15. juni 2015 15-06-2015 Den danske udbudslov fra A-Z Underoverskrift maks 1 linje UK dato >Indsæt > Sidehoved og Sidefod Vælg Sprog og vælg datoformat eller skriv datoen direkte i datofeltet på siden Indsæt nyt billede 1. Klik på billedet 2. Åben ImageShopper og vælg billede 3. Klik Insert image knap 4. Højreklik på billede og vælg Placer bagerst Advokat Kurt Bardeleben og advokat Mikala Berg Dueholm 17. juni 2015 Lovforslaget bortfaldt, da der blev udskrevet folketingsvalg d. 27. maj, som udbudsloven skulle have været tredjebehandlet 4. juni. 2 1
15. juni 2015 15-06-2015 Reform af EU s udbudsregler Agenda: Introduktion og overblik Afsnit 1: Generelle bestemmelser Afsnit 2: Offentlige indkøb over tærskelværdien Afsnit 3: Indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien Afsnit 4: Offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse Afsnit 5: Offentlige indkøb under tærskelværdierne uden klar grænseoverskridende interesse Afsnit 6: Bemyndigelsesbestemmelser Afsnit 7: Klageadgang, ikrafttræden og ændring af anden lovgivning mv. 3 Kapitel 1: Formål og generelle principper mv. ( 1-5) 4 2
Formål og generelle principper mv. Ligebehandling mv. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet gælder ved udbud efter afsnit 2-4 ( 2, stk. 1) Sondring mellem forskellige ændringer i udbud: uvæsentlige ændringer kan altid foretages væsentlige ændringer kræver forlængelse af tilbudsfrist (eks. nye oplysninger, der vil nødvendiggøre længere tid til udarbejdelse af tilbud) ændringer af grundlæggende elementer forudsætter ny udbudsprocedure (eks. ændringer af kriterier for tildeling, nye egnethedskrav, visse kontraktændringer Ændringer af mindstekrav er som udgangspunkt ændringer af grundlæggende elementer; i udbud med forhandling altid ændringer af grundlæggende elementer Krav om, at ordregiver identificerer, forebygger og afhjælper interessekonflikter ( 4, jf. 24, nr. 18) Undgå situationer, hvor en person hos ordregiver eller en indkøbsleverandør har en direkte eller indirekte finansiel, økonomisk eller anden personlig interesse, der kan bringe upartiskhed og uafhængighed i fare. Eks. familiemæssig eller ikke ubetydelig økonomisk interesse i en leverandør, f.eks. hvis ægtefællen er ansat i virksomheden 5 Kapitel 2-3: Anvendelsesområde ( 6-23) og definitioner ( 24) 6 3
Anvendelsesområde 6-7 Kontrakttype Nu Udbudsloven/dir. 2014/24 Bygge- og anlægskontrakter Type Vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter Sociale tjenesteydelser og andre specifikke tjenesteydelser Statslige Euro 5.000.000 Regionale/ Kommunale Euro 130.000 Euro 200.000 Euro 5.186.000 (38.624.809 kr. eksklusive moms) Statslige Euro 134.000 (998.019 kr. eksklusive moms) Alle andre Euro 207.000 (1.541.715 kr. eksklusive moms) Euro 750.000 (5.583.000 kr. eksklusive moms) 7 Undtagelser fra udbud In-house kontrakter ( 12-14) Tildeling til en anden juridisk person kan ske uden udbud når: Ordregiveren underkaster leverandøren en kontrol svarende til den kontrol, den fører med egne tjenestegrene Mindst 80% af leverandørens aktiviteter udføres for denne ordregiver (eller andre under samme kontrol, dvs. inklusive f.eks. søsterselskaber) Der ikke er privat deltagelse i leverandøren med undtagelse af ikke-kontrollerende og ikke-blokerende former for private kapitalandele, som er krævet i henhold til nationale lovbestemmelser, og som ikke udøver bestemmende indflydelse Tilsvarende gælder, når en kontrolleret virksomhed tildeler en kontrakt til den kontroludøvende eller en anden under samme kontrol (privat deltagelse i leverandøren kun under de nævnte forudsætninger) Tildeling kan ske uden udbud til JV er etableret af flere ordregivere (samme forudsætninger om privat deltagelse som ovenfor + 80 %-reglen skal være opfyldt) 8 4
Undtagelser fra udbud (2) Horisontale samarbejder ( 15) Aftaler mellem ordregivere om samarbejde om udførelse af opgaver af offentlig interesse er ikke udbudspligtige; forudsat bl.a. at Ordregiverne samarbejder med det formål at sikre, at offentlige tjenester, som de skal udøve, leveres med henblik på at opfylde et fælles mål Samarbejdet udelukkende er baseret på overvejelser om offentlighedens interesser Ordregiverne ikke er aktive på et frit marked med mere end 20% af omsætningen for de relevante aktiviteter 9 Undtagelser fra udbud (3) Visse tjenesteydelseskontrakter ( 21) Køb og leje af fast ejendom Anskaffelse mv. af programmateriale Visse juridiske tjenesteydelser (Kammeradvokatordningen nævnt i lovbemærkningerne) Lån uanset om de er baseret på værdipapirer eller andre finansielle instrumenter Ansættelseskontrakter (m.fl.) 10 5
Omfattede ordregivere Ordregivere omfattet af loven (defineret i 24) Statslige ordregivere: ordregivere, der er en del af den statslige forvaltning Ikke-statslige ordregiver: andre ordregivere, herunder kommuner og regioner Offentligretlige organer Anført i bemærkningerne, at offentligretlige organer bl.a. omfatter institutioner med driftsoverenskomst med kommuner, hvis kommunen har indflydelse f.eks. via kontrol med vedtægter, budget, personaleforhold mv.: Selvejende dagtilbud til børn, uddannelsesinstitutioner, plejehjem og anden ældreomsorg, institutioner med tilbud til særligt udsatte (forsorgshjem, kvindekrisecentre, væresteder mv.) 11 Offentlige kontrakter Er gaver offentlige kontrakter? Aftaler om gaver til ordregiver => ikke udbud Pengegaver øremærket til indkøb af udstyr af bestemt fabrikat => ikke udbud Pengegaver øremærket til indkøb af udstyr af bestemt fabrikat, men der findes flere leverandører => udbud Pengegaver til indkøb af udstyr af bestemt art => udbud 12 6
Kapitel 5: Beregning af kontraktværdi ( 29-38) 13 Kontraktværdi Beregning af kontraktværdi ( 29 ff.) Principper overordnet svarende til gældende regler Decentrale enheder inden for samme ordregiver skal som udgangspunkt lægge værdi af indkøb sammen UP: hvis den decentrale enhed selv er ansvarlig for egne indkøb Selv står for indkøbet/udbuddet Har selvstændigt budget, som den selv råder over Ikke benytter en indkøbsaftale indgået af ordregiveren 14 7
Kontraktværdi Beregning af kontraktværdi ( 29 ff.) Principper overordnet svarende til gældende regler Decentrale enheder inden for samme ordregiver skal som udgangspunkt lægge værdi af indkøb sammen UP: hvis den decentrale enhed selv er ansvarlig for egne indkøb Selv står for indkøbet/udbuddet Har selvstændigt budget, som den selv råder over Ikke benytter en indkøbsaftale indgået af ordregiveren 15 Afsnit 2: Offentlige indkøb over tærskelværdien ( 39 185) 16 8
Kapitel 6: Forberedelse af udbud ( 39-54) 17 Indledende markedshøringer ( 39) Ordregivers ret Inden et udbud kan ordregiver gennemføre markedshøringer for at vurdere markedet, hvortil ordregiver kan få rådgivning fra uafhængige eksperter, myndigheder eller markedsdeltagere, hvis: Konkurrencen ikke forhindres Ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet ikke overtrædes Ingen formelle krav mulighed for at inddrage en, flere eller samtlige virksomheder på det pågældende marked Risiko for manglende ligebehandling hvis kun én deltager 18 9
Indledende markedshøringer ( 39) (2) Foranstaltninger Når en ansøger/tilbudsgiver eller en virksomhed, der har tilknytning til en ansøger/tilbudsgiver, har rådgivet ordregiver eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbuddet, skal ordregiver træffe passende foranstaltninger til at sikre, at konkurrencen ikke fordrejes af ansøgerens/tilbudsgiverens deltagelse heri: De andre ansøgere/tilbudsgivere skal have alle relevante oplysninger, der er udvekslet som led i eller som følge af ansøgerens eller tilbudsgiverens tilknytning til forberedelsen af udbudsproceduren. Tilstrækkelige tidsfrister for modtagelse af tilbud. Hvis ligebehandlingsprincippet ikke kan overholdes på anden vis, skal den pågældende ansøger/tilbudsgiver udelukkes fra udbuddet. Ansøgeren/tilbudsgiveren skal inden have mulighed for at godtgøre, at deres deltagelse i forberedelsen af udbudsproceduren ikke kan fordreje konkurrencen. 19 Tekniske specifikationer Brug af tekniske specifikationer ( 40) Udbudsmaterialet skal indeholde tekniske specifikationer Der kan stilles krav til den specifikke proces eller metode for produktion eller levering Skal ikke være en del af anskaffelsens materielle indhold, men knyttet til kontraktens genstand Eks.: miljømæssige forhold ved produktionen, brug af energieffektive produktionsmetoder, brug af miljøvenlige produkter i produktionen Derimod ikke sociale krav (kan stilles som kontraktkrav eller anvendes som underkriterier) 20 10
Tekniske specifikationer (2) Tekniske specifikationer i sortimentsudbud ( 45) Ordregiver kan henvise til produktkategorier, når henvisningen gør det klart for de potentielle tilbudsgivere, hvilke konkrete produkter, der kan blive omfattet af aftalen En produktkategori er en kategori af produkter eller varianter heraf med samme grundlæggende karakteristika Eks. kuglepenne men ikke kontorartikler Ordregiver kan i så fald gennemføre evalueringen på grundlag af et repræsentativt udsnit af sammenlignelige produkter i tilbudsgivernes sortimenter 21 Mærker Ordregiver kan stille krav om bestemte mærker (eks. Svanemærket mv.) ( 46) Mærker, der viser visse miljømæssige, sociale eller andre egenskaber ved ydelserne Mærkekravene skal være relateret til kontraktens genstand, objektive og ikke-diskriminerende, etableret i en åben og transparent procedure Alle interesserede skal kunne opnå mærkerne Ingen økonomiske aktører må have bestemmende indflydelse over mærkekravene Ordregiver skal acceptere alle (andre) mærker med tilsvarende mærkekrav En ordregiver kan acceptere anden passende dokumentation for opfyldelse af mærkekravene Hvis en tilbudsgiver ikke har tid til at opnå mærket, skal ordregiver acceptere anden dokumentation for, at tilbudsgiver lever op til de relevante mærkekrav. Tilbudsgiver skal godtgøre dette 22 11
Opdeling af kontrakter i delkontrakter Ret til at udbyde delkontrakter ( 49) Kontrakter kan opdeles i delkontrakter (værdien lægges sammen ved opgørelse af tærskelværdi) Ordregiver kan undlade opdeling i delkontrakter begrundelse herfor skal angives i udbudsdokumenter ( opdel eller forklar ) Fritagelse for udbud af visse delkontrakter videreføres (max 20 % af samlet værdi og max EUR 80.000 hhv. EUR 1 mio. pr. delkontrakt), jf. 8 I udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at bekræfte interessetilkendegivelse skal ordregiver angive: om der kan afgives tilbud på én eller flere delkontrakter om der er en begrænsning af antallet af delkontrakter, der kan tildeles én tilbudsgiver hvordan der i givet fald sker tildeling, herunder hvis en tilbudsgiver, der efter de valgte kriterier burde have vundet, ikke kan vinde som følge af begrænsning af antal delkontrakter, der kan tildeles én tilbudsgiver 23 Alternative og sideordnede tilbud ( 50-53) Ordregiver kan tillade eller kræve alternative eller sideordnede tilbud Reglerne om alternative tilbud er i alt væsentligt uændrede ift. gældende regler Dansk sær-regel: Ordregiver kan acceptere eller kræve sideordnede tilbud, hvis det fremgår af udbudsbekendtgørelsen eller -materialet Sideordnet tilbud: der kan eller skal afgives flere tilbud på udførelsen af den udbudte opgave med forskellige udførelsesmetoder, materialer eller lignende ( 24, nr. 31) Krav om mere end 8 sideordnede tilbud skal begrundes i udbudsmaterialet Ordregiver skal på forhånd oplyse, hvordan sammenligningen mellem de forskellige tilbud med forskellige udførelsesmetoder, materialer mv. foretages 24 12
Kapitel 7: Udbudsprocedurer og projektkonkurrencer ( 55 94) 25 Offentliggørelse af udbudsmateriale og evalueringsmetode Offentliggørelse af udbudsmateriale ( 132) Der skal ved alle udbudsformer gives fri, direkte og elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen Offentliggørelse af evalueringsmetode ( 160) Ordregiver skal angive tildelingskriterierne samt beskrive evalueringsmetoden og hvad der i øvrigt vil blive lagt vægt på ved tilbudsevalueringen i udbudsmaterialet Disse oplysninger skal således ligge klar allerede ved udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse Beskrevne evalueringsmetoder kan til gengæld ikke tilsidesættes af klagenævn eller domstole, hvis den overholder gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincipperne 26 13
Offentligt udbud Procedure ( 56 57) Ordregivere kan altid vælge at anvende udbudsproceduren offentligt udbud Mindre justeringer af fristregler i forhold til i dag Enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud som svar på en udbudsbekendtgørelse Ingen prækvalifikation dokumentation for kvalifikationer indsendes samtidig med tilbuddet Ordregiver kan vælge at evaluere tilbuddene før deres konditionsmæssighed efterprøves, jf. 159, stk. 4 Det er således som udgangspunkt kun det vindende tilbud, der skal prøves 27 Procedure Offentligt udbud Offentliggørelse: Udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale offentliggøres samtidigt, jf. 57, stk. 6 Evaluering og tildeling Tilbudsfrist: UP: Mindst 35 dage, jf. 57, stk. 2. U1: 15 dage, hvis der er afgivet forhåndsmeddelelse, jf. 57, stk. 3. U2: Fristen kan reduceres med 5 dage, hvis tilbud kan gives elektronisk, jf. 57, stk. 4. U3: Hasteprocedure, 15 dage, jf. 57, stk. 5 28 14
Begrænset udbud Procedure ( 58 60) Fri adgang til at vælge udbudsproceduren begrænset udbud Alle økonomiske aktører kan ansøge om at deltage, men kun udvalgte kan afgive tilbud, jf. 58 og 59, stk. 4 Procedure i to faser: Prækvalifikation vurdering af den bydendes tekniske og økonomiske kvalifikationer Tilbudsfase evaluering af tilbud fra de aktører, der er blevet opfordret til at afgive bud Ordregiver kan efter prækvalifikationen opfordre en ny ansøger til at afgive tilbud, hvis en af de oprindeligt prækvalificerede bliver forhindret heri pga. forhold uden for ordregiverens kontrol Den nye ansøger skal udpeges i overensstemmelse med den allerede foretagne udvælgelse, således at den nye ansøger skal være den som bedst opfylder kriterierne for udvælgelse, blandt de ansøger, der ikke blev udvalgt, jf. 147, stk. 5 Er der således blevet prækvalificeret 5 ansøgere, er det den sjette-mest egnede ansøger, der skal udpeges 29 Procedure Begrænset udbud Offentliggørelse: Udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale offentliggøres samtidigt, jf. 59, stk. 6 Prækvalifikation: Et antal ansøgere (min. 5) udvælges og opfordres samtidigt og skriftligt til at afgive tilbud, jf. 59, stk. 4 Evaluering og tildeling Ansøgningsfrist: UP: Mindst 30 dage, jf. 59, stk. 2 U: Hasteprocedure, 15-30 dage, jf. 59, stk. 3 Tilbudsfrist: UP: Mindst 30 dage, jf. 60, stk. 2. U1: 10 dage, hvis der er afgivet forhåndsmeddelelse, jf. 60, stk. 3. U2: Fristen kan reduceres med 5 dage, hvis tilbud kan gives elektronisk, jf. 60, stk. 4. U3: Ikke-statslige ordregivere kan i særlige tilfælde fastsætte frister på 10-30 dage, jf. 60, stk. 5. U4: Hasteprocedure, 10-30 dage, jf. 60, stk. 6 30 15
Udbud med forhandling Karakteristika: To former for udbud med forhandling Med forudgående udbudsbekendtgørelse 61-66 Prækvalifikationsfase og tilbudsfase (som ved begrænset udbud til og med afgivelsen af tilbud) Enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage, jf. 62, stk. 1 Kun udvalgte ansøgere kan afgive tilbud, der danner grundlag for forhandlingen, jf. 64, stk. 1 Der forhandles om et eller flere tilbud frem til afgivelse af et endeligt tilbud, som kontrakten tildeles på baggrund af Ny variant af udbud med forhandling svarer ikke til hvad der følger af FVD Uden forudgående udbudsbekendtgørelse 80-83 Direkte henvendelse til tilbudsgiverne med efterfølgende forhandling Kan kun anvendes i særlige tilfælde 31 Udbud med forhandling - anvendelsesområde Hvornår kan der anvendes udbud med forhandling ( 61)? Udbud med forhandling (med forudgående bekendtgørelse) kan bl.a. anvendes: Hvis ordregiverens behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger Hvis kontrakten indeholder design eller innovative løsninger Hvis kontrakten pga. særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici ikke kan tildeles uden forudgående forhandling Hvis de tekniske specifikationer ikke kan fastlægges tilstrækkeligt præcist af den ordregivende myndighed med henvisning til standarder mv. (Som i dag) adgang til forhandling ved ikke-forskriftsmæssige eller uantagelige tilbud ved forudgående begrænset eller offentligt udbud,, jf. 61, stk. 2 og 3 Udbud med forhandling efter udbudsloven er en ny variant af udbud med forhandling, og adskiller sig fra udbud med forhandling efter Forsyningsvirksomhedsdirektivet 32 16
Udbud med forhandling - anvendelsesområde (2) Lettere adgang til at benytte udbud med forhandling Bemærkningerne indeholder følgende ad anvendelsesområde: Kontrakter om IT-løsninger, der skal tilpasses Avanceret teknisk eller medicinsk udstyr, der skal tilpasses behov for uddannelse Nye funktioner i allerede tilgængelig løsning Ikke færdigprojekteret byggeri Designløsninger, dvs. æstetisk eller teknisk design Innovative elementer, f.eks. i relation til materialevalg, brugervenlighed, levetid mv. Der skal være et væsentligt element af design eller innovation 33 Hvornår er udbud med forhandling en god idé? Fordele Opnå bedre tilbud og bedre tilpassede løsninger Løsningerne svarer til de løsninger markedet kan tilbyde Unødvendige cost-drivere kan fjernes Feedback kan motivere tilbudsgiverne Udjævning af konkurrencefordel for tidligere leverandør Bedre grundlag for den efterfølgende udførelse Ulemper Langvarig og ressourcekrævende udbudsform Transaktionsomkostningerne kan være uforholdsmæssigt store i forhold til kontraktværdien både for ordregiver og tilbudsgivere Hvis ordregiver er uerfaren med udbudsformen er der risiko for overtrædelser af gennemsigtighedsog ligebehandlingsprincippet 34 17
Procedure Udbud med forhandling med forudg. bekendtgørelse Offentliggørelse: Udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale offentliggøres samtidigt, jf. 63, stk. 3 Prækvalifikation: Et antal ansøgere (mindst 3) udvælges og opfordres samtidigt og skriftligt til at afgive tilbud, jf. 64 Forhandling om et eller flere tilbud Evaluering og tildeling Ansøgningsfrist: UP: Mindst 30 dage, jf. 63, stk. 2 Frist for indledende tilbud: UP: Mindst 30 dage, jf. 65, stk. 2. U1: 10 dage, hvis der er afgivet forhåndsmeddelelse, jf. 60, stk. 3. U2: Fristen kan reduceres med 5 dage, hvis tilbud kan gives elektronisk, jf. 60, stk. 4. Frist for afgivelse af endeligt tilbud Passende frist, jf. 66, stk. 6 U3: Ikke-statslige ordregivere kan i særlige tilfælde fastsætte frister på 10-30 dage, jf. 60, stk. 5. U4: Hasteprocedure, 10-30 dage, jf. 60, stk. 6 35 Skal ordregiver forhandle med tilbudsgiverne? Adgang til at tildele på grundlag af indledende tilbud ( 66, stk. 1) En ordregiver skal forhandle med tilbudsgiverne om de indledende og alle efterfølgende tilbud, medmindre ordregiveren har forbeholdt sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud. Ordregiver kan således undlade at forhandle, hvis ordregiver i udbudsbekendtgørelsen har forbeholdt sig muligheden for tildeling på grundlag af indledende tilbud Hvis der ikke er taget forbehold for tildeling uden forhandling skal der forhandles med alle Det er (uanset processen) nødvendigt, at både første og senere tilbud lever op til alle ufravigelige krav, jf. C-561/12, Nordecon 36 18
Hvor mange deltagere i udbud med forhandling? Prækvalifikation ved udbud med forhandling ( 64) Mindst 3 deltagere (medmindre der ikke er tre egnede) Kan angives som et interval (ex. mindst 3, højst 5) Krav om begrundelse, hvis der prækvalificeres mere end 5 Ordregivers valg vil afhænge af en række faktorer, herunder Konkurrencesituationen (tilbyder markedet ensartede eller meget varierende løsninger) Omkostninger for både tilbudsgivere og ordregiver Om der anvendes faseopdelt forhandling (short listing) Ordregiver skal samtidig og skriftligt opfordre de prækvalificerede ansøgere til at afgive indledende tilbud Kun de ansøgere, der modtager en opfordring, kan afgive indledende tilbud 37 Krav til udbudsbekendtgørelsen og -betingelserne Hvad skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen? ( 62, stk. 2) Udbudsbekendtgørelsen skal bl.a. indeholde oplysning om: Hvorvidt ordregiveren vil forbeholde sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud Hvorledes forhandlingsforløbet forventes at forløbe, herunder om forhandlingerne skal forløbe i flere faser mhp. at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles ( short-listing ) Dette er det forventede forløb det kan ændres senere Hvorvidt ordregiveren vil yde vederlag til deltagerne i forhandlingerne 38 19
Krav til udbudsbekendtgørelsen og betingelserne (2) Hvad skal fremgå af udbudsbetingelserne? ( 62, stk. 3) Ordregiveren skal fastsætte følgende i udbudsbetingelserne: Udbuddets genstand, Mindstekrav, og Tildelingskriteriet og eventuelt fastsatte underkriterier. Pligt til elektronisk offentliggørelse af udbudsmaterialet ( 132, stk. 1) Der skal være fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen De ovennævnte oplysninger skal således være fastlagt allerede ved udbuddets start 39 Hvad kan der forhandles om? Forhandlingsadgang og ændringer i udbudsmaterialet ( 66, stk. 2 og 5) Der kan forhandles om alt (også pris, selvom det ikke fremgår), undtagen fastsatte mindstekrav, tildelingskriteriet og eventuelle underkriterier, samt de endelige tilbud, så længe ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet overholdes, jf. 66, stk. 2 Ordregiveren må ikke foretage væsentlige ændringer i det oprindelige udsendte udbudsmateriale Bemærkningerne: Ordregiveren må ikke foretage ændringer af grundlæggende elementer. Dvs. også andet end mindstekrav mv. kan være grundlæggende elementer Udbudsbekendtgørelsen sætter en grænse for forhandlingerne Hvis der som følge af forhandlingerne foretages ændringer i udbudsmateriale skal alle tilbudsgivere orienteres herom ( 66, stk. 5) 40 20
Hvordan bør forhandlingerne foregå? Bemærkningerne til 66, stk. 2 Forhandlingerne sigter mod at tilpasse tilbuddene til ordregiverens krav og behov. Ikke Hjallerup Marked -forhandlinger Målet er at give tilbudsgiverne mulighed for at optimere deres tilbud og/eller ordregiver input til at optimere udbudsgrundlaget 41 Hvordan bør forhandlingerne foregå? (2) Forløb af forhandlingsmøder Bør ske på baggrund af en agenda fastlagt af ordregiveren (af hensyn til forberedelse og dokumentation) Ikke nødvendigvis samme forhandlingstemaer for alle tilbudsgivere ofte en god ide at opdele i flere spor (teknik, jura mv.) Ordregiver skal give samme oplysninger til alle Tilbudsgiveres fortrolige oplysninger må ikke videregives uden samtykke (specifikke oplysninger kan undtages fra forbuddet mod videregivelse) ( 5, stk. 1) 42 21
15. juni 2015 15-06-2015 Hvordan bør forhandlingerne foregå? (3) Feedback på tilbud Ordregiver kan oplyse om, at et tilbud på et eller flere bestemte punkter er svagt, og at de andre tilbud generelt set er bedre eller dårligere Ikke konkret oplyse hvad de andre tilbudsgivere har tilbudt Feedbacken bør ske på baggrund af en evaluering af tilbuddet i forhold til tildelingskriterium med underkriterier Der bør være sammenhæng mellem ordregivers feedback og de forhold, der lægges vægt på ved evalueringen af tilbud Formålet med feedback er, at tilbudsgiver får mulighed for at forbedre sit tilbud Ordregiver kan ikke oplyse om de øvrige tilbudsgiveres priser eller hvor meget prisen skal sænkes for at tilbuddet bliver billigst Eventuelt oplyse gennemsnittet af fx de tre billigste tilbud; eventuelt splittet op på priselementer (anskaffelse, drift, vedligehold osv.) 43 Hvordan bør forhandlingerne foregå? (4) Dokumentation ( 66, stk. 4) En ordregiver skal dokumentere forhandlingsforløbet, samt sikre at alle tilbud under forløbet indgives skriftligt. Der bør foreligger agendaer for møder, og der skal udarbejdes referater Anvendelse af video- og/eller lydoptagelser? Ordregiver vil i tilfælde af en klage bære bevisbyrden for, hvad der er foregået under forhandlingerne. Vil som hovedregel kunne løftes via referater 44 22
Short listing Short listing Det skal angives i udbudsdokumenterne, om (og hvordan) short listing vil finde sted ( 62, stk. 2, nr. 2) Short listing skal ske på grundlag af en evaluering af tilbuddene på baggrund af de tildelingskriterier, som også gælder for den endelige tildeling af kontrakten Lempeligere krav til begrundelse end ved den endelige tildeling 45 Afslutning af forhandlingerne Afgivelse af endeligt tilbud og tildeling ( 66, stk. 6-7) Ordregiveren fastsætter en passende frist for afgivelse af endeligt tilbud ( 66, stk. 6) Der må ikke forhandles om de endelige tilbud Kontrakten skal tildeles på grundlag af de i 162 anførte tildelingskriterier: Pris, Omkostninger, eller Det bedste forhold mellem pris og kvalitet. 46 23
15. juni 2015 15-06-2015 Konkurrencepræget dialog (1) Anvendelsesområde Samme anvendelsesområde som for udbud med forhandling Er udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog tiltænkt samme anvendelse? Nej, men dette kan ikke læses ud af udbudslovens bestemmelser Bemærkningerne til lovforslaget til udbudsloven: Udbudsproceduren konkurrencepræget dialog kan anvendes i de situationer, hvor ordregiveren har behov for dialog med tilbudsgiverne. Formålet med dialogen er at indkredse og fastslå, hvorledes ordregiverens krav og behov bedst kan opfyldes. Proceduren kan anvendes, hvor ordregiveren ikke kan fastlægge de vilkår, der kan opfylde deres behov eller vurdere, hvad markedet kan tilbyde inden for tekniske, finansielle eller juridiske løsninger. Proceduren kan f.eks. anvendes når der kræves en tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, jf. definitionen i 11, nr. 2, designindsats eller i forbindelse med komplekse indkøb såsom avancerede produkter, intellektuelle tjenesteydelser, f.eks. visse former for konsulent, arkitekt eller ingeniørvirksomhed, eller IT projekter. 47 Konkurrencepræget dialog (2) 67 72 I det væsentlige uændrede regler de gældende (med undtagelse af de lempede krav for at benytte proceduren) Se dog 68, stk. 3: Ordregiveren skal i udbudsbekendtgørelsen fastsætte sine behov og krav samt tildelingskriteriet og 70, stk. 2: Dialogen kan vedrøre alle aspekter ved udbuddet, men må ikke medføre ændringer i grundlæggende elementer, herunder mindstekrav og kriterier for tildeling. Der må ikke foretages væsentlige ændringer i det oprindelige udbudsmateriale ( 70, stk. 5) 48 24
Procedure Konkurrencepræget dialog Offentliggørelse: UP: Udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale offentliggøres samtidigt, jf. 67, stk. 1 og 6 U: Ingen pligt til offentliggørelse hvis samtlige tilbudsgivere har deltaget i et forudgående offentligt eller begrænset udbud, jf. 66, stk. 4 Prækvalifikation: Et antal ansøgere (min. 3) udvælges og opfordres samtidigt og skriftligt til at afgive tilbud, jf. 68. Er antallet lavere end 3 kan ordregiver opfordre den/de egnede ansøgere. Hvis der udvælges flere end 5, skal dette begrundes. Frist for modtagelse af tilbud: Ordregiver skal fastsætte en passende frist, jf. 70, stk. 2 Frist for modtagelse af ansøgninger: Mindst 30 dage, jf. 67, stk. 5 Dialogfase: Varer så længe som nødvendigt, jf. 69, stk. 3 Deltagerne skal underrettes om afslutning af dialogen og opfordres til at afgive tilbud, jf. 70, stk. 1 Evaluering og tildeling: Bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. 71, stk. 1 Efterfølgende forhandling med vinder tilladt i begrænset omfang, jf. 71, stk. 2 49 Innovationspartnerskaber 73-79 Hovedtræk i et innovationspartnerskab Mhp. udvikling af innovative varer, TY og B&A-arbejder og efterfølgende køb af de heraf resulterende varer, TY og B&Aarbejder. 3 faser: 1) Udbud, 2) Innovationsforløb, 3) Evt. køb af det udviklede Processen indledes med prækvalifikation af min 3 aktører. Ved udvælgelse lægges der særlig vægt på kapacitet og erfaring ad forskning og udvikling og forskning og innovation. Rettigheds-forhold skal være specificeret i udbudsdokumenterne, ligesom mindstekrav, tildelingskriteriet og underkriterier (må ikke senere ændres) Første tilbud skal bestå af et forskning- og innovationsprojektforslag Der skal gennemføres en procedure med forhandling. Antallet af tilbudsgivere kan reduceres løbende. Ingen forhandling af mindstekrav Ordregiveren kan vælge at indgå aftaler om innovationspartnerskaber med en eller flere partnere Tildelingskriteriet: bedste forhold mellem pris og kvalitet 50 25
Innovationspartnerskaber (2) Når partnerskabsaftale er indgået: Partnerskabet skal struktureres i faser med tilhørende delmål. Betaling skal ske i passende rater. Resultatniveauer og maksimumomkostninger for hvert delmål skal fremgå af partnerskabsaftalen. Ordregiver kan bringe partnerskabet til ophør (eller reducere antallet af partnere) efter hver fase, hvis betingelserne herfor er angivet i udbudsdokumenterne/kontrakten, f.eks. på grundlag af manglende opfyldelse af det aftalte resultatniveau. Den forventede værdi af en leverancekontrakt må ikke være uproportional i forhold til de investeringer der er medgået til at udvikle de innovative varer, TY eller B&A-arbejder. 51 Kapitel 8: Indkøbsmetoder ( 95 118) 52 26
Rammeaftaler Rammeaftaler ( 95-100) Det er præciseret, hvordan der skal forholdes, hvis der både kan foretages direkte tildeling og miniudbud under samme rammeaftale Valget af proces skal fastlægges efter objektive kriterier Objektive kriterier kan f.eks. være kvantitet, værdi, karakteristika ved ydelsen eller ordregiverens behov Intet til hinder for, at samme ordregiver indgår eller anvender flere rammeaftaler med sammenfaldende sortiment Ingen væsentlige ændringer i bestemmelserne om rammeaftaler 53 Dynamiske indkøbssystemer Dynamiske indkøbssystemer ( 101-108) Kan bruges for indkøb af varer, bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser, der er generelt tilgængelige på markedet og opfylder ordregiverens krav - standardkøb Enhver, der anmoder om deltagelse og lever op til de af ordregiver fastsatte kvalifikationskrav, skal tillades at indgå i systemet Ansøgninger om deltagelse skal som UP behandles inden for 10 arbejdsdage Alle deltagere i systemet skal have adgang til at afgive bud på konkrete anskaffelser Systemet kan være opdelt i forskellige kategorier af varer/ty/b&a og eventuelt være opdelt i grupper efter værdi eller geografisk udførelsessted Al kommunikation skal være elektronisk Ingen gebyrer for deltagerne Ingen begrænsninger i varighed 54 27
Kapitel 9: Fælles indkøb ( 119-126) 55 Centraliserede indkøb Præciseringer vedrørende indkøbscentraler og lejlighedsvise fælles indkøb ( 119-120 + 123) Ordregivere kan erhverve varer og tjenesteydelser via en indkøbscentral, ligesom ordregivere kan erhverve bygge- og anlægsarbejder via kontrakter, dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler etableret af indkøbscentraler Ordregiver opfylder sine forpligtelser efter direktivet, hvis man køber ind via indkøbscentral En ordregiver er selv ansvarlig for overholdelse af udbudsreglerne ved de dele af udbudsprocessen, som denne selv gennemfører, herunder tildeling af kontraker pba. dynamiske indkøbssystemer drevet af indkøbscentraler, miniudbud under rammeaftaler indgået af indkøbscentraler og direkte tildeling under rammeaftaler indgået af indkøbscentraler Ved lejlighedsvise fælles indkøb er ordregiverne i fællesskab ansvarlige, også hvor en ordregiver forvalter proceduren og handler i eget navn og på vegne af andre ordregivende myndigheder. Kun fælles ansvar for de dele, der gennemføres i fællesskab 56 28
Udbud med ordregivere fra flere medlemsstater Nye regler om grænseoverskridende udbud ( 124-126) Ordregivere kan benytte indkøbscentraler beliggende i andre EU-medlemsstater. Reglerne hvor indkøbscentralen er beliggende skal benyttes Ordregivere kan gennemføre fælles udbud, idet der forudgående skal træffes aftale om: Fordeling af parternes forpligtelser og de relevante nationale regler, der finder anvendelse Den interne organisering af proceduren Efter bemærkningerne kan deltagerne fordele specifikke ansvarsområder mellem sig og fastsætte de bestemmelser i de nationale lovgivninger, der finder anvendelse, i enhver af deres respektive EU-medlemsstater 57 Kapitel 10: Offentliggørelse og gennemsigtighed ( 127-134) 58 29
Offentliggørelsesregler Forhåndsmeddelelser og bekendtgørelser mv. ( 127 ff.) Alle ordregivere kan offentliggøre forhåndsmeddelelser om påtænkte offentlige indkøb. Hvis det er sket, kan visse tilbudsfrister forkortes Udbud skal offentliggøres via udbudsbekendtgørelser Fravigelse i forhold til udbudsdirektivets art. 48, stk. 2: bestemmelsen om at alle ikke-statslige ordregivere kan anvende vejledende forhåndsmeddelelser som udbudsbekendtgørelse /indkaldelse af tilbud, hvis de lever op til en række informationskrav, er ikke blevet medtaget i lovforslaget. Der skal indrykkes bekendtgørelser om indgåede kontrakter inden 30 dage 59 Offentliggørelsesregler National offentliggørelse ( 130) Bekendtgørelse kan ikke offentliggøres på nationalt plan, før de er offentliggjort af EU-Kommissionen Offentliggørelse på nationalt plan kan dog ske 48 timer efter modtagelse af bekræftelse på, at EU s Publikationskontor har modtaget bekendtgørelsen 60 30
Udbudsmateriale og supplerende oplysninger Til rådighed ved offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen + pligt til at svare på spørgsmål Der skal være fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, jf. 132, stk. 1 Ordregiver skal senest 6 dage inden frist for ansøgning eller tilbud meddele eventuelle supplerende oplysninger Inden fristen for ansøgning skal dog kun svares på spørgsmål, der har relevans for ansøgningen, dvs. ikke det samlede udbudsmateriale 61 Kapitel 11: Udelukkelse, egnethed og udvælgelse ( 135 147) 62 31
Udelukkelsesgrunde (1) Nye pligtmæssige udelukkelsesgrunde ( 135, stk. 1) Ordregiveren skal udelukke ansøgere eller tilbudsgivere, der er dømt ved endelig dom eller har vedtaget bødeforlæg for Deltagelse i kriminel organisation, terrorhandlinger, finansiering af terror mv. Anvendelse af børnearbejde eller medvirken til menneskehandel Tilsvarende, hvis en person, der er medlem af ansøgeren eller tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsorgan, eller har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsorgan NB: Et kartel kan i visse tilfælde sidestilles med en kriminel organisation Varighed af udelukkelse: Max 4 år fra endelig dom/vedtaget bødeforlæg, jf. 138, stk. 5 Pligt til udelukkelse gælder på ethvert tidspunkt af udbudsprocessen 63 Udelukkelsesgrunde (2) Nye pligtmæssige udelukkelsesgrunde ( 135, stk. 3) Ordregiveren skal udelukke ansøgere eller tilbudsgivere med ubetalt forfalden gæld på over 100.000 kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller tilbudsgiverens etableringsland. Der kræves ikke en endelig retlig eller administrativ afgørelse U1: Hvis alle ansøgere eller tilbudsgivere omfattes af denne bestemmelse U2: Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren stiller sikkerhed for den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. U3: Ansøgeren eller tilbudsgiveren har indgået afdragsaftale med inddrivelsesmyndigheden og overholder denne Ordregiveren har som udgangspunkt ikke pligt til at efterprøve oplysninger om udelukkelsesgrunde, men skal i tvivlstilfælde foretage en effektiv kontrol (gælder både obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde) 64 32
Udelukkelsesgrunde (3) Nye pligtmæssige udelukkelsesgrunde ( 136) Ordregiver har pligt til at udelukke en ansøger eller tilbudsgiver, hvis ordregiveren kan påvise: 1. En interessekonflikt, jf. 4, der ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger, fx fastsættelse for en længere ansøgnings- eller tilbudsfrist eller fremlæggelse af relevant information for andre potentielle ansøgere eller tilbudsgivere 2. En konkurrencefordrejning, jf. 39, fra en økonomisk aktørs deltagelse i forberedelsen af udbudsproceduren, som ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger 3. At ansøgeren eller tilbudsgiveren har afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdt oplysninger eller ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene, egnethedskravene eller udvælgelsen Ordregiver har bevisbyrden for, at de ovenfornævnte forhold foreligger, og at de ikke kan afhjælpes med mindre indgribende foranstaltninger 65 Udelukkelsesgrunde (4) Nye frivillige udelukkelsesgrunde ( 137, stk. 1, nr. 1, 4 og 5) (Kun hvis anført i udbudsbekendtgørelsen, jf. 137, stk. 1) Nr. 1: Hvis ordregiver kan påvise væsentlige tilsidesættelser af forpligtelser i henhold til miljø-, social- og arbejdsmarkedslovgivning eller de i bilag X anførte internationale bestemmelser om miljø-, sociale, og arbejdsmarkedsforhold (primært en række ILO-konventioner) Eks: endelig dom, voldgiftskendelse, påbud fra arbejdstilsynet, kendelse fra administrativt nævn, syn og skøn, dokumentation fra egne eller andres erfaringer 66 33
Udelukkelsesgrunde (5) Nye frivillige udelukkelsesgrunde ( 137, stk. 1, nr. 1, 4 og 5) (Kun hvis anført i udbudsbekendtgørelsen, jf. 137, stk. 1) Nr. 4: Hvis ordregiveren har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning. Indikationer kan være tiltalerejsning, oplysninger fra myndigheder mv. Gælder også konkurrencebegrænsninger i forbindelse med andre udbud Nr. 5: Hvis ordregiver kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt, der har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller lignende sanktion 67 Udelukkelsesgrunde (6) Nye frivillige udelukkelsesgrunde ( 137, stk. 1, nr. 6-7) Nr. 6: Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren uretmæssigt har i) forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningstagning, ii) forsøgt at skaffe sig fortrolige oplysninger, der kan give den pågældende en uretmæssig fordel, iii) groft uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have indflydelse på ordregiverens beslutning vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling af en kontrakt Nr. 7: Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld på under 100.000 kr. til offentlige myndigheder, vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger (jf. dog 135, stk. 4) Varighed af udelukkelse for 135, stk. 1, nr. 1-6: Max 2 år fra datoen for den relevante hændelse eller handling, jf. 138, stk. 6 137 kan bringes i anvendelse på et hvilket som helst tidspunkt af udbudsprocessen 68 34
Udelukkelsesgrunde (7) Self cleaning ( 138) Ansøgere eller tilbudsgivere, der er omfattet af visse af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde kan rense sig ved at dokumentere deres pålidelighed. I så fald kan de ikke udelukkes. Tilsvarende gælder for en underleverandør, der erstattes efter 177, stk. 5. Ordregiver må ikke udelukke en ansøgere eller tilbudsgiver, førend de har meddelt ansøgeren eller tilbudsgiveren, at de er omfattet af en udelukkelsesgrund, og givet dem en rimelig frist til at dokumentere deres pålidelighed. Dette kan gøres ved at dokumentere: at der er ydet erstatning for eventuelle skader, forsømmelser eller overtrædelser (hvis erstatning er pålagt ), at der aktivt er samarbejdet med relevante undersøgelsesmyndigheder, og at der er truffet passende tekniske, organisatoriske eller personlige foranstaltning for at forebygge yderligere overtrædelser eller forsømmeligheder Ordregiver skal efter en konkret vurdering begrunde, hvis denne ikke finder aktørens self cleaning tiltag tilstrækkelige. 69 Egnethedskrav (1) Udtømmende opregning af egnethedskrav ( 140) Ordregivere skal fastsætte egnethedskrav som minimumskrav i udbudsbekendtgørelsen. Egnethedskrav kan kun angå: 1. Egnethed til at udøve det pågældende erhverv 2. Økonomisk og finansiel formåen 3. Teknisk og faglig formåen Egnethedskravene skal være fastsat som minimumskrav i udbudsbekendtgørelsen Egnethed til at udøve det pågældende erhverv ( 141) Uændret ret til at stille krav om optagelse i fagligt register eller handelsregister i hjemstaten Bevis for fornødne autorisationer kan ligeledes kræves 70 35
Egnethedskrav (2) Økonomisk og finansiel formåen ( 142) Der kan stilles minimumskrav om tilstrækkelig finansiel og økonomisk formåen Der kan bl.a. stilles krav om minimumsomsætning (herunder inden for det område, kontrakten omfatter), men der må ikke stilles krav om, at denne er højere end det dobbelte af den anslåede kontraktværdi Undtagelsesvis højere krav (hvis særlige risici ved kontrakten) skal begrundes i udbudsmaterialet Ved opdeling i delaftaler skal kravene svare til værdien af de enkelte delaftaler (herunder omsætningskravet) Teknisk og faglig formåen 143 Der kan stilles krav om opfyldelse af (minimums-)krav til teknisk og faglig formåen 71 Udnyttelse af andre enheders kapacitet Brug af støtteerklæringer ved udnyttelse af andre kapacitet ( 144, stk. 2) Hvis en ansøger eller tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle eller tekniske og faglige formåen, skal de fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation (fx vedtægter, ejeraftaler eller andre relevante selskabsdokumenter) for ordregiveren, der godtgør, at den påberåbte enhed er juridisk forpligtet over for ansøgerne eller tilbudsgiverne Det skal oplyses hvilken konkret teknisk/faglig formåen, en enhed stiller til rådighed for ansøgeren/tilbudsgiveren Hvis en økonomisk aktør baserer sig på andre enheder fsva. uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og/eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af opgaven ( 144, stk. 3), skal de pågældende enheder udføre de relevante dele af kontrakten 72 36
Udnyttelse af andre enheders kapacitet (2) Støttende enheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrunde ( 144, stk. 4-5) Ordregiver skal verificere, at de enheder, en ansøger eller tilbudsgiver baserer sig på, lever op til de relevante minimumskrav til egnethed og ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1 eller 3, samt 137, stk. 1, nr. 2 eller 7 Egnethedskrav kan omfatte krav til økonomi, selvom enheden kun støtter fsva. teknisk og faglig formåen Ordregiver har kun pligt til at verificere, at de ovenfor nævnte udelukkelsesgrunde er overholdt Hvis enheden ikke lever op til egnethedskravene eller er omfattet af en udelukkelsesgrund i 135-137, skal den pågældende kræves udskiftet indenfor en passende tidsfrist For så vidt angår de frivillige udelukkelsesgrunde i 137, skal det fremgå af udbudsmaterialet, at disse vil føre til udelukkelse 73 Udnyttelse af andre enheders kapacitet (3) Solidarisk hæftelse ( 144, stk. 6) Ordregiver kan kræve, at ansøgeren/tilbudsgiveren og de enheder, de baserer sig på, hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. Dette krav skal i så fald fremgå af udbudsbekendtgørelsen. Dette er mere vidtgående end hvad der følger af udbudsdirektivets art. 63, stk. 1, 3. afsnit, der kun giver ordregiver ret til at kræve solidarisk hæftelse for de enheder, en ansøger baserer sig på i relation til økonomisk og finansiel formåen. Formentlig en fejl, der vil blive rettet inden lovens vedtagelse 74 37
Udvælgelse Regler for udvælgelse blandt ansøgere ( 145) Ordregiver kan ved begrænset udbud, udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber udvælge et antal ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud eller deltage i en dialog, jf. 145, stk. 1 Antallet af ansøgere, som ordregiveren prækvalificerer skal være stort nok til at sikre konkurrence, jf. 145, stk. 4 Ved begrænset udbud min. 5 ansøgere, jf. 59, stk. 4 Ved udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskab min. 3 ansøgere, jf. 61, 67 og 73 Hvis der er flere ansøgere, der både opfylder mindstekravene til egnethed (jf. 140), og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde (jf. 135-137), end det antal, som ordregiveren opfordrer til at afgive tilbud, skal ordregiveren foretage udvælgelsen på baggrund af objektive og ikke-diskriminerende kriterier, jf. 145, stk. 2 Følgende skal oplyses i udbudsbekendtgørelsen, jf. 145, stk. 3: Antal ansøgere, som ordregiveren vil opfordre til at afgive tilbud eller deltage i dialog. Kan angives som interval Hvilke oplysninger fra ansøgeren, der vil danne grundlag for udvælgelsen Hvilke objektive og ikke-diskriminerende kriterier, der tillægges vægt i forbindelse med udvælgelsen 75 Ændring af udvalgte ansøgere eller tilbudsgivere Udskiftning tilladt under visse omstændigheder ( 147) Ordregiver kan, under overholdelse af ligebehandlingsprincippet (jf. 2), acceptere ændringer når: En underleverandør, som ansøgeren/tilbudsgiveren baserer sin økonomiske/finansielle eller teknisk/faglige formåen på, erstattes og dette skyldes forhold, der påviseligt er udenfor ansøgeren/tilbudsgiverens kontrol, jf. stk. 1, nr. 1 U: Gælder ikke, hvis den pågældende underleverandør har haft afgørende betydning for egnethedsvurderingen, udvælgelsen eller tilbudsevalueringen. Dette svarer til princippet i C-91/08, Wall, pr. 39 En konsortiedeltager udgår, med mindre deltageren har haft afgørende betydning for egnethedsvurderingen, udvælgelsen eller tilbudsevalueringen, jf. stk. 1, nr. 2 En konsortiedeltager erstattes på grund af forhold, som påviseligt er uden for de øvrige deltageres kontrol, og deltageren ikke har haft afgørende betydning for egnethedsvurderingen, udvælgelsen eller tilbudsevalueringen, jf. stk. 1, nr. 3 En ansøger/tilbudsgiver fusionerer eller foretager andre virksomhedsmæssige omstruktureringer, hvis dette ikke påvirker hvilket udfald egnethedsvurderingen, udvælgelsen eller tilbudsevalueringen ville have haft, jf. stk. 1, nr. 4 Ansøgeren/tilbudsgiveren skal fortsat leve op til mindstekravene til egnethed efter ændringen, jf. stk. 2 76 38
Ændring af udvalgte ansøgere eller tilbudsgivere (2) Udskiftning tilladt under visse omstændigheder ( 147) Ordregiveren skal verificere, at ansøgeren/tilbudsgiveren fortsat ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, efter ændringen, jf. stk. 3 Ordregiveren er forpligtet til at udelukke ansøgere eller tilbudsgivere, hvis de efter ændringen er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135-137, jf. stk. 3 Konsortier kan ikke udvides med yderligere deltagere efter ansøgnings- eller tilbudsfristens udløb, jf. stk. 4 Ved begrænset udbud kan ordregiveren opfordre en ny ansøger til at afgive tilbud, hvis en af de oprindelige ansøgere ikke kan afgive tilbud på grund af forhold, der ligger uden for ordregiverens kontrol, jf. stk. 5 Ordregiveren skal sikre, at ansøgeren har tilstrækkelig tid til at udarbejde deres tilbud Den nye ansøger skal udpeges på baggrund af den allerede foretagne udvælgelse, således at den nye ansøger skal være den, som bedst opfylder kriterierne for udvælgelse blandt de ansøgere, der ikke blev udvalgt, dvs. den næste i rækken Ordregiveren skal i så fald hurtigst muligt og samtidigt underrette alle berørte ansøgere om beslutningen, jf. 171 77 Kapitel 12: Dokumentation angående udelukkelse, egnethedskrav og udvælgelse ( 148-158) 78 39
Dokumentationskrav Fælles europæisk udbudsdokument ( 148) Ordregiver skal acceptere ansøgeres og tilbudsgiveres egne oplysninger (i form af et Fælles europæisk udbudsdokument ) som foreløbig dokumentation for bl.a. at: aktøren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde aktøren opfylder egnethedskrav hvordan ansøgeren opfylder udvælgelseskriterierne Som udgangspunkt er det kun den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende yderligere dokumentation Ordregiver kan dog når som helst anmode en aktør om at fremlægge dokumentation, hvis dette anses for nødvendigt Ordregiver skal kræve fremlæggelse af dokumentation før tildeling af kontrakten Vil kunne indebære, at ordregiver inden tildelingen offentliggøres røber vinderen Tilbudsgivere er ikke forpligtet til at levere dokumentation, hvis ordregiveren selv kan hente den påkrævede dokumentation gratis i et register, der skal oprettes af medlemsstaterne, eller i hvis ordregiver i forvejen har dokumentationen ( 151) 79 Dokumentationskrav (2) Senere krav om dokumentation ( 152-158) Mulige krav om dokumentation i relation til udelukkelsesgrundene i 153 Mulige krav om dokumentation for økonomisk og finansiel formåen i 154 Mulige krav om dokumentation for teknisk/faglig formåen i 155 Eventuelle krav om kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder i 157-158 80 40
Kapitel 13: Fremgangsmåde ved tildeling af kontrakter ( 159 170) 81 Fremgangsmåden ved tildeling Generelt om fremgangsmåden ( 159) Ordregiver skal forinden tildeling verificere, at tilbudsgiveren 1. ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. 135-137, 2. opfylder minimumskravene til egnethed, jf. 140-143, og 3. hvis relevant, er udvalgt efter reglerne i 145. Afholdes offentligt udbud kan ordregiver vælge at evaluere tilbuddene, før det verificeres, at ovenstående er opfyldt I tvivlstilfælde skal ordregiver foretage en effektiv kontrol af oplysninger og dokumentation Ordregiverne kan undlade at tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvis ordregiveren kan bevise, at tilbuddet ikke er i overensstemmelse med gældende forpligtelser indenfor det miljømæssige-, sociale- og arbejdsretlige område 82 41
Rettelse af fejl mv. Specifik hjemmel til at tillade rettelser af fejl ( 159, stk. 5-6) Hvis indleveret dokumentation synes fejlbehæftet eller ufuldstændig, eller hvis specifikke dokumenter mangler, kan ordregivere bede tilbudsgivere om at indlevere yderligere dokumenter eller i øvrigt klargøre deres ansøgning eller tilbud ( supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation ). Tilbudsgiveren må ikke få fordel i viden eller tid Der kan eftersendes helt manglende oplysninger og dokumentation OK at rette hvis relevante oplysninger (men ikke nødvendigvis dokumentet) forelå inden fristen skal kunne objektivt konstateres Dette må dog ikke føre til, at der fremsættes en ny ansøgning eller et nyt tilbud (nye oplysninger, som giver en fordel i konkurrencen) Rettelserne skal ske under overholdelse af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed Ordregiver er dog forpligtet til at afvise ansøgningen eller tilbuddet, hvis det udtrykkeligt fremgår af udbudsmaterialet, at den konkrete fejl/mangel vil føre til afvisning 83 Offentliggørelse af evalueringsmetoden (1) Pligt til offentliggørelse af evalueringsmetoden ( 160) Ud over tildelingskriteriet, samt eventuelle under- og delkriterier, skal ordregiver beskrive evalueringsmetoden og hvad der tillægges betydning ved tilbudsevalueringen i udbudsmaterialet Evalueringsmetoden skal være fastlagt på forhånd og være klart beskrevet i udbudsmaterialet. Kan indebære relativ eller absolut bedømmelse fsva. både økonomiske og kvalitative underkriterier Ordregiver må ikke have et frit valg ved evalueringen, og de potentielle ansøgere og tilbudsgivere skal kunne vurdere, om de ønsker at bruge ressourcer på at deltage, samt hvordan de kan optimere deres tilbud Metoden kan basere fx sig på en prosamodel, prismodel eller pointmodel det er dog ikke et krav, at den kan beskrives ved hjælp af en matematisk formel Det skal kunne kontrolleres, at evalueringen er sket i overensstemmelse med den offentliggjorte evalueringsmetode, og ordregiveren skal kunne godtgøre, at evalueringen sker i overensstemmelse med den angivne vægtning Evalueringsmetoden kan ikke efterfølgende tilsidesættes af klage- eller retsinstanser, hvis den er beskrevet i udbudsmaterialet, er gennemsigtig og overholder ligebehandlingsprincippet 84 42