Dynamiske indkøbssystemer

Transkript

1 Dynamiske indkøbssystemer Syddansk Universitet: Konference om digitalisering af offentlige indkøb 1

2 Anders Nørgaard Jensen Partner, Advokat

3 Kendetegn En slags åben rammeaftale med miniudbud mulighed for løbende udskiftning i leverandørmassen Fuldt elektronisk Generelt tilgængelige indkøb men ikke begrænset hertil Kan gøres tidsubegrænset 3 Dynamiske indkøbssystemer Anders Nørgaard Jensen

4 Udbudsdirektivets (2014/24/EU) præambel Betragtning (63): Denne indkøbsteknik gør det muligt for de ordregivende myndigheder at råde over et særligt bredt udvalg af tilbud og således sikre optimal udnyttelse af de offentlige midler på grundlag af omfattende konkurrence, når der er tale om almindelige anvendte eller standardiserede varer, byggeog anlægsarbejder eller tjenesteydelser, som er generelt tilgængelige pa markedet. 4 Dynamiske indkøbssystemer Anders Nørgaard Jensen

5 1. Anvendelsesområde 5

6 Generelt tilgængelige indkøb Lovbemærkningerne: Dynamiske indkøbssystemer er navnligt anvendelige til standardydelser, men anvendelsen er ikke begrænset til at vedrøre standardiserede ydelser. Et dynamisk indkøbssystem vil også kunne omfatte tjenesteydelser i form af konsulentydelser, som er almindelig anvendte. I al væsentlighed copy/paste fra præambelbetragtningen Bygherrerådgivning? Hjemmepleje (light regimet)? 6 1. Anvendelsesområde

7 2. Etablering 7

8 Fuldt elektronisk proces Benyt online udbudsværktøj Ansøgere og deltagere må ikke pålægges betaling for deltagelse 8 2. Etablering

9 Åben for alle Den for nogen store ulempe: Der kan ikke foretages en begrænsning i antallet af prækvalificerede virksomheder Alle prækvalificerede skal budopfordres (inden for den relevante kategori) Hvordan undgår ordregiver at blive overvældet af ansøgninger og tilbud? 9 2. Etablering

10 Åben for alle Kategoriinddeling Der kan opstilles selvstændige kategorier inden for samme dynamiske indkøbssystem Der kan fastsættes kategorispecifikke udvælgelseskriterier Budopfordring sker kun blandt prækvalificerede inden for den enkelte kategori Etablering

11 Hvor meget skal jeg oplyse om de konkrete indkøb i det udbudsmateriale, som etablerer det dynamiske indkøbssystem? Etablering

12 Art og mængde Oplysninger om de konkrete indkøb En ordregiver skal som minimum angive arten og den anslåede mængde af planlagte indkøb ( 103). Hvilke oplysninger, der herudover er nødvendige at angive, beror på en konkret vurdering. Afgørende er, om de angive oplysninger er tilstrækkelige til, at alle rimeligt oplyste og normalt påpasselige bydende kan forstå oplysningernes nøjagtige rækkevidde og fortolke dem på samme måde Etablering

13 Oplysninger om de konkrete indkøb Ordregiver skal endvidere angive de kriterier for tildeling, der gælder ved tildeling af de konkrete kontrakter på grundlag af det dynamiske indkøbssystem. Ordregiver kan præcisere kriterierne i opfordring til at afgive tilbud, når det er relevant Etablering

14 Præcisere kriterier i budopfordring? Ordregiver kan ikke foretage ændringer af kriterierne for tildeling, der kan karakteriseres som ændringer af grundlæggende elementer. Ændringer af grundlæggende elementer udgør ændringer, der kan have påvirket potentielle ansøgeres eller tilbudsgiveres deltagelse i udbudsproceduren, eller fordrejet konkurrencen mellem ansøgere eller tilbudsgivere Etablering

15 Hvor meget kan der ændres ved tildelingskriteriet? Ændring af grundlæggende elementer i tildelingskriteriet vil være Tilføjelse, fjernelse eller ændring af kriteriernes rækkevidde Inspiration fra praksis om rammeaftaler med fornyet konkurrence: Forbud mod tilføjelse af underkriterier Ændring af vægtninger? Ændringsforbehold i udbudsmaterialet synes at give et større spillerum for ændringer Etablering

16 Hvor meget kan der ændres ved tildelingskriteriet? Lovbemærkningerne: Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabil under hele udbudsproceduren. Copy/paste fra direktivet. Svært at udlede noget konkret af formuleringen. Generelt er regelsættene sparsomme med oplysninger om ændringsrammen Etablering

17 3. Frister og proces 17

18 Frist- og procesreglerne er uoverskuelige i loven. Hvordan ser processen fra etablering til første tildeling ud? Frister og proces

19 TRIN 1: Etableringsprocedure Ansøgningsfrist Behandling af ansøgning Underretning og Begrundelse Anvendelse 30 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse, jf. UBL 104, stk. 1 (HR): 10 arbejdsdage efter modtagelse af ansøgning, jf. UBL 104, stk. 4 (MODIF 1): 15 arbejdsdage efter modtagelse af ansøgning, hvor ordregiver finder det berettiget jf. UBL 104, stk. 5 (MODIF 2): Frem til budopfordringen for det første konkrete indkøb, jf. UBL 104, stk. 6 Underretning: Hvilken beslutning har ordregiver truffet om optagelse i det dynamiske indkøbssystem, jf. UBL 171, stk. 1, nr. 4 Begrundelse: Hvorfor er ansøgerens anmodning om optagelse i det dynamiske indkøbssystem blevet afvist, jf. UBL 171, stk. 5 Ordregiver kan tidligst anvende et dynamisk indkøbssystem, når ansøgningsfristen er udløbet og ansøgninger, der er modtaget inden for fristen, er færdigbehandlede, jf. UBL 104, stk. 2 19

20 TRIN 2: Procedure for konkrete indkøb Budopfordring Tilbudsfrist Tildeling Underretning og Begrundelse: Standstill periode: Kontraktindgåelse (HR): Ordregiver skal opfordre alle deltagere til at afgive tilbud, jf. UBL 105, stk. 1, 1. pkt. (MODIF 1): Ordregiver skal opfordre alle deltagere i den relevante kategori til at afgive tilbud, jf. UBL 105, stk. 2 Minimum 10 dage fra dagen efter afsendelse af opfordring til at afgive tilbud, jf. UBL 105, stk. 4 Ordregiver skal tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste bud på grundlag af de fastsatte kriterier for tildeling, jf. UBL 105, stk. 3 Underretning: Tildelingsbeslut ning, jf. UBL 171, stk. 1, nr. 3 Begrundelse 1: Afvisningsbegr undelse, jf. UBL 171, stk. 4, nr. 1 Begrundelse 2: Det vindende tilbuds relative karakteristika og fordele, jf. UBL 171, stk. 4, nr. 2 Der gælder ingen standstill periode, når en kontrakt tildeles en leverandør inden for et dynamisk indkøbssystem, jf. Klagenævnslove n 3, stk. 3, nr. 3 20

21 4. ESPD og endelig dokumentation 21

22 Hvornår skal jeg bede om ESPD, og hvad er reglerne for endelig dokumentation? ESPD og endelig dokumentation

23 ESPD ESPD skal anvendes som foreløbigt bevis i relation til objektive og frivillige udelukkelsesgrunde ( 148, stk. 1, nr. 1), mindstekrav til egnethed ( 148, stk. 1, nr. 2) og objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelse ( 148, stk. 1, nr. 3) ESPD og endelig dokumentation

24 ESPD Optagelse i et dynamisk indkøbssystem forudsætter at ansøgeren ikke er omfattet af objektive og frivillige udelukkelsesgrunde, og at ansøgeren opfylder de fastsatte mindstekrav til egnethed. Ordregiver er derfor forpligtet til at bede om ESPD i forbindelse med ansøgning om deltagelse i et dynamiske indkøbssystem. Understøttes af, at etableringsproceduren følger reglerne for begrænset udbud ( 101, stk. 1) ESPD og endelig dokumentation

25 Fornyelse af ESPD på ethvert tidspunkt Herudover kan ordregiver kræve, at deltagere i et dynamisk indkøbssystem fornyer og ajourfører (et allerede afleveret) ESPD jf. 148, stk. 1 ( 106, stk. 1, 1. pkt.). Det ændrede ESPD afleveres inden for 5 arbejdsdage fra anmodning herom ESPD og endelig dokumentation

26 Endelig dokumentation Før tildelingen skal ordregiver kræve dokumentation i henhold til 152 for de foreløbige beviser i ESPD en fra den/de vindende tilbudsgivere ( 151, stk. 1, 1. pkt.) En udfordring for indkøb under det dynamiske indkøbssystem. Endelig dokumentation kan være bøvlet, særligt fra udenlandske virksomheder. Dokumentationsøvelsen kan i princippet æde de tidsmæssige fordele ved hurtige konkrete indkøb under det dynamiske indkøbssystem. Tilbudsfrister ned til 10 dage over for Erhvervsstyrelsens estimerede sagsbehandlingstid for udstedelse af serviceattest på mindst ca dage. Er der muligheder for at anmode om endelig dokumentation tidligere? ESPD og endelig dokumentation

27 Endelig dokumentation på et tidligere tidspunkt? 151, stk. 2: Muligt hvis nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt: Lovbemærkninger nævner navnlig situationer med begrænsning af antallet af prækvalificerede. Situationen er lige modsat i dynamiske indkøbssystemer, hvor der netop ikke kan begrænses andet end med kategoriopdelingen. Denne undtagelsesbestemmelse er derfor næppe anvendelig ESPD og endelig dokumentation

28 Endelig dokumentation på et tidligere tidspunkt? Undtagelser fra pligten til at kræve endelig dokumentation fra den/de vindende tilbudsgivere ( 151, stk. 1, 1. pkt.): 1) Direkte tildeling af kontrakter, der er baseret på en rammeaftale ( 151, stk. 3) Ikke anvendelig heller ikke ud fra analogibetragtninger (deltagerkredsen i rammeaftalen ligger jo i modsætning til det dynamiske indkøbssystem fast) ESPD og endelig dokumentation

29 Endelig dokumentation på et tidligere tidspunkt? Undtagelser fra pligten til at kræve endelig dokumentation fra den/de vindende tilbudsgivere ( 151, stk. 1, 1. pkt.): 2) Hvis ordregiver allerede har direkte adgang til dokumentationen eller er i besiddelse af dokumentationen ( 151, stk. 5). Anvendelig også ved de dynamiske indkøbssystemer Kan ordregiver opfordre ansøgere/tilbudsgivere til at aflevere endelig dokumentation med ansøgning/tilbud? Omgåelsesbetragtninger? ESPD og endelig dokumentation

30 Endelig dokumentation på et tidligere tidspunkt? Et smuthul? Udbudslovens 106, stk. 1, 2. punktum: Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i løbet af det dynamiske indkøbssystems løbetid kræve, at deltagerne fremlægger dokumentation, jf. 152 Intet i lovbemærkningerne om forudsætning for brugen. Heller intet om at formålet navnlig skal være at gennemføre proceduren korrekt som i 151, stk ESPD og endelig dokumentation

31 Endelig dokumentation på et tidligere tidspunkt? Et smuthul? Udbudslovens 106, stk. 1, 2. punktum: Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i løbet af det dynamiske indkøbssystems løbetid kræve, at deltagerne fremlægger dokumentation, jf. 152 Der kan ud fra en ordlydsfortolkning argumenteres for, at ordregiver frit kan kræve endelig dokumentation når som helst efter etablering. Og til sammenligning indeholder Udbudslovens bestemmelser om rammeaftaler (Udbudslovens ) intet om indhentning af endelig dokumentation. Hvad synes I? ESPD og endelig dokumentation

32 Endelig dokumentation på et tidligere tidspunkt? Et smuthul? Udbudslovens 106, stk. 1, 2. punktum: Hvad taler imod? Den generelle undtagelsesbestemmelse om endelig dokumentation nævner ikke dynamiske indkøbssystemer. Den nævner derimod rammeaftaler, men kun de med direkte tildeling og ikke fornyet konkurrence, som er den mere sammenlignelige med dynamiske indkøbssystemer. Hvad er pointen så med at kunne indhente ESPD et på et hvilket som helst tidspunkt i systemets løbetid? ESPD og endelig dokumentation

33 Afslutning Syddansk Universitet: Konference om digitalisering af offentlige indkøb 33