Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 22, stk. 6 i vedtægten for Københavns Universitet fastsætter rektor hermed en standardforretningsorden til brug for universitetets Institutråd. Det påhviler herefter det enkelte råd at udarbejde en forretningsorden ud fra standardforretningsorden, jf. 41, stk.4 i vedtægten for Københavns Universitet. Standardforretningsorden for Institutråd ved Københavns Universitet 1. I henhold til 41, stk. 1 i vedtægten for Københavns Universitet nedsætter institutlederen et institutråd for at sikre medbestemmelse til og medinddragelse af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende om instituttets forhold vedr. uddannelse og forskning. Stk. 2. Efter drøftelse i institutrådet fastsætter institutlederen institutrådets opgaver. Institutlederen påser, at institutrådet i sin virksomhed ikke varetager opgaver, der rettelig henhører under akademisk råd, studienævnet, ph.d.-udvalget og det lokale samarbejdsudvalg. Stk. 3. Dekanen godkender institutrådets størrelse og sammensætning efter indstilling fra institutlederen, jf. 2 og 3. Sammensætningen skal sikre repræsentation af det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det teknisk administrative personale og de studerende. Stk. 3. På fakulteter uden institutter kan dekanen beslutte at nedsætte et fakultetsråd efter reglerne i nærværende standardforretningsorden og med samme opgaver som et institutråd, jf. 1, stk. 2. Fakultetsrådets opgaver følger af denne forretningsorden. Alternativt kan akademisk råd anvendes som fakultetsråd på fakulteter uden institutter. Anvendes akademisk råd er de valgte observatører fuldgyldige medlemmer af fakultetsrådet for så vidt angår de opgaver, der varetages af akademisk råd i dets egenskab af fakultetsråd. Ligesom dekanen ved anvendelse af akademisk råd som fakultetsråd er født formand for fakultetsrådet. Medlemstal, konstitution m.v. 2. Institutrådet har institutlederen som født formand og består derudover af 6-12 repræsentanter valgt af henholdsvis det videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, det tekniskadministrative personale og de studerende i henhold til reglerne i universitetets valgstatut. Stk. 2. I særlige tilfælde kan dekanen efter indstilling fra institutlederen dog fastsætte et højere antal af medlemmer i institutrådet. Stk. 3. Formanden kan tilforordne en række af instituttets medarbejdere, fx viceinstitutledere, forskningsgruppe ledere og studieledere. Sådanne tilforordnede har taleret, men ikke stemmeret. Stk. 4. Formanden kan indbyde ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. De øvrige medlemmer af institutrådet kan anmode formanden om at indbyde en eller flere ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i institutrådets møder som observatører. Observatører kan gives taleret, men ikke stemmeret.
3. Institutrådets medlemmer fra det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale er valgt for en periode på 3 år. Institutrådets studentermedlemmer er valgt for en periode på 1 år. Stk. 2. Efter nyvalg af repræsentanter for det videnskabelige personale og det teknisk administrative personale til institutrådet, afholder institutrådet konstituerende møde. Formanden foranstalter indkaldelse til mødet. På mødet orienterer den formanden om institutrådets arbejde, og institutrådet fastsætter en mødeplan. Stk. 3. På det konstituerende møde kan der vælges en næstformand, blandt de indvalgte medarbejdere. Vælges en næstformand deltager denne, så vidt det er muligt, i tilrettelæggelsen af institutrådets møder. Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 4. Institutrådet udøver sin virksomhed i møder. Ordinære møder afholdes på universitetet. Formanden kan dog beslutte, at høringer eller lign. kan gennemføres ved skriftlig (eller elektronisk) behandling, herunder ved elektronisk korrespondance. Stk. 2. Møderne er offentlige. Formanden kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dekanen eller en af denne udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre Stk. 3. I sager, der i medfør af stk. 2 behandles for lukkede døre, har deltagerne tavshedspligt. Stk. 4. Enhver har, uden taleret, adgang til at overvære institutrådets offentlige møder. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke den pågældende eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Stk. 5. Rådets mødemateriale, herunder dagsordener og beslutningsreferater, gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af lovgivningens regler om tavshedspligt, offentliggøres dog ikke. Stk. 6. Mødemateriale lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter, at materialet er udsendt til medlemmer, og til eventuelle tilforordnede og observatører. Stk. 7. Det godkendte referat fra det åbne møde lægges på instituttets hjemmeside på KUnet hurtigst muligt efter mødets afholdelse. 5. Institutrådet skal afholde møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Udover de ordinære møder kan formanden indkalde institutrådet til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet.
Stk. 3. Formanden skal indkalde institutrådet, når en tredjedel af rådets medlemmer eller samtlige medlemmer af mindst én af de repræsenterede valggrupper skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden pligtig at forsøge mødet afholdt inden fristens udløb. 6. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i institutrådet, skal afbud meddeles formanden inden mødet. Formanden tager stilling til, om der skal indkaldes en suppleant, jf. dog 14. 7. Formanden har ansvar for elektronisk udsendelse af dagsorden senest 5 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsorden skal indeholde oplysning om hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsorden udsendes elektronisk til hvert enkelt medlem af institutrådet. Stk. 3. Institutrådets enkelte medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødets afholdelse. Stk. 4. Formanden drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale udsendes elektronisk sammen med dagsordenen i det omfang det skønnes påkrævet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering. Mødeledelse. 8. Formanden leder mødet. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse. Stk. 2. Medlemmer, der ønsker ordet, skal henvende sig til formanden. Formanden kan bestemme, at taletiden begrænses. 2 medlemmer kan dog forlange afstemning om formandens afgørelse. Stk. 3. Ved formandens fravær overtager næstformanden mødeledelsen. Er der ikke valgt en næstformand overtages mødeledelsen af en viceinstitutleder. 9. Sagerne behandles i mødet i den orden, som formanden bestemmer, og dagsordensrækkefølgen kan herved fraviges. Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt, jf. dog 4, stk. 2. 10. Sager, der skal afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden til medlemmerne med angivelse af tidsfrist for tilbagesendelse af medlemmernes skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 3 hverdage. Ethvert medlem kan dog forlange sagen henvist til behandling på et møde. Formanden drager i så fald omsorg for sagens optagelse på dagsordenen for næste møde.
11. Formanden konstaterer ved mødets begyndelse, om det er indkaldt med lovligt varsel og lader medlemmernes fremmøde registrere. Medlemmernes deltagelse i møderne. 12. Institutrådets medlemmer har pligt til at deltage i møderne. Stk. 2. Hvis et valgt medlem af institutrådet mister sin valgbarhed, udtræder medlemmet af institutrådet, og suppleanten indtræder i stedet for resten af valgperioden. Stk. 3. Hvis et valgt medlem får orlov i løbet af en valgperiode eller på grund af sygdom eller lignende er ude af stand til at deltage i institutrådets arbejde, bestemmer rådet, om medlemmet skal udtræde for orlovsperioden eller for hele resten af valgperioden. Stk. 4. Hvis der indtræder vakance blandt de valgte medlemmer af institutrådet, og der ikke er valgt et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at institutrådet kan være fuldtalligt, afgør dekanen, efter indstilling fra institutrådet, om besættelsen skal ske ved udpegning eller ved suppleringsvalg i den pågældende valggruppe. Indberetning om vakance indgives til valgsekretariatet af formanden. Institutrådet indstiller valgbare personer til udpegning. Dekanen kan enten vælge at udpege den eller de indstillede eller at udskrive suppleringsvalg. 13. Et institutrådsmedlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en personlig eller økonomisk interesse. Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der bevirker inhabilitet, eller som kan give anledning til tvivl herom. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Institutrådet afgør herefter, hvorvidt det pågældende medlem skal vige sit sæde under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt suppleanten skal indkaldes. Et medlem må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om sin habilitet. Referater. 14. Institutrådets møder refereres i et referat. Referatet udsendes snarest muligt og forelægges til godkendelse elektronisk eller på rådets næste møde. Det skal af referatet fremgå, hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse. Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse. 15. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Såfremt det begæres af 2 medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende standardforretningsordenens forståelse skal dog forelægges rektor til endelig afgørelse.
Stk. 2. Det skal af den enkelte forretningsorden fremgå, hvornår den er vedtaget. Institutrådet kan ved almindeligt flertal, inden for rammerne af nærværende standardforretningsorden, vedtage ændringer i sin forretningsorden. Stk. 3. Forretningsorden for institutrådet tilstilles dekanen. 2. Nærværende standardforretningsorden for institutråd ved Københavns Universitet træder i kraft den 1. januar 2013. København, den 2012 Ralf Hemmingsen, rektor /Torben Rytter Kristensen, gruppeleder