ASSERBO BY VANDVÆRK Amba SE NR. 33 21 66 53 Referat fra ORDINÆR GENERALFORSAMLING Søndag den 23. juni 2013, kl.10.00 I MELBY SOGNEGAARD Melbyvej 101, Melby Der var i alt 34 fremmødte, heraf 25 stemmeberettigede. Dagsorden iflg. Vedtægterne. 1. Valg af dirigent 2. Beretning om det forløbne år. 3. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Budget og takstblad for det kommende år fremlægges. 6. Valg af medlemmer og suppleant til bestyrelsen. 7. Valg af revisor og suppleant. 8. Eventuelt. Vandværkets formand Susanne Lindow bød velkommen til de fremmødte andelshavere, samt til Statsaut. Revisor Rud Christiansen, advokat Jens Andersen, vandværksbestyrer Allan Eriksen og vandværkets forretningsfører Kim Snekkerup. AD.1. Valg af dirigent, bestyrelsen foreslår advokat Jens Andersen, som blev valgt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet, og at dagsordenen var ifølge vedtægterne. Ad.2. Den skriftlige beretning var udsendt med indkaldelsen. Formanden Susanne Lindow gennemgik nedenstående punkter. Andelshavere Der er ikke tilsluttet nye andelshavere, men der er nedlagt 2 tilslutninger, dvs. 2 andele hvor der kun blev betalt fast afgift. Hvis der på et tidspunkt skal bygges på de to grunde, skal der betales ny tilslutningsafgift. Med udgangen af 2012 er der 1.484 andelshavere med vandforbrug og 7 hvor der kun er ført en stikledninger ind på grunden. Disse 7 betaler kun den faste afgift. En stor del af punkterne på bestyrelsesmøderne bruges til at drøfte udgiftkrævende arbejder. Men hvad er det så, bestyrelsen har brugt penge på i 2012? Forretningsføreren vil som det næste punkt på dagsordenen gennemgå regnskabet. Jeg vil her fremhæve nogle af de større projekter, som bestyrelsen igangsatte i 2012. Sanering af selve vandværket og boringerne kostede en del, dels fordi der udefra kom nye krav, og dels fordi bestyrelsen og vandværksbestyreren gennem nogle år har drøftet sikkerheden på værket. Det har betydet at vandværkets filterbassiner er blevet overdækkede for at mindske risikoen for forurening af drikkevandet. Tilbage var at få installeret affugtning af de lukkede tanke, så vi ikke får skimmelsvamp eller lignende på væggene. Det er installeret her i 2013.
På anbefaling fra vandværksbestyreren er der desuden etableret trykluftalarm, således at der ved driftsstop pga. fejl på trykluftanlægget sendes en alarm til vandværksbestyreren, ligesom ved andre fejl eller driftsstop. Udefra, nemlig forsikringsselskabet og FVD (Foreningen af Vandværket i Danmark), kom der meddelelse om, at for at formindske risikoen for brand, så skal alle el-skabe termograferes, og fremover skal de efterses og rengøres hvert andet år. Selvfølgelig har bestyrelsen sørget for at få termograferet el-skabene. Samtidig har vi opfyldt et andet krav fra forsikringsselskabet og FVD, nemlig transientbeskyttelse mod kortslutninger ved lynnedslag. Et lynnedslag kan betyde store skader især på det efterhånden rigtig meget elektroniske udstyr der styrer vandværket i dagligdagen og selvfølgelig risiko for brand, hvilket er dyrt for os og ikke mindst forsikringsselskabet, derfor dette krav. Vi ved af erfaring at et lynnedslag er dyrt, da en af vores boringer har været ramt af lynet. Forsikringen dækkede udgiften, men boringen var ude af drift i en længere periode, og der var et stort arbejde med at få boringen i gang igen. Fornyelse af ledningsnettet. Som det er besluttet på generalforsamlingen i 2009 igangsætter bestyrelsen løbende fornyelse af ledningsnettet, men som nævnt under saneringen har der i 2012 været andre påbudte opgaver, som vi har været nødt til at prioritere højere end udskiftning af ledningsnettet. Vinteren 2011/2012 sluttede desuden sent og den efterfølgende vinter 2012/2013 begyndte tidligt og sluttede sent og vådt. Det betød, at der var en længere periode, hvor man ikke kunne komme i jorden. I 2012 blev der fornyet ca. 1,2 km. hvilket er mindre end planlagt. Der er arbejdet i området Brødemosevej med sideveje. Som det fremgår af den skriftlige beretning, har der i enkelte tilfælde været uklarhed om, hvem der dækker udgiften til stik-/ jordledninger, specielt hvis en målerbrønd er placeret længere end 1 m inde på grunden. I forbindelse med vandværkets arbejde flyttes målerbrønden til skel eller maximalt 1 m ind på grunden. Vandværkets ansvar i forhold til ejerens ansvar er reguleret i henhold til Vedtægternes 8, 2. Afsnit: Om vandværkets ejendomsret til hele forsyningsanlægget, med undtagelse af stikledninger efter stophane/målerbrønd umiddelbart efter skel, samt Regulativets punkt 5.1: Om vandværkets ejerskab af vandmåleren inkl. måler og ventiler i målerbrønden og andelshaverens pligt til at kontrollere, at der ikke er vandspild på ejendommen og Om hvem der må udføre arbejde på Vandværkets ledningsnet inkl. måleren, samt punkt 8.1.1: Om andelshaverens ejerskab og pligter i forhold til den del af forsyningsnettet, som denne ejer. Bestyrelsen vil også i år gøre opmærksom på, at man ikke i forbindelse med renovering af ledningsnettet får renoveret veje, som i forvejen trænger til reparationer eller renovering. Udgangspunktet er, at en vej forlades i den stand, som den var i før fornyelse af vandforsyningsledningen. Mange steder ligger ledningen i rabatten i vejens ene side. Det betyder, at selve vejen ikke skal graves op, men til gengæld skal der graves i rabatter, som ofte er meget tilgroede. Det er grundejerens ansvar at sørge for, at rabatten er ryddet. Det sinker og fordyrer vandværkets arbejde, når vi først skal fjerne beplantning. For at sikre en bedre kommunikation omkring dette arbejde, har bestyrelsen på det sidste møde her i foråret 2013 besluttet at sende en advisering mindst 3 uger før arbejdets start. Sommerhusejere vil også modtage denne advisering på deres helårsadresse. Man kan følge med i renoveringen og andre sager, hvis man læser referaterne fra bestyrelsesmøderne på nettet (se hjemmesidens adresse forneden på generalforsamlingsindkaldelsen). Side 2 af 7
Vandværket betaler fortsat afgift pga. for stort vandspild, men vandspildet er blevet mindre, som man kan læse i den skriftlige beretning. Et er vandspild fra ledningsnettet, det tager vandværket sig af, et andet er vandspild hos den enkelte andelshaver. Her har vi igen i denne vinter konstateret og fundet mindst et større brud. Sidst på året kunne Vandværksbestyreren på den daglige rapport over nattens vandforbrug se, at det var steget dramatisk. Bestyrelsen overvejede at få foretaget en lækagesøgning af et eksternt firma, men før vi bestilte den, kørte vandværksbestyreren rundt i forsyningsområdet, dels for at se, om der nogle steder var synlige tegn på brud, men også for at foretage en måleraflæsning. Måleraflæsningen afslørede, at der måtte være et stort vandspild i et sommerhus. Der blev straks lukket for vandforsyningen til huset, og ejeren blev kontaktet, men forinden var der løbet rigtig meget vand ud, så selvom vi på vandværket overvåger vandforbruget og derved kan opdage et muligt ledningsbrud, så kan der ske store skader, hvis bruddet er i en ejendom. Bestyrelsen vil derfor igen på det kraftigste opfordre til, at man holder øje med sit vandforbrug, lukker for vandet på stophanen, hvis man er væk en længere periode, og tømmer vandbeholder mm. i sommerhuset, når det lukkes for vinteren. En udgiftspost som er stærkt stigende er EDB. Det er nødvendigt med stadig flere elektroniske installationer til at overvåge vandværkets daglige drift (boringer, vandværk og alarmer hermed) men også radiostyrede målere og EDB-systemer, der kan håndtere måleraflæsninger samt endelig de administrative programmer fra medlemsregister og forbrugerafregning til digitale ledningskort og hjemmeside. Alle sammen skal udover indkøb supporteres og udvikles i takt med udvikling og krav. Det er dyrt, IT-leverandørerne sørger ikke for dette uden at tage sig godt betalt og vandværkets bestyrelse er enige om, at vi er nødt til at følge med i denne udvikling. Det letter det daglige arbejde og giver langt bedre overblik og dermed et bedre beslutningsgrundlag i forbindelse med vores drøftelser. En anden af de faste udgifter er udgiften til vandanalyser. Vandkvaliteten er stadig helt i orden, og bestyrelsen har fastholdt, at der skal tages flere vandprøver, end de lovpligtige. Som forbruger kan man opleve, at vandet undertiden kan have en svag farve. Det skyldes, at der er ret meget jern i det oppumpede vand. Jernet udfældes i filtre på vandværket, men når der udføres renoveringsarbejder på f.eks. disse filtre, kan det ske, at processen med udskilning af jern kommer i udu. Vandværksbestyreren regulerer hurtigst muligt på processen, men som sagt, kan det måske ses på vandets farve. Det er heldigvis ganske ufarligt. Jeg vil gerne beklage, at det analyseresultat, som er udsendt i generalforsamlingsindkaldelsen er af ældre dato. Det skyldes, at vores analysefirma Milana er indgået/opkøbt af et større firma, hvilket forsinkede prøvetagningerne og analyserne. De nyeste analyseresultater kan altid ses på vandværkets hjemmeside. Heldigvis har vandværket også Indtægter: For når der bruges penge, så skal der også gerne penge i kassen, og det får vandværket som bekendt fra andelshavere, dels som fast afgift og dels afgift for forbrug af vand beregnet ud fra det faktiske forbrug. For første gang i vandværkets historie var det ikke forbrugerne selv, som foretog den seneste aflæsning, men vandværket. Efter et par forsøg og nogle rettelser i edb-systemet fungerede det. Det har været en stor hjælp både for forretningsføreren, som nu ikke mere skal udsende rykkere for at få aflæsningerne indberettet, og for vandværksbestyreren, som i sidste ende skulle forsøge at få aflæst hos de andelshavere, som trods rykkere ikke reagerede, og dem blev der flere af. Side 3 af 7
Nu fik vi målertallene, og så klarede systemet resten - næsten da, for selvfølgelig er der også manuelt arbejde med det, specielt de første år, bl.a. fordi alle igen skal tilmelde betalingen til Betalingsservice. Bestyrelsen vil på det kraftigste opfordre til, at andelshavere tilmelder sig automatisk betaling, dels fordi det er nemt for en selv, og dels fordi det begrænser antallet af rykkere, som forretningsføreren skal sende ud. Da bestyrelsen gennemgik den første restanceliste udtrukket efter den fastsatte betalingsfrist, var der en del, som ikke have betalt. Flere havde overset, at beløbet ikke mere automatisk blev trukket på deres konto, andre mente, de havde betalt, da de også fik opkrævning fra det kommunale forsyningsselskab. Det sidste handlede om renovation mm. men jo ikke om drikkevand. Forretningsføreren fik efterhånden langt de fleste med restance til at betale, men der var enkelte andelshavere, som fik lukket for vandet, bl.a. nogle dødsboer. Bestyrelsen var forberedt på, at der både i 2012 og i 2013 vil være flere restancer end forventeligt, men bestyrelsen har selvfølgelig den holdning, at alle andelshavere skal betale de skyldige beløb inkl. eventuelle gebyrer. Vandværket ejes af andelshavere, og det er ikke vandværkets opgave at være socialkontor e. lign. Er man i restance, kan man selvfølgelig få en afdragsordning, men den skal overholdes. Alt i alt ser vandværkets økonomi tilfredsstillende ud, som det også vil fremgå af punkt 3 i dagsordenen, ja faktisk har bestyrelsen kunnet afsætte midler til de kommende krav til vandværksdrift. Det handler om, at der er varslet nye og strengere regler om dokumenteret drikkevandssikkerhed. Det handler ikke om flere vandanalyser, men om udarbejdelse af en håndbog, og en logbog. Et stort arbejde, som bestyrelsen tidligere har haft ønske om selv at igangsætte, men har udskudt pga. opgavens omfang. Nu bliver det et krav, og ikke nok med det, der bliver faste rutiner og beskrivelser. Bestyrelsen har derfor besluttet, at købe sig til hjælp. Desuden er der krav om, at vandværksbestyreren skal have kurser og certifikat. En anden opgave som forestår, er udarbejdelse af en revision af vores beredskabsplan. Igen en større opgave, som gerne skal ske i samarbejde med andre vandværket og Halsnæs kommune, men også en opgave, som kræver ressourcer. En sidste ting, men derfor ikke en mindre sag jeg vil fremhæve fra 2012 er, at kontrakterne med både vandværksbestyreren og forretningsføreren blev fornyet. Begge kontrakter uden ændringer. Bestyrelsen er opmærksom på, at der i disse år stilles øgede krav til vandværksdrift, som jeg har nævnt. Det kan få betydning for vandværkets administration, og kan måske på sigt kræve ændring af de kontraktmæssige aftaler. Samarbejde: Asserbo By Vandværk deltager forsat i møderne inden for rammerne af Kontaktudvalget for vandværker i Halsnæs. Her mødes kommunes private vandværker, kommunens vandværker og de ansvarlige i kommunen. Samarbejdet i bestyrelsen og med vandværksbestyreren er også fortsat rigtig godt heldigvis, for der kommer som nævnt flere og flere krav og udfordringer. Forretningsføreren har også i 2012 haft mere arbejde pga. overgangen til egen administration som jeg tidligere nævnte, men her i 2013 ser det ud til at blive lettere. Vandværksbestyreren har haft rigtig travlt i 2012, og det ser ikke ud til at ændre sig i de kommende år, hvor han meget gerne skal forny flere km. forsyningsledninger, og på kurser. Med disse ord afslutter jeg den mundtlige beretning og giver ordet til dirigenten. Side 4 af 7
Kommentarer til beretningen. Arne Jensen: fremførte at han selv havde installeret målerbrønden 3 m inde hos sig, havde problemer med afregningen på m 3 pris mente der var byttet om med noget andet. Per Kamstrup: I vandsektorloven står der helt klart om fordelingen af ansvaret for ledninger og målere og målerbrønde. Poul Vestergaard: Der planlagt med 20 mill. kr. over 20 år til at mindske vandspildet, men der er endnu ikke sket så meget, der må findes bedre integreret måde at finde årsagerne, lokalisere områder? Susanne Lindow: Vi har haft firma til lækagesøgning (kostbart) men har ikke givet et bedre resultat. Distriktsbrønde har været drøftet i bestyrelsen. Anemonevænget er lige renoveret, siden har vi haft en måler siddende på den gamle ledning og hermed har vi konstateret en udsivning på 1,5 m 3. Poul Vestergaard: Brede undersøgelserne bedre ud, ikke kun ledningsnettet, prøve andre muligheder. Susanne Lindow: tak vi prøver. Christiansen: Lækage ikke på ledningsnettet, kun at grave op og ned. Regnskabet ikke fremsendt pr. post der er intet sparet portoen ville ikke blive dyrere. Kan ikke godkende regnskabet. Bestyrelsen forholder oplysninger, for at snyde andelshaverne. Nye målere måler ikke nøjagtigt, der mangler det røde hjul så man kan se om der vandgennemstrømning. Per Kamstrup: Regnskabet og afskrivninger ikke efter sektorloven. SRO anlæg for lækagesøgning er en mulighed. Susanne Lindow: Vi har gennem Natforbruget fundet et stort vandspild, der blev lokaliseret til et sommerhus, hvor der ikke var lukket for stophanen. Palle Blom: Tordenskrald kan give problemer, men hvorfor er vandspildet procentvis så stort? Erling Schrøder: Ledningsudskiftningen er ok, det er et flot stykke arbejde der er lavet på Lars Madsensvej. Kim Snekkerup: Placeringen af målerbrønd 1 m fra skel ved renoveringen og målerplaceringen er vandværkets afgørelse. Christiansen der kan stadig ses et rødt hjul på målerne dækkes lidt af radiomodulet. Vandspildet er 22% - 10% (lovligt) = 12% som vi betaler. Vandsektorloven er vi ikke omfattet af hos os pga Vandværkets m3 størrelse. Susanne Lindow: Vi lægger stadig mere viden til os. Jørgen Emring: Der er oplevet tyveri på andre ledninger end vand, har man konstateret noget lign. hos os? Susanne Lindow: Allan mener ikke at der kan være tyveri. Andre muligheder er kun et firma for lækagesøgning. Margit Larsen: Har konstateret dug på glasset, har også en defekt ventil. Ros for besked til sommerhusejere ved renovering af ledninger og vej. Herefter var der ikke flere bemærkninger til beretningen, der derefter blev taget til efterretning. Side 5 af 7
AD.3. Kim Snekkerup indledte med at kommentere metoden for udsendelse af regnskab. Alle kan få tilsendt et regnskab og man kan finde det i sin fulde form på vandværkets hjemmeside. Vi ønsker ikke at skjule noget. Kim Snekkerup fremlagde herefter regnskabet og fremhævede de poster hvor der var ændringer i forhold til tidligere samt afspejlede formandens beretning i kr. og ører. Christiansen: Regnskabet ikke fremsendt i et par år, regnskabet skal bare tages til efterretning. Margit Larsen: Ville gerne at der sammen med regnskabet for 2012 også bliver indsat kolonne med budgettet for året, så man kunne sammenligne disse tal. Jørgen Emring: På bagsiden af indkaldelsen kan se hvor man finde hjemmesiden. Poul Vestergaard: Kan tilslutte at det er et godt regnskab, og af formandens beretning kan man se at der opmærksomhed på udgifterne til Administrationen. Kim Snekkerup: Tak for accept. Vi må prøve at holde udgifterne nede. Christiansen regnskabet kan der ikke ændres på nu, det er kontrolleret og revideret af statsautoriseret samt folkevalg revisor. I indkaldelsen til generalforsamlingen er andelshaverne indbudt til at komme med ændringsforslag til budgettet. Jørgen Emring: Send Christiansen på et takt og tone kursus. Margit Larsen: Vedtægtsændringer koster dyrt, 2 generalforsamlinger. Forsamlingen godkendte herefter regnskabet. AD.4. Der var ikke indkommet forslag til behandling. AD.5. Kim Snekkerup fremlagde budget og takstblad, og fremhævede bl.a. de poster hvor der i budgettet var større ændringer. Christiansen: Et overskud på 900.000 kr. skulle udbetales eller nedskrive den fasteafgift. Kim Snekkerup: Endeligt et forslag der kan forstås, det kan forsamlingen selvfølgelig beslutte. Men bestyrelsen ønsker ikke at nedsætte priserne for at tilbagebetale, for året efter måske at skulle sætte priserne op igen. Overskuddet er i øvrigt benyttet til at afsætte 250.000 kr. til at få flere meter ledningsarbejde, også når vi når ud i de dyrere asfalstarbejder på f.eks. Møllevangsvej. Og så har vi udbetalt vores erhvervslån, som blev optaget i forbindelse med indkøb og udskiftning af vandmålerne. Jørgen Emring: Vi skal ikke betale noget tilbage, forsætte som bestyrelsen foreslår. Budget og takstblad blev taget til efterretning. AD.6. På valg var Gunner Bundgaard, Mogens Juul, Kim Snekkerup og Suppleant Else Nielsen. Alle blev genvalgt. Side 6 af 7
AD.7. På valg var Gunnar Nielsen som revisor og Erling Schrøder som revisorsuppleant. Begge blev genvalgt. AD.8. Bent Fauerholm: Fandt at der havde været en god debat og at der ikke var fejet noget ind under bordet. Der var ikke flere der ønskede ordet. Formanden sluttede af med at takke dirigenten for god mødeledelse, og forsamlingen for et godt møde. Fortsat god søndag. Som Dirigent: Jens Andersen Advokat (H) Som bestyrelse: Sign.: Susanne Lindow, Gunner Bundgaard, Knud Svendsen, Mogens Juul og Kim Snekkerup Side 7 af 7