H.I.F. Vedtægter Arbejdsudkast version 1.3
Vedtægter for Houlkær Idræts & Fritid Indholdsfortegnelse 1 Navn og hjemsted... 3 2 Formål og form... 3 Hal & Drift... 3 Idræt & Aktiviteter... 3 3 Medlemskab... 3 4 Indmeldelse... 3 5 Udmeldelse... 4 6 Kontingent... 4 7 Restance... 4 8 Udelukkelse og eksklusion... 4 9 Udvalg... 4 Simple udvalg... 4 Udvidet udvalg... 4 10 Repræsentantskabet... 5 11 Valg til repræsentantskabet... 6 12 Ordinært repræsentantskabsmøde... 6 13 Dagsorden... 6 14 Repræsentantskabsmødets ledelse... 7 15 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde... 7 16 Bestyrelsen... 7 17 Regnskab og budget... 8 18 Revision... 8 19 Tegning og hæftelse... 9 20 Formueforvaltning... 9 21 Vedtægtsændringer... 9 22 Opløsning... 9 2
1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Houlkær Idræts & Fritid(HIF) og er stiftet den 01.06.2012. H.I.F. har hjemsted i Viborg kommune, og er en sammenlægning den tidligere Houlkær Idrætsforening og Houlkærhallen. 2 Formål og form Foreningens formål er at udvikle og udbyde efterspurgte idræts- og fritidstilbud i tidssvarende og ordentlige faciliteter, med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i Houlkær og det øvrige område øst for søerne i Viborg. Det er endvidere foreningens formål at udvikle området beboeres lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen og for området. Foreningen er opdelt i to selvstændige administrative og økonomiske selvstyrende afdelinger, som begge understøtter foreningens formål. De to afdelinger er: Hal & Drift Dækker over de aktiviteter som er forbundet med foreningens ejendomme og anlæg samt driften af disse. Kommentar: Denne del er typisk de funktioner, som tidligere lå i og under Houlkær hallens regi. Idræt & Aktiviteter Dækker over de idræts- og kulturaktiviteter som udbydes af foreningen. Kommentar: Denne del er typisk alle de aktiviteter, som tidligere lå i Houlkær Idrætsforenings regi. 3 Medlemskab Som aktivt medlem kan optages enhver, der er tilmeldt mindst én af foreningens kontingent krævende aktiviteter under Idræt & Aktiviteter. Optagelse af passive medlemmer kan ske, hvis man er fyldt 18 år. Passive medlemmer har ikke adgang til selve aktiviteterne, men er valgbare til repræsentantskabet og bestyrelsen. Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægt og leve op til foreningens formålsbestemmelse. Endeligt afslag på medlemskab af foreningen skal efter anmodning fra den, der ønsker medlemskab, forlægges repræsentantskabet. 4 Indmeldelse Indmeldelse skal ske skriftligt på indmeldelsesblanket eller via foreningens hjemmeside. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsesblanketten underskrives af forældre eller værge. 3
5 Udmeldelse Udmeldelse skal ske skriftligt med en måneds varsel til udgangen af en kontingentperiode. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles. 6 Kontingent Kontingentet takster indstilles af bestyrelsen på vegne af udvalgene og godkendes af repræsentantskabet. Kontingentsatserne kan variere imellem de forskellige udvalg og sågar indenfor samme udvalg i forskellige årgange. Et fælles udgangspunkt for kontingentfastsættelse i alle udvalgene er dog, at satsen skal afspejle de reelle udgifter på i de pågældende udvalg og/eller årgange. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. 7 Restance Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden. 8 Udelukkelse og eksklusion Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. I sager om udelukkelse har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet desuden krav på, at sagen afgøres på førstkommende repræsentantskabsmøde, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En repræsentantskabsbeslutning om eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægt. 9 Udvalg I HIF er der to typer af underudvalg, som koordinerer og driver de forskellige idrætsgrene og aktiviteter i foreningen under ansvar overfor bestyrelsen. Simple udvalg Det simple udvalg har som minimum én udpeget udvalgskoordinator, som organiserer aktiviteten direkte under bestyrelsens ansvar. Det er bestyrelsen som udpeger udvalgskoordinatoren(ene) i de simple udvalg. De simple udvalg arbejder under budget og forretningsorden for simple udvalg udarbejdet af bestyrelsen. Kommentar: De simple underafdelinger er fortrinsvis for de aktiviteter, som rent praktisk er ukomplekse, er nye og eksperimenterende og som har relativ få medlemmer. Udvidet udvalg De udvidede udvalg har sin eget valgte udvalgsgruppe. Dette udvalg er ansvarlige for den daglige økonomi, drift og koordinering af aktiviteten. 4
Det er de udvidede udvalgs medlemmer som vælger medlemmerne til udvalgsgrupperne. De udvidede udvalg arbejder selvstændigt med eget budget, men under forretningsorden for udvidet udvalg udarbejdet af bestyrelsen. De udvidede udvalg er direkte ansvarlig over for bestyrelsen. Handlinger og beslutninger, der efter bestyrelsens opfattelse er i strid med foreningens formål, vedtægter og interesser kan omstødes af bestyrelse. Bestyrelsen kan, hvis et udvalg ikke løser sine opgaver eller administrerer sin økonomi efter foreningens formål, vedtægter, interesser og bestyrelsens forretningsorden for udvidede udvalg, sætte udvalget under administration, så det i princippet fungerer som et simpelt udvalg. Repræsentanter for udvalgsgrupperne kan til enhver tid få adgang til bestyrelsens bestyrelsesmøder, dog uden at have stemmeret. Udvalgsgrupperne har overfor bestyrelsen også mandat til at sætte punkter på bestyrelsens dagsorden. Udvalget vælges for et år ad gangen og består af mindst 3 personer, der vælges af aktivitetens medlemmer. Udvalget skal konstituere sig med minimum formand, økonomiansvarlig og sekretær. Årsmøde i udvalget holdes senest 10. februar. Årsmødet skal annonceres på foreningens hjemmeside og i Hallen ved opslag senest 14 dage før. Valgbare og stemmeberettigede er alle medlemmer af som er fyldt 16 år, samt en forældre pr. medlem under 16 år. Dog skal formand og økonomiansvarlig være minimum 18 år. 10 Repræsentantskabet (21 medlemmer) Repræsentantskabet er foreningens højeste myndighed. Medlemmer til repræsentantskabet vælges således: Foreningens medlemmer jf. 3 er berettiget til at vælge medlemmer til repræsentantskabet. Medlemmerne vælger i alt 9 medlemmer til repræsentantskabet. Valg til repræsentantskabet sker på det årlige årsmøde for aktive og passive medlemmer af foreningen. Stemmeberettigede er alle medlemmer, som er fyldt 16 år, samt én forældre pr. medlem under 16 år. Valgbare er alle medlemmer som er fyldt 18 år samt forældre til medlemmer under 16 år. lnitiativgruppen Houlkær vælger 3 repræsentanter. Repræsentanterne skal være medlem af minimum en institution, organisation, forening og/eller virksomhed, som er medlem af Initiativgruppen Houlkær. Ophører medlemskabet af Initiativgruppen udpeger Initiativgruppen et andet medlem. Skolebestyrelsen for Houlkær Skolen vælger 6 repræsentanter. Repræsentanterne skal være medlem af skolebestyrelsen eller være ansat på skolen. Ophører medlemskabet af skolebestyrelsen eller ansættelsesforholdet på Houlkær skolen udpeger Skolebestyrelsen medlemmer til erstatning. 5
Fritidsgården vælger 3 repræsentanter. Repræsentanterne skal være ansat i fritidsklubben. Ophører ansættelsesforholdet på Fritidsgården vælger Fritidsgården nye medlemmer til erstatning. 11 Valg til repræsentantskabet Valg til repræsentantskabet sker for 1 år, genvalg kan finde sted. Inden 1. marts opfordrer Houlkær Idræt & Fritids bestyrelse de valgberettigede til at vælge repræsentantskabsmedlemmer for det kommende år, med angivelse af, hvor mange medlemmer, de enkelte er berettiget til at vælge. De valgberettigede skal herefter anmelde de valgte repræsentantskabsmedlemmer med angivelse af navn og adresse til bestyrelsens formand senest 1. april. Overskrides anmeldelsesfristen kan pågældende mandat fortabes indtil næste repræsentantskabsanmeldelse. Udmelder et repræsentantskabsmedlem sig i valgperiodens forløb, er det udvidet udvalg/initiativgruppen/skolebestyrelsen berettiget til at vælge et nyt medlem til repræsentantskabet for den resterende del af valgperioden. Det samme er gældende, dersom et repræsentantskabsmedlem af anden grund udtræder af repræsentantskabet i utide. 12 Ordinært repræsentantskabsmøde Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes én gang årligt inden udgangen af maj måned. Indkaldelse med angivelse af dagsorden og indkomne forslag skal finde sted med fire ugers varsel ved annoncering på foreningens hjemmeside samt via opslag i Houlkær hallen. Forslag, som ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest to uger før repræsentantskabsmødets afholdelse. Er der indkommet forslag, fremsendes disse til repræsentantskabets medlemmer sammen med dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en uge før repræsentantskabsmødet. Adgang til repræsentantskabsmødet har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle medlemmer af repræsentantskabet. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Et rettidig indvarslet repræsentantskabsmøde er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. 13 Dagsorden Dagsorden for det ordinære repræsentantskabsmøde skal mindst omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent og referent 2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år 3) Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse 4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse 6
5) Fastsættelse af kontingent 6) Behandling af indkomne forslag 7) Valg af formand (i lige år) 8) Valg af de øvrige bestyrelsesmedlemmer 9) Valg af to suppleanter til bestyrelsen 10) Valg af revisor og revisorsuppleant 11) Eventuelt 14 Repræsentantskabsmødets ledelse Forhandlingerne på repræsentantskabsmødet ledes af en dirigent, der vælges af repræsentantskabet, og som ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning, at mindst 14 skal stemme for. Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt fem medlemmer forlanger det. Ved personvalg dog på forlangende. Der udfærdiges et referat over repræsentantskabets beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten. 15 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Ekstraordinære repræsentantskabsmøder kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst halvdelen af foreningens repræsentantskabsmedlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Repræsentantskabsmødet skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for det ordinære repræsentantskabsmøde. 16 Bestyrelsen (7 medlemmer) Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, samt forretningsorden for de simple og udvidede udvalg. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol af sekretæren. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægten. Bestyrelsen består af: Formand Næstformand Økonomiansvarlig for Hal & Drift Økonomiansvarlig for Idræt & Aktiviteter Sekretær og yderligere 2 medlemmer. 7
Alle vælges for to år ad gangen på det ordinære repræsentantskabsmøde. Formanden og 2 bestyrelsesmedlem er på valg i lige år, medens 4 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år. Formandsposten er på valg, medens den nyvalgte bestyrelse konstituerer de resterende poster. En person kan kun vælges til bestyrelsen, hvis han opfylder kravene til at blive valgt som repræsentantskabsmedlem, jf. vedtægternes 10, være minimum 18 år og ikke være repræsenteret i en af udvalgsgrupperne. Valg til bestyrelsen foretages på det ordinære repræsentantskabsmøde og er gældende for 2 år. Hvert år vælges således 3 eller 4 medlemmer + suppleanter. Valg som suppleant gælder for 1 år. Opnår flere kandidater samme stemmetal, foretages der ny afstemning mellem kandidaterne med stemmelighed; dersom stemmerne er lige, foretages herefter lodtrækning om valget. 17 Regnskab og budget Foreningens regnskabs og budgetår er kalenderåret. Der udarbejdes separate budgetter og årsrapport for Hal & Drift og for Idræt & Aktiviteter. Ydermere aflægger alle udvidede udvalg separate budget og årsrapport for deres afdeling. Da det samlede budget og regnskab for Idræt & aktiviteter er afhængige af de udvidede udvalg, så er følgende skæringsdatoer gældende for budget- og regnskabsaflæggelse: Senest 1. november aflægger de udvidede udvalg budget for det kommende regnskabsår til godkendelse i bestyrelsen. Senest 31. december fastlægger og godkender bestyrelsen samlet budget for de to forretningsområder Hal & Drift og Idræt & Aktiviteter for det kommende regnskabsår. Senest 1. marts aflægger de udvidede udvalg årsrapport til bestyrelsen. Senest 1. maj skal årsrapporterne for Hal & Drift og Idræt & Aktiviteter være færdigudarbejdet. Bestyrelsen skal inden den 1. maj afgive årsrapporter for det foregående år til revisoren. Årsrapporterne forelægges det ordinære repræsentantskabsmøde til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift. Årsrapporterne udsendes til repræsentantskabets medlemmer sammen med indkaldelsen til det ordinære repræsentantskabsmøde. 18 Revision På det ordinære repræsentantskabsmøde vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år i juni gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger. 8
19 Tegning og hæftelse Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner over 10.000 kr. kræves dog underskrift af formand og en økonomiansvarlig i forening. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af repræsentantskabet. Ligeledes skal låneoptagelse på mere end 100.000 kr. godkendes af repræsentantskabet. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen. Ved køb og salg samt pantsætning af fast ejendom tegnes institutionen af bestyrelsen. Desuden kræves repræsentantskabets godkendelse. Endvidere kræves Viborg byråds godkendelse, såfremt der indestår kommunegaranterede lån i institutionens ejendom, eller kommunen har pant i ejendommen. 20 Formueforvaltning Bestyrelsen drager omsorg for, at institutionens likvide pengebeholdning indsættes på institutionens navn i pengeinstitut eller anbringes i børsnoterede obligationer, der er noteret på foreningens navn. 21 Vedtægtsændringer Ændring af vedtægterne kan ske på ethvert repræsentantskabsmøde, når mindst erstattes af: 14 medlemmer af repræsentantskabet stemmer for. 22 Opløsning Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinært repræsentantskabsmøde. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at erstattes af: mindst 14 medlemmer stemmer for opløsning. På repræsentantskabsmødet skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige/almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå. 9