Hovedbestyrelsesmøde 02-12-2010 1930-2200 Møderummet i Lyngehallerne Møde indkaldt af Mødetype Referent Deltagere Afbud Ikke til stede Else Vad Ordinært hovedbestyrelsesmøde Ingelil Richter Else Vad, Ingelil Richter, Thomas Søborg Lassen, Anne Merete Pedersen, Henrik Sismo" Olsen, Lars Christensen, Lars Jonsson Lene Høeberg Anette Kiel, Morten Korshavn Nielsen, Phillip Kusk, Ole Holbæk Flemming Pedersen, Allan Jensen, Tonni Hansen 1. Godkendelse af referat fra sidste HB-møde. Referat godkendt! 2. Orientering om Allerød Service - konsekvenser Else deltog tirsdag d. 30/11 i møde mellem AIU Thøger Refshauge og Kai Raun, hvor der blev orienteret om Allerød Service. Pr. 1/1-11 træder ny organisation i kraft. Det betyder, at der fremover etableres teams, som skal stå for bygningsvedligehold og drift af kommunens anlæg og bygninger. Oversigt over ny organisation udsendes med dette referat. / orientering I Lynge betyder dette, at der oprettes "Team Lynge" som vil bestå af de 3 nuværende hal-medarbejdere samt de to pedeller fra hhv. Lynge skole og Maglebjergskolen. Mogens (nuværende pedel på Lynge skole) bliver teamleder. Dette team skal varetage vedligehold og drift af institutioner, skoler og haller i Lynge. Teamet skal også tage sig af opstilling af bander mv. Grønne områder varetages af team "Grønne områder" med Peter Nielsson som teamleder. - 1 -
Der vil fremover være én hal-inspektør for alle haller i kommunen (Niels Nielsen), som skal stå for brugerkontakt, bookninger mv. Det er stadig hal-bestyrelsen, der har beslutningskompetencen i forhold til fordeling af tider. Det kan fremover ikke forventes, at der altid er en medarbejder tilstede i hallen, da den medarbejder, der er på vagt, ligeså godt kan være på skolen eller en af de andre institutioner. Det forventes dog, at team Lynges vagt vil have base i hallen. Meningen med hele denne øvelse er at opnå en besparelse og at gøre virksomheden udbudsklar, således at den med tiden helt eller delvist kan udliciteres til ekstern firma. Der blev på mødet med Thøger ikke givet noget svar på, hvordan ændringerne kommunikeres ud til brugerne. Det er besluttet af Allerød Kommune, at der skal indføres nyt låsesystem, som gør det muligt at centralisere en vagt-ordning. Låsesystemet gør det desuden enklere at låne lokaler ud, hvor der ikke er bemanding på, og hvor det således er brugerne selv, der skal låse sig ind og ud. Det er endnu uvist, hvordan det nye låsesystem skal anvendes. Kommunen er i gang med at formulere forventninger til brugerne for benyttelse af faciliteterne. Oplæg er endnu ikke færdigt. Vi kan fremover ikke forvente samme service som hidtil. Bliver det godt eller forringet? Vi ved det reelt ikke endnu, men hold øjne og ører åbne. Vigtigt at klager o.l. ikke går ud over personalet, men sendes videre op i systemet. I den kommende tid må alle afdelinger lægge mærke til, hvis ting ikke fungerer, samle sammen og videregive det til HB og hal bestyrelsen, således at alle klager kommer fra én side. ALLE - 2 -
2a. Hal bestyrelsen orienterer Orientering Grusbaneforhold er meget dårlige og kan ikke bruges i øjeblikket. Ca. 68.000 kr. er der til rådighed til udbedring. Der bør drænes om mv. og dette er meget omkostningsfuldt, der skal bruges ca. 140.000 kr. Banen er ikke vedligeholdt i de sidst par år pga. løfte om kunstgræsbane som nu er udsat på ubestemt tid. Hal2: Sol gardiner fungerer ikke og temperaturer svinger meget. Vandproblemer på gulv i hal1 der er kontakt til firma om udbedring. Forskellige klager over cafeteria-forpagteren af har nu medført, at kontrakten er opsagt pr. 30/11-2010 til udløb med udgangen af december. Arrangementer i dec. varetages af den nuværende forpagter og arrangementer i januar aftales med Lars Christensen. Hal bestyrelsen og fodbold afd. kontakter Flemming Villadsen fra kommunen og ansøger om tilskud til udbedring af grusbane. Opslag om ny forpagter sættes op i uge 49. Sættes også på LUI s hjemmeside. 3. Vedtægtsændringer - 3 organisationsændringer drøftes På baggrund af beslutning på HB-møde d. 20. maj 2010 var der før mødet udsendt udkast til ny formulering af vedtægternes 3. Der har ikke fra nogen afdelinger været nogen reaktion på ændringen af 3. Det blev gennemgået, hvad det reelt betyder, altså at man skal vælges direkte til HB på generalforsamling. Fordelen med denne nye konstellation er bl.a. at interessen måske ville blive større. Håndbold og badminton udtrykte lidt bekymring men kunne dog også se fordelen. Ulempen kunne være at HB kunne kuppes af en enkelt afdeling, eks. fodbold de kunne så bruge penge fra aktivitetsfonden og træde ud igen ved næste valg (hvis de har samvittighed til det) En anden model der tidligere på året blev arbejdet med var at lave et forretningsudvalg, sideløbende med en HB hvor beslutningerne tages. Sidste model fra tidligere på året var en model som nu, men man skal gøre sig den ulejlighed at møde op eller på anden måde vise - 3 -
interesse, til generalforsamling for at blive valgt ind og modtage indbydelse til møderne Det blev besluttet Else søger inspiration hos DGI s konsulenter og der arbejdes videre 4. Budget 2011 / Regnskab 2010 Budget for 2011 er under udarbejdelse og vil i store træk være som 2010 - dog undtagen jubilæumsudgifter. 5. OK ordningen 2011 Håndbold og fodbold deles om OK ordningen 6. Mødeplan frem til generalforsamling HB Generalforsamling 31/3-2011, alle afd. skal møde op med et KORT referat fra året. Alle afdelinger bedes desuden om at sende dato for afd. Generalforsamling til Else Vad snarest muligt. 7. Orientering fra formanden Udsat til næste møde. - 4 -
8. Orientering fra afdelingerne Udsat til næste møde. 9. Eventuelt Mødet sluttede kl. 22.10 og øvrige punkter udsættes til næste møde. Næste møde er d. 5. januar 2011 kl. 19.30 Således opfattet Ingelil Richter/referant - 5 -