmark været opdelt i Sektioner og Distrikter. Sektionerne har de senere år været rammen for valg af medlemmer til Regionsledelsen (RLM). Sektionerne videreføres ikke i det nye strukturforslag. Den nuværende opdeling består af 18 distrikter, hvoraf 15 er beliggende i Danmark, medens 3 er beliggende i Central- / Østeuropa. 35% af høringssvarene udtrykker ønske om, at det nuværende antal distrikter fastholdes, medens 28% svarer, at distrikternes antal godt kan reduceres til 9 danske og 3 i Central- / Østeuropa. Regionsledelsen indstiller i 2. høringsrude, at det nuværende antal distrikter bevares, og at en eventuel reduktion sker som en naturlig udvikling baseret på distrikternes egne ønsker. De hidtidige bestemmelser om, at Regionsrådet fastsætter distrikternes antal og område, og at en klub kan anmode om at blive overført til et andet distrikt, opretholdes således uændret. Der tilføjes dog en ny bestemmelse om, at en forøgelse af Regions Danmarks område er et generalforsamlingsanliggende. DISTRIKTSLEDELSEN I lighed med Regionsledelsen bliver arbejdet i Distriktet fordelt på de tre DG ere i en slags kollektiv ledelse. Det er således ikke kun Distriktsguvernøren (DG), som har ansvaret for, at Distriktet fungerer. Hvert distrikt ledes således af en Distriktsledelse bestående af Distriktsleder (DG), Distriktsleder Elect (DGE) og Distriktsleder Elect Elect(DGEE) ( 19). Rotationsprincippet fastholdes ved, at der hvert år vælges en Distriktsleder Elect Elect (DGEE), som indtræder i Distriktsledelsen ved klubårets begyndelse. Året efter 2
rykker vedkommende op som Distriktsleder Elect (DGE), og efter endnu et år som Distriktsleder (DG) ( 19). Samtlige Distriktsledere skal være medlem af en lokal klub inden for distriktet ( 22). TITLER Vore titler og benævnelser kan for nogle virke uforståelige. Vi er en del af en international organisation, hvor sådanne begreber anvendes, og en ændring er derfor ikke så enkel og vel heller ikke så velbegrundet. Langt de fleste titler opretholdes i strukturforslaget, men for så vidt angår distriktets ledere foreslås fremtidig benævnelsen Distriktsledere i stedet for Distriktsguvernører. Elect bevares forsat som betegnelse på de ledere, som er på vej. Der sker ingen ændringer med hensyn til forkortelserne, idet de internationale forkortelser (DG, DGE og DGEE) fortsat bruges. VALG TIL DISTRIKTSLEDELSEN Hidtil er det formelle valg til ny DGEE sket på en Distriktsgeneralforsamling eller i forbindelse med en Distriktskonference. Det foreslås, at valget til Distriktsledelsen foregår på samme måde, som valget af RLM ere har fundet sted nemlig som et skriftligt valg (VR 501). Distriktsgeneralforsamling er ikke omtalt i de nugældende love og regler, og da mange valg i realiteten blot er en konstatering af, at der kun er bragt én kandidat i forslag, kan en skriftlig valgprocedure være hensigtsmæssig. DISTRIKTSLEDELSENS SEKRETARIAT Såfremt Distriktsledelsen ønsker bistand til det praktiske arbejde, kan Distriktsledelsen udpege en sekretær og en eller flere distriktsassistenter ( 21), som eksempelvis kan være en Distriktsskatmester og en Distriktswebmaster. Ved valg af sådanne distriktsassistenter bør der tages hensyn til, at disse hverv kan gå på skift mellem klubberne. 3
DISTRIKTSLEDELSENS MØDEVIRKSOMHED Som følge af, at Distriktsrådet ikke er videreført i strukturforslaget, er det kun de 3 DG ere og sekretariatsmedlemmerne, som skal samles for at drøfte og beslutte de tiltag, som ønskes iværksat i Distriktet. 25 i vore nuværende love definerer Distriktsrådet som distriktsledelsen og 2 medlemmer fra hver klub, nemlig klubpræsidenten og et andet præsidiemedlem eller et af klubben valgt distriktsrådsmedlem uden at fastlægge hverken kompetence eller opgaver for Rådet udover at deltage i Distriktsrådsmøder. I en ny struktur synes der ikke at være behov for at begrænse deltagerskaren til distriktsmøder til kun 2 medlemmer fra hver klub. Friheden til at arrangere distriktsmøder, som aktiverer og inddrager flere eller andre klubmedlemmer med særlige interesser og kompetencer forekommer at være hensigtsmæssig. Distriktsledelsens medlemmer samles til møde, men kan dog afgøre sagen ved anvendelse af skriftlig, elektronisk eller telefonisk kommunikation. Antallet af møder vil være afhængig af aktiviteterne i Distriktet, men ved klubårets begyndelse bør Distriktsledelsen udarbejde en mødekalender gældende for hele klubåret. Distriktslederen (DG) er mødeleder, og han/hun udarbejder motiveret dagsorden for ledelsesmødet, og de øvrige medlemmer forsynes med relevante bilag til belysning af sagerne. Sagerne afgøres så vidt muligt i enighed, men ved afstemning har hvert medlem én stemme. I tilfælde af stemmelighed, er Distriktslederens (DG) stemme udslagsgivende. Generalforsamling Tjenesteledere (RSD) Regionsråd (RD ere + DG ere) Regionsledelse (RD RDE-RDEE) RT Skatmester RSA Sekretær RSF IT - sekretær Distrikter (danske + europæiske) 166 Klubber 4
DISTRIKTSLEDELSENS KOMPETENCE Distriktsledelsen har en dobbeltrolle. Distriktsledelsen er Regionens repræsentant over for klubberne, og samtidig er Distriktsledelsen klubbernes talsmand over for Regionen Regionsledelsen ( 20). Dette er formelt set uændret, men som følge af, at Distriktsledelserne får sæde i et mere betydende Regionsråd, vil der blive stillet større krav og forventninger til Distriktsledelserne fra såvel Regionen som klubberne. Det bliver spændende at være en del af Distriktsledelsen. FUNKTION OG OPGAVER I FORHOLD TIL KLUBBER Der lægges stor vægt på, at Distriktsledelsen er katalysatoren til at sikre gode vilkår for alle medlemmer til et aktivt og inspirerende klubliv (VR 508 nr. 1). Det kan gøres på mange forskellige måder, men fælles for alle metoder gælder det, at opgaven skal løses på grundlag af Y s Men Internationales formål og i respekt af Regions Danmarks værdisæt: I Y's Men Region Danmark indbyder vi mennesker til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold - såvel nationalt som internationalt - og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livs forståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. Inspiration og medinddragelse af klubberne kan ske ved afholdelse af distriktsmøder. Distriktsledelsen har pligt til at afholde tre distriktsmøder om året. Disse møder kan fint være af samme karakter som de tidligere distriktsrådsmøder og distriktskonferencer, og de kan også suppleres med inspirations- træningsog orienteringsmøder. En anden god måde at aktivere klubberne er ved klub- eller præsidiebesøg. Her har Distriktsledelsen en god mulighed for at drøfte aktuelle emner og problemstillinger 5
samt vejlede konkret og samtidig erfare, at klubbens virksomhed er i overensstemmelse med Regionens love, vedtægter og retningslinjer. Endvidere kan man danne sig et indtryk af, om der er grobund for yderligere medlemstilgang eller nye klubber (VR 508 nr. 4). FUNKTION OG OPGAVER I FORHOLD TIL REGIONEN En helt enkel konkret opgave er at besvare (rapportere) de henvendelser, som Regionsledelsen måtte sende til Distriktsledelsen (VR 508 nr. 7). Den vigtigste og nye funktion er utvivlsomt pligten til at være repræsenteret i Regionsrådet ( 14). Gennem sin repræsentation i Regionsrådet kan og bør Distriktsledelsen påvirke udviklingen i Region Danmark og tage et medansvar for organisationens liv og vækst. Det er Distriktsledelsen (de 3 DG ere) som selv beslutter, hvem af dem, der skal repræsentere Distriktet i Regionsrådet. Der er mulighed for, at beslutte, at DGE skal være rådsmedlem, og da genvalg er tilladt, kan denne person genvælges året efter (som DG). På den måde kan der sikres en personlig kontinuitet for Distriktet i Regionsrådet. Hvis flere distrikter benytter sig af denne mulighed, er der tillige mulighed for, at distrikter med ulige numre skifter i ulige år, og distrikter med lige numre skifter i lige årstal. Grundreglen er ellers, at det er DG, der har sæde i Regionsrådet (VR 407). DISTRIKTETS ØKONOMI Distriktet skal fortsat have sin egen økonomi, og Distriktsledelsen har ansvaret for, at der om nødvendigt udpeges en Distriktsskatmester blandt medlemmerne i distriktet til at bestyre distriktskassen En slankere struktur betyder færre omkostninger. En del af disse sparede omkostninger tænkes ydet som et bloktilskud til distriktskasserne. Beløbet udregnes som et bestemt beløb pr. medlem. Dette grundbeløb antages imidlertid ikke at være tilstrækkelig til alle aktiviteter i Distriktet, hvorfor der vil være behov for supplerende indtægter til distriktskassen. Sådanne indtægter kan komme fra deltagerbetaling ved arrangementer eller ved aftaler med distriktets klubber om ydelse af et fast distriktsbidrag pr. medlem. 6
Det forventes, at Distriktsledelsen en gang årligt udarbejder et årsregnskab for klubkassen og offentliggør dette regnskab overfor distriktets klubber. KONTINUITET OG ROTATION Begreberne kontinuitet og rotation er vigtige og centrale elementer i Region Danmarks organisationsstruktur. Dertil kommer rekrutteringsvanskeligheder som værende et reelt problem. Tanken er, at jo længere funktionstiden er, jo sværere vil det være at rekruttere tilstrækkelige klubmedlemmer til ledelsesopgaver. Derfor lægges der vægt på en samlet 3-årig funktionsperiode. Distriktsledelserne får er reel mulighed for at forholde sig til, om kontinuiteten skal være hægtet op på en bestemt person, som repræsenterer Distriktsledelsen i Regionsrådet i flere år, eller om kontinuiteten sætter fokus på ensartet kontinuerlig praksis vedrørende sager, møder kontakter og beslutninger. Begge dele kan forenes i strukturforslaget for Distriktsledelserne. Det overlades til DG erne at bestemme hvem af de tre, der skal have sæde i Regionsrådet. Hvis man eksempelvis vælger DGE eren og genvælger ham/hende året efter (som DG), er der en personlig kontinuitet i Regionsrådet over to år, som kan blive til 3 år, hvis man vælger DGEE eren. Det er vigtig for Regionsrådets stabile virke, at det er den samme person, som sidder i hele klubåret. Derfor gælder valget for ét år ad gangen. Det har måske større betydning for klubberne, at Regionens og Distrikternes praksis ikke er præget af for store svingninger fremfor, at det er den samme person, som møder op i Regionsrådet. Når Regionsrådets sager oplistes på en dagsorden, som udsendes til Distriktsledelserne i så god tid, at den samlede Distriktsledelse kan behandle og forholde sig til emnerne, opstår der et betydeligt engagement hos alle tre DG ere, og der kan derved sikres en betydelig kontinuitet med hensyn til det vi plejer at gøre, og som vi måske vil fortsætte med. HVORDAN GRIBER DISTRIKTSLEDELSEN TINGENE AN De nugældende regler lægger eneansvaret på DG. Det er ham/hende, som efter reglerne har aben siddende på skulderen. Praksis er noget andet! Man deles på 7
forskellig måde om at løse opgaverne. Det er denne praksis, som nu indskrives i reglerne. De 3 DG ere skal være fælles om ansvaret for et velfungerende Distrikt. De pligtmæssige opgaver ændres fra at være nogle bestemte og nærmere beskrevne møder og aktiviteter til at være et begejstrende og inspirerende samt undervisende ledelseselement i vores herlige organisation (VR 508). Nogle vil synes, at det er for lidt udfordrende, når man ikke har en slags to-do-liste, som man kan sætte ved, når en aktivitet er løst. Udfordringer skal der nok komme og på en god måde. Dels vil klubbernes præsidier benytte sig af muligheden for at bruge Distriktsledelserne på netop den måde og til netop de spørgsmål, som trænger sig på i den pågældende klub. Friheden til at tilrettelægge aktiviteterne i Distriktet individuelt sætter Distriktsledelserne i stand til effektivt at have fingeren på pulsen med hensyn til områdets aktuelle tilstand og udvidelsespotentiale. Deltagelsen i Regionsrådet vil natuligt også byde på udfordringer. Samspillet med andre Distriktsledelser om løsning af praktiske opgaver og inspiration fra andres aktiviteter og løsningsmodeller, vil helt af sig selv udfordre kreativiteten i Distriktsledelserne. Andre vil tænke, at der er tale om en kæmpe opgave. Ja, der ligger en betydelig men særdeles vigtigt opgave hos Distriktsledelserne. En væsentlig måske den afgørende forudsætning for en god, attraktiv og levedygtig organisation er, at medlemmerne trives, har det godt og synes, at Y s Men er verdens bedste bevægelse. Hvis en sådan begejstring styrkes, vil dette have en afsmittende virkning og påvirke alle dem, som endnu ikke er blevet Y s Men. Det kan måske forekomme uoverskueligt og det vil det vel også være for 3 DG ere, hvis de var alene i hele verden. Det er de ikke! Samværet i Regionsrådet vil virke inspirerende og fastlægge nogle rammer for forskellige aktiviteter. Regionsledelsen vil beskrive mulige tiltag og foreslå PR- og kommunikationsmateriale. Tjenestelederne kan bidrage med deres specialviden inden for særligt udvalgte emner og projekter. KOLLEKTIV LEDELSE Når det nuværende antal distrikter opretholdes, vil der forsat være stor forskel på, omfanget af Distriktsledelsernes arbejde. 8
Nogle Distriktsledelser (måske især i mindre distrikter), vil måske finde det mest hensigtsmæssigt, at de 3 DG ere mødes og i fællesskab løser opgaverne og tilrettelægger distriktets aktiviteter. Andre Distriktsledelser vil benytte sig af muligheden for at opsplitte arbejdsopgaverne i 3 ansvarsområder, som tildeles henholdsvis DG, DGE og DGEE som deres særlige primære funktion. Det er DG, der tegner Distriktsledelsen overfor såvel klubber som region og omverdenen. Det er DG, som tager initiativ til indkaldelse til møder og udarbejdelse af dagsorden, og det er DG, som har sæde i Regionsrådet, medmindre Distriktsledelsen har besluttet noget andet. AFGØRELSE AF SAGER Hvert medlem af Distriktsledelsen har én stemme, såfremt en sag nødvendigvis skal afgøres ved afstemning. DG har den udslagsgivende stemme i tilfælde af stemmelighed. Hvis DG s indstilling og stemme bliver underkendt, kan DG forlange, at sagen indbringes for Regionsrådet, og at sagens effektuering stilles i bero indtil Regionsrådet har truffet afgørelse. SAGER TIL GENERALFORSAMLINGEN Hvis en Distriktsledelse ønsker et emne behandlet på den årlige eller en ekstraordinær generalforsamling, indsendes motiveret forslag til Regionsledelsen, som videresender anmodningen til Regionsrådet forsynet med Regionsledelsens indstilling. ARKIVERING Der er udarbejdet en beskrivelse af, hvilket materiale, der skal gemmes i regionsarkivet, som bestyres af Hardernes Y s Men s Club. Nogle af Distriktsledelsens dokumenter vil være omfattet af disse regler. OVERGANGSBESTEMMELSER Den nye struktur tænkes at træde i kraft den 1. juli 2017. 9
Da der ikke er ændringer i distrikternes antal og udstrækning, og da distrikterne har valgt DG ere, DGE ere og DGEE ere, vil Distriktsledelserne være funktionsdygtige fra dette tidspunkt. Der bliver selvfølgelig nogle formelle ting, der skal klares straks ved klubårets begyndelse - men det kan nås. Distriktsråd og generalforsamlinger er der ikke længere behov for, men en formel opløsning er ikke påkrævet udover vedtagelsen af strukturforslaget. Beholdningen i distriktskassen tænkes overtaget og videreført af Distriktsledelsen. 10
EKSEMPEL PÅ FORRETNINGSORDEN FOR DISTRIKTSRÅDET. 1 I medfør af 19 i Region Danmarks love består Distriktsledelsen af Distriktsleder (DG), Distriktsleder Elect (DGE) og Distriktsleder Elect Elect (DGEE). I møderne deltager Distriktsledelsen udpegede sekretærer og distriktsassistenter uden stemmeret (jf. 21 og VR 510). Distriktslederen kan indkalde tjenesteledere og andre til at deltage i forbindelse med konkrete sager. 2 Distriktsledelsen arbejder på grundlag af Y s Men International s formål og i respekt af Regions Danmarks værdisæt: I Y's Men Region Danmark indbyder vi mennesker til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold - såvel nationalt som internationalt - og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livs forståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. 3 Distriktsledelsen holder møde efter behov dog mindst 4 møder i løbet af et klubår. Ved Ledelsens første møde i et klubår vedtages en forretningsorden og fastlægges en mødeplan, som offentliggøres på Distriktets og/eller Regionens hjemmeside. Distriktsledelsen træffer sine beslutninger i møder, men kan i særlige situationer træffe beslutning skriftligt, elektronisk eller telefonisk. Hvert ledelsesmedlem har én stemme. Afgørelser træffes ved almindeligt stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er Distriktslederens (DG) stemme udslagsgivende. Hvis Distriktslederens (DG) indstilling og stemme underkendes, kan han/hun begære sagen henvist til behandling og afgørelse i Regionsrådet, og sagens effektuering udskydes indtil Regionsrådet har truffet endelig afgørelse. 11
3 Forud for hvert distriktsledelsesmøde udarbejder Distriktslederen (DG) en motiveret dagsorden. Motiverede forslag til emner, der ønskes behandlet på det kommende rådsmøde indsendes så vidt muligt 14 dage forinden ledelsesmødet til Distriktslederen (DG). Forslag kan fremsættes af hvert enkelt ledelsesmedlem og af distriktets klubber. Senest 8 dage før rådsmødet udsender Distriktslederen (DG) dagsorden sammen med relevante bilag. Dagsordenen skal minimum indeholde følgende punkter: Drøftelse af og stillingtagen til dagsordenen for det kommende Regionsrådsmøde. (+ bilag) Drøftelse og stillingtagen til referat fra seneste Regionsrådsmøde. (+ bilag) Der træffes beslutning om, hvorledes dagsorden og bilag gøres tilgængelige for ledelsesmedlemmerne og distriktets klubber. Dagsordenen er åben og offentliggøres på Regionens hjemmeside. Sager indeholdende personfølsomme oplysninger skal behandles på særskilt lukket dagsorden. Referat offentliggøres på Distriktets hjemmeside. Punkter under den lukkede dagsorden er fortrolige og offentliggøres ikke. Ved mødets begyndelse godkender Distriktsledelsen dagsordenen eventuelt med tillæg af yderligere punkter. Finder et ledelsesmedlem, at et tillægspunkt til dagsordenen ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan vedkommende kræve, at endelig beslutning udskydes til næste ledelsesmøde eller ved beslutning gennem mailkorrespondance. 6 Distriktsleder (DG), eller ved dennes forfald Distriktsleder Elect (DGE) leder Distriktsledelsens møder og afstemninger evt. med bistand af en ordstyrer. Distriktsledelsen er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. 7 Distriktslederen kan på Distriktsledelsens vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser sendes umiddelbart efter på mail til Distriktsledelsens øvrige medlemmer og forelægges Distriktsledelsen til efterretning på førstkommende møde. 12
7 (denne benyttes, hvis man ønsker en ansvarsfordeling i distriksledelsen) Distriktsledelsen har besluttet at fordele distriktets opgaver på 3 ansvarsområder, som er angivet i Tillæg A til denne forretningsorden. Hver områdeansvarlig kan på Distriktsledelsens vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser sendes umiddelbart efter på mail til Distriktsledelsens øvrige medlemmer og forelægges Distriktsledelsen til efterretning på førstkommende møde. 8 Distriktslederen (DG) respektive den områdeansvarlige - drager omsorg for udførelsen af Distriktsledelsens beslutninger. 9 Distriktsledelsens beslutninger indføres i et beslutningsreferat, der udfærdiges af Distriktslederen (DG) eller Distriktets sekretær. Referatet nummereres fortløbende med mødenummer og klubår. Referatet udsendes via mail til ledelsesmedlemmerne, og offentliggøres på Distriktets hjemmeside.. 10 Kontakt og udtalelse til medierne varetages af Distriktsledelsen, der kan uddelegere enkeltsager til andre. 11 Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på et rådsmøde, og kan ændres ved almindelig stemmeflerhed. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod bestemmelserne i Region Danmarks love og vedtægter og retningslinjer. 12 Denne forretningsorden træder i kraft den xx.xx.xxxx. Således vedtaget på distriktsledelsesmødet den xx.xx.xxxx gældende for klubåret 2017-18. Nn Distriktsleder (DG) 2017-18 Nn Sekretær 13
TILLÆG A - EKSEMPEL Fordeling af ansvarsområder i Distriktsledens for xxx distrikt: Opgave Ansvarlig Stedfortræder Indkaldelse, dagsorden til ledelsesmøder DG DGE Repræsentation i Regionsrådet DGE DGEE Talsmand til presse, Region, International DG DGE Distriktets økonomi og budget DGEE DGE Området Aktivt og inspirerende klubliv DG DGE Information og kommunikation til/fra klubberne DG DGE Planlægning af tre distriktsmøder DGE DGEE Deltagere og aktører i distriktsmøder Alle alle Vejledning og råd til klubbernes ledelse og udvalg DGE DGEE Rapporter til Regionsledelsen DG DGE Kontakt til distriktsassistenter, skatmester, sekretær DGEE DGE Uddannelse og træning, præsidier DGE DG, DGEE Deltagelse i Regionens generalforsamling Alle Alle Kontakt til og information om tjenesteledere DGEE DGE Opmærksomhed på klubber under 15 medlemmer DGE DGEE Opmærksomhed om klubbernes pengerejsende aktiv. DGE DGEE Opmærksomhed om medlems- og klubtilgang DG DGE 14