Vejledning til udarbejdelse af sagsfremstillinger til dagsorden og beslutningsprotokol September 2017
Indhold 1. Introduktion til vejledningen... 3 2. Regelramme og tidsfrister... 3 2. Sagsgang... 4 Åbne/lukkede møder... 5 3. Sproget i sagsfremstillinger... 5 Dagsordensskabelon... 5 Dagsordenens indhold... 6 Dagsordenens udformning... 6 Skrifttyper, fed, understregning mv.... 6 Dagsordenspunkternes rækkefølge... 6 Overskrifter... 7 Journalnummer og Acadre sagsnummer... 7 Datoer og klokkeslæt... 7 Udvalgenes navne... 7 Forkortelser, fagudtryk mv.... 7 Punkttegn... 8 Bilag... 9 Stillingsbetegnelser... 9 Partinavne... 9 Love, bekendtgørelser, cirkulærer mv.... 9 Skemaer, billeder, grafiske oversigter og links... 10 Eventuelt... 10 Tillægspunkter... 10 1
Afdelinger... 11 4. Obligatoriske forhold i sagsfremstillingsskabelonen... 11 Skabelon til dagsordenspunkter... 11 Sagstitel (max. én linje)... 11 Sagsgang... 12 Sagsfremstilling... 12 Økonomiske konsekvenser... 13 Indstilling... 14 Beslutning... 15 Bilag... 16 5. Udarbejdelse af dagsordenspunkter... 16 Den dagsordensansvarliges opgaver... 16 6. Beslutningsprotokol... 16 Beslutningsprotokollens udarbejdelse... 17 7. Beslutningsreferat... 21 8. Offentliggørelse på kommunens hjemmeside... 21 Gem dokumenter... 21 2
1. Introduktion til vejledningen Dagsordener til kommunalbestyrelse og stående udvalg er omdrejningspunktet for det formelle lokalpolitiske arbejde i Norddjurs Kommune. Det er forvaltningens opgave at forberede sager til politisk behandling. En sagsfremstilling skal derfor tydeliggøre de relevante juridiske og økonomiske rammer, og beskrive sagen på en faglig korrekt måde. Klare, præcise og informative dagsordener er samtidig en forudsætning for, at politikerne i Norddjurs Kommunes kan træffe beslutninger på et oplyst grundlag. Velskrevne sagsfremstillinger med tydelige beslutningsindstillinger er efterfølgende med til at sikre, at forvaltningen kan implementere de politiske beslutninger. Samlet set er det gode dagsordenspunkt derfor karakteriseret ved: specifik og rammende overskrift forståelige formuleringer kort og præcis sagsfremstilling beskrivelse af sagens proces juridisk og økonomisk kvalitetssikring fornuftig vægtning af tekst og bilag klare indstillinger Denne vejledning er tiltænkt at understøtte arbejdet med at producere politiske dagsordener på tværs af forvaltningen i Norddjurs Kommune. Heri er det beskrevet, hvordan processen omkring fremstilingen er dagsordener og de enkelte dagsordenspunkter forløber, men især hvordan selve sagsfremstillingen skal være udformet. Denne vejledning fungerer som den grundlæggende introduktion til dagsordensarbejdet, men skal også ses i sammenhæng med den lille guide Det gode sprog i dagsordenstekster og den grafiske guide til gode sagsfremstillinger. Al vejledningsmaterialet kan findes på medarbejderportalen på Norddjurs Kommunes hjemmeside. 2. Regelramme og tidsfrister Norddjurs Kommunes styrelsesvedtægt fastsætter de nærmere regler for forberedelse, indkaldelse og afholdelse af kommunalbestyrelsens møder i forretningsordenen. 3
Dagsorden og beslutningsprotokol for kommunalbestyrelsens møder med tilhørende bilag offentliggøres på kommunens hjemmeside inden for den frist der er angivet i forretningsordenen. Kommunalbestyrelsens medlemmer underrettes om offentliggørelsen på hjemmesiden. Derudover har alle mulighed for at abonnere på dagsordener via e-mail. Fristen er fastsat til 4 hverdage (inkl. lørdag) før mødets afholdelse. Udsendelsesdagen er inkl. og mødedagen er ekskl. Se tabel 1. Disse tidsfrister er ved godkendelse af forretningsordenen også gældende for: økonomiudvalget de stående udvalg de udvalg, kommissioner, nævn o.l. som kommunalbestyrelsen yder sekretariatsbistand til Tabel 1. Tidsfrister Mødedag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Tidsfrist Onsdag Torsdag Fredag Fredag Mandag Dagsordener, beslutningsprotokoller og beslutningsreferater bør laves på en ensartet måde, og derfor er der fastsat retningslinjer for udfærdigelse af de nævnte dokumenter. Den enkelte direktør har ansvaret for, at dagsordener, beslutningsprotokoller/ -referater indenfor direktørområdet udarbejdes efter disse retningslinjer. 2. Sagsgang Norddjurs Kommunes politiske organisation er bygget op som et traditionelt udvalgsstyre, som betyder, at kommunalbestyrelsen som et led i en funktionsdeling delegerer beslutningskompetencen på en lang række områder til de stående udvalg og/eller den kommunale administration. Nogle beslutninger skal ifølge den kommunale styrelseslov træffes af kommunalbestyrelsen, og kan således ikke uddelegeres. Økonomiudvalget varetager som udgangspunkt alene lovbestemte opgaver, og alle sager på disse områder skal forelægges økonomiudvalget. De stående udvalg varetager den umiddelbare forvaltning på de områder, som kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten har fastsat. 4
Langt den overvejende del af de politiske beslutninger er således delegeret til de stående udvalg. Der er vedtaget en kompetencefordelingsplan, der angiver processen for forskellige sagstyper. Åbne/lukkede møder Kommunalbestyrelsens møder er offentlige - dog kan kommunalbestyrelsen bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre. Som udgangspunkt behandles følgende for lukkede døre: 1. Sager, hvori der indgår fortrolige oplysninger eller personlige forhold 2. Sager om køb og salg af faste ejendomme 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer Økonomiudvalgets og de stående udvalgs møder er lukkede, dvs. at møderne kun må overværes af udvalgets medlemmer og sekretær. Udvalget kan dog tillade medarbejdere at deltage for at belyse konkrete sager. Møder i øvrige udvalg, kommissioner, råd, nævn mv. samt møder for udvalg i MED-organisationen er alle lukkede. Dagsordener for økonomiudvalgets, de stående udvalgs og de øvrige udvalgs møder er åbne, og offentliggøres på hjemmesiden. Der kan dog for disse udvalg forekomme sager jf. det om kommunalbestyrelsen anførte, hvis indhold ikke må komme til offentlighedens kundskab. 3. Sproget i sagsfremstillinger I dette punkt beskrives dagsordeners udformning. Dagsordenen er første led i forbindelse med afholdelse af et møde, mens beslutningsprotokol/beslutningsreferat er andet led i forbindelse med mødet. Dagsordensskabelon Dagsordenspunktet udarbejdes fra Acadre CM. Sagsfremstillingen starter op i den pågældende sag i Acadre CM, hvorefter den overføres til kø i dagsordensmodulet i Acadre MM, når den er færdigbehandlet af sagsbehandler. Dagsordensskabeloner udarbejdes og vedligeholdes af direktionssekretariatet. Ved ændringer eller udarbejdelse af nye skabeloner rettes henvendelse til direktionssekretariatet. 5
Dagsordenens indhold Dagsordenen skal altid indeholde følgende: 1. Mødested 2. Dato (der skrives således: dato måned år f.eks. 11. december 2016) 3. Starttidspunkt (der skrives således: xx.xx f.eks. 12.00) 4. Indholdsfortegnelse 5. Sagsfremstilling for hvert enkelt dagsordenspunkt. Dagsordenspunktet skal være kort og præcist, og må som udgangspunkt - højst fylde 1½ side. Kan dette krav ikke overholdes, må der vedlægges fornødent bilagsmateriale jfr. punkt 4.3.10. Se nærmere vedr. indhold i dagsordenspunkt under punkt 5. Punkterne 1-4 udfyldes automatisk. Dagsordenens udformning I dette afsnit beskrives, hvordan sagsfremstillingen skal udformes. Dagsordenspunktet skal være kort, men så fyldestgørende, at alle kan forstå, hvad sagen drejer sig om, og således, at dagsordenspunktet kan danne grundlag for beslutning. Skrifttyper, fed, understregning mv. I dagsordensskabelonen anvendes Times New Roman str. 12. Skrift markeret med fed må kun anvendes i overskrifter og underoverskrifter. Der anvendes som udgangspunkt ikke andre markeringer. Dagsordenspunkternes rækkefølge Alle dagsordenspunkter skal være registreret i Acadre CM, og skal optages på dagsordenen i hensigtsmæssig rækkefølge f.eks. efter emne. Dette gælder følgende dagsordener: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget de stående udvalg bevillingsnævnet børn og unge-udvalget Dette gælder ikke dagsordener for direktionen, øvrige udvalg, kommissioner, råd og nævn mv., samt MED-organisationen. 6
Overskrifter Overskrifterne for et dagsordenspunkt skal være korte og præcise, og afspejle indholdet i sagsfremstillingen. En overskrift skal holdes på en linje. Overskrifter til lukkede sager skal altid være neutrale, da overskrifterne skal offentliggøres f.eks. Personalesag, Køb af jord osv. Journalnummer og Acadre sagsnummer Når dagsordenspunktet oprettes, fremgår KL journalnummer og Acadre sagssnummer. Datoer og klokkeslæt Datoer skal altid skrives fuldt ud f.eks. d. 24. december 2011, mens klokkeslæt skrives således xx.xx f.eks. kl. 12.00. Udvalgenes navne Udvalgenes navne må ikke forkortes i sagsfremstilling. Følgende navne anvendes: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget arbejdsmarkedsudvalget børne- og ungdomsudvalget erhvervsudvalget kultur- og udviklingsudvalget miljø- og teknikudvalget voksen- og plejeudvalget. Udvalgsnavne skrives med lille begyndelsesbogstav. Dette gælder ligeledes alle øvrige udvalg, kommissioner, råd, nævn. Forkortelser, fagudtryk mv. Der må kun anvendes helt almindelige forkortelser, som eksempelvis: fx/f.eks. (for eksempel) bl.a. (blandt andet) osv. (og så videre) dvs. (det vil sige) mm. (med mere) 7
pga. (på grund af) vha. (ved hjælp af) jf./jfr. (jævnfør) kr. (kroner) d.d. (dags dato) pr. (per) min. (minimum) maks. (maksimum) inkl. (inklusiv) ekskl. (eksklusiv) mio. (million) mv. (med videre) m.fl./mfl. (med flere) o. lign./o. l. (og lignende) e. lign./e. l. (eller lignende) etc. (et cetera) ca. (cirka) evt. (eventuelt) mht. (med hensyn til) m.a.o. (med andre ord) Ordene vi, jeg, I m.fl. anvendes ikke i dagsordenstekster. Der må f.eks. ikke skrives vi har undersøgt forholdene nærmere, men i stedet forvaltningen har undersøgt forholdene nærmere. Der skal udvises særlig omtanke ved brug af fagudtryk. Hvis der i dagsordenspunktet anvendes fagudtryk, må disse derfor aldrig forkortes, og det skal være klart for læseren, hvad fagudtrykket betyder. Kan dette krav ikke opfyldes, skal fagudtrykket udelades og beskrives på anden måde. Punkttegn Der anvendes følgende punkttegn: 1. (Tal) (rund bullet) Hvis der skal anvendes flere niveauer anvendes Words opsætning til de foran anførte punkttegn. 8
Bilag Bilag, der vedlægges dagsordenspunktet, overføres fra Acadre CM til køen i dagsordensmodulet samtidig med selve dagsordenspunktet/sagsfremstillingen. Stillingsbetegnelser Alle titler skrives med lille begyndelsesbogstav. Officielle kongelige titler skrives i visse tilfælde med stort begyndelsesbogstav f.eks. Hendes Majestæt Dronningen, mens stillingsbetegnelse skrives med lille, f.eks. dronning Margrethe, dronningen, prins Henrik osv. Partinavne Partinavne skrives med stort begyndelsesbogstav. Følgende partier er repræsenteret i kommunalbestyrelsen: Partinavn Socialdemokratiet Det Konservative Folkeparti Socialistisk Folkeparti Borgerlisten Norddjurs Dansk Folkeparti Liberal Alliance Venstre Danmarks Liberale Parti Enhedslisten Uden for partierne Listebetegnelse A C F L O I V Ø Uden for partierne De anførte betegnelser anvendes i dagsordener, dog undlades for Borgerlistens vedkommende ordet Norddjurs, og for Venstres vedkommende ordene Danmarks Liberale Parti. Love, bekendtgørelser, cirkulærer mv. Navne på love, bekendtgørelser, cirkulærer, vejledninger, traktater mv. skrives med lille f.eks. lov om kommunernes styrelse lov om offentlighed i forvaltningen lovbekendtgørelse nr. 10 af grundloven (men Danmarks Riges Grundlov) styrelsesloven den kommunale valglov 9
Skemaer, billeder, grafiske oversigter og links Brugen af skemaer, billeder og grafiske oversigter kan være en nyttig hjælp i en sagsfremstilling til at fremme læsevenligheden. Hvis det af tekniske årsager giver problemer ved publicering, kan grafiske oversigter benyttes som bilag. Sagens tekstlængde kan man forkorte ved at opsummere sagsprocessen i en tidstabel og/eller en boks med korte punkter kan anvendes til at skabe overblik over fakta. I andre tilfælde kan det være nyttigt med links, men brugen af links kræver opmærksomhed på, at de forbliver aktive. For at der senere kan rettes i skemaer er det vigtigt, at de udarbejdes i tabelopsætningen i word. Hvis der udarbejdes materiale i excel (f.eks. grafer), vil det blive omdannet til en billedfil og er dermed ikke redigerbart. Eventuelt Punktet Eventuelt må ikke anvendes i dagsordener for: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget arbejdsmarkedsudvalget børne- og ungdomsudvalget kultur- og udviklingsudvalget miljø- og teknikudvalget voksen- og plejeudvalget bevillingsnævnet børn og unge-udvalget Det skyldes, at de punkterne på dagsordenen tydeligt skal fremgå af sagsfremstillingen for de enkelte udvalg eller nævns medlemmer, og være dem bekendt ved mødets begyndelse. Hvis et af de nævnte udvalg eller nævn beslutter det, kan der f.eks. optages et orienteringspunkt, under hvilket der ikke kan træffes beslutninger. Tillægspunkter Der udsendes ikke tillægsdagsordener. Den dagsorden, som borgmesteren eller udvalgsformanden får udsendt til medlemmerne, er en foreløbig dagsorden, der skal godkendes eller ændres forud for mødets start. Kommer der ikke forslag til ændringer, er den foreløbige dagsorden godkendt. Kommer der forslag til ændringer, og disse godkendes af det pågældende udvalg/nævn/råd, ændres dagsordenen i overensstemmelse hermed. 10
Der kan rent undtagelsesvist komme sager, efter udarbejdelse og udsendelse af den foreløbige dagsorden, der ikke kan afvente det pågældende udvalg/nævn/råds næste møde. I sådanne tilfælde udarbejdes sagsfremstilling på normal vis, og borgmesteren eller udvalgsformanden sørger for at det pågældende organ i forbindelse med godkendelse af dagsordenen forholder sig til, om sagen kan optages på dagsordenen for det pågældende møde. Besluttes det at optage sagen på dagsordenen, skal dette punkt placeres sidst i dagsordenen/beslutningsprotokollen/beslutningsreferatet. Afdelinger Ordet forvaltningen anvendes. Det vil som udgangspunkt være undtagelsen, at der i et dagsordenspunkt skal angives navn på en administrativ afdeling. 4. Obligatoriske forhold i sagsfremstillingsskabelonen Ved udarbejdelse af dagsordenspunktet er der en række forhold, der er obligatoriske at medtage. Skabelon til dagsordenspunkter Den faste skabelon til dagsordenspunkter indeholder følgende overskrifter: Sagstitel Sagsgang Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning Bilag Sagstitel (max. én linje) Sagen skal være forsynet med en kort og sigende overskrift, som klart beskriver, hvad sagen omhandler, f.eks. beslutning om noget, køb af noget, ændring af noget. Overskriften kan også vise, hvem der aktivt skal gøre noget i forhold til sagen. En hjælp til at opnå dette kan være at indlede overskriften med en formulering som for eksempel: Ansøgning om Ændring af Køb af Salg af 11
Forslag om... Fastsættelse af sendes i høring Udpegning til En mere beskrivende overskrift vil give læseren mulighed for så tidligt som muligt at foretage en fokuseret læsning af dagsordenspunktet. En sagstitel må maksimalt fylde én linje. Sagsgang I dagsordenssystemet skal det udfyldes under område i skabelonen, hvilket eller hvilke udvalg sagen skal behandles i. I dagsordensdokumentet autogenereres overskriften Sagsgang:, og der skal her igen skrives, hvilket eller hvilke udvalg sagen skal behandles i, som eksempelvis MTU, ØK, KB. Hvis en sag skal sendes i høring beskrives det f.eks. således: Sagsgang: MTU, Høring, MTU, ØK, KB. Udvalgene forkortes som følger: KB (kommunalbestyrelsen) ØK (økonomiudvalget) AU (arbejdsmarkedsudvalget) BUU (børne- og ungdomsudvalget) KUU (kultur- og udviklingsudvalget) MTU (miljø- og teknikudvalget) VPU (voksen- og plejeudvalget) EU (erhvervsudvalget) Sagsfremstilling Sagen beskrives præcist og tydeligt i sagsfremstillingen. I indledningen skitseres sagsforløbet og et evt. resumé af sagens historik (både proces og faglige indhold), baggrund og sammenhæng med andre sager/politikker gives her. Der kan evt. laves en faktaboks for at reducere tekstmængden. Det skal klart fremgå - hvad sagen handler om - hvad der skal besluttes/tages stilling til/drøftes - hvorfor sagen er på dagsordenen nu hvad er gået forud, og hvad sker der herefter 12
I en række situationer vil det forekomme, at kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget eller et stående udvalg udsætter en sag til senere behandling eller, for kommunalbestyrelsens eller økonomiudvalgets vedkommende, tilbagesender sagen til fornyet behandling i et stående udvalg. I sådanne sager skal det klart fremgå af dagsordenspunktets indledning, om der er tale om en udsat sag, som genoptages. I sådanne tilfælde kan teksten fra den tidligere dagsorden genanvendes. om der er tale om en tilbagesendt sag. I sådanne tilfælde skal årsagen til tilbagesendelsen fremgå, og sagsbehandleren skal foretage de fornødne undersøgelser mv. til brug for udvalgets genbehandling. Teksten for den tidligere dagsorden kan genanvendes suppleret med nye oplysninger mv. som følge af tilbagesendelsen. Derudover skal læseren gives et overblik over sagen og sagsforløbet, så der skabes grundlag for en drøftelse af sagen. I beslutningsgrundlaget skal fremstillingen nå et spadestik dybere end den nærmere præsentation givet forinden. Det vil sige, at grundlaget for beslutningen beskrives/analyseres. Her kan forhold som økonomi, sammenhæng med tidligere beslutninger, nuværende aktiviteter, lovgivningsmæssige begrænsninger, erfaringer og lignende indgå. Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser ved den eller de indstillede beslutninger opstilles. Det skal således altid fremgå af dagsordenspunktet, om og hvilke økonomiske konsekvenser en beslutning forventes at have. Det er vigtigt, at de økonomiske beregninger og konsekvenser er gennemskuelige og forståelige. I den forbindelse er det samtidig vigtigt at skrive, om der er en usikkerhed forbundet med beregningerne/økonomien i sagen. Endelig skal finansieringskilden altid fremgå. I beskrivelsen af punktet bør følgende spørgsmål overvejes: Er der økonomiske konsekvenser forbundet med punktet? Vil vedtagelsen af punktet medføre afledte økonomiske konsekvenser for andre områder? Er der tale om anlægs- eller driftsudgifter? Hvordan finansieres udgifterne forbundet med beslutningen? Sager, der har økonomiske konsekvenser, og alle sager om anlægsbevillinger/frigivelse af rådighedsbeløb skal forinden de sættes på dagsordenen forelægges for økonomiafdelingen, hvis udtalelse skal fremgå af dagsordenspunktet. 13
Beløb, som indgår i selve dagsordensteksten skrives som hovedregel i mio. kr. med én decimal. Det samme gælder beløb, der vises i tabelform i dagsordenen. Dette angives i tabellen ved at skrive (mio. kr.). Ved angivelse af enhedspris kan bruges hele kroner f.eks. Husleje udgør 928,74 kr. pr. m². Undtagelse fra hovedregel: Hvis der i en dagsordenstekst udelukkende indgår mindre beløb, angives dette i hele kr. f.eks. Ældrerådet anmoder om et årligt tilskud på 5.000 kr. Hvis der i teksten skal skrives beløb under 0,1 mio. kr., som ellers vil blive afrundet til 0, så skrives beløbet med to decimaler f.eks. Merforbruget forventes at være 0,04 mio. kr.. Indstilling Alle dagsordenspunkter skal afsluttes med en indstilling. Det er - som udgangspunkt - udelukkende direktøren for området, der kan foretage indstilling til et stående udvalg, mens kommunaldirektøren, økonomidirektøren eller direktionssekretariatschefen kan foretage indstilling til økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Borgmesteren har ret til at foretage indstilling til kommunalbestyrelsen og økonomiudvalget. Det betyder at sagsbehandleren i dagsordenspunktet skal angive de beslutningsmuligheder, der må antages at foreligge i sagen at direktøren indstiller til det politiske organ Der anvendes altid ordet indstiller og ikke andre betegnelser som f.eks. anbefaler. Der anvendes for stillingsbetegnelserne altid lille begyndelsesbogstav undtagen ved start af nyt afsnit og efter punktum. Formuleringer foretages som vist i nedenstående eksempler. Eksempel 1 Kommunaldirektøren indstiller, at politikken godkendes. 14
Når der er tale om indstillinger vedrørende tillægsbevillinger anvendes altid ordet gives. Når der angives beløb anvendes forkortelsen kr., der altid indsættes efter beløbet. Eksempel 2 Kommunaldirektøren indstiller, at 1. der nedsættes en analysegruppe 2. kommissorium for analysegruppen udarbejdes af xx og godkendes af direktionen 3. økonomiudvalget orienteres om kommissoriet Hvis der er mere end én indstilling som vist i eksempel 2 anvendes punktopstilling med tal. Dagsordener for økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen skal i de tilfælde, hvor sagen er oversendt fra et af de stående udvalg angives, hvornår sagen er behandlet i udvalget, og hvad udvalget indstiller. I formuleringen af indstillingen er det vigtigt at være opmærksom på, at en beslutning formuleret som godkendt, tiltrådt eller taget til efterretning giver sproglig mening på baggrund af indstillingens ordlyd. Det er derfor vigtigt, at indstillingerne er formuleret nøjagtigt og fyldestgørende, så det er tydeligt, hvilke konsekvenser en beslutning vil medføre, og hvordan processen herefter vil være for at implementere beslutningen. Beslutning Under dette punkt skrives tidligere beslutninger i det aktuelle sagsforløb ind. Punktets indhold vil ændre sig i takt med behandlingen i de respektive udvalg, da de enkelte udvalgs beslutninger skrives under Beslutning i dagsordenspunktet. Beslutninger skal beskrives meget præcist, og svare til indstillingerne. Eksempler er Godkendt, Tiltrådt, Taget til efterretning, Drøftet osv. Hvis der er mere end én indstilling, skal beslutningerne angives med nummerering, så de svarer til indstillingerne. Hvis indstillingerne alle lægger op til samme beslutning, kan der dog godt skrives en samlet beslutning, der henviser til alle indstillingerne fx Godkendt. Ved tilføjelser eller uddybninger til beslutningerne, skal det fremgå helt tydeligt ved nummerering, hvilket indstillingspunkt de knytter sig til. 15
Bilag Under dette punkt gives et samlet overblik over, hvilke bilag der vedlægges sagen. Henvisninger til bilag i dagsordenspunktet skal ikke angives med bilagstegn i venstremargenen, men blot som almindelig tekst. Bilagenes titler bør overvejes på samme måde som dagsordenspunktets titel. 5. Udarbejdelse af dagsordenspunkter Dagsordenspunktet udarbejdes af sagsbehandleren i overensstemmelse med retningslinjerne i denne vejledning Den dagsordensansvarliges opgaver Den enkelte dagsordensansvarlige er ansvarlig for, at dagsordenen udsendes til det pågældende udvalg/nævn/råds medlemmer, og offentliggøres i overensstemmelse med bestemmelserne i Norddjurs Kommunes forretningsorden. Den dagsordensansvarlige skal derfor sørge for, at dagsordenen/beslutningsprotokol/-referat publiceres på kommunens hjemmeside, og at der udsendes e-mail herom til medlemmerne og øvrige abonnenter på den pågældende dagsorden/beslutningsprotokol/-referat Dagsordener udsendes kun elektronisk via hjemmesiden. Der udsendes ikke dagsordener og bilag i papirformat. Dagsordener og beslutningsprotokoller/-referater sendes til den ansvarlige for det pågældende område inden for tidsfristen. Sager til kommunalbestyrelsen og økonomiudvalget skal have været til udtalelse i økonomisk sekretariat inden aflevering til direktionssekretariatet senest to uger før dagsorden udsendes jf. specifik oversigt over tidsfrister til sager til økonomiudvalg, som følger den politiske mødekalender. Fristen for offentliggørelse på hjemmesiden er senest 4 hverdage (inkl. lørdag) før dagen for det pågældende møde afholdes. Se Tabel 1. Vær opmærksom på, at fristerne for at indsende sager til økonomiudvalgets og kommunalbestyrelsens dagsordener kan ændre sig i forbindelse med ferie og helligdage. Ved f.eks. vinter- og efterårsferien er fristen for at indsende sager ugen inden ferien, hvis det pågældende møde afholdes i ugen umiddelbart efter ferien. 6. Beslutningsprotokol 16
I henhold til lov om kommunernes styrelse skal kommunalbestyrelsens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Samme lov kræver, at der for hvert udvalg (økonomiudvalget, de stående udvalg, og udvalg nedsat i henhold til lov om kommunernes styrelse 17, stk. 4) en protokol, hvori udvalgets beslutninger indføres. Det er alene kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, der skal indføres i beslutningsprotokollen, og ikke referater af forhandlingerne. For Norddjurs Kommunes vedkommende skal beslutningsprotokol udarbejdes for møder i: kommunalbestyrelsen økonomiudvalget arbejdsmarkedsudvalget børne- og ungdomsudvalget erhvervsudvalget kultur- og udviklingsudvalget miljø- og teknikudvalget voksen- og plejeudvalget færgeudvalget Grenaa-Anholt færgefart Om der skal udfærdiges beslutningsprotokol eller beslutningsreferat for øvrige udvalg, kommissioner, råd og nævn mv., som kommunen varetager sekretariatsfunktionen for, afhænger af, hvad der måtte være fastsat i en evt. forretningsorden. Beslutningsprotokollens udarbejdelse Den udsendte dagsorden til mødet anvendes som grundlag for beslutningsprotokollen, hvori beslutningerne indføres af kommunalbestyrelsens, økonomiudvalgets eller det stående udvalgs sekretær. Indførelse i beslutningsprotokollen foretages efter de nedenfor anførte retningslinjer. Sluttidspunkt Mødets faktiske sluttidspunkt skal altid anføres på forsiden af beslutningsprotokollen. Beslutningen Beslutningen skal angives kort og præcist. Formulering af beslutningen afhænger af, om der er tale om kommunalbestyrelsen eller et udvalg. 17
18
Kommunalbestyrelsen I modsætning til økonomiudvalget og de stående udvalg skal kommunalbestyrelsen træffe beslutning i alle sager. Punkter på en dagsorden til et møde i kommunalbestyrelsen kan udspringe fra følgende kilder (indstillingsberettigede): borgmesteren kommunaldirektøren/direktionssekretariatschefen (herunder anmodninger fra kommunalbestyrelsens medlemmer i henhold til lov om kommunernes styrelse) økonomiudvalget et stående udvalg De enkelte direktører har ikke indstillingsret til kommunalbestyrelsen. Indstillinger fra direktørerne sker via de stående udvalg. Ved forslag fra direktørerne, der ikke vedrører de stående udvalgs umiddelbare forvaltning, sker indstillingen efter behandling i direktionen, og sagen optages på foranledning af kommunaldirektøren/direktionssekretariatschefen. Nedenfor er vist indstillingsgangen, de mulige beslutninger, økonomiudvalgets og kommunalbestyrelsens beslutningsmuligheder. Tiltrådt (i stedet for udvalget tiltræder indstillingen) Godkendt (i stedet for udvalget/kommunalbestyrelsen godkender indstillinger) Taget til efterretning (i stedet for udvalget tager sagen til efterretning) I øvrige tilfælde, hvor der er ændringer forbundet med beslutningen, kan det f.eks. formuleres således: Kommunalbestyrelsen godkendte indstillingen, dog formuleres nr. 2 således: Kommunalbestyrelsen besluttede, at... (eller 1, 2...) Økonomiudvalget Økonomiudvalget skal dels træffe beslutninger og dels foretage indstilling til kommunalbestyrelsen i konkrete sager. 19
I henhold til lov om kommunernes styrelse har økonomiudvalget indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen og løn- og personaleforhold økonomiudvalget forestår eller samordner kommunens planlægning Punkter på dagsordenen til et møde i økonomiudvalget kan udspringe fra følgende kilder (indstillingsberettigede): borgmesteren kommunaldirektøren/direktionssekretariatschefen et stående udvalg Formuleringen af beslutningerne vil være følgende: Økonomiudvalget godkendte indstillingen. Økonomiudvalget godkendte indstillingen, dog formuleres nr. 2 således Økonomiudvalget besluttede Stående udvalg De stående udvalg varetager den umiddelbare forvaltning af de områder, som kommunalbestyrelsen har uddelegeret til dem jf. kommunens styrelsesvedtægt. De stående udvalg skal således træffe beslutninger i områder vedrørende den umiddelbare forvaltning, mens udvalgene skal foretage indstilling i øvrige sager til henholdsvis økonomiudvalg og kommunalbestyrelse. Sager vedrørende økonomiske forhold skal, såfremt disse skal besluttes af kommunalbestyrelsen, sendes gennem økonomiudvalget. Sager inden for følgende områder skal altid fremsendes til økonomiudvalget med indstilling: planlægning løn- og personaleforhold 20
Formulering af indstillingsgangen for et stående udvalg er den samme som tidligere beskrevet under økonomiudvalget, blot angives udvalgets navn først. Når en sag skal videresendes til økonomiudvalget og/eller kommunalbestyrelsen skrives: X-udvalget tiltræder indstillingen. 7. Beslutningsreferat I et beslutningsreferat kan der udover beslutningen indføres uddybende tekst, referat fra indlæg på mødet mv. Beslutningsreferater udarbejdes for møder i: direktionen udvalg under MED-organisationen diverse udvalg, kommissioner, råd og nævn m.fl. Som grundlag for beslutningsreferatet anvendes den til mødet udsendte dagsorden, hvori beslutningsreferatet indføres af det pågældende organs udvalgssekretær. Indførelse i beslutningsreferatet foretages efter de nedenfor anførte retningslinjer. Faktisk sluttidspunkt skal altid angives. Beslutningen anføres som beskrevet i punkt 6. 8. Offentliggørelse på kommunens hjemmeside Dagsordener, beslutningsprotokoller, beslutningsreferater og bilag skal af den dagsordensansvarlige publiceres på hjemmesiden ved anvendelse af Polweb. Når dagsorden, beslutningsprotokol eller beslutningsreferat er tilgængelige på hjemmesiden, udsender den dagsordensansvarlige nyhedsbrev til abonnenterne på de pågældende dagsordener. Gem dokumenter Når dagsorden er dannet gemmer den dagsordensansvarlige den i Acadre CM som et dokument i en sag for det enkelte udvalg. Der oprettes en ny sag for det enkelte udvalg hvert år eller for hver valgperiode. 21
I disse sager skal alle dagsordener, beslutningsprotokoller, beslutningsreferater og underskriftssider for kommunalbestyrelsen og det enkelte udvalg gemmes. 22