Referat af Coding Pirates generalforsamling 2015 Generalforsamling i Coding Pirates den 15. marts 2015. Afholdt hos Microsoft Danmark, Tuborg Boulevard 12, 2900 Hellerup. Deltagere På adressen: Denis Smajlovic (ITU), Julian Hansen (ITU), John Bograd (Helsinge), Martin Dybdahl (DIKU), Ragner Reynisson (Microsoft), Rasmus Selsmark (Sorø), Michael Andersen (Holbæk Bibliotek), Benjamin Rotendahl (ITU), Per Kofod Hansen (ITU), Natasja Gulddal, Tuk Bredsdroff (Farum), Malte Drachmann (ITU), Jari Due Jessen (Ishøj), Rikke Toft Nørgård (CUDIM), Louise Overgaard (Coding Pirates Aarhus), Ane Kolster (Ishøj), Hans Klysner (CUDIM), Lise Lotte Sundahl (ITU), Emilie Oksholt (Microsoft), Dorthe Rasmussen (ITU/Tårnby), Peter Piper (Tårnby), Martin Exner (Formand), Anette Nørgård (Microsoft). Videolink: Christian Bech (CUDIM), Eva Fog (ITU), Tommy Byskov Lund (CUDIM), Anders Hjortskov Larsen (CUDIM), Christian Hjorth Lund (Næstformand, Coding Pirates), Jeppe Bruntse (Aalborg), Steen Nielsen (Aarhus Hovedbibliotek), Magnus Toftdal Lund (Aalborg), Mads Remvig (Aarhus Hovedbibliotek), Ricky Runge (Microsoft). Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Valg af valgtilforordnede 4. Aktiviteter, udvikling og visioner (formanden beretter) 5. Regnskab (Per Kofod Hansen) 6. Vision og manifest (Rikke Toft Nørgaard) 7. IT Brancheforeningen (Christian Hjorth Lund) 8. Redaktionen (Hans Klysner) 9. Kommunale tilskud og tipsmidler (Louise Overgaard) 10. CRM system (Per Kofod Hansen og Magnus Toftdal Lund) 11. Forslag til vedtægtsændringer 12. Indkomne forslag (skal være formanden i hænde senest lørdag d. 28. februar) 13. Valg til en udvidet bestyrelse (otte bestyrelsesmedlemmer)
Vi vil nedsætte en arbejdende bestyrelse der deler ansvarsposterne imellem sig. Bestyrelsen tager ansvar for det arbejdsområde man påtager sig ved valget. Ansvarsrollerne er: Økonomi (kassererrolle) og fundraising CRM/administration af medlemmer og platforme Redaktion og PR Kommunikationsansvarlig (har kontakt@codingpirates.dk / sagsstyringsstystem) Skalering og udbredelse Vi anbefaler en fordeling hvor bestyrelsen vil bestå af personer fra Aarhus, Aalborg og København samt personer fra biblioteksverdenen. Bestyrelsen sammensættes med udgangspunkt i geografisk spredning. Viljen til at tage del i arbejdet (udvikling, drift) med Coding Pirates vægtes højest i valget til bestyrelsen. Altså en arbejdende bestyrelse. De vedtægtsændringer som vi blive stillet under punkt 5, er: Sikring af medlemskreds (alle der går til Coding Pirates og alle frivillige. En frivillig er også en person der hjælper foreningen med andre arbejdsopgaver) Der stilles til forslag at alle frivillige som er over 16 år er stemmeberettigede. Budget. Der stilles forslag om at alle afdelinger betaler minimum 75kr halvårligt (svarende til 15% på nuværende tidspunkt) til landsforeningen. Derved lægges der også op til at lokale afdelinger kan sætte kontingentet til andet den de 500 kr./halvårligt som er den oprindelige pris. Betyrelsen vil til enhver tid kunne forhøje dette beløb med yderligere 5% af 500kr pr sæson. Det maksimale beløb kan max være 25% af 500 kr. (værende det beløb hovedbestyrelsen anbefaler at lokalafdelingerne sætte det halvårlige kontingent til) svarende til 125 kr. Der stilles til forslag at hovedforeningen formelt omdøbes Coding Pirates Danmark. Der stilles forslag om at der ikke må være varierende kontingentstørrelse inden for samme kommunegrænse. Hvis eksempelvis et bibliotek ønsker at betale deltagernes kontingent via kommunale midler, skal det kun gælde for deltagere inden for kommunegrænsen. Dette skal forhindre at børnene/forældrene vælger afdeling ud fra pris. Definition af medlemmer af foreningen. Der stilles til forslag at definitionen på mellemer er følgende: Børn og unge der går til Coding Pirates, samt forældre, frivillige og medlemmer af Advisory Board.
Nedsættelse af Advisory Board (Folk med netværk som er villige til at sætte netværket i spil, være ambassadører for CP, holde møder halvårligt og være advisors/mentorer for de problematikker der er i Coding Pirates). 1. Valg af dirigent Dirigent for generalforsamlingen 15. marts 2015: John Bograd. 2. Valg af referent Referent for generalforsamlingen 15. marts 2015: Benjamin Rotendahl. 3. Valg af valgtilforordnede: Valgtilforordnet for generalforsamlingen 15. marts 2015: John Bograd og Peter Piper. 4. Årsberetning ved Martin Exner Præsentationen kan tilgås via dette link: https://prezi.com/ubtlagivk9xn/untitled prezi/?utm_campaign=share&utm_medium=copy Interne Aktiviteter Coding Pirates er vokset til 11 afdelinger på landsplan indenfor et år. Der er ca. 300 børn og 150 frivillige pt. Der er flere slags aktiviteter. De frivillige holder workshops for hinanden for at dele viden, inspirere hinanden og udvikle undervisningsmaterialer. Coding Pirates havde stor succes med Game Game Jam, hvor 130 børn deltog. En anden aktivitet for børn var City X Projectvar. De to arrangementer blev givet som tilbud til børn på Coding Pirates ventelisten. Herudover har der være flere åbenthus arrangementer rundt omkring i landet. Samarbejdspartnere Coding Pirates har fået flere samarbejdspartnere, såsom Microsoft, IT Brancheforeningen, Bibliotekerne, Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier, Aarhus Universitet (CUDiM) og DIKU (Datalogisk Institut Københavns Universitet).
Platforme Coding Pirates har oprettet og anvender i dag flere platforme. Hjemmesiden: www.codingpirates.dk, eget forum for børn og frivillige, en LinkedIn gruppe, Fabebook gruppen Coding Pirates Community, flere lokale Facebook grupper for frivillige bl.a. Aalborg, Aarhus, Sorø m.fl, et CRM system er under udvikling, et ticket system til håndtering af afdelingernes e mail korrespondance, en wiki med undervisningsmatriale, en Instagram konto, en YouTube kanal, Twitterprofilen er nedlagt. Istedet brugges hashtagget #codingpirates. Dette hashtag anvendes også på tværs af platforme, der er etableret en redaktionen, første udkast af et manifest indeholdende værdier, mission og vision er skrevet. Pressedækning I alt 48 artikler, og en del radio og tv indslag. Se indslagene her: http://codingpirates.dk/presse Fremtiden Der er omkring 10 nye afdelinger på vej. Foreningen står overfor en stor udfordring, hvordan økonomien i foreningerne skal tilpasses og hvordan den hurtige vækst skal håndteres. Kommentarer til årsberetning: Punktet er godkendt. 5. Regnskab ved Per Kofod Hansen Regnskab over foreningens kontoen er primært et regnskab for København. Pt. går 15% af en afdelings kontingent til hovedforeningen. Regnskabet er i plus med 92.197 kr. Der er tilfredshed blandt medlemmerne over sponsorernes bidrag. Vi skal snart registreres hos SKAT og der skal tages kontakt til en revisor. Årsregnskabet er vedlagt som bilag. Regnskab blev enstemmigt vedtaget.
6. Vision og manifest ved Rikke Toft Nørgaard Første udkast af manifestet kan findes her: https://docs.google.com/document/d/1njz65wzxbdu2a0gtaahhx1uwteh3otxbcfc7t1naw7 4/edit#heading=h.gjdgxs Formålet med manifestet er at skabe et dokument hvor vi kan henvise nye frivillige og interesserede til for at vise hvad vi står for og formålet med foreningen. Manifestet er stadig under udarbejdelse, medlemmeropfordress til at kommentere via linket og det forventes at der udgivelse om cirka 6 måneder, hvis et medlem ønsker at hjælpe med manifestet meld endelig ind. Der er stor opbakning for manifestet blandt de frivillige. Åben proces hvor alle opfordres til at komme med indspark og vise manifestet frem og få input. 7. IT-Brancheforeningen ved Christian Hjorth Lund Kontakt med en norsk forening (lær kids at kode) i stil med coding pirates. Afdelinger internt i virksomheder. Lancering omkring sommer. Event på microsoft til april. 8. Redaktionen ved Hans Klysner Coding Pirates har oprettet en redaktion hvis formål er at finde de gode historier om Coding Pirates og formidle disse så bredet som muligt. Redaktionen startede som et pilotprojekt i Aarhus for at skabe erfaringer. Målet er at opbygge en effektiv kommunikation på nationalt niveau. Projektet indeholder flere delprojekter b.la. vil redaktionen udvikle kommunikationskoncepter, der kan adapteres af de frivillige fra afdelingerne rundt omkring i landet. Redaktionen har fået en invitation til at samarbejde med Microsoft når det gælder videoproduktioner. Redaktionen vil samle foreningens PR så der kommer et fælles ansigt ud af til.
9. Kommunale tilskud og tipsmidler ved Louise Overgaard Der ønskes at søge tipsmidler til driftstøtte, vi lever op til alle krav for at søge det. Evt. problem om vi tolkes som en faglig foregning. Ansøgningsfrist den 1. juni. Opdeling af national og lokalforeninger da det ville gøre det muligt at søge kommunalt tilskud. 10. CRM-system ved Per Kofod Hansen og Magnus Toftdal Lund Formålet med CRM systemet er at gøre det nemmere at administrere foreningens medlemsdata. Systemet strømliner tilmelding, medlemmernes status, betaling af kontinget, indkaldelser til workshops, frivillige o.m.a. CRM systemet ligger på GitHub: https://github.com/codingpirates/forenings_medlemmer og ændringsforslag sendes til Per Kofod Hansen. Der opsættes en testside så medlemmer kan afprøve og komme med input til CRM systemet. Der er vedlagt bilag der viser layout af den nuværende version. Kommentar: Der er opbakning til systemet blandt medlemmerne fra generalforsamlingen. 11. Forslag til vedtægtsændringer Dette er første gennemskrivning. Rettelser der hjælper med forståelsen af vedtægterne kan forekomme i efterfølgende gennemskrivninger. Forslag til vedtægtsændringer: https://docs.google.com/document/d/12ugnooa5ararvbjztwzmvmhf4co1ijvukflo6tu1rw Y/edit?usp=sharing Alle vedtægtsændringer blev vedtaget undtagen forslag stillet af Martin Exner under 9 (forslag til supplerende vedtægt: Der stilles til forslag at alle frivillige som er over 16 år er stemmeberettigede.) som blev trukket tilbage. Her følger listen over de øvrige vedtægtsændringer som alle blev vedtaget: 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Coding Pirates Denmark. Foreningen er en national forening med lokale afdelinger rundt i Danmark med hjemsted i Københavns Kommune. 3 Medlemmer
Foreningens medlemmer er de børn og unge, som betaler kontingent for at deltage i Coding Pirates aktiviteter. De voksne, som deltager i at drive Coding Pirates enten som frivillige undervisere i de lokale afdelinger, som planlæggere og afviklere af andre opgaver eller som varetagere af foreningens interesser. Alle medlemmer inviteres til deltagelse i foreningens generalforsamling og er stemmeberettigede. 6 Bestyrelsen Foreningen ledes af en bestyrelse på 8 medlemmer, som vælges af generalforsamlingen. Det tilstræbes, at bestyrelsen består af medlemmer fra flere steder i landet. Stifterne af Coding Pirates er sikret en plads i bestyrelsen. Blandt bestyrelsens medlemmer uddelegeres følgende ansvarsområder: Formandskab Næstformandsskab Kasserer: Økonomi og fundraising Medlemsansvarlig: CRM/administration af medlemmer og platforme Kommunikationsansvarlig: Redaktion og PR. Skalering og udbredelse Viljen til at tage del i arbejdet (udvikling, drift) med Coding Pirates vægtes højt i valget til bestyrelsen, da det er en arbejdende bestyrelse. Formanden vælges for to år ad gangen, øvrige bestyrelsesmedlemmer vælges for et år ad gangen. Der føres protokol over bestyrelsens møder. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden." 7 Økonomi "Lokalafdelinger fastsætter selv deres kontigent. Alle lokalafdelinger bidrager med 75 kr. pr. medlemmer (frivillige undtaget) til hovedforeningen, medmindre bestyrelsen dispenserer for Betyrelsen vil til enhver tid kunne forhøje dette beløb med op til 25 kr. pr. halvår. Foreningens regnskabsår er kalenderåret. 8 Tegning og hæftelse "Den lokalansvarlige eller økonomiansvarlige i en lokalafdeling kan få kontofuldmagt over en supplerende konto i forlængelse af foreningskontoen." Regnskabet revideres af en på generalforsamlingen valgt revisor. Regnskabet skal være revideret inden den ordinære generalforsamling.
Foreningen organiseres således, at denne kan aflønne ogforeningen kan opløses, når 2/3 af deltagerne i to på hinanden følgende generalforsamlinger stemmer herfor. 10 Opløsning Ved foreningens opløsning doneres evt. udstyr, som foreningen måtte eje, til skoler eller relevante læringstilbud efter generalforsamlingens anvisninger. udbetale honorar til medlemmer eller bestyrelsesmedlemmer for særlige eller omfangsrige arbejdsopgaver. Bestyrelsen skal forhåndsgodkende alle udbetalinger såvel engangsudbetalinger i form af honorarer som løbende lønninger." 12. Indkomne forslag (skal være formanden i hænde senest lørdag d. 28. februar) Kommentar: Ingen indkomne forslag. 13. Valg til en udvidet bestyrelsen Der vælges i alt otte medlemmer til bestyrelsen. Der tildeles max seks stemmer per deltagene medlem i generalforsamlingen. Deltagelsen er gældende ved fysisk fremmøde og videolink. Valgt til bestyrelsen blev: Martin Exner, Christian Hjorth Lund, Hans Klysner, Per Kofod Hansen, Rikke Toft Nørgård, Louise Overgaard, Jari Due Jessen og Magnus Toftdal Lund. Suppleanter: Ragnar Reynisson, Denis Smajlovic og Mads Remvig. Revisor: Rasmus Selsmark. Bilag Se næste side.
Foreningen Coding Pirates / CP-ITU / CP-Hellerup / CP-Tårnby / CP-DIKU 0 Post Indtægter Udgifter Resultat Kontigenter (15%) 14.760 kr 0 Kontigent afdelinger 83.640 kr Sponsorater 43.000 kr 0 GameJam entre 7.009 kr 0 Renter 33 kr 0 0 Forplejning (Børn) -5.673 kr 5672,7 Materialer / Udstyr -16.245 kr 16244,88 Software & Hosting -3.820 kr 3820,22 Accesories (T-shirts/USBkeys/Stickers) -18.995 kr 18995,05 Markedsføring (Facebook) -5.591 kr 5591,27 Transport -3.854 kr 3853,86 Mad på rejser -1.137 kr 1137,25 Andet -930 kr 929,5 0 Total 148.442 kr -56.245 kr 56244,73 Resultat 92.197 kr
!!!!!
Sponsorater Type ærdi Microsoft Penge 25.000 kr Mad / Soda and Microsoft / Rådgi ning Sa o.com Penge 8.000 kr Hippomini Materialer 10.000 kr Area9 Penge 10.000 kr Grafik / A MA ptagelser For andlende Fortællinger Coaching
!
Coding Pirates CRM Enkel tilmelding for børn/forældre De opdaterer selv og kan selv se venteliste
Forældre: Opret familie 1
Forældre: Opret familie 2
Forældre: Opret barn
Forældre: Opret forælder
Forældre: Oversigt
Forældre: Invitation
Forældre: Invitationsdetaljer Sendes også via mail
Forældre: Opdatering senere
Frivillige: Administration
Frivillige: Opret aktivitet