Områdeudvalget for Administrationen DAGSORDEN Møde nr. : 02/2008 Sted : Mødelokale 2, Rådhuset i Grenaa Dato : 14. maj 2008 Start kl. : 14.00 Slut kl. : 16.15 Medlemmer Jesper Kaas Schmidt (Ledelse) Ove Nielsen (Ledelse) Hans Carsten Rasmussen (Ledelse) Karen Skau (Ledelse) Finn N. Mikkelsen (Ledelse) Lisbeth Skyum (Medarbejderne) Kirsten Højgaard (Medarbejderne) Jytte Skiffard (Medarbejderne) Marianne Bach (Medarbejderne) Lilly Lauridsen (Medarbejderne) Jesper Eriksen(Medarbejderne) Helle Steffensen (Medarbejderne) Bodil Hiort (Medarbejderne) Carsten Willadsen (Medarbejderne) Rebecca Rod (Medarbejderne) Hugo Karlsen (Medarbejderne) Klaus Dahlin (Medarbejderne) Deltog x x Afbud Afbud Afbud Afbud Afbud G:\Dagsordener\Områdeudvalg Administrationen\2008\Møde 02-14. maj 2008\Referat 14 05 08 med referat.doc Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde...1 2. Udkast til proces vedr. håndtering af aftale om deltidsans.adgang til højere timetal...2 3. Regler for godtgørelse af tid til uddannelse og møder uden for normal arbejdstid...3 4. Hjertestarter...4 5. Status på kantineforhold...5 6. Fokus på implementeringen af vedtagne personalepolitikker og retningslinier...6 7. Forslag om fyraftensmøder...7 8. Orientering om budgetopfølgningen pr. 31/3 2008 på Økonomiudvalgets område....8 9. Orientering fra ledelsen...10 10. Orientering fra medarbejderne...11 11. Eventuelt...12 G:\Dagsordener\Områdeudvalg Administrationen\2008\Møde 02-14. maj 2008\Referat 14 05 08 med referat.doc Norddjurs Kommune
1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referat godkendt 1
2. Udkast til proces vedr. håndtering af aftale om deltidsansattes adgang til højere timetal. HR-afdelingen har udarbejdet at udkast til processen. HR-afdelingen tror ikke det bliver det store problem idet der på konto 6 kun er få deltidsansatte. Formanden indstiller at udvalget vedtager retningslinier../. Udkast til Proces omkring håndtering af deltidsansattes adgang til højere timetal er vedlagt som bilag 1. Udkastet blev godkendt med den tilføjelse at aftalen vurderes om 1 år. På mødet blev nævnt, at der foreligger et udkast til principper for stillingsskift. Udkastet drøftes på næste direktionsmøde og skal med på næste møde i Områdeudvalget for Administrationen. Indtil det er vedtaget på næste møde handles der ud fra at Norddjurs Kommune er et ansættelsesområde. 2
3. Regler for godtgørelse af tid til uddannelse og møder uden for normal arbejdstid. HR-afdelingen har udarbejdet et udkast for retningslinier gældende for medarbejdere i administrationen, der er omfattet af højeste tjenestetid. Udkastet skal ses som et personalegode og fremme lysten til at deltage i yderligere uddannelse m.v. Formanden indstiller at udvalget vedtager retningslinier../. Udkast til regler for medgået tid til uddannelse/eksamen og møder er vedlagt som bilag 2. Regelsættet drøftes. Ledelsen ønsker ændring i afsnittet Internatkurser således, at der for første kursusdag medregnes al den tid der er kursus og for anden og efterfølgende dage medregnes 7,4 timer pr. dag uanset den daglige arbejdstid. Dette blev godkendt af medarbejderside og denne del af aftalen træder i kraft pr. 14. maj 2008. Omkring transporttiden til kurser og møder var der en del drøftelse. Ledelsen ønsker ikke at betale for den tid en medarbejder normalt bruger på transport til og fra arbejde. Medarbejderne ønsker at al tid fra hjemmet medregnes. Det blev aftalt, at HR-afdelingen og Carsten Willadsen drøfter denne problematik og kommer med et udkast. 3
4. Hjertestarter Den nedsatte gruppe har afholdt et møde med en repræsentant fra Hjerteforeningen den 5. marts 2008. Der kom flere konkrete facts frem. Formanden indstiller til drøftelse om der skal arbejdes videre med projektet../. Referat fra mødet er vedlagt som bilag 3. Gruppen, der var med til mødet med Hjerteforeningen følte det havde været et godt møde og der er fortsat ønske fra medarbejderside om, at der anskaffes en hjertestarter til hver Administationsbygning. Ledelsen vil genoverveje spørgsmålet herunder den økonomiske side. Det er ledelsens håb, at det bliver muligt at gennemføre nogle førstehjælpskurser, også selvom det ikke bliver muligt at anskaffe hjertestartere. 4
5. Status på kantineforhold Direktionen har anmodet direktionssekretariatet om at undersøge mulighederne for ændring af kantineforholdene på rådhuset i Grenaa og administrationsbygningerne i Allingåbro og Glesborg, og herunder fremkomme med forslag til fælles kantineordning. I tilknytning hertil er der nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter for direktionssekretariatet medarbejderne på de nævnte arbejdssteder. Direktionssekretariatet har i samarbejde med et konsulentfirma foretaget en vurdering af køkkenerne i Grenaa, Allingåbro og Glesborg med henblik på ændring således, at der etableres et fremstillingskøkken i Grenaa og udleveringskøkkener i Allingåbro og Glesborg. Der vil blive tale om anlægsudgifterne i størrelsesordenen af 1,0 mio. kr. Det vurderes for tiden, hvordan økonomien vil være dels ved fremstilling af mad i eget køkken på grundlag af udbud, og ved fremstilling og levering eksternt på grundlag af udbud. Når de forskellige vurderinger er afsluttet, vil arbejdsgruppen blive indkaldt til en orientering. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Ove Nielsen oplyste, at direktionssekretariatet i samarbejde med et konsulentfirma har foretaget en vurdering af omkostningerne ved at ændre køkkenet på rådhuset i Grenaa til et produktionskøkken og køkkenerne i administrationsbygningerne i Allingåbro og Glesborg til anretterkøkkener. Når de igangværende vurderinger er afsluttet, og der foreligger et materiale, der kan danne grundlag for drøftelser i arbejdsgruppen, vil arbejdsgruppen blive indkaldt med henblik på drøftelse af sortiment, priser m.v. 5
6. Fokus på implementeringen af vedtagne personalepolitikker og retningslinier. På sidste møde blev det vedtaget at udvalget på dette møde skal drøfte - Fraværs og fastholdelsespolitik - Retningslinier for tryghed i ansættelsen, herunder principper for omplacering/afsked - Retningslinier for ansættelse og afskedigelse af medarbejdere kompetencer og medarbejderindflydelse. Formanden indstiller de enkelte politikker til drøftelse../. De nævnte politikker og retningslinier er vedlagt som bilag 4, bilag 5 og bilag 6 Vedrørende Fraværs- og fastholdelsespolitik og fraværssamtaler udtrykte medarbejdersiden/tr ønske om at lederne skulle informere TR hvis en medarbejder er fraværende i længere tid på grund af sygdom. Ledelsen vil ikke forpligte sig til at sende information til TR/SR ved længerevarende sygdom. Ledelsen tror på at en løbende dialog mellem ledelse og tillidsrepræsentanter / sikkerhedsrepræsentanter om sygefravær, arbejdsmiljø m.v. kan sikre gensidig information herunder ved længevarende sygdom. Ledelsen arbejder på at der laves forskellige spot-kurser for at klæde ledere bedre på til opgaven. Ligeledes er der kommet mere fokus på samarbejde mellem jobkonsulenterne og HR-afdelingen vedr. kommunens egne medarbejdere. 6
7. Forslag om fyraftensmøder På Lokaludvalg Økonomiafdelingens møde den 8. april 2008 blev der stillet forslag om, at det vil være en god ide, at Norddjurs Kommune arrangerer nogle foredrag / gå hjem møder for de ansatte i administrationen. Lokaludvalget skriver: Vi mener, at der er behov for input, som kan give inspiration også på tværs af afdelingerne. Vi foreslår, at der afholdes foredrag med emner, som kan bidrage til noget på både det personlige og det arbejdsmæssige plan. F.eks. om arbejdsglæde, hvordan familie- og arbejdsliv kan forenes, fremtidsperspektiver eller lign. Vi sender hermed forslaget videre til Hovedudvalg Administrationen og håber, at I går videre med forslaget. Formanden indstiller forslaget til drøftelse. Der var enighed om at det er et godt forslag. Ledersiden vil gerne arbejde videre med ideen så der laves et arrangement her til efteråret. Forslag til spændende oplægsholdere modtages gerne. 7
8. Orientering om budgetopfølgningen pr. 31/3 2008 på Økonomiudvalgets område. Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal drøfte budgetopfølgningen. Økonomiudvalget behandler budgetopfølgningen pr. 31. marts 2008 inden for økonomiudvalgets område, på deres møde den 27. maj 2008. Der arbejdes i øjeblikket på budgetopfølgningen, og Områdeudvalget vil på mødet blive præsenteret for budgetopfølgningen og dennes konsekvenser. Vi ved dog allerede nu, at der i 2008 forventes en budgetoverskridelse. På mødet vil forslag til hvordan budget 2008 kan overholdes blive præsenteret. Der vil desuden blive orienteret om finanslovens konsekvenser for Norddjurs Kommune, herunder at budget 2008 skal overholdes. Medarbejdersiden vil have mulighed for efterfølgende at udarbejde et høringssvar, som foreligges for økonomiudvalget. Formanden indstiller, budgetopfølgningen drøftes. Formanden orienterede om budgetopfølgningen. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at fastfryse overførsler fra 2007/2008 til 2008/2009 så det er det samme niveau. På grund af finanslovens stramninger over for kommunerne, skal budget 2008 overholdes. Ledelsen arbejder i øjeblikket på budgetopfølgning pr. 31.3.2008, som skal behandles på næste økonomiudvalgsmøde. Der viser sig et merforbrug i 2008. Der vil generelt blive tale om opbremsning i en række aktiviteter, herunder tilbageholdenhed med genbesættelse af ledige stillinger i 2008. Vi arbejder i forvejen med udmøntning af besparelsen på kto. 6 på 4,9 mio. kr. i 2008, som MED-udvalget tidligere er informeret om, og de konkrete tiltag er aftalt med tillidsrepræsentanterne. 8
Medarbejdersiden i MED-udvalget har mulighed for at indsende høringssvar til budgetopfølgningen. Materialet vil fremgå af dagsordenen for økonomiudvalgets møde. Når materialet er udarbejdet tilbød formanden at gennmgå det med repræsentanter fra MED-udvalget. 9
9. Orientering fra ledelsen - direktions- og chefseminar den 8.-9. maj 2008 - tema-dag i MED-hovedudvalget - kommende personalemøder På seminaret var der fokus på ledelsesgrundlaget for Norddjurs Kommune. Der blev skabt gode kontakter på tværs af organisationen. Der blev opfordret til, at der bliver afholdt dialogmøder for Stabsfunktionerne. MED-hovedudvalget havde en udbytterig og spændende temadag. Der bliver arbejdet videre med emnerne, og der vil blive afholdt årlige temadage. På dette område er det ligeledes planen at arbejde videre med temadage. Ledelsen opfordre til, at medarbejderne komme med emner og evt. lokale forhold, som skal tages op på de kommende personalemøder. 10
10. Orientering fra medarbejderne Medarbejderside opfordrede til at den 2. januar 2009 kommer med som en lukke-dag, da det er en fredag. 11
11. Eventuelt 12