Vejledning i brug af billeder. i Skanderborg Kommune

Vejledning i brug af billeder i Skanderborg Kommune

Vejledning i brug af billeder i Skanderborg Kommune I Skanderborg Kommune er billeder i mange sammenhænge et centralt arbejds-, dokumentations- og kommunikationsredskab. Vejledningen er ment som en hjælp til de ledere og medarbejdere, der benytter sig af billeder i deres arbejde i Skanderborg Kommune. Formålet med vejledningen er ikke at begrænse eller besværliggøre fotografering og anvendelse af billeder, men understøtte vurderingerne af, hvornår du kan offentliggøre billeder uden tilladelse, og hvornår det er nødvendigt at indhente tilladelse. På side 4 og 5 findes datatilsynets vejledning og Skanderborg Kommunes anbefalinger præsenteret i kort form, mens de efterfølgende sider går i dybden med retningslinjer, opmærksomhedspunkter og anbefalinger. Vejledningen er udarbejdet af Fagsekretariatet Børn og Unge. Yderligere oplysninger kan evt. fås hos Hanne Holstein Ipsen, tlf: 8794 7365.

Side 3 Indhold Skanderborg Kommunes anbefalinger kort og godt................... 4 Kort om de relevante bestemmelser i persondataloven................. 5 Situationsbilleder og portrætbilleder................................. 6 Samtykke og tilladelse til offentliggørelse af billeder.................. 8 Særligt om brug af billeder til intern dokumentation og visning.......... 9 Opbevaring af billeder og tilladelser.................................. 9 Tilbagetrækning af tilladelser...................................... 10 Genbrug af billeder................................................ 10 Forældre og pårørendes fotografering............................... 10 Billeder uden personer............................................. 11 Billeder taget af eksterne fotografer ophavsret..................... 11

»...så snart man benytter et digitalkamera og lægger billederne på en pc, skal persondataloven overholdes.«skanderborg Kommunes anbefalinger kort og godt Når du tager digitale billeder af personer, er du omfattet af persondataloven, som gælder for al behandling af personoplysninger, der helt eller delvist foretages ved hjælp af elektronisk databehandling. Det betyder, at så snart man benytter et digitalkamera og lægger billederne på en pc, skal persondataloven overholdes. Ønsker man som medarbejder at offentliggøre billeder på en hjemmeside, i en virksomhedsplan, en pjece, offentligt tilgængelige rapporter eller andet, findes i datatilsynets vejledning en helt central skelnen, der er nødvendig at kende: Der skelnes mellem situationsbilleder og portrætbilleder. Situationsbilleder defineres som billeder hvor det primære formål er at vise en aktivitet eller en situation. Situationsbilleder kan du som udgangspunkt anvende, uden at du har søgt om tilladelse. Dog skal du overveje, om billederne kan være af krænkende karakter. I så fald skal du søge om tilladelse. Portrætbilleder er billeder, hvor det primære formål er at afbilde en eller flere bestemte personer. Portrætbilleder skal du altid søge om tilladelse til at anvende. Offentliggøres billeder på en hjemmeside, i en virksomhedsplan, en pjece, offentligt tilgængelige rapporter eller andet, skal der derfor indhentes skriftligt samtykke hertil, hvis der er tale om: Portrætbilleder - herunder billeder af ansatte samt gruppe- og klassebilleder Tilfælde hvor man er i tvivl om, hvorvidt det er et situationsbillede eller et portrætbillede Situationsbilleder der kan opfattes som krænkende. (fx billeder af børn helt eller delvist uden tøj på; børn der er kommet til skade eller er ulykkelige; en ældre borger, der ligger i en seng. Vær derfor opmærksom på, om et billede kan opfattes krænkende, og overvej, om det overhovedet skal bruges).

Side 5 Gøres der indsigelse mod et offentliggjort billede, bør man oftest imødekomme anmodningen og fjerne billedet fra den sammenhæng, det er blevet offentliggjort. Billeder af personer skal ifølge persondataloven opbevares i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Herunder ligger kravet om, at uvedkommende ikke må få adgang til billederne. Billederne må heller ikke anvendes til et andet formål, end det de oprindelig er blevet taget til. Selv om persondataloven ikke gælder for analoge billeder (papirbilleder) og gammeldags VHS video, henstiller Skanderborg Kommune til, at man nøje overvejer beskyttelseshensynet, uanset hvilket medie billederne optages med, og efterfølgende bruges til. Denne anbefaling skal også ses i lyset af, at et papirbillede nemt kan gøres elektronisk, hvis det bliver scannet ind. Et indscannet billede er således underlagt persondataloven bestemmelser omkring registrering og brug af personoplysninger som beskrevet ovenfor. Skanderborg Kommune vil ikke blande sig i, om forældre og pårørende fotograferer, men vi opfordrer ansatte til at være opmærksomme på, at kommunen har en forpligtelse til at sikre, at borgere der er i kommunens varetægt, ikke udsættes for uønsket og/eller krænkende fotografering. Det anbefales, at de enkelte kontraktholdere i samarbejde med bestyrelserne vurderer, hvorvidt der skal udarbejdes retningslinjer for fx forældrefotografering i dagtilbuddene og på skolerne eller indenfor ældre- og handicapområdet. Kort om de relevante bestemmelser i persondataloven Når du som offentlig myndighed tager digitale billeder af personer, er du omfattet af persondataloven, som gælder for al behandling af personoplysninger, der helt eller delvist foretages ved hjælp af elektronisk databehandling. Det betyder, at så snart man benytter et digitalkamera og lægger billederne på en pc, skal persondataloven overholdes. Papirbilleder og gammeldags VHS videofilm er ikke omfattet af persondataloven. Offentliggørelse af et billede af en genkendelig person betragtes som elektronisk behandling af personoplysninger, og er derfor omfattet af persondataloven. Dette gælder uanset om billedet er ledsaget af en tekst, der identificerer den pågældende. Det er derfor vigtigt at kende til persondatalovens regler om brug af billeder. Det gælder uanset om

»Når du offentliggør et billede bør du derfor tænke over, hvor let (eller svært) det er at imødekomme en anmodning om at få et billede fjernet.«du gerne vil anvende billeder til elektroniske medier, tryksager, der lægges på fx hjemmesiden, eller gerne vil lave levende billeder. Persondatalovens regler skal derfor være overholdt, men at være omfattet af loven betyder ikke, at det er ulovligt at tage billeder eller offentliggøre dem. Det betyder blot, at du skal være opmærksom på, at det ifølge loven kræver samtykke at offentliggøre visse billeder. Datatilsynet har beskrevet retningslinjer for, hvad der vil være muligt, og hvad der vil være ulovligt i henhold til persondataloven. Det vil dog altid bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt en offentliggørelse af et billede er lovlig. Derudover er det i første omgang den dataansvarlige selv (den der tager billedet og anvender det), der skal foretage vurderingen. En helt central skelnen i datatilsynets vejledning, der er nødvendig at kende, når man arbejder med billeder, der offentliggøres, er mellem situationsbilleder og portrætbilleder. Denne vil blive beskrevet efterfølgende. Situationsbilleder og portrætbilleder Når man ønsker at offentliggøre billeder, skelnes der ifølge datatilsynets vejledning vedrørende offentliggørelse af billeder mellem to typer: situationsbilleder og portrætbilleder. Situationsbilleder defineres som billeder hvor det primære formål er at vise en aktivitet eller en situation. Disse kan du som udgangspunkt anvende, uden at du har søgt om tilladelse. Dog skal du overveje, om billederne kan være af krænkende karakter. I så fald skal du søge om tilladelse. Portrætbilleder er billeder, hvor det primære formål er at afbilde en eller flere bestemte personer. Disse skal du altid søge om tilladelse til at anvende.»det gør ikke noget, at man kan genkende personer på situationsfotoet, når det er klart, at hensigten med billedet mere er at vise situationen end den enkelte person.«

Side 7 Situationsbilleder Situationsbilleder defineres som billeder hvor det primære formål er at vise en aktivitet eller en situation. Det kan fx være børn, der leger i en skolegård, besøgende i zoologisk have eller mennesker til en koncert. Det gør ikke noget, at man kan genkende personer på situationsfotoet, når det er klart, at hensigten med billedet mere er at vise situationen end den enkelte person. Modsætningen hertil er portrætbilleder, hvor formålet er at afbilde en eller flere bestemte personer, mere herom nedenfor. Situationsbilleder kan du som udgangspunkt offentliggøre uden, at du har søgt om tilladelse eller samtykke (jf. interesseafvejningsreglen i persondatalovens 6, stk. 1, nr. 7). Da der altid vil være tale om en helhedsvurdering af formålet med offentliggørelsen, skal offentliggørelse ske under hensyntagen til karakteren af billedet, herunder den sammenhæng, hvori billedet optræder og formålet med offentliggørelsen. Det afgørende kriterium er, at den afbildede ikke med rimelighed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Billederne skal således være harmløse. Billeder, der antages at kunne virke krænkende for de afbildede, fx hvis to genkendelige personer afbildes i intime situationer, må således ikke offentliggøres uden samtykke. Er du i tvivl, om billedet kan opfattes krænkende, bør du derfor søge om tilladelse fra de personer, som er afbilledet. Derudover vil en indsigelse mod et offentliggjort billede konkret kunne bevirke, at interesseafvejningen falder til fordel for den registrerede. I et sådant tilfælde bør man imødekomme anmodningen og fjerne billedet fra den sammenhæng, det er blevet offentliggjort. Når du offentliggør et billede bør du derfor tænke over, hvor let (eller svært) det er at imødekomme en anmodning om at få et billede fjernet. Eksempler fra Datatilsynets hjemmeside på situationsbilleder, der normalt ikke vil kunne offentliggøres uden samtykke: Billeder optaget af ansatte på arbejde i en privat virksomhed eller en offentlig myndighed Billeder af kunder i en forretning, i banken, på posthuset m.v. Besøgende på en bar, natklub, diskotek eller lignende Portrætbilleder Portrætbilleder er billeder, hvor det primære formål er at afbilde en eller flere bestemte personer. Det kan fx være billeder af medarbejdere eller de årlige klassebilleder skolens børn. I mange tilfælde kan det dog være svært entydigt

»Billederne må heller ikke anvendes til et andet formål, end det de oprindelig er blevet taget til.«at definere og afgøre, hvor grænsen mellem situationsbilleder og portrætbilleder går. En god tommelfingerregel er, at hvis personerne på billedet er centrale, taler det for, at billedet må anses for at være et portrætbillede. Er der tale om et nærbillede af børn eller voksne, kan man som hovedregel sige, at det er et portrætbillede. Portrætbilleder skal du altid søge om samtykke til at offentliggøre. Dette er begrundet i, at offentliggørelse vil kunne medføre ulempe for de registrerede. Nogle mennesker vil kunne føle ubehag ved, at billeder hvor de er i centrum, eventuelt sammen med oplysninger om navn mv., gøres offentligt tilgængeligt for alle. Denne ulempe vejer tungere end interessen i offentliggørelsen (jf. interesseafvejningsreglen i persondatalovens 6, stk. 1, nr. 7). Hvis en skole således fx ønsker at offentliggøre portrætbilleder eller klassebilleder af eleverne på sin hjemmeside, må det kun ske, hvis der inden offentliggørelsen indhentes et udtrykkeligt samtykke fra hver enkelt elev, eller dennes forældre, afhængig af elevens alder. Er man i tvivl om, hvorvidt et billede er et portræt- eller et situationsbillede, bør man indhente samtykke fra den fotograferede og/eller dennes forældre. Samtykke og tilladelse til offentliggørelse af billeder Ved offentliggørelse af et portrætbillede eller et situationsbillede, hvor personerne er centrale, eller hvor der er risiko for, at billedet kan opfattes krænkende på en hjemmeside eller i en virksomhedsplan, en pjece, en tryksag eller andet, der er tilgængeligt på internettet, er det vigtigt at indhente samtykke. Personer over 15 år skal selv afgive deres samtykke. Når der er tale om børn under 15 år, er det forældre/værge, der skal afgive deres samtykke. Ved indhentelse af samtykke er det vigtigt, at det er helt klart, hvad det er, der skrives under på. Sørg derfor altid for at skrive helt præcist, hvad det er, underskriveren giver tilladelse til.

Side 9 Særligt om brug af billeder til intern dokumentation og visning Situationsbilleder må selvfølgelig gerne bruges til intern dokumentation i det pædagogiske arbejde, samt hænges op i dagtilbuddet, på skolen, i SFO en osv. uden samtykke. Det samme gælder for borgere på plejehjem, handicapinstitutioner mv. Man bør dog være lydhøre overfor eventuelle indsigelser. Det kunne være, hvis en forælder føler, at hans søn er afbilledet på en måde, der kan opfattes krænkende, fordi han fx ikke er fuldt påklædt eller fremstår meget ulykkelig. En anden situation kunne være en pårørende, der føler, at hendes mor, der er afbilledet i en genoptræningssituation, bliver udstillet. Med hensyn til portrætbilleder opfatter Skanderborg Kommune ikke ophængning af billeder af børn i et dagtilbud, på en skole mv. som offentliggørelse. Det kan dog stadig være en god ide at indhente samtykke. Derudover bør man, ligesom det er tilfældet med situationsbilleder, være lydhør overfor eventuelle indsigelser mod ophængningen. I denne sammenhæng er det vigtigt at understrege, at hvis der lægges billeder på fx BørneIntra eller SkoleIntra, er der tale om offentliggørelse, uanset om det er i de lukkede fora ForældreIntra og PersonaleIntra, eller der er tale om en hjemmeside. Portrætbilleder, der lægges her, kræver således forudgående samtykke. Opbevaring af billeder og tilladelser Ifølge persondataloven skal billeder af personer opbevares i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Herunder ligger kravet om, at uvedkommende ikke må få adgang til billederne. Billederne må heller ikke anvendes til et andet formål, end det de oprindelig er blevet taget til. Hvis en institution fx har taget billeder på den årlige udflugt til en bondegård med det formål at bruge billederne til intern dokumentation, må billederne ikke efterfølgende anvendes på bondegårdens hjemmeside som reklame for udflugtsmålet. Derudover skal der, hvis billederne kan karakteriseres som personfølsomme, ske logning på brugen af billederne, ligesom adgangen til billederne skal kontrolleres ved fx passwords. Ved særlig tilladelse til brug af et billede, er det vigtigt, at du opbevarer tilladelsen og billedet. I et sådant tilfælde kan det være en god ide at kopiere billedet ind på bagsiden af fototilladelsen, så det er utvetydigt, hvilket billede og hvilken tilladelse, der hører sammen.

»Hvis du vil bruge et portrætbillede taget af en professionel fotograf, skal du være opmærksom på at indhente tilladelse både fra fotografen og fra personerne på billedet.«personoplysninger må som udgangspunkt ikke opbevares i en form, der gør det muligt at identificere den enkelte person længere end nødvendigt. Når der er tale om billeder, er det som udgangspunkt den dataansvarlige selv, der definerer, hvor længe det er nødvendigt at opbevare dem. Der er således ikke defineret en slettefrist for personoplysninger. Skanderborg Kommune vurderer dog generelt, at billeder oftest bør slettes senest 3 år (generel slettefrist 5 år), efter de er taget. Med hensyn til billeder af børn kan slettefristen være kortere. Fx vil et billede af et barn, der ikke længere går i det dagtilbud, hvor billedet er taget, ikke kunne opbevares. Tilbagetrækning af tilladelser Hvis der kommer en indsigelse, hvor et situationsbillede eller portrætbillede alligevel ikke må anvendes, selvom der er givet tilladelse hertil, skal man forsøge at imødekomme ønsket og fjerne billedet. Vil et forældrepar fx alligevel ikke vil have, at et billede af deres barn bliver anvendt på dagtilbuddets hjemmeside, skal du forsøge at imødekomme deres ønske og fjerne billedet. Der kan være tilfælde, hvor det ikke kan lade sig gøre at fjerne et billede, eller hvor et billede fx er blevet brugt i en dyr produktion af en pjece, hvor det må overvejes, om hensynet til den afbildede vejer tungere end hensynet til kommunens interesse i, at pjecen ikke skal laves helt om. Der kan også være situationer, hvor pjecen er blevet distribueret til en stor og måske ubekendt personkreds, og hvor det er umuligt at trække pjecen tilbage. Er du i tvivl om, hvad du skal gøre, kan du kontakte juridisk afdeling. Genbrug af billeder Hvis du gerne vil genbruge et billede, som oprindeligt er blevet brugt i en anden sammenhæng (hvis du fx gerne vil bruge et billede fra et cykelløb i forbindelse med en sommerfest til at illustrere noget omkring vigtigheden af motion), er det nødvendigt, at du søger om tilladelse fra den/de afbildede igen. Forældre og pårørendes fotografering Persondataloven gælder ikke for databehandling, som en person foretager med henblik på udøvelse af aktiviteter af rent privat karakter. Det betyder, at hvis hensigten med at tage billeder alene er at bruge dem til privat brug, så er det ikke omfattet af persondataloven.

Side 11 Skanderborg Kommune kan derfor ikke som sådan begrænse forældres og pårørendes fotografering, men når borgere (særligt børn eller særligt udsatte) er i kommunens varetægt, eksisterer der en forpligtelse til at sikre, at de ikke udsættes for uønsket fotografering. Det kan derfor være en god ide, at de enkelte kontraktholdere vurderer, om der skal udarbejdes særlige retningslinjer for forældres og pårørendes fotografering og brug af billeder. Det kan fx være i forbindelse med fødselsdage og sommerfester. Billeder uden personer Billeder af biler, hvor man kan læse nummerpladen eller gravsten, hvor man kan læse navnet, er som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger og kan derfor offentliggøres uden samtykke. Der kan dog være omstændigheder, der gør, at et billede kan anses som personfølsomt. Det kan fx være, hvis bilen holder parkeret uden for den lokale bodega. I sådanne tilfælde er det den dataansvarlige, der skal vurdere, om det er nødvendigt at sløre nummerpladen. Billeder taget af eksterne fotografer ophavsret Ønsker du at anvende et billede taget af en anden (professionel) fotograf, fra et professionelt billedarkiv, fra andres hjemmesider eller lignende, er det vigtigt at få tilladelse fra den, der har taget billedet (eller har fået overdraget rettighederne til billedet). Hvis du vil bruge et portrætbillede taget af en professionel fotograf, skal du være opmærksom på at indhente tilladelse både fra fotografen og fra personerne på billedet. Du kan ikke bare frit anvende et portrætbillede uden forudgående tilladelse fra den afbillede blot fordi, det er taget af en professionel fotograf. Derudover skal det understreges, at professionelle, eksterne fotografer også skal opfylde persondataloven. Benytter man billeddatabaser som fx colourbox.dk, istockphoto.com eller andre, hvor man betaler for download af billeder, man gerne vil benytte i en bestemt sammenhæng, er indhentning af samtykke ikke nødvendigt. Det anbefales dog, at man sætter sig ind i de regler og retningslinjer knyttet specifikt til disse billeddatabaser, før man benytter billeder herfra.

LAYOUT OG TRYK: KREATIVT CENTER SKANDERBORG KOMMUNE 2013