Sport-, Fritid- og Kulturudvalget

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Referat fra ordinært møde 29-05-2013 Onsdag 29.05.2013 kl. 16:00 Mødelokale D1 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Budgetopfølgning 2, 2013 på Sport-, Fritid- og Kulturudvalget 3 Naturlegeplads oplæg 6 Projektpioneruddannelse i forbindelse med Projektspace (KMØ) 8 Hørsholm Egns Museum 2012 11 Etablering af Museum Nordsjælland gennem fusion af museerne i Hillerød, Gribskov og Hørsholm Kommuner 12 Udvikling af museumssamarbejdet i Nordsjælland 15 Udvikling af Kulturhus Trommen - Valg af cafe- eller restaurant og udbudsmodel 18 Bilagsoversigt 21 Fraværende Birger Bøgeblad (V) Bemærkninger til dagsorden

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 1 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Louise Elina Strunge Nielsen Meddelelser Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Henvendelse fra Kulturhusgruppen KL Kultur og Fritidskonference Støtte til Museumsdagen 2013 Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 2

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 2 Acadre sagsnr.: 13/5748 Journalnr.: 00.30.14Ø00 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Jacob Jørgensen Budgetopfølgning 2, 2013 på Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Resume Administrationen har udarbejdet budgetopfølgning 2, 2013 på Sport-, Fritid- og Kulturudvalgets område. Administrationen vurderer, at budgettet overholdes. Administrationen anbefaler at foretage nogle budgetneutrale omplaceringer på tværs af politikområder, men indenfor udvalgets område. Forslag Administrationen foreslår, at Sport-, Fritid-, og Kulturudvalget: Beslutter at anlægsbudgettet vedrørende Skatebane flyttes fra politikområde 63 (Idrætsparken) til politikområde 61 (Kultur og Fritid). Det drejer sig om hhv. 4,0 mio. kr. for selve Skatebanen og 0,3 mio. kr. for halvtaget ved Skatebanen. Beslutter at anlægsbudgettet på 8,9 mio. kr. vedrørende Kulturhus Trommen flyttes fra politikområde 62 (Musikskolen og Trommen) til politikområde 61 (Kultur og Fritid). Tager status på opfølgning på de økonomiske mål i Mål- og rammeaftalerne til efterretning. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 3

Sagsfremstilling Budgetopfølgning Administrationen gennemfører fire budgetopfølgninger i løbet af 2013. Formålet med budgetopfølgningerne er at følge økonomien tæt, samt at tilpasse budgettet bevillingsmæssigt eller at tilpasse aktivitetsniveauet i forhold til ændringer i forbrug eller lovgivning. Administrationen har gennemgået forbruget i 2013 opgjort ultimo april med henblik på at konkretisere allerede kendte afvigelser og forventede afvigelser mellem budget 2013 og forbruget. Disse afvigelser fremgår af bilag 1. Det samlede resultat af budgetopfølgning 2 er, at det samlede budget på udvalgets område overholdes. De væsentligste ændringer er: Der gennemføres tre budgetneutrale omplaceringer på anlægsbudgettet, der vedrører Skatebanen, Skatebanens halvtag og Kulturhus Trommen. De budgetneutrale omplaceringer sker indenfor udvalgets område og sker for at flytte budgettet fra de enkelte driftsinstitutioner til det centrale sekretariat, hvor projektlederen (Centerchefen) er placeret. Skemaet nedenfor opsummerer udvalgets budget. Den sidste kolonne viser, hvordan budget vil se ud, hvis udvalget beslutter budgetændringerne i budgetopfølgning 2. Korrigeret anlægsbudget efter Budgetopfølgning 2 på Sport-, Fritid- og Kulturudvalgets område 1.000 kr. Vedtaget budget Korrigeret budget Korrigeret efter Budgetopfølgning 2 61 Kultur og Fritid 2.147 36 13.221 62 Musikskolen og Trommen 8.000 8.885 0 63 Idrætsparken 7.679 11.582 7.282 I alt 17.826 20.503 20.503 Budgeteffekterne i årene 2014 2017 vil indgå i det materiale, som administrationen udarbejder til budgetkonferencen i august måned. Målopfølgning Administrationen har foretaget en statusopfølgning på de økonomiske mål i Mål- og rammeaftalerne på udvalgets område. Opfølgningen på de økonomiske mål fremgår af bilag 2. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 4

Økonomi/personale Tillægsbevillinger Udgiftsneutral Ændring Ændring 2014-2016 (anlæg) 2013 Politikområde 61 X 4.000.000 0 Politikområde 63 X -4.000.000 0 Politikområde 61 X 300.000 0 Politikområde 63 X -300.000 0 Politikområde 61 X 8.884.748 0 Politikområde 62 X -8.884.748 0 I alt 0 0 Kommunikation Intet at tilføje Sagens tidligere behandling Sagen er ikke tidligere behandlet. Efter behandling i de stående udvalg samles bidragene vedrørende budgetændringer til en samlet fremstilling i Økonomiudvalget. Bilag - Bilag 1: Skema til budgetændringer, BOF 2 - KOF - Bilag 2: KOF Mål og rammeaftale for 2013 Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Administrationens indstilling er taget til efterretning. Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 5

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 3 Acadre sagsnr.: 13/3648 Journalnr.: 02.00.00P00 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Marie Kyhn Naturlegeplads oplæg Resume Med henblik på en yderligere præcisering af placering af én eller flere legepladser, genfremstilles dagsordenspunkt vedrørende dels placering, dels udtryk for legeplads/-er. For at opklare forhold omkring placering deltager Center for Teknik i behandlingen. Bilag: gamle forsalg til placering vedlægges. Det skal understreges, at eksemplerne er til inspiration, da de præcise målinger i forhold til størrelse og endelig placering skal laves efterfølgende. Efter valg af placering og form/udtryk, er en udbudsrunde påkrævet. Forslag Administrationen anbefaler, at Sport- Fritid- og Kulturudvalget drøfter, hvor man vil placere en legeplads, samt hvilken størrelse og form man ønsker. Sagsfremstilling SFKU har den 24. april 2013 drøftet placering af én eller flere legepladser. Forslagene er vedlagt som bilag. For at få afklaret de forskellige områders planforhold, herunder krav til høring mv. deltager Center for Teknik ved behandling af punktet. Områderne der især peges på er Kirstineparken og Folehave Overdrev. For at få inspiration til og indkredset udformningen af én eller flere legepladser, har administrationen bedt tre legepladsfirmaer om at komme med forslag til udformning af legepladser. Legepladsfirmaerne har fremsendt eksempler på hhv. store og små legepladser. Formålet er, at udvalget kan tage stilling til hvilken slags legepladsudtryk man ønsker. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 6

Økonomi/personale Såfremt at krav om høring og lokalplansforhold forsinker etableringen af én eller flere legepladser, påpeger administrationen, at der skal indgås nye aftaler for kvalitetsfondsmidlerne for 2013 og evt. 2014. Bilag - elverdal oplæg - Monstrum oplæg - Uno oplæg - Arealet bag Vallerødskolen.doc - Folehave overdrev.doc - Hjemmeværnsgrunden bag Skatebanen.doc - Kirstineparken.doc - Rungsted Skole.doc Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Sport, Fritids og Kulturudvalgt besluttede, at: der skal arbejdes videre med en placering af legepladsen på arealet mellem Kirstineparken og Bolbrovej naboerne inviteres til drøftelse om den konkrete placering på arealet, inden lokalplanarbejdet sættes i gang målgruppen for legepladsen er 3-10 år materialevalget skal være naturmaterialet der falder i et med naturen Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 7

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 4 Acadre sagsnr.: 13/7565 Journalnr.: 20.20.00I00 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Marie Kyhn Projektpioneruddannelse i forbindelse med Projektspace (KMØ) Resume Hørsholm Kommune kom med i KMØ s projektspacegruppe i 2012. Projektspace har til formål at skabe muligheder for unge kulturmagere, bl.a. gennem etableringen af en ny digital projektspace platform samt et 1-årigt uddannelsesforløb over tre moduler. Projektpioneruddannelsen er målrettet de kreative ildsjæle i alderen 16-22 som via tre moduler over et år gennemgår forskellige relevante læringsforløb, der vil gøre dem til bedre kulturmagere og projektiværksættere. Forslag Administrationen anbefaler at Sport,- Fritid- og Kulturudvalget drøfter hvorvidt man vil: 1. bevillige 15.000 kr. til udvikling/ deltagergebyr til projektpioneruddannelsen i 2013 fra puljen primært nye- og nyskabende aktiviteter 2. fremadrettet fra 2014 og 2015 bevilliger 15.000 kr. /år i deltagergebyr til projektpioneruddannelsen fra Kultur- og Fritidspuljen. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 8

Sagsfremstilling Hørsholm Kommune deltager i perioden 2012 2015 i to KMØ projekter Projektspace og Hemmelige stier. For hvert af de to projekter, betaler kommunen 25.000 kr. Derudover er der et årligt medlemskontingent på 30.000 kr.(baseret på kommunens indbyggertal). Ad. 1. Som en del af projektspace er kommunen forpligtet til at medfinansiere projektpioneruddannelsen. Projektspacebudgettet for uddannelsen er afhængig af den kommunale deltagerbetaling, idet en del af tilskuddet fra KMØ vil bortfalde, hvis ikke der er den aftalte deltagerbetaling fra kommunerne. Det fremgår af projektspacebudgettet for årene 2013-2015, at kommunernes samlede basisfinansiering i disse år er på kr. 550.000 kr. inkl. deltagerbetaling. I 2012 har kommunernes basisfinansiering været på kr. 390.000. Det er således forskellen mellem basisfinansieringen 2012 og de øvrige år, der udgør ekstrabetalingen. Det er samlet 160.000 kr., der skal fordeles på de 11 deltagende kommuner 15.000 kr. pr. kommune i år 2013. Pengene går til udvikling af uddannelse samt deltagergebyr. Ad. 2. Første modul starter 1. september 2013. Administrationen foreslår, at Hørsholm Kommune deltager med op til to deltagere årligt. Fra 2014 vil kommunerne skulle betale et deltagergebyr pr. elever pr. modul på 2.500 kr. dvs. 7.500 kr. for et gennemført uddannelsesforløb. For 15.000 kr. vil Hørsholm Kommune således finansiere to uddannelsesforløb pr. år. Økonomi/personale På baggrund af overførsler fra 2012 er der pt. 170.000 kr. tilbage i Kultur- og Fritidspuljen. Der er 243.400 kr. tilbage i puljen primært nye- og nyskabende aktiviteter Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 9

Sagens tidligere behandling Projektspace (KMØ) indgik i 2012 i afsnit I hvor projektet støttede afviklingen med kr. 50.000. I 2013 indgår projektet med kr. 40.000. Ligeledes indgik KMØ i afsnit I, i 2012 med deres årlige kulturkonference for alle kulturpolitikere i KMØ regi. Bilag - projektpioneruddannelse Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Administrationens indstilling godkendes. Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 10

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 5 Acadre sagsnr.: 13/9385 Journalnr.: 19.03.00S55 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Hørsholm Egns Museum 2012 Resume Hørsholm Egns Museums regnskab 2012, revisionsrapport 2012 og årsberetning 2012 fremlægges. Revisionen har foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budgettet, hvilket ikke har givet anledning til bemærkninger. Forslag Administrationen foreslår, at Sport- Fritid og Kulturudvalget godkender regnskab og årsberetning. Sagsfremstilling Med henblik på udvalgets godkendelse har Hørsholm Egns Museum fremsendt museets årsberetning, revisionsfirmaet Deloittes Årsrapport og revisionens protokollat for 2012. Ifølge revisionsprotokollatet er det blevet påset, at støttemidler er blevet anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår. Bilag - Hørsholm Egns Museum 2012 - Årsberetning 2012.pdf - Hørsholm Egns Museum 2012 - Protokol 2012.pdf - Hørsholm Egns Museum 2012 - Regnskab 2012.pdf - Hørsholm Egns Museum 2012 - Regnskabsskema 2012.pdf Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Administrationens indstilling er godkendt. Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 11

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 6 Acadre sagsnr.: 13/7096 Journalnr.: 19.03.06A21 Sagsforløb: SFKU-ØU-KB - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Etablering af Museum Nordsjælland gennem fusion af museerne i Hillerød, Gribskov og Hørsholm Kommuner Resume Sagen fremlægges med henblik på at træffe beslutning om tilslutning til fusion af de arkæologiske og kulturhistoriske museer Folkemuseet i Hillerød Kommune, Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre i Gribskov Kommune og Hørsholm Egns Museum i Hørsholm Kommune. Forslag Administrationen indstiller, at Sport-, Fritid- og Kulturudvalget drøfter fusionen af de arkæologiske og kulturhistoriske museer i Hillerød, Gribskov og Hørsholm Kommuner og indstiller overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, at Hørsholm Kommune støtter fusionen. Sagsfremstilling Fusionsplanerne er blevet forelagt for de tre kommuners borgmestre, kulturudvalgsformænd og forvaltningsledelser på et møde d. 31. januar 2013. På mødet blev der givet politisk tilslutning til at arbejde videre med planerne. SFKU er løbende orienteret om det nordsjællandske museumssamarbejde og udviklingen heraf. Baggrunden for forslag om museumsfusion er den internationale evaluering af den danske arkæologiske virksomhed som Kulturarvsstyrelsen præsenterede i 2010. På grundlag af denne besluttede Kulturstyrelsen i 2012, at der inden udgangen af 2013, skal ske en centralisering af de landsdækkende arkæologiske opgaver med udgravninger og tilsyn med de fredede fortidsminder. Evalueringen konkluderede bl.a., at de fleste nuværende arkæologiske enheder er for små til at kunne varetage arkæologisk forskning på nationalt og internationalt niveau. Museernes arkæologiske virke skal således med virkning fra januar 2014 samles på et færre antal enheder. Pr.1.1. 2013 varetages arkæologien i Nordsjælland af tre kulturhistoriske museer, i henholdsvis Gribskov, Hillerød og Hørsholm Kommuner. De tre museer -Folkemuseet i Hillerød Kommune, Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre i Gribskov Kommune og Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 12

Hørsholm Egns Museum i Hørsholm Kommune er alle selvejende- eller foreningsejede museer, som primært finansieres af offentlige tilskud i form af driftstilskud fra hjemkommunen samt et tilskud fra staten. Derudover opnår museerne differentierede tilskud fra kommunerne i deres respektive arkæologiske dækningsområde samt refusion af bygherrebetalte undersøgelser. De 3 arkæologiske museer varetager arkæologien i 9 nordsjællandske kommuner- Allerød, Fredensborg, Furesø, Gribskov, Halsnæs, Helsingør, Hillerød, Hørsholm og Rudersdal og har et samlet dækningsområde omfattende mere end 360.000 indbyggere. Det var en forudsætning fra Kulturstyrelsen, at der indenfor hvert af de nye arkæologiske dækningsområder kun skal være ét ansvarligt arkæologisk museum og at dette skal være udpeget i løbet af 2013 med henblik på opstart 1. januar 2014. På grundlag heraf og som en naturlig konsekvens af det allerede eksisterende samarbejde gik kulturcheferne i de tre kommuner samt museumschefer og bestyrelsesformænd for Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre (Gribskov) Hørsholm Egns Museum og Folkemuseet i Hillerød i gang med at drøfte en mulig samling af arkæologien i én enhed. Det var for alle af vital betydning at sikre, at der fortsat eksister en arkæologisk forankring i Nordsjælland. I overensstemmelse her med og koordineret med det øvrige museumssamarbejde i Nordsjælland har museumschefer og bestyrelsesformænd samt kulturcheferne fra Gribskov, Hillerød og Hørsholm d. 20. september 2012 skrevet til Kulturstyrelsen og har udtrykt interesse for etablering af én juridisk og økonomisk arkæologisk enhed i Nordsjælland og har beskrevet grundlaget for etablering af en sådan enhed. Kulturstyrelsens tilslutning til disse planer blev grundlag for et stadig mere forpligtende samarbejde mellem museumsledere, bestyrelsesformænd og de involverede kommuner et samarbejde, som i begyndelsen af 2013 manifesterede sig som egentlige fusionsovervejelser jf. det i indledningen beskrevne. I Kulturstyrelsens notat af 25. februar 2013 vedr. fremtidige arkæologiske ansvarsområder indgår dette Nordsjællandske arkæologiske samarbejde i det fremtidige arkæologiske Danmarkskort. Fusionsprocessen gennemføres i et tæt samarbejde mellem museernes bestyrelser, ledere, medarbejdere og kommuner og ledes af en styregruppe bestående af museernes bestyrelsesformænd og de medvirkende kommuners kulturchefer. Styregruppen har i fællesskab udarbejdet et notat vedr. museumsfusionen (vedhæftet som bilag) og af dette fremgår det, at museumsfusionen foreslås gennemført med udgangspunkt i følgende grundlag: Der udarbejdes snarest en vision samt formål med fusionen for Museum Nordsjælland, som skal tjene som ledetråd for fusionsprocessen. På grundlag heraf udarbejdes mission som tydeliggør det ny museums rolle og opgaver. Museernes eksisterende driftsøkonomiske vilkår herunder kommunale driftsstilskud er udgangspunkt for fusionen, og de forskelle som pt. eksisterer i niveauerne accepteres som et vilkår og en forudsætning. Alle eksisterende udstillingssteder fastholdes som udgangspunkt som lokale udstillings- og formidlingssteder. Museum Nordsjælland er én organisatorisk enhed og en vifte af aktivitetscentre. Ledelse og medarbejdere er ansat i Museum Nordsjælland. Fusionen gennemføres i forhold til museernes medarbejdere efter vilkår svarende til bestemmelserne i lov om virksomhedsoverdragelse. Der skal sikres en særlig opmærksomhed på det forhold, at museerne i vid udstrækning understøttes af et lokalt forankret stort frivilligt engagement, som skal søges bevaret og videreudviklet indenfor nye organisatoriske rammer. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 13

Fusionsprocessen gennemføres i respekt for, at de tre museer alle er selvejende(foreningsejede) institutioner med egne bestyrelser, og ansvaret for gennemførelse af fusionsprocessen er derfor forankret i museumsregi men med kommunerne som aktivt bidragende og understøttende. Økonomi/personale Der vil senere blive udarbejdet forslag til samarbejdsaftale og vedtægtsgrundlag for det nye fusionerede museum. Fusionen sker jf. grundlaget som beskrevet ovenfor indenfor eksisterende driftsøkonomiske vilkår. Til medfinansiering af ekstraordinære omkostninger som er forbundet med fusionen udarbejder museernes bestyrelsesformænd ansøgning til de tre kommuner om ekstraordinært driftstilskud i 2013. De tre kommuner har givet tilsagn om bistand til økonomisk og juridisk udredning i forhold til konkrete opgaver og de tre kulturchefer indgår i processen om sparringspartnere Bilag - Endeligt notat med Museum Nordsjælland Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Administrationens indstilling anbefales. Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 14

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 7 Acadre sagsnr.: 12/11031 Journalnr.: 19.03.00P20 Sagsforløb: Sport-, Fritid- og Kulturudvalget - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Udvikling af museumssamarbejdet i Nordsjælland Resume De kulturhistoriske lokalmuseer i Hillerød, Halsnæs, Helsingør, Furesø, Gribskov, Rudersdal og Hørsholm kommuner har sammen med kommunerne fået udarbejdet en undersøgelse, der kan danne grundlag for en beslutning om museerne fremtidige samarbejde. Undervejs i selve processen med at udarbejde rapporten er præmissen for denne ændret, idet de arkæologiske museer i Hillerød, Gribskov og Hørsholm, sammen med kommunerne, arbejder på en fusion af de tre museer. Forslag Administrationen, foreslår Sport-, Fritid- og Kulturudvalget, at drøfte undersøgelsesrapporten og tage den til efterretning. Sagsfremstilling Rapporten anbefaler, at museerne dyrker og skærper deres faglige styrkepositioner som led i at realisere en særlig nordsjællandsk profil inden for den fælles vision - og inden for rammerne af det enkelte museums strategi. Det vurderes, at museerne ved et mere systematiseret samarbejde kan opnå følgende effekter: Udvikling af en stærkere faglig profil her er der potentiale i at skærpe den fælles indsats inden for museernes særlige styrkepositioner med henblik på både at styrke den samlende fortælling om Nordsjælland og det enkelte museums særlige styrke og bidrag til denne. Styrket forskningsindsats. Museerne kan etablere en fælles forskningsstrategi og en koordineret forskningspraksis, som styrker mulighederne for at leve op til det almene forskningsbegreb, synliggøre bredden og de kulturfaglige ansvarsområder, som museerne varetager, samt skabe og publicere flere resultater af national og international interesse. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 15

Styrket arkæologisk indsats med afsæt i en samlet strategi for udgravninger og tilsyn med de fredede fortidsminder samt for arkæologisk forskning på nationalt og internationalt niveau, jf. ovenfor. Udvikling af formidlingen en stærk, samlet formidling kan omfatte et samarbejde om at skabe aktuelle og nyskabende formidlingsaktiviteter og oplevelsesrige og lærende oplevelser for brugerne både på og uden for museumsinstitutionerne. Fælles markedsføring og branding. Her kan der hentes inspiration fra turisme-sektoren, hvor flere destinationer i et givent geografisk område går sammen om at brande området og markedsføre de turismetilbud, som findes i området. Et eksempel herpå er VisitNordsjælland. Samarbejde om fælles magasin(er) med afsæt i Folkemuseets og HHKCs gode faciliteter på området og Folkemuseets centrale geografiske placering, ligesom Flyvestation Værløse har hangarer og shelters, der skal findes anvendelse for. Styrkelse af samlinger og lokalarkiver. Samarbejde om at styrke og systematisere registrering af samlinger og øge digitaliseringen. Der kan etableres én fælles platform i stil med de tidligere samarbejdsorganisationer, Lokal Arkiver i Frederiksborg Amt (LAFA) og Amtsmuseumsrådet. Styrkelse af det frivillige arbejde her er det oplagt at øge videndelingen museerne imellem om frivillighedsstrategier, herunder oprustning i forhold til frivillig-korps og kompetenceudviklingen af frivillige. Fælles kompetenceudvikling af medarbejdere er oplagt. Organisationsændringer, nye strategiske satsninger, nye kvalitets- og ledelseskrav mv. betyder, at der løbende vil være et behov for kompetenceudvikling og videndeling blandt medarbejdere og ledere. Fælles udviklingstiltag for bestyrelse og ledere. Museerne kan med fordel overveje fælles udviklingstiltag for bestyrelser og ledere fx i form af et årligt seminar. Administrative funktioner erfaringsudveksling blandt de administrative medarbejdere omkring den daglige drift, kan måske give inspiration til forbedring af opgaveløsningen. Fælles vikar- og vagtordninger blandt (nogle af) museerne vil også være oplagt. Med beslutningen om at arbejde for en fusion af de tre gravende museer vurderer konsulentfirmaet, at der for nuværende er etableret en bæredygtig struktur. Samtidig er der skabt en større bevidsthed om museernes udgangspunkt, styrker og potentialerne i et tættere samarbejde. Økonomi/personale SFKU besluttede d. 20. juni 2012, at bevillige kr. 25.000,- som kommunalt bidrag, sammen med 7 andre nordsjællandske kommuner, til en undersøgelse af mulighederne for et museumssamarbejde i Nordsjælland. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 16

Sagens tidligere behandling Bestyrelsen i den selvejende institution, Hørsholm Egns Museum, drøfter udredningen på bestyrelsesmøde d. 25.maj 2013. Evt. kommentarer eller forhold der kan betydning for SFKU s stillingstagen vil efterfølgende blive udsendt til udvalget til brug ved mødet. Rapporten er blevet til gennem en proces med inddragelse af en bred kreds af interessenter: Museumsledere og formandskaber ved de syv museer samt kulturchefer og udvalgsformænd i kommunerne har medvirket i fokusgruppeinterview og visionsseminarer. Foreningsrepræsentanter har deltaget i fokusgruppeinterview, og ca. 40 medarbejdere har bidraget i arbejdsgrupper og seminarer om konkrete temaer. Arbejdet med rapporten gik i gang i efteråret 2012, og præmisserne for opgaven har ændret sig undervejs: Der er vedtaget en ny museumslov, flere af museerne er blevet kvalitetsvurderet, og Kulturstyrelsens beslutning om, at museernes arkæologiske virke skal samles på et færre antal enheder fra januar 2014 har udfordret museerne i forhold til at sikre en fortsat arkæologisk museumsvirksomhed forankret i Nordsjælland. I lyset heraf og i forlængelse af det eksisterende samarbejde blev det i starten af 2013 besluttet at arbejde for at etablere et Museum Nordsjælland gennem en fusion af Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre (Gribskov Kommune), Folkemuseet (Hillerød Kommune) og Hørsholm Egns Museum (Hørsholm Kommune). Fusionsprocessen gennemføres i respekt for, at de tre museer alle er selvejende (foreningsejede) institutioner med egne bestyrelser, og ansvaret for gennemførelse af fusionsprocessen er derfor forankret i museumsregi med kommunerne som aktivt bidragende og understøttende. Bilag - Endelig rapport om Udvikling af museumssamarbejdet i Nordsjælland - Rapport om udvikling af museumssamarbejdet i Nordsjælland_maj_2013.pdf Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Administrationens indstilling tages til efterretning. Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 17

Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Punkt: 8 Acadre sagsnr.: 11/12381 Journalnr.: 01.11.27S05 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: 29.05.2013 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Udvikling af Kulturhus Trommen - Valg af cafeeller restaurant og udbudsmodel Resume Administrationen har afholdt to møderunder med forskellige aktører, der opfylder SFKUs beslutning om aktører der har kapital og et koncept, der "ser mennesker", matcher Hørsholm Kommunes borgere og i videst mulig omfang den brede publikumsskare i Kulturhus Trommen. Aktørerne vil på mødet præsentere deres forslag og herunder oplæg til udbudsmodel. Forslag Administrationen foreslår, at Sport-, Fritid og Kulturudvalget drøfter og beslutter på baggrund af cafe-/restaurant aktørernes oplæg: Hvilken aktør som administrationen skal indgå videre forhandlinger med Hvilken udbudsmodel, aftalen skal baseres på. Sagsfremstilling Proces for identifikation og dialog med mulige samarbejdspartnere Der har fra starten af processen været tale om en bred søgning af mulige samarbejdspartnere, som tog udgangspunkt i en liste med 10 virksomheder, som alle havde café og restaurationsdrift som deres forretningsfokus. Listen med de 10 navne blev suppleret med tre yderligere navn da nogle henvendelser resulterede i afslag på videre deltagelse fra virksomhederne. I takt med gennemførelsen af den første dialog med virksomhederne på listen blev en række mulige samarbejdspartnere udvalgt p.g.a. deres attraktive tilbud og erfaring med drift af lignende café og restaurationer. Listen reduceres herefter fra 5 til 3 da to dialogpartnere meldte afbud til videre deltagelse. Der er aktuelt tre mulige samarbejdspartnere tilbage med hvem der fortsat er dialog og som har givet tilsagn om at ville præsentere deres oplæg på mødet 29. maj 2013. De tre mulige samarbejdspartnere er: Meyers Køkkener Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 18

Madkonsortiet Teit Meyer, Nokken De tre mulige samarbejdspartnere har været inviteret til dialog møder med Hørsholm Kommune for at præsentere deres ideer og erfaringer. Alle tre har givet udtryk for stor interesse for at blive den kommende samarbejdspartner. Det er forventningen at de på mødet 20. maj vil præsentere gode forslag til en fremtidig drift af café og restauration i Kulturhuset. Ønsker til præsentationen og indholdet heri De tre samarbejdspartnere er alle bekendte med og har peget på en koncessions- /forpagtermodel som grundlaget for en kontrakt. Koncessionsmodellen bygger på, at samarbejdspartnerens omsætning/indtjening er grundlaget for beregning af en afgift, som betales til Hørsholm Kommune for at udnytte arealerne i Kulturhuset til Café og restaurationsdrift. I forbindelse med samarbejdspartnernes præsentationer vil de blive anmodet om at give følgende oplysninger: Procentuel andel af årlig omsætning som betales som afgift for arealerne til Hørsholm Kommune, herunder o eventuelle krav til indfasning af denne afgift i aftaleperioden Åbningstider og bemanding henover døgnet Indholdet i de tilbudte kulinariske ydelser Bidrag til at udvikle Kulturhusets samlede tilbud Krav til indretning af køkkenfaciliteter Valg af udbudsmodel Udover ovennævnte koncessionsmodel, der ikke er udbudspligtig, kan en anden mulighed være en traditionel udbudsmodel, hvor der søges en partner (forpagter), der under specificerede betingelser leverer cafe- og (restaurationsdrift). Udbudsmodellen er annonceringspligtig efter Tilbudslovens regler. På mødet vil COWI, på baggrund af aktørernes oplæg, gennemgå de to modeller med henblik på at SFKU kan træffe en beslutning omkring hvilken model der skal vælges. Sagens tidligere behandling SFKU besluttede d. 30.januar, at administrationen kontaktede 5 partnere, som har kapital og et koncept, der "ser mennesker", matcher Hørsholm Kommunes borgere og i videst mulig omfang den brede publikumsskare i Kulturhus Trommen. Bilag - COWI notat om udbudsmodeller Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den 29-05-2013 Sagen er udsat, til færdigbehandling på SFKU s ekstraordinære møde mandag den 3. juni 2011. Sagen er udsat pga. afbud på dagen fra nogle af restaurantaktørerne. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 19

Fraværende: Birger Bøgeblad (V) Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 20

Bilagsoversigt Pkt. Tilgang Titel nr. Refnr. 2 Åben Bilag 1: Skema til budgetændringer, BOF 2 - KOF 1606948 2 Åben Bilag 2: KOF Mål og rammeaftale for 2013 1606946 3 Åben elverdal oplæg 1609010 3 Åben Monstrum oplæg 1609009 3 Åben Uno oplæg 1609007 3 Åben Arealet bag Vallerødskolen.doc 1588012 3 Åben Folehave overdrev.doc 1588011 3 Åben Hjemmeværnsgrunden bag Skatebanen.doc 1588010 3 Åben Kirstineparken.doc 1588009 3 Åben Rungsted Skole.doc 1588008 4 Åben projektpioneruddannelse 1608924 5 Åben Hørsholm Egns Museum 2012 - Årsberetning 2012.pdf 1614194 5 Åben Hørsholm Egns Museum 2012 - Protokol 2012.pdf 1614195 5 Åben Hørsholm Egns Museum 2012 - Regnskab 2012.pdf 1614196 5 Åben Hørsholm Egns Museum 2012 - Regnskabsskema 2012.pdf 1614197 6 Åben Endeligt notat med Museum Nordsjælland 1604718 7 Åben Endelig rapport om Udvikling af museumssamarbejdet i Nordsjælland - Rapport om udvikling af museumssamarbejdet i 1608762 Nordsjælland_maj_2013.pdf 8 Åben COWI notat om udbudsmodeller 1609113 Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Onsdag den 29-05-2013 Side 21

Sport-, Fritid- og Kulturudvalgets møde 29-05-2013 Nadja Maria Hageskov (C) Formand Henrik Klitgaard (B) Næstformand Hanne Merete Lassen (C) Medlem Mette Graah (V) Medlem Birger Bøgeblad (V) Medlem Sport-, Fritid- og Kulturudvalget 29-05-2013 Side 22