Dialogmøde målsætninger og ny struktur Bestyrelsens oplæg til debat 20. September 2011 Opdateret 25.10.2011
Dagsorden for dialogmødet 1. Opsummering af arbejdet indtil nu 2. Gennemgang af oplæg til mål og struktur 3. Kommentarer fra medlemmerne og debat 4. Opsummering af input til videre arbejde
Processen indtil nu Bestyrelsen påbegyndte målsætningsproces i efteråret 2010 Deltagelse af Allan Pedersen fra Innovationsudvalg Sparring med og input fra DS konsulent Allan Borch Madsen Input fra Rasmus Hjort SSK s deltager i DS strategiproces Vi startede med at sætte ord på klubbens styrker og svagheder, hvorefter vi gik over til at drøfte målsætninger og struktur Bestyrelsen har i foråret afholdt flere ekstraordinære møder hvor målsætningsprocessen har været i fokus. Sideløbende har både Sejlerskolen og Ungdomsafdelingen arbejdet med deres egne delmålsætninger og handlingsplaner. Et resultat af dette var certificeringen som ungdomsvenlig sejlklub Godkendte handlingsplaner for Sejlerskolen for 2011
SSK s styrker og svagheder Styrker Svagheder Økonomi er god Mange frivillige Gode og tidssvarende klubhus faciliteter Smuk beliggenhed Onsdagssejladser - sammenhold Kan afvikle større stævner Billigt kontingent og bådpladser Vi har socialt liv Ildsjæle Ungdomsvenlig Sejlklub Aktiv organiseret sejlerskole Mangel på 20-40 årige medlemmer For lidt samarbejde med andre klubber Stand på nogle bygninger Mangel på plads i forhold til aktivitetsniveau Beliggenhed begrænser kapsejladsmuligheder Broanlæg / bolværk i dårlig stand For få bådpladser Vi og de for mange individuelle grupperinger Mange udvalg For meget fejlfokus Få nye kapsejlere Få rigtige trænere/instruktører Frivillige ikke altid placeret på de rigtige opgaver
SSK s trusler og muligheder Muligheder Trusler Mange aktive senior medlemmer Fælles mål Strukturændring Udflytning af klub Venskabsklubber Eksterne samarbejdspartnere på sejlads Sponsorer Revurdering af kontingentsatser Drop klubblad brug hjemmeside og andre former for hurtigere kommunikation Udnytte nuværende klub til ekstra bådpladser Dårlig adfærd på søerne Begrænsning af sejladsområde bro i Snævring/fredninger Nye skærpede miljøkrav Kontrakt med skoven Gudenåregulativet risiko for nye begrænsninger Mange tilbud at konkurrere med (ungdomsafdeling ) Stigende trafiktæthed svært for vores unge sejlere Ændrede lokal planer 5 26. oktober 2011 Tilføj titel i sidehoved / sidefod
Opbygning af formål, værdier og mål Formålsparagraf Værdigrundlag Hovedmålsætninger Delmålsætninger (i de enkelte afdelinger) Handlingsplaner og budget (i de enkelte afdelinger)
SSK formålsparagraf i dag Klubbens formål er: A: At fremme interessen for sejlsport. B: At opnå de bedst mulige betingelser for sejlsporten ved egen indsats og ved forhandling med myndighederne. C: At virke for godt sømandskab. D: At afholde kapsejladser, distancesejladser og andre former for fælles sejladser. E: At fremme fællesskab mellem medlemmerne bl.a. ved afholdelse af sammenkomster af belærende og underholdende art. F: At lette adgang til at dyrke sejlsport for unge og begyndere.
SSK formålsparagraf (ændringer) Klubbens formål er: A: At fremme interessen og betingelserne for sejlsport. B: At opnå de bedst mulige betingelser for sejlsporten ved egen indsats og ved forhandling med myndighederne. C: At virke for godt sømandskab. D: At afholde kapsejladser, distancesejladser og andre former for fælles sejladser. E: At fremme fællesskab blandt medlemmerne bl.a. ved afholdelse af sammenkomster af belærende og underholdende art. F: At lette adgang til at dyrke sejlsport for unge og begyndere.
SSK formålsparagraf (nyt forslag) Klubbens formål er: At fremme interessen og betingelserne for sejlsport At virke for godt sømandskab At fremme fællesskab blandt medlemmerne Vi mener denne formulering er langt mere kort og præcis og dækker i praksis de samme væsentlige formål. Disse uddybes i stedet i klubbens målsætninger, som kan revideres efter behov uden at gennemføre vedtægtsændringer.
SSK overordnede målsætninger SSK skal sikre et højt aktivitetsniveau i de enkelte afdelinger. SSK skal være kendt og respekteret i det omgivende samfund. SSK skal udvide og forbedre sine faciliteter på land svarende til aktivitetsniveau og behov, bl.a. bedre faciliteter for ungdomsarbejdet. SSK skal arbejde for at udvide antallet af bådpladser i klubben. SSK skal arbejde for at effektivisere administration, kommunikation og information. Vi skal skabe gode muligheder for at flest mulige kan deltage i klubbens opgaver som frivillige i forhold til lyst og tid. Vi skal sikre at klubben er attraktiv for alle medlemsgrupper. Vi skal kunne tiltrække flere nye medlemmer i aldersgruppen 25-50 år. 10 26. oktober 2011 Tilføj titel i sidehoved / sidefod
Væsentlige argumenter for ny struktur Hvad kendetegner SSK i dag? Mange små-udvalg med (stærkt) varierende aktivitetsniveau Ingen eller ringe koordinering af aktiviteter og planer Mange selv mindre beslutninger skal via bestyrelsen Ofte mangelfuld eller ingen koordinering mellem bestyrelse og udvalg Udvalg føler at de har begrænset eller ingen kompetence Lidt tilfældigt hvilken post nyvalgte bestyrelsesmedlemmer får tildelt Bestyrelsesmedlemmer er ofte selv udførende på de praktiske opgaver og har ikke tid til også at fokusere på fremtiden og udvikling af klubben Ikke aktive udvalgsmedlemmer kan formelt set ikke erstattes i årets løb
Illustration af opbygning i ny struktur Bestyrelse Facilitsafdeling Havneafdeling Ungdomsafdeling Sejladsafdeling Sejlerskoleafdeling Økonimiafdeling Formanden for hver af de 6 afdelinger vælges direkte på generalforsamlingen og er samtidig fødte medlemmer af bestyrelsen. Der vælges endvidere 2 suppleanter for bestyrelsen, der kan indtræde på en ledig post i resten af en valgperiode. Bestyrelsen består desuden af en formand valgt direkte som i dag. De enkelte afdelinger udpeger selv næsteformand og yderligere medlemmer til afdelingsudvalget og udpeger selv de øvrige personer som løser diverse delopgaver på afdelingens ansvarsområde. Bestyrelsen orienteres om disse udpegninger og har formelt set en vetoret. Der er således ikke længere direkte valg til øvrige underudvalg.
Forslag til ansvarsfordeling i ny struktur Formand Sikkerhed og miljøarbejde, medier, hjemmeside, innovation, vinter arrangementer Ansatte medarbejdere Økonomiafdeling Medlemsregistrering, opkrævninger, betalinger, økonomiopfølgning og regnskab, revision, klubarkiv og sponsorater Facilitetsafdeling Klubhus, udearealer på land, øvrige huse på land, kantine, automater Ansvarlig for planlægning og koordinering af arbejdspligten Sejladsafdeling Kapsejlads, handicap sejlads, kølbådstævner, målere, tursejlads, ansvar for dommerbåd Ungdomsafdeling Alle aktiviteter som i dag, samt ansvar for egne joller og følgebåde Sejlerskoleafdeling Alle sejlerskole aktiviteter, ansvar for Mini-12 meter både og klubkølbåde Havneafdeling Havn og broer, brosamarbejde, fyrmester, kran, vaskeanlæg 13 26. oktober 2011 Tilføj titel i sidehoved / sidefod
Ansvar og kompetencer i de nye afdelinger Afdelingen har det fulde ansvar for og initiativpligt i forhold til de områder som hører under afdelingen Afdelingen udarbejder inden 1. januar oplæg til aktivitets og handlingsplan, samt budget for det kommende år, der skal godkendes af bestyrelsen. Med udgangspunkt i godkendt plan og budget har afdelingen tilsvarende kompetence til at iværksætte de nødvendige initiativer og afholde de dermed forbundne udgifter, dog under respekt for vedtægtens tegningsregler. Store udgifter ud over forud aftalt rådighedsbeløb eller ud over godkendt budget skal dog forhåndsgodkendes af formand og kasserer.
Argumenter for ny struktur - fortsat Hvad vil kendetegne SSK fremover? Afdelinger med klar og tydelig ansvarsbeskrivelse Tæt koordinering mellem bestyrelse og afdelinger via dobbelt mandat Mulighed for mere smidig og løbende tildeling af de opgaver som skal løses til rette vedkommende i afdelingerne Godkendte handlingsplaner og budget for hver afdeling fra årets start Generalforsamlingen har i stedet direkte indflydelse på besættelse af alle bestyrelsesposter gennem direkte valg Bestyrelsen har bedre mulighed for at koncentrere sig om mål og planer for fremtiden, samt tage sig af de mere principielle spørgsmål Bestyrelsesmedlemmernes fokus ændres i retning af mere ledelse og mindre opgaveudførelse.
Vedtægtsudvalg går nu i arbejdstøjet Opgaven er at forberede de nødvendige vedtægtsændringer som følge af ny struktur Udgangspunktet er: Nuværende SSK vedtægt Dansk Idrætsforbunds standardvedtægt Krav afledt af ønsker til ny struktur Udvalgsmedlemmer : Ejlert Andersen Brian Pedersen Forslag til vedtægtsændringer godkendes af bestyrelsen og forelægges efterfølgende en ekstraordinær GF til vedtagelse
Vedtægtsændringer i overblik 2, Formål 12, Generalforsamling 14, Valg til bestyrelse og udvalg 15, Bestyrelsens forretningsorden (bør opdeles i to ) Evt. øvrige praktiske justeringer jf. DIF standardvedtægt
Hvad er nu den videre proces? Vi tager debatten i dag og noterer alle input Alle medlemmer er velkomne til sende skriftlige kommentarer og gode forslag de næste uger. Send en e-mail til formand@silkeborg-sejlklub.dk snarest og senest 10. oktober. Alle input bliver behandlet på næste bestyrelsesmøde 11. oktober. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling til afholdelse onsdag den 9. november.