Referat. Allerød Kommune. Hovedudvalget afholder møde den 7. september 2015 i mødelokale H. Afbud:

Transkript

1 Referat Allerød Kommune Personale Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Dato: 9. september 2015 Hovedudvalget afholder møde den 7. september 2015 i mødelokale H Afbud: 1. Bemærkninger til referat Godkendelse af dagsorden Meddelelser Forventet regnskab Budget Dialogmøde med Økonomiudvalget 8. september Procedureretningslinjer Hovedudvalgets seminar Rengøring Sygefravær Status på brug af psykologisk krisehjælp 2014/ Mødedatoer Eventuelt... 7

2 1. Bemærkninger til referat Ingen bemærkninger 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Meddelelser 3.1 Orientering om henvendelser til Hovedudvalget og svar 3.2 Hvordan kontakter man Hovedudvalget Nyhed på Aktuelt 3.3 Rekruttering af ny direktør 3.4 Orientering om strukturanalyse på ældre og sundhedsområdet 3.5 Orientering om kapacitetstilpasning på dagtilbudsområdet 3.1 To henvendelser fra medarbejdere vedr. retningslinjer for sygefravær 3.2 Retningslinje for henvendelser til Hovedudvalget 3.3 Udsættes drøftes under punkt 13 Evt. 3.4 Strukturanalysen er sendt i høring, hvorefter der skal tages stilling til implementering af anbefalinger i strukturanalysen 3.5 Notat om foreslåede kapacitetstilpasninger fremsendes med referat 4. Forventet regnskab 2015 v/mk Hovedudvalget får en orientering om forventningerne til resultatet af 2015 Den seneste revisionsrapport angiver, at der er godt styr på kommunens økonomistyring. 5. Budget v/mk Hovedudvalget får en status på den igangværende budgetproces. Hovedudvalget får en gennemgang af borgmesterens udspil til budget for , som offentliggøres med dagsorden til Økonomiudvalgets møde den 8. september Jette Møberg deltager under dette punkt. Side 2

3 Hovedudvalget fik en gennemgang af budgetoplægget til budget , som er baseret på et administrativt budgetgrundlag samt borgmesterens budgetoplæg../. Jette Møbergs oplæg vedlægges referatet. Statusnotat 3 Forvaltningens budget oplæg - Økonomiudvalgets dagsorden 8. september 2015 Link: 42#section3 Borgmesterens budgetoplæg Link: Beslutning 6. Dialogmøde med Økonomiudvalget 8. september 2015 v/oa De sidste forberedelser inden dialogmødet. Tilbagemelding på dialogmødet i februar 2015 blev forelagt Økonomiudvalget før sommerferien. Genoptages på Hovedudvalgets næste møde../. Tilbagemelding til Økonomiudvalget. Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte oplæg og planlægning af dialogmødet. Flemming Hørdum Gertsen oplæg: oplæg om påvirkningen af arbejdsmiljøet ifm. budgetproces, besparelser mm. Ole Andreasen - oplæg til drøftelse ud fra 3 hovedområder o At der er klare politiske udmeldinger om prioriteringerne og de nødvendige fravalg o At der er tydelighed omkring balancen mellem ressourcer og serviceydelser /serviceniveau o At besparelserne tages ved en velovervejet reduktion af hele områder o At rammebesparelser bør undgås o At I bakker ledelser og medarbejdere op i udmøntningen af besparelser o At der er tid til at gennemføre omlægninger./. Hovedudvalgets anbefalinger til Byrådet 7. Procedureretningslinjer v/af På baggrund af den forestående budgetproces samt forventninger til budgettets konsekvens for arbejds- og personaleforhold foreslår Personale, at Hovedudvalget drøfter og godkender procedureretningslinjer for budgettets konsekvens for arbejds- og Side 3

4 personaleforhold samt for gennemførelse af personalereduktioner i forbindelse med budgetmæssige besparelser (arbejdsmangel). Procedureretningslinjerne for arbejdsmangel blev gennemgået og revideret i januar /. Procedureretningslinje for budgettets konsekvens for arbejds- og personaleforhold./. Procedureretningslinje for gennemførelse af personalereduktioner i forbindelse med budgetmæssige besparelser (arbejdsmangel) Det indstilles til Hovedudvalget, at de aftalte procedureretningslinjer tages til efterretning../. Tidsplan for den del af budgetprocessen 2016 der berører arbejds- og personaleforhold. Ved store ændringer i arbejds- og personaleforhold, f.eks. lukning af en virksomhed, bør der overvejes central udmelding. I tilfælde af afskedigelser vil være mulighed omplaceringer, jobbank samt psykologisk krisehjælp fra Falck Healthcare. Hovedudvalget finder det uhensigtsmæssigt, at eventuelle afskedigelser foregår på en fredag, og opfordre derfor til, at byrådsmødet hvor budgettet 2. behandles, placeres tidligere i den pågældende uge. 8. Hovedudvalgets seminar v/te Hovedudvalget s årlige seminar afholdes på Magleås den 23. november 2015 kl Personale foreslår, at temaet for årets seminar tager Hovedudvalget med videre fra sidste års tema som var Hovedudvalget som strategisk forum. Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte tema for årets seminar. Personale har booket Thorkild Olesen fra Villa Venire til at føre os gennem dagen. Temaerne på dagen vil tage os videre fra sidste års tema Hovedudvalget som strategisk forum indover temaer som Hovedudvalget som strategisk partner for ledelsen, TR- og lederrollen i samarbejdet/ansvaret for samarbejdet, den kommende organisationsændring og Hovedudvalget og TR s rolle i den forbindelse. 9. Rengøring v/te Den 1. juni 2015 trådte ny rengøringskontrakt og samarbejde med ny leverandør, ISS Facility Services A/S i kraft. Hovedudvalget får en orientering om samarbejdet samt de forhold der kan påvirke samarbejdet. Side 4

5 Det indstilles til Hovedudvalget at tage orienteringen til efterretning. Agnete Thomsen orienterede om samarbejdet med rengøringsselskabet. Det har været en svær opstart. Efter sommerferien er der enkelte steder, hvor der er tilfredshed med rengøringsstandarden, men den generelle oplevelse er, at kvaliteten ikke er tilfredsstillende og det kan konstateres, at de kontraktmæssige forpligtelser ikke er overholdt. Der er stort ledelsesmæssig fokus på problematikken og bliver håndteret. Orienteringen blev taget til efterretning. 10. Sygefravær 2014 v/te Hovedudvalget får en orientering om, hvordan Allerød kommunes sygefravær sammenlignet med vores nabokommuner Nordsjælland. Tallene er trukket fra KRL Kommunernes og regionernes Løndatakontor. Arbejdsdage pr. fuldtidsansat Kommune Allerød 12,7 12,5 12,6 Furesø 13,4 12,6 12,6 Fredensborg 12,4 12,7 12,8 Hillerød 13,1 13,4 12,6 Hørsholm 11,0 12,3 14,0 Rudersdal 12,9 13,8 13,5 Landsgennemsnit 11,7 12,0 Region Hovedstaden 12,7 12,8 Kalenderdage pr. ansat inkl. lør-, søn- og helligdage Kommune Allerød 15,9 15,9 15,8 Furesø 17,1 15,4 15,8 Fredensborg 15,8 16,1 16,2 Hillerød 17,2 16,9 15,6 Hørsholm 13,8 15,4 17,5 Rudersdal 16,3 17,3 16,9 Landsgennemsnit 15,2 15,5 Region Hovedstaden 16,2 16,0 Det indstilles til Hovedudvalget, at tage orienteringen til efterretning. Orienteringen taget til efterretning Side 5

6 11. Status på brug af psykologisk krisehjælp 2014/2015 v/af Hovedudvalget får en orientering om forbruget psykologisk krisehjælp i Perioden 1. august 2014 til 30. juli /. Rapport fra Falck Healthcare Der har i perioden været i alt 80 sager heraf 75 arbejdsrelaterede sager og 5 private sager. Ud af de 75 arbejdsrelaterede er 29 sager stress-relaterede. I disse 29 sager har medarbejderen fået tilbud om yderligere 5 timers psykolog hjælp. I 2013/2014 var der 60 sager og dermed en stigning i sags antallet på 15 sager. I 2013/2014 havde vi i alt 24 sager, som var stressrelaterede, i alt en stigning på 5 sager.. Personale er i dialog med Falck Healthcare om muligheder for inddragelse af arbejdspladsen, når der er tale om særligt stressrelaterede sager. Det indstilles til Hovedudvalget at tage orienteringen til efterretning. Orienteringen taget til efterretning 12. Mødedatoer Fredag, den 11. september 2015 ekstra ordinært møde Torsdag, den 24. september 2015 evt. ekstra ordinært møde Mandag, den 23. november 2015 Seminar og ordinært møde Tid: Alle ordinære møder - kl Tidspunkt for dialogmøder udmeldes umiddelbart inden mødet. Seminaret er et heldagsmøde kl Sted: Alle ordinære møder afholdes i mødelokale H. Dialogmøder med Økonomiudvalget afholdes i mødelokale F1 og F2. Side 6

7 13. Eventuelt Orientering om Arbejdstilsynets afgørelse efter besøg i Familieafdelingen. MK orienterer om 2 punkter fra ØU s møde d. 8. september 2015 vedrørende fordeling af roller og opgaver i direktionen samt punkt om organisationsjustering, herunder tidsplanen for organisationsjusteringen og processen herfor i MED-systemet. Høringssvar kan evt. udarbejdes på Hovedudvalgets seminar. Side 7