Hvordan skriver jeg et dagsordenpunkt?

Transkript

1 Hvordan skriver jeg et dagsordenpunkt? Inden du skriver et dagsordenspunkt skal du gøre dig klart hvad formålet med dagsordenspunktet er. Et klart defineret formål gør det nemmere for dig at målrette din tekst og udvælge netop den information, der er nødvendig for, at politikerne kan træffe en kvalificeret beslutning. Du skal endvidere bl.a. ud fra Kompetencefordelingsplanen undersøge hvor sagen skal politisk behandles. Skal sagen kun forelægges et sektorudvalg eller er det kommunalbestyrelsen der er besluttende myndighed. Gennemtænk i den forbindelse en tidsplan for din sagsbehandling samt for den politiske proces. Du skal ikke alene koncentrere din tekst og dine informationer om det nødvendige og relevante, du skal formidle informationerne i et let tilgængeligt sprog. Du kan eventuelt hente hjælp i kommunens Sprogguide. Fremstillingen af en sag skal give mening for personer, der ikke har kendskab til den i forvejen. Vær endvidere opmærksom på, at en dagsorden offentliggøres på hjemmesiden, så både borgere og ikke mindst pressen læser den. Et dagsordenpunkt skal indeholde følgende 1. Overskrift Overskriften skal være kort og præcis, give mening og da den skal kunne stå i en indholdsfortegnelse må den ikke fylde mere end én linie. Vær opmærksom på, at hvis dit punkt skal behandles på lukket møde, skal punktet også indeholde en åben overskrift. Det er den åbne overskrift, der vises på hjemmesiden, når dagsorden og referat offentliggøres. 1

2 2. Resume Her skal du kort og præcist beskrive sagen. Som udgangspunkt bør politikeren ud fra resumeet og indstilling få en klarhed over hvad der skal træffes beslutning om. Forestil dig at du som journalist skal skrive en avisartikel, hvor du i indledningen skal gøre rede for det overordnede tema i artiklen. Forestil dig, at borgmester/udvalgsformand bruger resumeet til fremlæggelse af sagen på mødet. 3. Sagsfremstilling Formålet med sagsfremstillingen er at give læseren en baggrund og forståelse for sagen og belyse samtlige problemstillinger. Her beskrives mere uddybende, hvad sagen drejer sig om, og der gøres rede for administrative, økonomiske og/eller personalemæssige konsekvenser. Du skal beskrive eventuelle sammenhænge med de af kommunen fastlagte strategier og politikker, herunder beskrive om og i givet fald hvilke konsekvenser sagen har for lokalsamfundet. Når det er relevant til den nødvendige beskrivelse af sagen sendes sagen til kommentering i stabe eller fagområder. HR- staben kan understøtte, når du har brug for personalemæssige vurderinger. Måske er der juridiske bemærkninger til sagen Juristerne i Fællessekretariatet hjælper gerne. Som tommelfingerregel må et dagsordenpunkt aldrig fylde mere end 1 A4-side. Sagsfremstillingen skal gøre rede for nedenstående: a. Klar og kortfattet beskrivelse af Historikken - hvorfor er sagen opstået, foreligger der f.eks. en ansøgning sagsoplysningerne skal fremgå i kronologisk rækkefølge 2

3 Hvad er grunden til at sagen skal behandles politisk De faglige vurderinger og præmisser, eventuelt kommentarer fra stabe og fagsekretariater. Redegørelse for evt. regelgrundlag, herunder om der er en praksis for området Sagens overordnede økonomi Er der foretaget høring skal essensen af høringen fremgå af sagsfremstillingen (høringssvaret/rapporten kan evt. vedlægges som bilag) b. Sproget Skal være let læseligt og forståeligt Gør sætningerne korte. Undgå fagudtryk og fremmedord. Følg i øvrigt Sprogguiden 4. Økonomi Økonomistaben skal høres, når sagen har økonomiske konsekvenser. Hver aftaleholder har sin økonomi-konsulent i Økonomistaben. Økonomistaben skal skrive sin udtalelse i dette felt. Har du selv nogle økonomiske oplysninger skal de stå oppe i sagsfremstillingen. 5. Indstilling Dagsordenpunktet skal altid indeholde en klart formuleret indstilling. Det skal fremgå af indstillingen om sagen fremsendes til orientering, efterretning eller beslutning. Det skal desuden fremgå om sagen kan afgøres i fagudvalget, eller om det er Økonomiudvalg og/eller Kommunalbestyrelsen, der har kompetencen. Vær opmærksom på, at det altid af indstillingen skal fremgå, hvem det er der indstiller. Chefen for fagsekretariat/stab skal anføres. Brug gerne punktopstilling i indstillingen, når flere delelementer skal behandles. 3

4 Eksempel 1: Fagchefen for Plan og Kultur indstiller, at..udvalget anbefaler at Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse godkender Eksempel 2: Sekretariatschefen for Fællessekretariatet indstiller, at Økonomiudvalget overfor Kommunalbestyrelsen anbefaler: 1) at 2) at Eksempel 3: Fagchefen for Børne- og ungerådgivningen indstiller overfor Børne- og undervisningsudvalget 1) at kvalitetesstandarden godkendes 2) at denne sendes i høring hos. 3) at høringssvarene forelægges udvalget den samt 4) at kvalitetsstandarden godkendes endeligt på Kommunalbestyrelsens møde den Ligesom med dagsordenspunktet i øvrigt skal indstillingen være i et klart forståeligt sprog, så ingen bagefter er i tvivl om, hvad der blev besluttet. 6. Bilag Til yderligere belysning af sagen kan bilag vedhæftes dagsordenpunktet, men husk at bilag aldrig må erstatte sagsfremstillingen. Overvej nøje antallet af bilag, inden du påhæfter dem sagsfremstillingen (er de nu også nødvendige for stillingtagen til sagen). Kun centrale bilag, som skal understøtte sagsfremstillingen skal vedlægges hverken mere eller mindre. Du kan overveje om disse bilag eventuelt kun skal formidles elektronisk. I den situation skal du linke til bilaget, som herefter ikke sendes ud i papir. Hvis du er i tvivl kan du kontakte udvalgssekretæren. 4

5 Hvis du selv har udarbejdet et notat om sagen f.eks. fordi du ikke kunne holde dig inden for en sagsfremstilling i dagsordensteksten på 1 side må dette notat som udgangspunkt højest være på 2 sider. Dette notat skal skrives i skabelonen Notat kort form som du kan finde i SBSYS. Ved at bruge denne skabelon sikrer du, at dato, journalnummer og sagsbehandlerens navn automatisk fremgår af notatet. Alle de notater du har udarbejdet skal være påført dato, sidenumre, sagsbehandler og journalnummer. Navngiv bilagene kort og sigende, så det giver mening for modtageren. 7. Checkliste Skal sagen politisk behandles eller er den delegeret til administrationen (Se Kompetenceplan) Er overskriften præcis og vejledende Er sagen rigtigt og logisk opbygget Er der for få/mange oplysninger Er det en åben eller lukket sag Fremgår det hvem der indstiller og er indstillingen klar og præcis Hvad med sproget Er bilagsmaterialet relevant Nyttige links fra Intranettets Fælles Viden: - Kompetencefordelingsplan - Tidsfrister - Sprogguide - Aftaleholderes økonomikonsulent - Liste over udvalgssekretærer og protokolførere 5