Hvem gør hvad, hvornår? Procedurer for Piareersarfik-elever på højskoleophold i Danmark Departementet for Erhverv og Arbejdsmarked August 2010 Version 1.0.
Indhold Ordforklaring...2 Formål...3 Tidslinje over hele forløbet...4 Opgaveportefølje for de enkelte institutioner...6 Piareersarfik...6 Økonomi...7 Højskolerne...8 Økonomi...8 De Grønlandske Huse...9 Økonomi...9 Det Grønlandske Center for Danske Højskoler...10 Økonomi...10 Ordforklaring Piareersarfik (ental): Den konkrete lokale Piareersarfik i elevens hjemby. Bruges også som begreb for institutionstypen. Piareersarfiit (flertal): Flere Piareersarfiit. ISN: Departementet for Erhverv og Arbejdsmarked i Grønlands Selvstyre. DGH: De Grønlandske Huse i Danmark GCDH: Det Grønlandske Center for Danske Højskoler. Version 1.0 af 6. august 2010 2
Formål Det overordnede formål med denne skrivelse er, at sikre Piareersarfik-elever på højskoleophold i Danmark bedst muligt. Det ønskes derfor, at opnå den bedst mulige kommunikation mellem samarbejdsparterne således at ingen er i tvivl om 'hvem der gør hvad, hvornår'. Nedenfor er listet samtlige procedurer i forbindelse med Piareersarfik-elever på højskoleophold i Danmark. Først listes procedurerne kronologisk i forhold til eleven og efterfølgende for hver enkelt institution i samarbejdet. Dermed vil der være to veje til at orientere sig i forhold til hvad den enkelte institution skal foretage sig i forløbet. Det anbefales at man grundigt læser samtlige procedurer, da det vil give overblik over hele forløbet for eleverne samt en god indsigt i, hvad hver enkelt institution skal foretage sig undervejs. Hvis der findes uhensigtsmæssigheder i procedurerne, eller forhold der kunne gøres smidigere, kan der rettes henvendelse herom til hojskole@nanoq.gl. Version 1.0 af 6. august 2010 3
Tidslinje over hele forløbet Nedenfor følger en gennemgang af hele forløbet for en Piareersarfik-elev på et højskoleophold i Danmark, relativt til de opgaver de enkelte instanser har i samarbejdet. Visitation til højskole foretages i Piareersarfik. I visitationen er det afgørende at få afklaret hvilken højskole, der er den rigtige for personen. Der skal udarbejdes en handleplan for personen, således at det er tydeligt hvad formålet med højskoleopholdet er. Det er ligeledes afgørende, at Piareersarfik før afrejsen til højskoleopholdet sammen med personen sikrer, at der er tilstrækkelige midler til rådighed for personen under højskoleopholdet til studierejser, materialer etc. Dette kræver, at man har et grundigt kendskab til den pågældende højskole og hvilke krav, der skal være opfyldt for at deltage i et højskoleophold på højskolen. Ansvaret for at tilvejebringe midlerne er elevens men Piareersarfik skal i videst mulige omfang finansiere eller medfinansiere udgifterne. Bemærk at højskolerne har forskellige profiler og at studierejser, materialer m.m. deraf har forskellig pris. Informationer om de enkelte højskoler kan dels fås på deres hjemmesider og dels ved henvendelse til det Grønlandske Center for Danske Højskoler (GCDH) på hojskole@nanoq.gl. Piareersarfik står for al tilmelding til og kommunikation med den valgte højskole i forbindelse med optagelse på højskolen, samt betaling af tilmeldingsgebyr o.a. Piareersarfik står for bestilling af rejse til og fra højskolen. Dette gælder både billetter til og fra Danmark, samt billetter til og fra lufthavn til og fra den givne højskole. Piareersarfik afholder udgiften til disse billetter. Desuden afholder Piareersarfik udgifter til ophold og forplejning undervejs på rejsen. Det er afgørende at Piareersarfik sikrer sig at personen kommer frem til højskolen og at vedkommende undervejs på rejsen kan komme i kontakt med både højskole og Piareersarfik, hvis der skulle være behov for det. Så snart en person er optaget på en højskole skal Piareersarfik give besked til GCDH. Til GCDH oplyses: Elevens fulde navn, hjemby, cprnummer. (inkl. 4 sidste cifre), højskolens navn, højskoleinterval med angivelse af start- og slutdato, samt en samtælling af det samlede antal uger eleven skal være på højskolen. Desuden kan vejlederen i Piareersarfik vælge at give oplysninger om eleven som kan have relevans i en mulig vejlednings- og rådgivningssituation når eleven er på højskoleophold i Danmark (eksempelvis om personen har fysiske og/eller psykiske handikap, er medicinbruger, er forælder etc.). Hvilke oplysninger der har relevans er udelukkende en vurdering for vejlederen i Piareersarfik. Oplysningerne skal gives i et standardiseret regneark til GCDH ved brug af hojskole@nanoq.gl så tidligt som muligt og senest 14 dage før elevens afrejse fra Grønland. GCDH giver hurtigst muligt oplysningerne videre til det relevante Grønlandske Hus (DGH) i Danmark. Til DGH oplyses: Elevens fulde navn, hjemby, fødselsdato (dvs. uden de sidste 4 cifre i cpr.nr.), højskolens navn, højskoleinterval med angivelse af start- og slutdato, samt en samtælling af det samlede antal uger eleven skal være på højskolen. Hertil kommer eventuelt de særlige oplysninger som kan have relevans i en vejlednings- og rådgivningssituation for DGH. Når eleven er ankommet til højskolen og er i gang med sit højskoleforløb, foregår den daglige kommunikation om eleven mellem højskolen, hjem-piareersarfik og DGH. Dette Version 1.0 af 6. august 2010 4
gælder også i tilfælde af udfordringer med eleven. DGH kan i særlige tilfælde yde tolkning efter behov. DGH afholder et informationsmøde om DGH og DGHs tilbud til eleverne mens de er i Danmark. DGH afholder eventuelt løbende andre arrangementer for eleverne eller som eleverne kan deltage i. Højskolen administrerer udbetalingen af ugentlige lommepenge på 300 kr. til eleven. Lommepengene er dels financieret af uddannelsesstøtten fra Grønland og dels af Departementet for Erhverv og Arbejdsmarked (ISN). Hvis en elev afbryder sit højskoleophold, har højskolen oplysningspligt til hjem- Piareersarfik, DGH og GCDH. Oplysningerne fra højskolen til GCDH skal indeholde: Fulde navn og cpr.nr. samt en beskrivelse af årsagen til afbruddet. Højskolen har i samarbejde med hjem-piareersarfik pligt til at sikre sig, at eleven kan opholde sig på højskolen eller andet sted indtil hjemrejsen. Højskolen og Piareersarfik skal desuden sikre sig at vedkommende kommer vel til Grønland, herunder at sikre at vedkommende kommer til lufthavnen på afrejsedagen. Piareersarfik står for al bestilling af billetter og afholder udgiften hertil samt til ophold og forplejning undervejs på rejsen. Hvis en elev ønsker at rejse til Grønland i forbindelse med jul, aftales dette mellem eleven, højskolen og hjem-piareersarfik. Al bestilling af billetter til og fra Grønland foretages af hjem-piareersarfik. Eleven har selv ansvar for at afholde udgiften til rejsen, men hjemkommunen skal i videst mulige omfang være finansierende eller medfinansierende af udgiften. Ønsker en elev ikke at rejse til Grønland i julen, skal eleven sammen med højskole og hjem-piareersarfik sikre sig, at der findes en anden løsning for elevens ophold i julen. Nogle højskoler tilbyder eleverne at de kan opholde sig på højskolen i julen, andre gør ikke. At samle elever fra de forskellige højskoler på én højskole i julen, kan være en mulighed, en anden kan være, at eleven besøger familie eller venner i Danmark i julen. En løsning for hver enkelt elev skal så vidt muligt være på plads før vedkommende starter på højskoleopholdet. Hvis en elev ønsker at gå til AEU-prøve mens vedkommende er på højskoleophold (kun en mulighed i forårssemesteret), skal det aftales mellem vejlederen i hjem-piareersarfik og vejlederen/underviseren på højskolen. Eleven skal kun indstilles til at aflægge prøve, hvis det er realistisk at vedkommende kan bestå prøven. Hjem-Piareersarfik står for al tilmelding til prøverne i Grønland til aeu@nanoq.gl (jf. gældende procedurer for AEU-prøveaflægning i Grønland). Ved højskoleopholdets afslutning står hjem-piareersarfik for al bestilling og betaling af hjemrejse samt ophold og forplejning undervejs på rejsen. Piareersarfik forpligter sig til efter behov, at opdatere elevens handleplan løbende under højskoleopholdet samt sammen med eleven når vedkommende er tilbage i Grønland. Det er afgørende gennem hele forløbet og ved forløbets afslutning, at sikre at målet med handleplanen nås. Dette kan eksempelvis være i form af ansøgning til uddannelse, anden opkvalificering, arbejde etc. Version 1.0 af 6. august 2010 5
Opgaveportefølje for de enkelte institutioner Piareersarfik Piareersarfik har følgende opgaver i forbindelse med Piareersarfik-elever på højskoleophold i Danmark: At visitere grundigt til højskoleophold i Danmark. Herunder at sikre sig, at personen bliver placeret på den rigtige højskole i forhold til personens behov og evner. At sikre at der er tilstrækkelige økonomiske midler til rådighed for studierejser o.a. i løbet af højskoleforløbet. Det er elevens eget ansvar, at afholde udgiften, men Piareersarfik skal i videst mulige omfang være finansierende eller medfinansierende og i mindste fald sikre sig, at midlerne er til rådighed inden personen tager afsted på højskoleopholdet. At udarbejde en handleplan sammen med personen, hvori det tydeligt fremgår hvad formålet er med højskoleforløbet samt hvad det videre forløb efter højskoleforløbet er. Handleplanen opdateres løbende under højskoleopholdet efter behov. At stå for personens tilmelding og optagelse på højskolen, herunder at betale indmeldelsesgebyr. Bestilling af rejse til og fra højskolen. Piareersarfik afholder alle udgifter hertil inklusiv ophold og forplejning undervejs på rejsen. At sikre at personen kan komme i kontakt med både Piareersarfik og højskole undervejs på rejsen, hvis der er behov for det. At sikre at personen når vel frem til højskolen. At give stamdataoplysninger til det Grønlandske Center for Danske Højskoler (GCDH). Følgende oplysninger gives: Elevens fulde navn, hjemby, cpr.nr. (inkl. 4 sidste cifre), højskolens navn, højskoleinterval med angivelse af start- og slutdato, samt en samtælling af det samlede antal uger eleven skal være på højskolen. Desuden kan vejlederen i Piareersarfik vælge at give oplysninger om eleven som kan have relevans i en mulig vejlednings- og rådgivningssituation når eleven er på højskoleophold i Danmark (eksempelvis om personen har fysiske og/eller psykiske handikap, er medicinbruger, er forælder etc.). Hvilke oplysninger der har relevans er udelukkende en vurdering for vejlederen i Piareersarfik. Oplysningerne skal gives i et standardiseret regneark til GCDH ved brug af hojskole@nanoq.gl så tidligt som muligt og senest 14 dage før elevens afrejse fra Grønland. At foretage den daglige kommunikation om eleven med højskolen og eventuelt DGH, samt at være i kontakt med eleven efter behov. I tilfælde af at en elev afbryder sit højskoleophold, har Piareersarfik pligt til sammen med højskolen at arrangere hjemrejse til Grønland for eleven. Piareersarfik afholder alle udgifter til rejsen samt ophold og forplejning undervejs. Piareersarfik skal sammen med højskolen sikre at eleven har et sted at opholde sig indtil hjemrejsen kan foretages. At foretage bestilling af julerejse for eleven. Det er elevens ansvar at afholde denne udgift men Piareersarfik skali videst mulige omfang være med til at finansiere udgiften til rejsen. Dette skal i udgangspunktet afklares allerede før eleven tager på højskoleophold i Danmark. At sikre at elever som ikke rejser til Grønland på julerejse, har et sted at opholde sig i Danmark i julen. Dette gøres i samarbejde med højskolen, og kan eventuelt foregå som en samling af elever på én højskole i julen. I samarbejde med højskolen at vurdere om elever som ønsker at gå til AEU-afprøvning Version 1.0 af 6. august 2010 6
(forårssemester) har en realistisk mulighed for at bestå prøven og efterfølgende indstille eleven til prøven. Dette gøres af Piareersarfik på aeu@nanoq.gl. At stå for bestilling af billet til hjemrejse (hvis dette ikke allerede er gjort ved start af højskoleopholdet). Piareersarfik afholder alle udgifter til hjemrejsen, herunder ophold og forplejning undervejs. Sammen med eleven at evaluere højskoleopholdet, samt at opdatere elevens handleplan med sigte på det videre uddannelses- eller arbejdsforløb. Løbende at sikre at GCDH har opdaterede kontaktoplysninger om de relevante vejledere i Piareersarfik. (Hvis en ny vejleder skal løse opgaven med Piareersarfik-elever på højskoleophold i Danmark, skal vedkommendes kontaktoplysninger straks gives til GCDH). Informationene gives til hojskole@nanoq.gl. Det anbefales at, alle aftaler som Piareersarfik indgår formuleres skriftligt. Eksempelvis som aftalebreve med eleven eller som økonomiske opstillinger fra højskolen. Økonomi Piareersarfik står for udbetalingen af elevens uddannelsesstøtte på 4200 kr. per måned til højskolen. Uddannelsesstøtten dækker dels højskoleafgiften på 850 kr. per uge, samt delvist elevens lommepenge på 300 kr. per uge. Piareersarfik udbetaler uddannelsesstøtten til højskolerne forud for en måned af gangen. Piareersarfik afholder alle udgifter til start og slutrejse, samt ophold og forplejning undervejs på rejserne. Piareersarfik har ansvaret for at sikre og eventuelt tilvejebringe midler til betaling for alle øvrige udgifter i forbindelse med elevens højskoleophold, eksempelvis til betaling af ekstra materialer og studierejser. Dette skal gøres inden eleven tager afsted på højskoleopholdet. Hvis muligt afholder Piareersarfik udgiften til en julerejse til eleven. Udgiften er elevens ansvar men Piareersarfik skal i videst mulige omfang være medfinansierende af udgiften.. Dette skal i udgangspunktet være afklaret før eleven tager afsted på højskoleopholdet. Version 1.0 af 6. august 2010 7
Højskolerne Højskolerne har følgende opgaver i forhold til Piareersarfik-elever på højskoleophold i Danmark: At sørge for, at der til enhver tid ligger en opdateret højskolebeskrivelse rettet mod de grønlandske elever i det Grønlandske Center for Danske Højskoler (GCDH). Beskrivelsen skal som minimum indeholde minimumskrav til eleven samt en oversigt over alle udgifter i forbindelse med højskoleopholdet. At stå for optagelse af eleven i samarbejde med Piareersarfik. Når eleven har påbegyndt højskoleopholdet, at stå for den daglige kommunikation om eleven med Piareersarfik og DGH. At samtale med eleven i forhold til elevens ønsker og formål med højskoleopholdet. At stå for den ugentlige udbetaling af lommepenge på 300 kr. til eleven. Beløbet er ikke fuldt dækket af elevens uddannelsesstøtte og højskolen har derfor hver måned et lille underskud i forhold til hver enkelt elev. Højskolen fremsender hvert kvartals ultimo en faktura til ISN, anva@nanoq.gl, indholdende en opgørelse over for lidt betaling i kvartalet samt et samlet beløb. I tilfælde af at en elev afbryder sit højskoleophold, har højskolen pligt til sammen med Piareersarfik at sikre hjemrejse til Grønland for eleven. Piareersarfik bestiller rejsen og afholder alle udgifter til rejsen samt ophold og forplejning undervejs. Højskolen skal sammen med Piareersarfik sikre at eleven har et sted at opholde sig indtil hjemrejsen kan foretages. At sikre at elever som ikke rejser til Grønland på julerejse, har et sted at opholde sig i Danmark i julen. Dette gøres i samarbejde med Piareersarfik, og kan eventuelt foregå som en samling af elever på én højskole i julen. I samarbejde med Piareersarfik at vurdere om elever som ønsker at gå til AEU-afprøvning (forårssemester) har en realistisk mulighed for at bestå prøven. Indstillingen til prøven foretages af Piareersarfik. At udstede et afgangsbevis til eleven når højskoleopholdet er gennemført. Løbende at sikre at GCDH har opdaterede kontaktoplysninger om relevante kontaktpersoner på højskolen. Informationerne gives til hojskole@nanoq.gl. Økonomi Højskolen modtager 4200 kr. om måneden fra Piareersarfik forud. Beløbet er elevens grønlandske uddannelsesstøtte som skal dække højskoleafgift på 850 kr. per uge, samt lommepenge på 300 kr. per uge til eleven. Det giver samlet et månedligt underskud på ca. 600 kr. per elev. Dette underskud får højskolerne dækket ved fremsendelse af faktura hvert kvartals ultimo til ISN, indeholdende en opgørelse over for lidt betaling i kvartalet samt et samlet beløb. Højskolerne modtager uddannelsesstøtten for en måned af gangen. Piareersarfik har ansvaret for at sikre og eventuelt tilvejebringe midler til betaling for alle øvrige udgifter i forbindelse med elevens højskoleophold, eksempelvis til betaling af ekstra materialer og studierejser. Dette skal gøres inden eleven tager afsted på højskoleopholdet. Version 1.0 af 6. august 2010 8
De Grønlandske Huse De Grønlandske Huse er et vigtigt element i ønsket om at sikre eleverne bedst muligt under deres højskoleophold. Således er husenes vigtigste opgave vejledning og rådgivning og overordnet at fungere som en slags sikkerhedsnet for eleverne. DGH har følgende opgaver: Informationsmøder for højskolerne om DGH og tilbud til eleverne Velkomstmøde og/eller andre arrangementer i DGH Uddannelsesvejledning som gennemføres i samarbejde med elevens vejleder i Piareersarfik, og med inddragelse af elevens handleplan. Tolkning, i enkeltstående og særligt påkrævede situationer. Rådgivning og støtte i forbindelse med personlige eller sociale problemer Sparringpartner efter behov for højskolerne omkring de enkelte elever. Løbende at sikre at GCDH har opdaterede kontaktoplysninger om relevante kontaktpersoner i DGH. informationerne gives til hojskole@nanoq.gl. Økonomi Husene honoreres af ISN per højskoleelev per semester. Version 1.0 af 6. august 2010 9
Det Grønlandske Center for Danske Højskoler Det Grønlandske Center for Danske Højskoler (GCDH) fungerer som videnbank, hvortil alle andre instanser i samarbejdet kan rette henvendelse for informationer om det ene eller det andet forhold i samarbejdet. Al henvendelse skal rettes til hojskole@nanoq.gl. GCDH løser følgende opgaver i forbindelse med Piareersarfik-elever på højskoleophold i Danmark. At modtage elevstamdata fra Piareersarfiit og føre disse i database. At videregive elevstamdata (eksklusiv cpr.nr.) til DGH. At modtage oplysninger fra højskolerne, hvis elever afbryder deres højskoleophold, og opdatere database. At holde ISN opdateret hvert kvartals ultimo med antallet af elever (elevuger/mdr.) på højskoler. At fungere som videnbank, hvori alle relevante erfaringer om samarbejdet forefindes. Videnbanken kan indeholde: Beskrivelser af de forskellige instanser i samarbejdet, herunder de enkelte højskolers profiler. Visitationsværktøjer o.a. til vejlederne i Piareersarfiit. Nyhedsbreve og anden relevant litteratur. Rapporter over samarbejdet etc. At holde alle kontaktinformationer om Piareersarfiit, højskoler, DGH og ISN opdaterede. At vedligeholde en aktivitetskalender hvori alle relevante mærkedatoer i samarbejdet forefindes. At foretage en årlig rejse til højskolerne og DGH med henblik på at sikre det bedst mulige samarbejde fremadrettet. Udarbejde en rapport til ISN på baggrund af rejsen. Økonomi ISN afholder alle udgifter til GCDH. Version 1.0 af 6. august 2010 10