ÅRSBERETNING 2012 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Glostrup - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2013
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Glostrup er Danmarks næststørste byret. Retskredsen har omtrent samme indbygger antal, som Københavns Byret. Retten har i forlængelse af Domstolsreformen, der trådte i kraft 1. januar 2007, som for Retten i Glostrup betød sammenlægning af 7 mindre retter, kæmpet med store sagsbunker og deraf følgende lange gennemløbstider. De ophobede sagsbunker er fjernet. Gennemløbstiderne har nået et acceptabelt niveau for nogle sagsområder et fint niveau, og de fortsætter nedad. Retten i Glostrup har været tildelt ekstra resurser til bunkebekæmpelsen. Disse resurser har retten naturligvis ikke længere, når der ikke er bunker, der skal bekæmpes. Det betyder, at retten i 2012 har måttet reducere antallet af ansatte medarbejdere. Reduktionen fra 2011 til 2012, der er sket uden afskedigelser på grund af bevillingsmangel, er på i alt 8,1 årsværk eller 6,2 % af medarbejderne. Reduktionen har navnlig ramt kontorfunktionærerne, hvor antallet af årsværk fra 2011 til 2012 er reduceret med næsten 9 %. I 2012 er der kun sket en meget beskeden reduktion af juristårsværk nemlig på 1 %. Her kommer reduktionen i 2013. Alligevel er det lykkedes at opretholde en høj produktion og at nedbringe antallet af verserende sager og gennemløbstiderne. 2. Resultater i 2012 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2012 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen.
3 DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Glostrup har i 2012 modtaget 18 % flere straffesager end året før målt i absolutte tal, og retten har afsluttet 8,2 % flere straffesager end året før målt i absolutte tal. Retten har afsluttet 6,8 % flere straffesager, end retten har modtaget. Målt i vægtede straffesager har retten i 2012 afsluttet 1,1 % færre straffesager end i 2012. Det hænger sammen med, at der har været fald i antallet af modtagne og dermed også afgjorte domsmandssager, som er den største gruppe af straffesager, der vægter tungt. Retten har for alle typer af straffesager afsluttet flere sager, end retten har modtaget. Retten i Glostrup har i 2012 modtaget 15,4 % færre civile sager end året før målt i absolutte tal, og retten har afsluttet 11,8 % færre civile sager end året før målt i absolutte tal. Målt i vægtede civile sager er faldet i afsluttede civile sager mindre, nemlig på 5,2 %. Antallet af modtagne sager er faldet, bl.a. fordi retsplejeloven er blevet ændret, således at grænsen for at begynde en sag med et betalingspåkrav er blevet hævet fra 50.000 kr. til 100.000 kr. Det vil sige, at en række af de sager, der normalt ville blive afsluttet med en udeblivelsesdom, nu slet ikke indgives som civile sager. Retten i Glostrup har i 2012 modtaget 5,93 % færre fogedsager end året før målt i absolutte tal, og retten har afsluttet 12,4 % færre fogedsager end året før målt i absolutte tal. Målt i vægtede fogedsager er faldet lidt større, nemlig 14,1 %.. Der er en del fogedsager, som det er vanskeligt for retten at få afsluttet. Det skyldes, at det er vanskeligt at få forkyndt indkaldelserne for skyldnerne, eller at de trods forkyndelse ikke møder frem. I en del af disse sager skal der derfor ske politifremstilling af skyldnerne, men der kan gå lang tid, før politiet får de pågældende anholdt og fremstillet eller må sende sagerne retur til retten uden, at skyldnerne er blevet anholdt. Pr. 30. april 2013 er der således 576 fogedsager, der ligger og venter på, at politiet fremstiller skyldneren i fogedretten. I 2012 har retten afsluttet nogen lunde samme antal tvangsauktioner som i 2011. Antallet er steget med 1,6 %. Men færre er blevet gennemført. Det vil sige, at der er solgt ca. 19. % færre ejendomme. Retten i Glostrup har i 2012 modtaget færre skiftesager end i 2011. Antallet af modtagne sager er faldet med 4,3 %. Retten har dog afsluttet lidt flere skiftesager end i 2011. Det vil sige, at antallet af
4 verserende sager er blevet reduceret. Det bemærkes, at Retten i Glostrup kun behandler dødsboer og ægtefælleskifter, idet insolvensskifter hører under Sø- og Handelsretten. Den samlede produktivitet i Retten i Glostrup er fra 2011 til 2012 steget fra index 98,9 til index 99,6. Produktiviteten for de enkelte byretter varierer ganske lidt samlet set, og Retten i Glostrup ligger nogen lunde i midten. Det er samlet set et meget tilfredsstillende resultat. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Sagsbehandlingstiderne er på stort set alle områder faldet betydeligt fra 2011 og til 2012. De har også været faldende henover året i 2012, og faldet er fortsat foreløbigt i de første 3 måneder af 2013. Sagsbehandlingstiden er generelt set faldet mere i Retten i Glostrup end i landet som helhed, og det hænger sammen med, at retten har fået bugt med de sagsbunker, som retten tidligere har kæmpet med. Som eksempel kan nævnes, at gennemsnitsbehandlingstiden for civile sager med forhandlingsmaksime altså almindelige civile sager, boligretssager og småsager taget under et, der afsluttes efter hovedforhandling, i 2011 var 673 dage eller 22,4 måneder. I 2012 faldt den tilsvarende behandlingstid til 592 dage eller 19,7 måneder, og i de første tre måneder i 2013 er den tilsvarende behandlingstid faldet yderligere, nemlig til 499 dage eller 16,6 måneder. Berammelsestiden er pr. april 2013 sådan, at der kan berammes civile hovedforhandlinger med en varighed på 2½ - 3 timer med få ugers varsel og civile hovedforhandlinger med en varighed på 1 dag med et varsel på 3 6 måneder. Et andet eksempel er domsmandssager. Den gennemsnitlige behandlingstid for domsmandssager var i 2011 204 dage eller knap 7 måneder. I 2012 var den gennemsnitlige behandlingstid faldet til 138 dage eller ca. 4½ måned. Det må forudses, at behandlingstiden kan vokse lidt i resten af 2013. Dels sker der fortsat reduktioner i antallet af medarbejdere, dels er retten i marts og april 2013 blevet hårdt belastet af fremstillinger og varetægtsfængslinger i forbindelse med den verserende bandekonflikt. Der er alene i den periode i forbindelse med bandekonflikten varetægtsfængslet 45 50 personer. Det drejer sig om sager, hvoraf en del må forventes senere at skulle behandles som nævningesager. Hertil kommer, at et kompleks bestående af ca. 50 civile sager, som er anlagt i 2009 er berammet til hovedforhandling i september 2013, og når der i øvrigt afsluttes 500 550 civile sager efter hovedforhandling om året, vil det påvirke den gennemsnitlige behandlingstid væsentligt. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har i 2012 som de øvrige retter arbejdet med projektet Domstolenes mål og værdier. Retten har arbejdet med fortsat effektivisering af behandlingen af civile sager. Der har i samarbejde med anklagemyndigheden og forsvarsadvokaterne været gennemført et lille projekt om mere effektiv og fleksibel behandling af grundlovssager, det vil sige grundlovsforhør, fristforlængelser og sager om foranstaltning under efterforskning. Retten har også med virkning fra efteråret 2012 iværksat en ordning, hvor kontormedarbejdere efter en begrundet ansøgning kan komme på et ophold på to dage i en anden afdeling. Der er flere formål med ordningen. Et formål er at give medarbejderne almindelig viden om, hvad der foregår andre steder i huset. Den besøgende får ny viden, som hun kan bringe tilbage til sin egen afdeling, og den
5 modtagende afdeling får også ny viden. Derved skabes der større forståelse afdelingerne imellem, og der skabes også bedre mulighed for, at den enkelte medarbejder kan vejlede borgere om andet end deres eget arbejdsområde. Et sådant besøg kan også give en medarbejder interesse for senere at blive lært op i den nye afdeling. Under besøget bliver der tilknyttet en fast person i den modtagende afdeling, og der bliver tilrettelagt et særligt program. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Danmarks Domstole har ikke foretaget brugerundersøgelse i 2012. Retten i Glostrup har heller ikke foretaget nogen egen brugerundersøgelse. Generelt får retten nu mange positive meldinger fra rettens professionelle brugere, som udtrykker stor tilfredshed med berammelsestiderne og med, at tingene fungerer. Retten i Glostrup har i 2012 taget yderligere fire nyindrettede retssale i brug. Udvidelsen er begrundet dels med, at retten nu har 17 udnævnte dommere mod oprindeligt 14 udnævnte dommere, dels med, at retten afvikler en del straffesager, der kræver et skærpet sikkerhed, herunder et stort opbud af politi, således at pladshensyn betyder, at en af disse sager ofte beslaglægger hele fire retssale. De nye retssale har givet mulighed for mere fleksibel berammelse og mindre forvirring og brug af resurser - som følge af, at retsmøder med kort varsel må flyttes til andre retssale. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Danmarks Domstole har ikke foretaget trivselsundersøgelse i 2012. Retten i Glostrup har heller ikke foretaget nogen egen trivselsundersøgelse. Men retten har gennemført APV. Tidligt i 2012 gennemførte retten en fysisk APV, og i slutningen af 2012 gennemførte retten en psykisk APV. De problemer, der kom frem ved disse APV er, var generelt af en karakter, der nemt kunne løses. Sygefraværet er faldet fra 2011 til 2012, hvis man renser tallene for langtidsfravær. Opgjort efter registreringen i TimeSag og efter fradrag for langtidsfravær, var sygefraværet i 2011 5,7 dag pr. medarbejder (pr. person, ikke pr. årsværk), og i 2012 var det faldet til 5,2 dag pr. medarbejder. Fraværet på grund af sygt barn er også faldet fra 2011 til 2012. Opgjort efter registreringen i TimeSag var fraværet på grund af sygt barn i 2011 1,38 dag pr. medarbejder (pr. person, ikke pr. årsværk), og i 2012 var det faldet til 0,98 dag pr. pr. person. I 2012 har i alt ti af rettens medarbejdere været ramt af langtidssygdom sygdom, der samlet har varet over 30 dage. For nogle af disse medarbejdere er sygeperioden begyndt i 2011, og for andre rækker sygeperioden ind i 2013. Tre af disse ti medarbejdere er tilbage på arbejde i normalt omfang. En er afgået ved døden. Fem af de ti medarbejdere er blevet afskediget på grund af sygefraværet. Nogle af dem fratræder i løbet af 2013, og det generelle mønster er, at de også er sygemeldte i opsigelsesperioden. Personaleomsætningen er faldet fra 11,7 i 2011 til 4,3 i 2012. Det skal sammenholdes med, at mange af rettens ældre medarbejdere fortsætter med at arbejde, selv om de har passeret folkepensionsalderen. Det betragtes som overvejende positivt, at personaleomsætningen er faldet.
6 Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har som tidligere år deltaget i Glostrup kommunes kulturnat, som igen i 2012 haft pænt besøg til aktiviteterne, der bestod af bl.a. fiktive retssager, rundvisninger, et lille fængselsmuseum og fremvisning af politiets motorcykler. Afdelingsleder i fogedafdelingen Else Skyum har medvirket i kortfilmen Kongens Foged, som blev vist på TV2 i bedste sendetid 8. januar 2013. Optagelsen af filmen havde strakt sig over et år. Filmen havde fokus på Else Skyums arbejde som foged med at sætte lejere ud af lejligheder. Filmen havde forinden premiere i Dagmar-biografen under CPH-DOX dokumentarfilmfestivalen, og filmen er senere blevet belønnet med en Robert. 3. Udviklingsaktiviteter i 2013 Retten i Glostrup fokuserer navnlig på kompetenceudvikling i 2013. For kontormedarbejdernes vedkommende har reduktion i antal medarbejdere skabt behov og interesse for, at flere medarbejdere bliver i stand til at varetage flere sagsområder. For juristernes vedkommende afholdes i april 2013 et specialkursus i personskadesager, specielt rettet mod behovet i Retten i Glostrup, som har en meget stor andel af landets sager om personskadeerstatning, fordi flere store forsikringsselskaber har værneting i retskredsen. Desuden arbejder juristerne fortsat med effektivisering af behandlingen af civile sager, herunder implementeringen af den vejledning, der er udarbejdet af Dommerforeningens arbejdsgruppe. Endelig arbejder retten også med en plan for forbedring af den måde medarbejderne er fordelt i rettens kontorlokaler, således at placeringen i højere grad kan understøtte samarbejdet om sagsbehandlingen.