Retningslinjer for og vejledning til lokaletilskud i Ikast Brande Kommune

Transkript

1 Retningslinjer for og vejledning til lokaletilskud i Ikast Brande Kommune Indledning Når du søger lokaletilskud i Ikast Brande Kommune skal du ansøge digitalt gennem Ikast Brande Kommunes puljecenter. Linket til puljecentret er: ikast brande.emply.net/career/. Der kan ikke længere søges tilskud på blanketter. Før din ansøgning om lokaletilskud kan indsendes, er der en række materialer som du skal vedhæfte til din ansøgning. Der er også en række særlige krav og regler vi anbefaler du er opmærksom på. Denne vejledning indeholder de vigtigste informationer omkring lokaletilskudsordningen og det er dit ansvar at vejledningen er læst igennem og retningslinjerne er opfyldt, før du indsender din ansøgning til På din personlige side i puljecentret kan du til enhver tid se de ansøgninger og bilag, som du har sendt til Ikast Brande Kommune. Hvis du har spørgsmål til lokaletilskuddet kan du kontakte Fritidskonsulent Henrik Louring på tlf.: eller e mail: helou@ikast brande.dk eller Kontorassistent Lasse Østergaard på tlf.: eller e mail: laros@ikastbrande.dk. Hvem kan modtage lokaletilskud Godkendte folkeoplysende foreninger kan søge om lokaletilskud til egne eller lejede lokaler eller haller og lejrpladser. Hvornår er der ansøgningsfrist Ansøgningsfristen for lokaletilskud er den 31. marts hvert år. Lokaletilskud afregnes bagudrettet for din forenings tilskudsberettigede udgifter i forrige kalenderår. Hvis din forening søger for sent, kan der ved budgetdækning maksimalt udbetales et tilskud svarende til det tilskud, som din forening modtog ved sidste afregning, idet beløbet kun kan nedreguleres. Du vil modtage en automatisk bekræftelse på e mail så snart du har indsendt din ansøgning. Hvilke materialer skal vedlægges Når du søger om lokaletilskud skal du vedhæfte en række materialer. Materialerne er dokumentation for de oplysninger som du angiver i din ansøgning og gennemgås af. Du skal vedhæfte følgende materialer: 1) Tilskudsregnskab eller ordinært regnskab: Tilskudsregnskabet skal dokumentere, at din forening har anvendt sidste års tilskud i overensstemmelse med loven og de regler, der er fastsat i medfør af denne. Tilskudsregnskabet skal dokumentere din forenings kontingentindtægter i regnskabsperioden. Tilskudsregnskabet skal angive, hvilke tilskud din forening har modtaget fra Ikast Brande Kommune i regnskabsperioden.

2 Tilskudsregnskabet skal være underskrevet af samtlige medlemmer af bestyrelsen og foreningens valgte revisor. Det ordinære regnskab skal dokumentere, at din forening har anvendt sidste års tilskud i overensstemmelse med loven og de regler, der er fastsat i medfør af denne. Det ordinære regnskab skal dokumentere din forenings kontingentindtægter i regnskabsperioden. Det ordinære regnskab skal angive, hvilke tilskud din forening har modtaget fra Ikast Brande Kommune i regnskabsperioden. Det ordinære regnskab skal være underskrevet af samtlige medlemmer af bestyrelsen og foreningens valgte revisor. Din forening kan altså vælge enten at indsende et underskrevet og revideret tilskudsregnskab eller et underskrevet og revideret ordinært regnskab. Hvis din forening indsender et ordinært regnskab, hvori ovenstående krav ikke er opfyldt, kan forlange at din forening, for egen regning, udarbejder og indsender et revideret tilskudsregnskab, som opfylder kravene. Hvis din forening ikke kan imødekomme dette krav, kan tilbageholde eller helt undlade at udbetale lokaletilskuddet. Hvis din forening har afholdt udgifter i forbindelse med Tilsyn til lysanlæg skal udgiften til dette tilsyn dokumenteres særskilt i din forenings regnskab og du skal vedhæfte dokumentation for, at tilsynet er gennemført og at det tilsete er godkendt. Læs mere under punktet Lysanlæg ved fodboldbaner. Bemærk: Det vigtige for er, at vi præcist og utvetydigt kan se, at de udgifter du angiver i din ansøgning er dokumenteret både i din forenings godkendte, underskrevne og reviderede tilskudsregnskab eller ordinære regnskab. Hvis udgiften ikke præcist og utvetydigt fremgår i tilskudsregnskabet eller det ordinære regnskab, skal du vedhæfte særskilt dokumentation i ansøgningen for de udgifter du angiver. Særskilt dokumentation er bilag (faktura og betalingsdokumentation) og skal være ordnet i en overskuelig rækkefølge. 2) Medlemsliste: Du skal vedhæfte en medlemsliste over alle medlemmer i din forening. Medlemslisten skal som minimum indeholde navn, fødselsår og evt. hold/gruppe på foreningens medlemmer. Medlemslisten er dokumentation for det samlede antal medlemmer du angiver i ansøgningen samt antal medlemmer over 25 år heraf. Læs mere under punktet Fradrag (25 års reglen). Hvad ydes der tilskud til Sidst i denne vejledning kan du finde en liste over konkrete tilskudsberettigede og ikke tilskudsberettigede udgifter. Listen er ikke udtømmende, men bør give dig en indikation af, hvilke udgifter du må skrive ind i din ansøgning om lokaletilskud Lokaletilskud afregnes bagudrettet for din forenings tilskudsberettigede udgifter i forrige kalenderår. Eksempel: Når du søger lokaletilskud i 2015 er det på baggrund af din forenings tilskudsberettigede udgifter i forrige kalender år ( ). Overordnet set, er følgende udgiftstyper tilskudsberettigede og kan skrives på lokaletilskudsopgørelsen: Udgifter til egne lokaler, herunder haller samt lejrpladser (ikke ude arealer m.m.) Renter af prioritetsgæld (afdrag kan ikke medregnes) Skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen

3 Udgifter til almindelig vedligeholdelse (ikke forbedringer) Udgifter til opvarmning og belysning Udgifter til rengøring og eventuelt fornødent tilsyn Lejede lokaler, herunder haller samt lejrpladser: Det aftalte lejebeløb Afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten samt til opvarmning, belysning, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn Overordnet set, er følgende udgiftstyper ikke tilskudsberettigede og kan ikke skrives på lokaletilskudsopgørelsen: Lokaleudgifter i forbindelse med offentlige, entrégivende arrangementer Lokaleudgifter i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil, herunder andespil, bingo og lignende, hvori indgår økonomisk gevinst for foreningen Udgifter til lokaler bortset fra svømmehaller og lignende til hvilke andre samtidig har adgang mod betaling Lokaleudgifter i egne eller lejede lokaler, hvor der ikke er tale om folkeoplysende aktivitet som eksempelvis kun overnatning eller bespisning Lokaleudgifter til nye lokaler, lejrpladser samt nye lejemål (ikke haller), hvis dette medfører væsentlige merudgifter. Hvor søges der om lokaletilskud lokaletilskuddet skal ansøges digitalt gennem Ikast Brande Kommunes puljecenter. Adressen er ikastbrande.emply.net/career/. Du kan kun søge lokaletilskud, hvis du har oprettet din forening som en godkendt folkeoplysende forening. Hvordan beregnes lokaletilskuddet Din forenings lokaletilskud beregnes ud fra en række regler og krav, som vil blive belyst i det efterfølgende: 75 % og 100 % foreninger Lokaletilskudsprocenten er på 75 % for nogle foreninger, mens andre foreninger modtager 100 % i lokaletilskud af deres tilskudsberettigede udgifter før fradrag. Lokaletilskudsprocenten afhænger af, hvilke aktiviteter din forening dyrker. For 2013 fik foreninger med følgende aktiviteter 100 % i lokaletilskud før fradrag: Atletik, Håndbold, Badminton, Spejder, Cykling, Svømning, Fodbold, Tennis, Gymnastik, Taekwondo, Handicapsport/ aktiviteter og Volleyball. For 2013 fik foreninger med følgende aktiviteter 75 % i lokaletilskud før fradrag: Billard, Motorcross, Bueskydning, Motorcykel, Faldskærmsudspring, Motorløb, Fitness, Musik, Filmklub, Ridning, Fiskeri Skydning, Folkedans, Skiløb, Golf, Skateboard, Hundetræning, Squash, Internet, Søndagsskole, Jagt, Teater, Modelflyvning og Ungdomsarbejde. Fradrag (25 års reglen) Der laves fradrag for alle foreninger med medlemmer over 25 år, som søger lokaletilskud. Antallet af medlemmer skal skrives i ansøgningsskemaet og din forening skal vedhæfte en medlemsliste, hvor også eventuelle medlemmer over 25 år fremgår. Det er kun medlemmer der laves fradrag på, så husk på ikke at medtage instruktører, trænere, ledere og bestyrelsesmedlemmer m.v. i ansøgningen.

4 Eksempel: En 100 % forening har tilskudsberettigede udgifter for kr. Foreningen har i alt 100 medlemmer, hvoraf 40 medlemmer er over 25 år, svarende til 40 %. Fradraget bliver da 40 % af kr., svarende til kr. Eksempel: En 75 % forening har udgifter for kr. og dermed tilskudsberettigede udgifter for kr. Foreningen har i alt 100 medlemmer, hvoraf 40 medlemmer er over 25 år, svarende til 40 %. Fradraget bliver da 40 % af kr., svarende til kr. Krav om revisor Din forening afgør selv, hvorvidt I ønsker at benytte en folkevalgt, registreret eller statsautoriseret revisor. Det er dog et krav, at foreninger, der modtager større tilskud end kr. pr. år, skal benytte en registreret eller statsautoriseret revisor. Hvis din forening i forrige kalenderår har modtaget over kr. i tilskud fra Ikast Brande Kommune fra puljerne aktivitetstilskud, lokaletilskud og tilskud til lederuddannelse, så skal din forening benytte en registreret eller statsautoriseret revisor til at underskrive foreningens tilskudsregnskab eller ordinære regnskab. Uanset valg af revisor, skriver denne ikke under på forhold vedrørende lovgivning om indhentelse af børneattester. Lokaler uden for Ikast Brande Kommune Hvis din forening lejer lokaler uden for Ikast Brande Kommune ydes der tilskud til 75 % af lejeudgiften før fradrag. Vi anbefaler, at du kontakter før du lejer dig ind i et lokale uden for kommunen, da vi måske kan anvise dig et egnet lokale i stedet. Nye lejemål eller ændring af lejemål i selvejende haller Folkeoplysningsudvalget kan efter en ren individuel vurdering, vælge at nedsætte din forenings tilskud, hvis driftsudgifterne for lokalet ikke står i rimeligt forhold til antallet af deltagere eller til lokalets anvendelse i øvrigt. I Ikast Brande Kommune ydes der ikke lokaletilskud på baggrund af KL s timetakster. Lokaletilskud til golfklubber Til golfklubber ydes der lokaletilskud ud fra et fast tilskud pr. medlem, svarende til 75 % af 555 kr. om året pr. medlem under 25 år. Ridehalsbund Der ydes maksimalt et tilskud til vedligehold i ridehalsbund på kr. pr. år pr. ridehal. Der skal vedhæftes dokumentation for udgiften i ansøgningen om lokaletilskud. Udgifter til vedligehold af ridehalsbund skal angives særskilt i ansøgningen. Du skal derfor være omhyggelig med at sørge for, at denne udgift ikke angives i den generelle driftsopgørelse. Udgiften kan ikke tælles med som en tilskudsberettiget udgift flere gange!

5 Lysanlæg ved fodboldbaner Fra 1. januar 2015 gælder der særlige regler for lysanlæg ved fodboldbaner i Ikast Brande Kommune. Udgifter til el, tilsyn og vedligehold af lysanlæg ved fodboldbaner skal angives særskilt i ansøgningen. Du skal derfor være omhyggelig med at sørge for, at udgifterne til disse ikke også angives i den generelle driftsopgørelse. Udgiften kan ikke tælles med som en tilskudsberettiget udgift flere gange! El udgifter: Fremover håndteres refusion af el udgifter til lysanlæg via lokaletilskudsordningen. Der sker fradrag for medlemmer over 25 år. Tilsyn: Fremover håndteres refusion af udgifter til tilsyn via lokaletilskudsordningen. Der refunderes maksimalt kr. pr. lysbane pr. år efter dokumenterede udgifter. Tilsynet til lysanlæg skal dokumenteres separat i foreningens regnskab og du skal vedhæfte dokumentation for at tilsynet er godkendt i form af en kontrolrapport fra en autoriseret elektriker. Vedligehold: Fremover håndteres refusion af udgifter til vedligehold af lysanlæg via lokaletilskudsordningen. Der ydes et årligt tilskud på 75 % af udgiften til vedligehold af lysanlæg dog maksimalt kr. pr. lysbane pr. år. Fradrag for lejeindtægter 1. Der sker ikke fradrag i din forenings lejeindtægter, hvis lejer er en kommunal institution 2. Der sker ikke fradrag i din forenings lejeindtægter, hvis lejer er en anden folkeoplysende forening fra kommunen, og der er tale om foreningsrelateret brug (altså ikke privat) 3. Er lejer derimod en lokal ikke folkeoplysende forening eller er der tale om en forening uden for kommunen, så fradrages din lejeindtægt 4. Kommerciel / privat udlejning fradrages altid Vedrørende punkt 2., så er det fastsat, at en lokal folkeoplysende forening, der lejer sig ind hos en anden lokal folkeoplysende forening, skal have forespurgt om anvisning af kommunale lokaler og fået afslag, før der kan ydes lokaletilskud til foreningens lokaleudgift. Det skal kunne dokumenteres af foreningen, hvis denne forespørgsel har fundet sted og altid via Ikast Brande Kommunes bookingsystem, Conventus. Er der tale om en væsentlig udvidelse af foreningens aktivitetsniveau, kan Folkeoplysningsudvalget vælge ikke at imødekomme ansøgningen til lokaleudgiften, såfremt ansøgningen medfører væsentlige merudgifter og der er tale om lokaler, som foreningen ikke tidligere har modtaget tilskud til. Kontrol 10 % af alle foreninger, som søger lokaletilskud, bliver udtaget til kontrol. Foreninger, hvis tilskudsberettigede udgifter er steget med 10 % eller mere i forhold til sidste gang de søgte, bliver udtaget til kontrol. Krav om indhentelse af Børneattester Alle folkeoplysende foreninger der modtager tilskud eller får anvist lokaler har pligt til at indhente børneattester i det omfang foreningen ansætter eller beskæftiger personer hvad enten de er aflønnet eller ej, hvis de i forbindelse med deres opgaver har direkte kontakt med børn og unge under 15 år. Folkeoplysende foreninger har således pligt til årligt

6 at indsende Erklæringen om indhentelse af børneattest til. Når du søger lokaletilskud skal du ikke indsende Erklæring om indhentelse af børneattest. I stedet skal du, i ansøgningen erklære dig enig i, at dette er gjort. Udbetaling af a conto tilskud Din forening kan efter en konkret henvendelse til få udbetalt et a conto tilskud for indeværende år, inden den endelige afregning er sket. Kontakt. Om tilskud fra Ikast Brande Kommune Tilskud fra Ikast Brande Kommune, som udbetales til din forenings CVR nummer, skal angives i din forenings tilskudsregnskab eller ordinære regnskab. Hvis din forening ikke har udarbejdet et tilskudsregnskab, og hvis udbetalte tilskud fra Ikast Brande Kommune ikke fremgår af din forenings ordinære regnskab, kan forlange at din forening udarbejder et tilskudsregnskab, som skal godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og foreningens valgte revisor og dette for din forenings egen regning. Hvis din forening ikke kan eller vil imødekomme dette krav, kan tilbageholde eller helt undlade at udbetale et evt. tilskud. Eksempel: Din forening har i 2014 modtaget et samlet tilskud på kr. fra Ikast Brande Kommune. Din forening har modtaget kr. i lokaletilskud, kr. i aktivitetstilskud, kr. i ekstraordinært lokaletilskud og kr. i tilskud til lederuddannelse. Din forening skal angive ovenstående tilskud i foreningens reviderede, underskrevne og godkendte tilskudsregnskab eller ordinære regnskab som indsendes til i Din forening modtager i 2015 et samlet tilskud på kr. fra Ikast Brande Kommune. Din forening har modtager kr. i lokaletilskud, kr. i aktivitetstilskud, kr. i ekstraordinært lokaletilskud og kr. i tilskud til lederuddannelse. Din forening skal angive ovenstående tilskud i foreningens reviderede, underskrevne og godkendte tilskudsregnskab eller ordinære regnskab, som indsendes til i 2016.

7 Tilskudsberettigede og ikke tilskudsberettigede udgifter Post Art Tilskudsberettiget Ikke tilskudsberettiget 1. Renter af prioritetsgæld (tinglyste lån på bygninger) Renteudgifter Administrationsbidrag Afdrag Gebyrer Stempeludgifter Depositum Morarenter Øvrige udgifter ved låneoptagelse og omlæsning 2. Lejebeløb (haller, lokaler og Årlig leje jf. lejekontrakt til lokaler, Lejeudgift til garage, redskabsrum lejrpladser) 3. Skatter, afgifter og forsikringer vedr. egne haller, lokaler og lejrpladser 4. Almindelig vedligehold (ikke forbedringer) hvor der er aktivitet Ejendomsskatter Skorstensfejning Rottebekæmpelse Vandafgift Spildevandsafgift Renovation Oliefyrsabonnement Slamsugning Bygningsforsikring (brand og tyveri, glas, kummeforsikring) for egne bygninger Lovpligtig arbejdsskadeforsikring for rengøringspersonale Lister Plader Søm Maling/olie Fugemasse Flis til ridebund Reparationsudgifter/imer El pærer Pensler Tapet Småting købt i byggemarked og selv sat op Nøgler/låsesystemer Ildslukkere m.v. Telefonabonnement TV licens Løsøreforsikring (inventar, EDB udstyr, maskiner m.v.) Erhvervsforsikring Øvrig ansvarsforsikring / arbejdsskadeforsikring Udgifterne bliver til Ekstraordinær Lokaletilskud når: Gulvbelægning udskiftes Døre og vinduer udskiftes Fast inventar udskiftes (kaffemaskine, komfur/ovn, køleskab) Fyr udskiftes Vægge flyttes eller der laves ny efterisolering Almindelige reparationer af yderdøre, loft, vægge, vinduer, gulv, komfur, håndvask og toilet. 5. Opvarmning og belysning Vand El Varme 6. Rengøring og evt. fornødent tilsyn Gulvspand Klude Koste Støvsugerposer Wc rens Skraldeposer Affaldsvogn samt rengøringsmidler Lønudgift som kan dokumenteres via løn Håndsæbe Toiletpapir Køkkenruller Viskestykker Håndklæder Servietter Duftblokke Vaskepulver Kaffefiltre

8 indberetning til SKAT Leje af måtter Vinduesvask ved firma Lønudgifter/honorar til ekstraordinært tilsyn med lokaliteter udenfor dagtimerne (Lovpligtige eller af sikkerhedsmæssige årsager. Tilsyn skal kunne dokumenteres) Opvaskebaljer Plastbægre mv. Lønudgifter/honorarer (eller dele af lønudgifter) til trænere, ledere, ansatte i klubhuse eller administratorer i foreninger. Øvrige forhold Specielle forhold evt. opbevaring af våben eller ekstraordinært kostbart materiale dog jf. reglerne for Ekstraordinær Lokaletilskud. Dette gælder også oprettelse og drift af alarmsystemer. Ved krav om ændringer i installationer, lovliggørelse af forhold mm., skal der altid søges puljen til Ekstraordinært Lokaletilskud. I henhold til Folkeoplysningsloven er det alene udgifter i forbindelse med lokalerne/bygningen, der er tilskudsberettigede, og ikke løsøre, inventar, rekvisitter m.m. Der ydes tilskud til lejrpladser. Der kan ikke medtages udgifter til udendørs arealer som parkeringsplads, kloak og rør forbindelser, bander langs baner og petanquebaner. Der ydes således ikke tilskud til emner som: fjernsyn, telefon, edb, internet, spil, musikanlæg, av udstyr, aktivitetsudstyr, borde og stole, udsmykning, kontormøbler, kontormaskine og plæneklipper. For rideklubber gælder, at der ikke ydes tilskud til stalde. Der ydes ikke tilskud til lokaleudgifter ved offentlige éntregivende arrangementer herunder ej heller reklame og sponsorindtægter. Der ydes ikke tilskud til lokaleudgifter i forbindelse med andespil, bingo eller lignende indtægtsgivende arrangementer. Der ydes ikke tilskud til gebyrer på kommunale lokaler eller tilsvarende.