Frederikshavner Ordningen En tilskudsordning for Frederikshavn Kommune GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 1
1 FORMÅL. Frederikshavner Ordningen har til formål at yde tilskud til foreninger, der igangsætter aktiviteter, der primært giver børn og unge under 25 år mulighed for at deltage i interesse- og idébetonet virksomhed og kammeratligt samvær med jævnaldrende i fritiden. Yderligere er det målsætningen, at aktiviteterne skal styrke medlemmernes fællesskab, evner og lyst til at tage ansvar for eget liv samt stimulere til en aktiv og engageret deltagelse i samfundslivet. 2 TILSKUDSFORMER. I henhold til dette regelsæt kan der ydes følgende tilskud: 1. Aktivitetstilskud samt lokaletilskud i henhold til bestemmelserne i lov om støtte til folkeoplysning. 2. Forskellige supplerende tilskud, jfr. efterfølgende regler for opnåelse af disse tilskud. 3 GODKENDELSESBETINGELSER. 1. Foreninger der opfylder kravene til en folkeoplysende forening jf. Folkeoplysningsloven og Frederikshavner Ordningen, kan få aktivitetstilskud, lokaletilskud samt supplerende tilskud fra den dato, foreningen er godkendt som aktiv forening. 2. Der ydes ikke tilskud til foreninger, der oprettes eller drives i kommercielt øjemed samt til virksomhed, der hører under anden lovgivning. 3. Frederikshavner Ordningen er kun gældende indenfor landets grænser jf. Folkeoplysningslovens 27 stk. 2. 4 FORUDSÆTNINGER FOR AT MODTAGE TILSKUD Enhver forening, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde for børn og unge, er tilskudsberettiget såfremt foreningen har vedtægter som indeholder oplysninger om. Foreningens formål Valg til bestyrelse og antal af bestyrelsesmedlemmer Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor Foreningens hjemsted Betingelser for medlemskab Tegningsret for foreningen Procedure ved vedtægtsændringer har en bestyrelse er demokratisk opbygget bygger på aktivt medlemskab og har mindst 5 betalende medlemmer som udgangspunkt er åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål har en virksomhed, der almennyttig og kontinuerlig. Herudover skal foreningens vedtægter indeholde en bestemmelse om, at et eventuelt overskud GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 2
ved foreningens opløsning skal tilfalde Frederikshavn kommune, som vil genfordele disse midler til almennyttige formål i Frederikshavn Kommune efter Folkeoplysningsudvalgets anbefaling Det er en forudsætning for udbetaling af tilskud, at foreningen har et CVR nummer og en E- mail adresse tilknyttet. Det påhviler foreningerne at holde Børne- & Kulturforvaltningen opdateret med ændringer i disse. Ved vedtægtsændringer skal foreningen fremsende 1 eksemplar af de reviderede vedtægter til forvaltningen. Følgende personer kan ikke være medlemmer af foreningens bestyrelse: 1. Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen eller kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen. 2. Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen, eller som kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen. 3. Ejere af lokaler m.m., der udlejes til foreningen. Nr. 1 og 2 omfatter ikke fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der er almennyttige, og hvis hovedformål er at stille faciliteter til rådighed for børn og unge. Modtagere af tilskud efter dette regelsæt skal til enhver tid kunne godtgøre, at de modtagne beløb er anvendt til børne- og ungdomsarbejde. Konstateres der misbrug af ordningens tilskudsbestemmelser vil dette medføre ophør af udbetaling og evt. tilbagebetaling af udbetalte tilskud. Afgørelser, der er truffet af folkeoplysningsudvalget, kan indankes for byrådet inden 4 uger fra afgørelsens meddelelse. 5 GENERELT. Bevillingsbeløb og takster i dette regelsæt fastsættes hvert år i forbindelse med vedtagelsen af kommunens budget. Taksterne er derfor vejledende - bortset fra lokaletilskuddet samt de supplerende tilskud. Overholdelsen af den fastsatte budgetramme kan medføre, at folkeoplysningsudvalget må reducere de forventede tilskudsbeløb i regnskabsåret. 6 AKTIVITETSTILSKUD. Tilskuddet udbetales til foreningen på baggrund af antallet af aktive medlemmer under 25 år samt disse medlemmers aktivitetstimetal i ansøgningsperioden. Tilskudsbestemmelserne er opbygget således, at ensartede aktiviteter indgår i tilskudsberegningen med samme beregningsfaktor. Der henvises til bilag A Takster og faktorer for beregning af tilskud. De aktive medlemmer vægtes forskelligt ved beregningen af aktivitetstilskud, idet foreningens aktive, kontingentbetalende medlemmer indgår i beregningsgrundlaget således: GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 3
Aktive medlemmer fra 18 år til og med 24 år = antal x 1 Aktive medlemmer under 18 år = antal x 2 Aktive, handicappede medlemmer til og med 24 år = antal x 8 Således skal aktivitetstilskuddet beregnes: Den årlige ordinære foreningstid (træning, kampe, social samvær osv.) beregnes på baggrund af gennemsnittet af de personer, der med aflæsning af et 6 måneders interval indenfor samme kalenderår er aktive medlemmer. Ekstraordinær foreningstid (lejre, ture, stævner, weekendarrangementer osv.) beregnes konkret ud fra hver enkelt aktivitet/gruppe med antal faktiske medlemmer og timer. Vær opmærksom på, at aktivitetstimetallet opgøres forskelligt afhængig af alder samt evt. handicap. Folkeoplysningsudvalget kan foretage en gruppeopdeling af aktiviteter og ændre medlemsopdelingen for at opnå en anden differentiering i tilskudsudbetalingen. Folkeoplysningsudvalget beslutter hvert år minimumsstørrelsen af aktivitetstilskuddet. Følgende personer er ikke tilskudsberettigede: Aktive medlemmer, der på ansøgningstidspunktet er i kontingentrestance, Aktive medlemmer, der på ansøgningstidspunktet er fyldt 25 år, Passive medlemmer. Medlemsantallet skal opgøres to gange inden for samme kalenderår med 6 måneders mellemrum. Gennemsnittet af de to aflæsninger danner grundlag for medlemstallet. Et medlem kan indgå i tilskudsberegningen med flere aktiviteter når medlemmet betaler særskilt kontingent for hver aktivitet. Det samlede aktivitetstilskud, der udbetales til foreningen kan ikke udgøre mere end 85% af det beløb, som de tilskudsberettigede medlemmer (bortset fra handicappede medlemmer) i ansøgningsperioden har indbetalt i kontingent (egenbetaling). Ved kontingent (egenbetaling) forstås den samlede indbetaling fra aktive tilskudsberettigede medlemmer til alle delaktiviteter i foreningsregi, som er medtaget i aktivitetstimeberegningen for medlemmerne. Aktivitetstilskuddet beregnes på grundlag af ansøgninger, der indsendes til folkeoplysningsudvalget senest den 1. marts. Til Idrætssamvirket og FUF ydes der forlods et årligt driftstilskud på 4% af den i budgettet afsatte sum til aktivitetstilskud. Beløbet deles ligeligt mellem de 2 organisationer og udbetales uden ansøgning ved regnskabsårets begyndelse. GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 4
7 LOKALETILSKUD. Tilskud til lokaler og lejrpladser søges og beregnes iht. de bestemmelser, der fremgår af lov om støtte til folkeoplysning, jfr. dog efterfølgende afsnit. Tilskud ydes som udgangspunkt med 75 % af de godkendte driftsudgifter (nettoudgifter). Der ydes dog kun tilskud til nye ansøgninger om lokaletilskud, hvis egnede offentlige lokaler ikke kan anvises. Udgifter i forbindelse med offentlige entrégivende arrangementer medregnes ikke, ligesom der ikke ydes tilskud til udgifter til lokaler (ekskl. svømmehaller), hvor andre samtidig har adgang mod betaling. Omfatter aktiviteter for børn og unge deltagere over 25 år nedsættes lokaletilskuddet forholdsmæssigt, svarende til disse deltageres andel af det samlede antal deltagere. Nedsættelsen foretages dog kun, hvis denne udgør mindst 10% af tilskuddet. Såfremt foreningen ved ansøgning om lokaletilskud ikke har medsendt opgørelse over aktivitetstimernes fordeling blandt børn og unge og medlemmer over 25 år vil lokaletilskuddet blive reduceret i forhold til den aldersmæssige fordeling blandt foreningens samlede antal aktive medlemmer. Denne reduktion vil dog kun blive foretaget, såfremt antallet af aktive medlemmer over 25 år udgør mere end 10% af det samlede antal aktive medlemmer (ledere, trænere og bestyrelsesmedlemmer over 25 år betragtes i denne henseende som ikke medlemmer og medregnes derfor ikke i medlemsoptællingen). Der ydes tilskud til følgende driftsudgifter: 1) Egne lokaler, herunder haller samt lejrpladser (udendørsarealer) a) renter af prioritetsgæld, hvis låneprovenuet anvendes til anlægsudgifter til det pågældende lokale, herunder haller og lejrpladser b) skatter, afgifter og forsikringer vedr. ejendommen c) udgifter til ordinær vedligeholdelse, opvarmning, belysning, rengøring samt eventuelt fornødent tilsyn 2) Lejede lokaler, herunder haller samt lejrpladser (udendørsarealer) a) det aftalte lejebeløb b) udgifter til ordinær vedligeholdelse, der iflg. kontrakt påhviler lejeren, samt udgifter til opvarmning, belysning, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn Der ydes ikke lokaletilskud til 1. Egen hal, som foreningen ikke tidligere har modtaget lokaletilskud til. 2. Nye lejemål i haller eller ændring af lejemål, hvis lejemålet i forhold til udgifterne ved et eksisterende lejemål indebærer merudgifter for kommunalbestyrelsen. 3. Væsentlige udvidelser af aktivitetsgrundlaget i haller, som indebærer merudgifter for kommunalbestyrelsen. 4. Nye lokaler og lejrpladser eller til nye lejemål vedrørende lokaler og lejrpladser, hvis de nye lokaler eller nye lejemål medfører merudgifter på over 50.000 kr. for kommunalbestyrelsen. GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 5
5. Samlede vedligeholdelsesarbejder over 50.000 kr. pr år uden Folkeoplysningsudvalgets godkendelse. 6. Anlægsarbejde uden Folkeoplysningsudvalgets godkendelse. Kommunalbestyrelsen kan med baggrund i en konkret sagsbehandling godkende, at der alligevel ydes lokaletilskud til nye haller m.v.. Foreningen skal årligt kunne dokumentere aktivitetstimetallet i lokalet/lokalerne. Beregningen foretages ved mindst 5 aktive medlemmer i lokalet. Såfremt aktivitetstimetallet er identisk med åbningstidens varighed, reduceres aktivitetstimetallet med 40%, med mindre det kan dokumenteres at der er aktivitet i hele åbningstidens varighed. Lokaletilskud beregnes og udbetales på grundlag af nettoudgifter. Dette indebærer, at indtægter i form af udlejning/fremleje fratrækkes udgifterne inden lokaletilskud beregnes. Folkeoplysningsudvalget ønsker at medvirke til, at lokalerne anvendes optimalt. Derfor skal lokaleindtægter af enhver art kun indgå i grundlaget for beregning af lokaletilskud med 60%. Lokaletilskud beregnes og udbetales på grundlag af opgørelser, der afsluttes pr. 31. december. Lokaletilskud ansøges for perioden 1/1-31/12. Medlemsantallet skal opgøres to gange inden for samme kalenderår med 6 måneders mellemrum. Gennemsnittet af de to aflæsninger danner grundlag for medlemstallet. Et medlem kan indgå i tilskudsberegningen med flere aktiviteter når medlemmet betaler særskilt kontingent for hver aktivitet. Ansøgninger skal være børne- og kulturforvaltningen i hænde senest den 1. marts. 8 GEBYRBETALING FOR BENYTTELSE AF OFFENTLIGT EJEDE LOKALER. stk. 1 Gebyrordningen har til formål: at sikre den bedst mulige udnyttelse af de eksisterende faciliteter til fritidsformål. at udjævne den økonomiske forskel ved anvendelse af private og offentlige fritidsfaciliteter. at sikre tilvejebringelsen af midler, der kan mindske Folkeoplysningsudvalgets budgetmidler på lokaletilskudsområdet samt nedbringe lokaleudgifterne i egne eller lejede lokaler for de klubber og foreninger, der modtager lokaletilskud. stk. 2 Følgende faciliteter er omfattet af gebyrordningen: Offentlige svømme- og idrætshaller. Kommunale iscentre. Skolernes svømmesale. Skolernes sportsaulaer, gymnastiksale, faglokaler og klasseværelser. Kultur- og Borgerhuse. Kommunale lokaler, der er udlånt som klublokaler GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 6
Gebyrtaksterne for ovennævnte faciliteter fremgår af bilag A. Det skal præciseres, at gebyrbetalinger ikke kan medtages ved ansøgning om lokaletilskud iht. 7. stk. 3 Opkrævning: Opkrævning af gebyr foretages 1 gang årligt i juli måned på grundlag af det meddelte og faktiske udlån til kampe, turneringer, træningskampe, ordinær træning, enkeltarrangementer uden overnatning mv. i pågældende skolesæson. Arrangementer med overnatning opkræves særskilt. Lokaleframelding skal ske skriftligt. Folkeoplysningsudvalget kan træffe beslutning om, at gebyrbetalingen kan modregnes i de driftstilskud, der udbetales iht. bestemmelserne i dette regelsæt. stk. 4 Anvendelse og udbetaling af provenu ved gebyrbetaling. Provenuet ved gebyrordningen anvendes således: medfinansiering til opretholdelse af lokaletilskudsprocent på 75 %. udbetaling af tilskud til energibesparende foranstaltninger. udbetaling af anlægstilskud til anvendelse for indfrielse/omlægning af rentebærende lån i faciliteter, der anvendes til børne- og ungdomsarbejde. udbetaling af anlægstilskud ved nybyggeri samt ved om og tilbygning af faciliteter, der anvendes til børne- og ungdomsarbejde. Folkeoplysningsudvalget afgør udfra konkrete vurderinger hvorledes provenuet skal fordeles. 9 SUPPLERENDE TILSKUD. Foreninger, der iht. bestemmelserne i 3 ønsker at modtage supplerende tilskud kan under forudsætning af rettidigt fremsendte ansøgninger opnå efterfølgende tilskud. stk. 1 Uddannelse af ledere og instruktører. Der ydes tilskud på 80% af de med et kursus forbundne udgifter, f.eks. kursusgebyrer, opholdsudgifter samt transportudgifter med billigste offentlige transportmiddel, når kursets indhold tilstræber at uddanne ledere og instruktører. Tilskuddet pr. person pr. kalenderår er maksimeret. Maksimumbeløbet, der pt. udgør kr. 8.000, fastsættes hvert år i forbindelse med vedtagelsen af driftsbudgettet. GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 7
Det er ligeledes en betingelse for opnåelse af leder- og instruktørtilskud, at eventuelle øvrige tilskudsmuligheder er modregnet i den fremsendte ansøgning. Tilskud ansøges umiddelbart efter kursets afvikling. Ansøgningsfristen udløber 1. marts i det efterfølgende kalenderår. Ansøgning, bilagt kursusprogram samt dokumentation for afholdte udgifter, fremsendes af foreningen og tilskud udbetales til denne. stk. 2 Træner- og instruktørtilskud. Der ydes tilskud af dokumenterede udgifter til aflønning af trænere og instruktører. Tilskuddet kan maksimalt udgøre 40% af de tilskudsberettigede medlemmers kontingentbetaling (egenbetaling). Der ydes kun tilskud til følgende udgifter: a) lønudgifter honoreres med tilskud på 40%. b) kørselsudgifter honoreres med tilskud på 40%. c) gaver/gavekort/mundering honoreres med tilskud på 80% på max. udgiftsloft kr. 1.500,00. Ansøgning, bilagt relevant dokumentation, fremsendes af foreningen senest ved ansøgningsfristens udløb. stk. 3 Transporttilskud. Der ydes de foreninger, som ønsker at opnå supplerende tilskud iht. dette regelsæt, delvis refusion af afholdte transportudgifter inden for landets grænser til: Træning, træningslejre, turneringskampe, stævner og lejre. Tilskudsprocenten fastsættes til 40% af de tilskudsberettigede transportudgifter. Tilskuddet udbetales på grundlag af ansøgning, der skal være fremsendt til børne- og kulturforvaltningen, senest den 1. marts, for tilskudsperioden 1/1 31/12. Ansøgninger, der modtages efter denne dato, kommer ikke i betragtning ved beregning og udbetaling af tilskud. Følgende udgifter er ikke tilskudsberettigede: 1) Diæter, fortæringsudgifter m.v. ved transport til kampafvikling m.v.. 2) Særskilte afholdte transportudgifter til trænere/instruktører og ledere. 3) Transportudgifter ved kursusdeltagelse. GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 8
10 ADMINISTRATION. Når en forening ansøger om tilskud iht. dette regelsæt indsendes ansøgning i 1 eksemplar til: Børne- og Kulturforvaltningen Rådhuset 9900 Frederikshavn De forskellige tilskud søges og udbetales 1 gang årligt på grundlag af ansøgninger, der indsendes til den fastsatte tidsfrist. Ansøgninger, der ikke modtages rettidigt, honoreres ikke. Børne- og Kulturforvaltningen udbetaler det endelige udregnede tilskudsbeløb 1. juli hvert år. Foreningerne får i januar måned udbetalt et a/conto beløb, som modregnes i juli måned terminen. A/contobeløbets størrelse fastsættes af Folkeoplysningsudvalget. Hver forening får et beløb på kr. 2.000 pr år til dækning af udgifter ved administration & IT. Nye godkendte foreninger får udbetalt et årsværk som engangsudbetaling fra den dato, foreningen er godkendt som aktiv forening. Børne- og kulturforvaltningen vil annoncere i dagspressen om tidsfrister for indsendelse af disse oplysninger. De medlemsoplysninger der afgives af foreninger til brug for beregning af driftstilskud kan forlanges dokumenteret i form af medlemsopgørelser/aktivitetsoplysninger m.v. Modtagere af tilskud efter bestemmelserne i dette regelsæt skal senest 1. maj uopfordret fremsende 1 stk. revideret regnskab til Folkeoplysningsudvalget. Regnskabet skal være underskrevet af samtlige medlemmer af bestyrelsen med original underskrift. Samtlige tilskudsberettigede udgifter skal være udspecificeret i årsregnskabet. Foreningen skal på opfordring fra Børne- & Kulturforvaltningen kunne dokumentere sine udgifter. Der skal derfor ikke indsendes dokumentation til tilskudsregnskaberne. Ved for sen fremsendelse af årsregnskabet tilbageholdes det afregnede tilskudsbeløb i juli terminen. Regnskabet aflægges for perioden 1/1-31/12. Regnskaber for foreninger, der modtager et årligt ordinært driftstilskud på kr. 300.000 eller derover via bestemmelserne i dette regelsæt, skal revideres af registreret eller statsautoriseret revisor. GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 9
Revision af regnskab for større tilskud (kr. 300.000,- og derover) skal ske efter reglerne i 20 i folkeoplysningsbekendtgørelsen. Revision af regnskab for mindre tilskud (under kr. 300.000,-) skal ske efter reglerne i 20 i folkeoplysningsbekendtgørelsen. Frederikshavn-ordningen er et supplerende administrations- og beslutningsgrundlag til gældende love og bekendtgørelser. 11 IKRAFTTRÆDEN OG OPHÆVELSE: stk. 1. Frederikshavner Ordningen træder i kraft 1. januar 2008. stk. 2. Frederikshavner Ordningen kan af byrådet ophæves eller ændres med 3 måneders varsel til en 1. januar. Således vedtaget af Frederikshavn Byråd den 19.december 2007 571783 08 06-2932 GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 10
BILAG A GEBYRBETALING, jfr. 8. Følgende offentligt ejede lokaler er omfattet af gebyrordningen med efterfølgende takster: Kommunale svømme, idræts- og skøjtehaller kr. 50,- pr. time Svømmesale, sportsaulaer - 20,- - - Kultur- og borgerhuse, pr. særskilt rum - 20,- - - Gymnastiksale og faglokaler - 10,- - - Klasseværelse, herunder almindelige lokaler i kulturhuse mv. - 5,- - - Lokaler, der er udlånt til klublokaler gebyrbetalingen fastsættes individuelt. Arrangementer med overnatning opkræves særskilt med kr. 5,00 pr. deltager/døgn, umiddelbart efter arrangementets afvikling, jf. i øvrigt regler for leje af lokaler til overnatning. Tilskudsansøgninger: Tekst: Ansøgningsperiode: Seneste ansøgningsdato: Afregningstidspunkt: Lokaletilskud 1/1-31/12 1. marts 1. Juli Transporttilskud 1/1-31/12 1. marts 1. Juli Aktivitetstilskud 1/1-31/12 1. marts 1. Juli Træner- og instruktørtilskud 1/1-31/12 1. marts 1. Juli Tilskud til uddannelse af ledere og instruktører 1/1-31/12 1. marts løbende Anlægspuljen: Ansøgningsfrist: 1. september. Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af formål, udførelse, budget herunder egenbetaling og værdi af eget arbejde, er der søgt andre steder & årsregnskab. Der findes ingen fortrykte skemaer. GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 11
Initiativpuljen: Foreninger kan søge Initiativpuljen om tilskud til nye initiativer. Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af formål, udførelse, udspecificeret budget og er der søgt andre steder. Initiativpuljen kan søges hele året. Der findes ingen fortrykte skemaer GÆLDENDE FRA 1. JANUAR 2008 12