Driftstilskud til lokaler Retningslinjer for driftstilskud til lokaler til folkeoplysende aktiviteter for børn og unge under 25 år Godkendt af Folkeoplysningsudvalget i Hillerød den 12. januar 2012 og af Hillerød Byråd den 25. januar 2012.
TILSKUD TIL EGNE ELLER LEJEDE LOKALER... 3 EGNE LOKALER M.V.... 3 LEJEDE LOKALER M.V.... 3 FORSIKRING... 4 VEDLIGEHOLDELSE... 4 EL, VAND OG VARME... 4 RENGØRING... 4 TILSYN... 4 FREMLEJE... 5 KOMMUNEN ER IKKE FORPLIGTET TIL AT YDE DRIFTSTILSKUD TIL... 5 NYE LOKALER/LEJEMÅL... 5 ANSØGNINGSFRIST... 6 BEREGNING AF LOKALETILSKUD... 6 BEHANDLING AF DE INDSENDTE BUDGETTER... 7 UDBETALING AF LOKALETILSKUD... 7 A CONTO UDBETALING AF LOKALETILSKUD... 7 BILAG... 8 BILAG 1 DEFINITION AF ORDINÆR VEDLIGEHOLDELSE... 8 BILAG 2 BUDGETSKEMA... 8 BILAG 3 REGNSKABSSKEMA... 8 2
Tilskud til egne eller lejede lokaler Hillerød Kommune yder tilskud til driftsudgifter vedrørende foreningernes egne eller lejede lokaler, hvis lokalerne anvendes til aktiviteter for børn og unge under 25 år jf. folkeoplysningsloven. Tilskuddet ydes for at ligestille foreninger, der ikke kan tilbydes kommunale lokaler med foreninger, der vederlagsfrit får stillet kommunale lokaler til rådighed med el, vand, varme, rengøring og fornødent udstyr. Folkeoplysningslovens regler om lokaletilskud omfatter driftsudgifterne til lokaler, herunder haller samt lejrpladser. Udendørsanlæg og udendørsarealer (bortset fra lejrpladser) er således ikke omfattet. Det skal bemærkes, at lokaletilskuddet kan nedsættes, hvis udgiften ikke står i et rimeligt forhold til aktiviteten, deltagerantallet eller lokalets anvendelse i øvrigt. Folkeoplysningsbekendtgørelsen definerer, hvilke driftsudgifter, der kan medregnes i forbindelse med opgørelsen af lokaletilskuddet til almindelige lokaler. Der skelnes mellem, om foreningen anvender egne eller lejede lokaler: Egne lokaler m.v. Renter af prioritetsgæld inklusive gebyrer og administrationsbidrag, såfremt låneprovenuet benyttes til anlægsudgifter til det pågældende lokale (renter af fx kassekredit eller afdrag på gæld kan ikke medtages). Lejede lokaler m.v. Det aftalte lejebeløb. Afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten samt til el, vand, varme, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn. Inden tilskuddet beregnes fradrages eventuelle leje- eller fremlejeindtægter. 3
Forsikring Der kan søges tilskud til abonnement på vagtselskab, brand-, hus-, og glasforsikring. Der kan ikke søges tilskud til løsøre-, ulykkes-, ansvars- samt erhvervsforsikring. Vedligeholdelse For både lejede og egne lokaler ydes der tilskud til almindelig vedligeholdelse. Vedligeholdelse inkluderer ikke forbedringer/renovering, inventar og møbler. Beregningen for tilskud til vedligeholdelse er i 2012 på max. 120 kr. pr. opvarmet m2. Folkeoplysningsudvalget afsætter hvert budgetår en pulje til ekstraordinær vedligeholdelse. Foreningerne skal ansøge særskilt til denne pulje. El, vand og varme Tilskud til el, vand og varme kan i 2012 max. udgøre 130 kr. pr. opvarmet m2. Rengøring Tilskud til rengøring kan udbetales til rengøringsmidler og til løn i de tilfælde, hvor foreningen har ansat personale eller indgået kontrakt med rengøringsselskab. Beregningen for tilskud til rengøring kan max. udgøre 80 kr. pr. opvarmet m2. Ved tilskud til ansatte skal vedlægges en indberetning til Skat for udbetalt løn, eller dokumentation for udbetaling til rengøringsfirma. Tilsyn Der kan søges om tilskud til fornødent tilsyn med lokaler i tilfælde, hvor foreningen har ansat personale til hhv. at åbne og aflåse lokaler. Beregningen for løn til tilsyn er max. 2 timer pr. uge á 90 kr. pr. time. (1 time til at åbne og 1 time til at lukke). Ved tilskud til ansatte skal vedlægges en indberetning til Skat for udbetalt løn. 4
Fremleje Evt. fremleje- eller forpagtningsindtægter i forbindelse med lokaler skal modregnes de samlede driftsudgifter. Kommunen er ikke forpligtet til at yde driftstilskud til Entrégivende arrangementer, bingospil og lignende, eller hvis andre samtidig har adgang mod betaling. Egne haller og lokaler, som foreningen ikke tidligere har modtaget lokaletilskud til. Nye lejemål i haller eller ændring af lejemål, hvis lejemålet i forhold til udgifterne ved et eksisterende lejemål indebærer merudgifter for Hillerød Kommune. Væsentlige udvidelser af aktivitetsgrundlaget i haller og lokaler, som indebærer merudgifter for Hillerød Kommune. Stigning i foreningens driftsudgifter, der indebærer merudgifter for Hillerød Kommune i forhold til tidligere år Nye lokaler eller nye lejemål vedrørende lokaler og lejrpladser, hvis de nye lokaler eller nye lejemål medfører væsentlige merudgifter for Hillerød Kommune. Nye lokaler/lejemål En forening, der ønsker at bygge nye lokaler, optage nye lån i eksisterende bygninger eller indgå nye lejemål, skal forinden søge Folkeoplysningsudvalget om godkendelse, hvis foreningen vil være sikker på at opnå tilskud til driftsudgifterne. Folkeoplysningsudvalget kan træffe beslutning om, at der ikke ydes lokaletilskud til nye lokaler og til nye lejemål inklusive haller, hvis det medfører væsentlige merudgifter for Hillerød Kommune. 5
Ansøgningsfrist For at opnå tilskudstilsagn skal der senest 1. marts i tilskudsåret sendes budget over forventede driftsudgifter til idrætshaller, andre haller samt andre lokaler og lejrpladser, der ejes eller lejes af foreninger til brug for aktiviteter for børn og unge under 25 år. Foreningen skal samtidig sende: Opgørelse over forventede aktivitetstimer pr. år lokalet benyttes til aktiviteten Medlemssammensætningen pr. 1. januar, hvoraf antallet af medlemmer over og under 25 år fremgår (Medlemsliste skal vedlægges som dokumentation). Beregning af lokaletilskud I henhold til folkeoplysningsloven skal der ydes tilskud med mindst 65 % af driftsudgifterne. Tilskudsprocenten fastsættes hvert år ved fordelingen af rammen til folkeoplysningen og kan differentieres. Hillerød Kommune yder i 2012-70 % i tilskud til rideklubber og 80 % i tilskud til øvrige foreningers tilskudsberettigede udgifter således: Omfatter aktiviteterne deltagere over 25 år nedsættes tilskuddet til lokaler forholdsmæssigt svarende til disse deltageres andel af det samlede antal deltagere. Nedsættelsen foretages dog kun, hvis andelen af deltagere over 25 år udgør mindst 10 % af det samlede antal deltagere. Der kan dog ikke ske nedsættelse for ledere og instruktører over 25 år. Det kommunale tilskud kan ikke overstige 235,85 kr. (år 2011) pr. time for haller, bortset fra ridehaller og 117,90 kr. (år 2011) pr. time for andre lokaler og ridehaller. Satsen for lokaletilskud reguleres hvert år af Undervisningsministeriet. For lejrpladser er der intet maksimum, dog skal udgifterne stå i rimeligt forhold til anvendelsen. Der ydes kun tilskud til ekstraordinær vedligeholdelse efter forudgående ansøgning til Folkeoplysningsudvalget. 6
Der anvendes en særlig model ved beregning af aktivitetstimer for rideklubberne. Kontakt Idræt og Folkeoplysning for yderligere oplysninger. Behandling af de indsendte budgetter Administrationen vil vurdere de indsendte budgetskemaer (eventuelt i samarbejde med de respektive paraplyorganisationer) primo 2. kvartal. Et endeligt tilskudstilsagn vil først kunne gives efter Folkeoplysningsudvalgets behandling af rammefordelingen i oktober måned. Budgetskemaer der indeholder ansøgninger om ekstraordinær vedligeholdelse vil blive behandlet i Folkeoplysningsudvalget primo 2. kvartal. Udbetaling af lokaletilskud Tilskud til foreningens afholdte lokaleudgifter i et regnskabsår udbetales i det efterfølgende kalenderår og senest 3 måneder efter at regnskabet er modtaget i kommunen. Når foreningens regnskabsår er afsluttet udfyldes et ansøgningsskema om udbetaling af driftstilskud til lokaler og lejrpladser. Dette skal sendes til Idræt og Folkeoplysning senest den 1. november. Ansøgning der modtages efter denne dato kan ikke forvente at blive imødekommet. Foreningens regnskab og dokumentation for de afholdte udgifter skal vedlægges. Ansøgning om udbetaling af lokaletilskud vil blive sammenholdt med budgettet for tilskudsåret, som foreningen har sendt senest 1. marts fra året før, og tilskuddet vil ikke umiddelbart kunne overstige budgettallene. A conto udbetaling af lokaletilskud Der kan efter ansøgning til Folkeoplysningsudvalget udbetales a conto tilskud til lokaler, hvis der opstår ekstraordinære situationer, der kræver hurtig handling, fx tagreparationer. Det ekstraordinære tilskud kan max. udgøre 90 % af det forventede tilskud. 7
Bilag Der er udarbejdet følgende bilag til brug for beregning og behandling af ansøgninger om driftstilskud til lokaler: Bilag 1 Definition af ordinær vedligeholdelse Bilag 2 Budgetskema Bilag 3 Regnskabsskema 8