Bilag 4 Vejledning til udfyldelse af ESPD

Transkript

1 Fællesindkøb Midt Levering af håndværkerydelser til Horsens Kommune

2 Indhold 1 INDLEDENDE BEMÆRKNINGER UDFYLDELSE AF ESPD START FANEN PROCEDURE FANEN UDELUKKELSE FANEN UDVÆLGELSE FANEN AFSLUT...18 Side 2 af 20

3 1 Indledende bemærkninger Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) er en egenerklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende virksomhed opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-værktøj giver mulighed for at udarbejde en ESPD på alle EUsprog og findes på denne internetadresse: Som hjælp til udfyldelse af ESPD en har Udbyder med rødt indrammet de oplysninger, som minimum skal udfyldes. Dog skal man være opmærksom på at afhængig af svaret, skal der udfyldes yderligere oplysninger disse er ikke nødvendigvis indrammet af Udbyder i vejledningen. Der sker løbende opdateringer og tilpasninger af det elektroniske ESPD-værktøj, derfor kan det elektroniske ESPD godt se anderledes ud end de skærmbilleder, der er anvendt i denne vejledning. - Tilbudsgiver der afgiver tilbud alene skal blot aflevere én udfyldt ESPD. - Tilbudsgiver der afgiver tilbud som konsortium, skal aflevere én udfyldt ESPD for konsortiet (den virksomhed der er udpeget til med bindende virkning, at kunne føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med Udbyder) og derudover en ESPD for hver deltagende virksomhed i konsortiet. - Tilbudsgiver der baserer sig på andre enheders formåen, skal aflevere én udfyldt ESPD for Tilbudsgiver, og derudover en ESPD for hver støttende enhed. Side 3 af 20

4 2 Udfyldelse af ESPD 2.1 Start Man starter med at åbne Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-værktøj via linket: Dernæst vælges det ønskede sprog. Efterfølgende skal man vælge Jeg er en økonomisk aktør og Importere ESPD. Herefter uploades den xml-fil, som udgør Udbyders ESPD, og som Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed har downloadet og gemt. Dernæst vælges land. Xml-filen virker udelukkende sammen med ESPD en og kan kun åbnes fra værktøjet ved hjælp af funktionerne heri, dvs. Importere ESPD. Hvis man forsøger at åbne xml-filen ved at dobbeltklikke på filen, kommer udelukkende den kode frem, som ses nedenfor. Side 4 af 20

5 Side 5 af 20

6 2.2 Fanen Procedure Når der klikkes på Næste, åbner Procedure fanebladet, hvor oplysningerne i Del I om Udbyder og det konkrete udbud er importeret fra oplysningerne i udbudsbekendtgørelsen. Man skal derfor blot udfylde felterne i Del II. Vejledning til udfyldelse af nogle af de indrammede felter på nedenstående side: - udfyldes med Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enheds adresse (hvortil meddelelser fra Udbyder vil blive sendt) - Telefon udfyldes med Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enheds telefonnummer - Momsregistreringsnummer udfyldes med Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enheds CVR nummer eller SE nummer - Er den økonomiske aktør en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed udfyldes med Ja såfremt virksomheden beskæftiger under 250 personer, og har en årlig omsætning på højst 50 mio. EUR og/eller en samlet årlig balance på højst 43 mio. EUR - Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt. Er den økonomiske aktør et beskyttet værksted, en social virksomhed. er forudfyldt med Nej. Ændres kun hvis udbuddet vedrører en reserveret kontrakt. - Er den økonomiske aktør optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører er forudfyldt med Nej. Ændres ikke for virksomheder etableret i Danmark. - Er den økonomiske aktør i stand til at fremlægge et certifikat vedrørende betaling af bidrag. er forudfyldt med Nej. - Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør ønsker at afgive tilbud på udfyldes med det antal delaftaler, der afgives tilbud på, hvis udbuddet er opdelt i delaftaler. Side 6 af 20

7 Ovenstående felt Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre udfyldes med Nej såfremt Tilbudsgiver afgiver tilbud alene ved brug af eget CVR nummer. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheder, skal ovenstående felt ligeledes udfyldes med Nej i både Tilbudsgivers ESPD og den støttende enheds ESPD. Ovenstående felt Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre udfyldes med ja af hver konsortiedeltager, såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium. Derefter fremkommer nedenstående felt. Heri angives i a) rollen som konsortiedeltager har i konsortiet, b) virksomhedsnavn(e) på de(n) øvrige deltager(e) i konsortiet og c) evt. navnet på konsortiet. Den konsortiedeltager som er udpeget til med bindende virkning, at kunne føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med Udbyder (altså den Side 7 af 20

8 konsortiedeltager som har fuld prokura til at repræsentere konsortiet) skal i dennes ESPD angive følgende rolle under a) har fuld prokura til at repræsentere konsortiet. Ovenstående felt Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør ønsker at afgive tilbud på udfyldes med tal(let) på de(n) delaftale(r) som Tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Hvis Tilbudsgiver ikke har udfyldt feltet anser Udbyder det som at der er henvist til Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Feltet skal ikke udfyldes i eventuelle støttende enheders ESPD. Såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium er det alene den konsortiedeltager som er udpeget til med bindende virkning, at kunne føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med Udbyder (altså den konsortiedeltager som har fuld prokura til at repræsentere konsortiet) der skal udfylde feltet i dennes ESPD. Side 8 af 20

9 Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed kan i nedenstående Del II, B, angive oplysninger om den person, der er beføjet til at repræsentere virksomheden i forbindelse med det konkrete udbud. Der skal angives den person, der kan binde virksomheden i juridiske forhold. I nederste felt i Del II, B skal virksomheden angive, hvis der er begrænsninger i fuldmagten. I Del II, C skal Tilbudsgiver oplyse, om den baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen for at opfylde egnetheds-/udvælgelseskriterierne i Del IV. Hvis der svares Ja hertil, skal Tilbudsgiver vedlægge en særskilt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i Del II, A og B og Del III for hver enhed, som Tilbudsgiver baserer sig på. Side 9 af 20

10 Del II, D, der vedrører oplysninger om underleverandører, skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed, da Udbyder ikke har efterspurgt oplysningen i udbudsmaterialet. Feltet er forudfyldt med Nej og det skal ikke ændres. Afsnittet vedrører oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet Tilbudsgiver ikke baserer sig på i forhold til opfyldelse af udvælgelseskriterierne. Side 10 af 20

11 2.3 Fanen Udelukkelse Under fanebladet Udelukkelse skal Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed oplyse, om denne er omfattet af udbudslovens udelukkelsesgrunde. Alle udelukkelsesgrundene er i udgangspunktet udfyldt med et Nej, og Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed skal derfor kun udfylde denne del, hvis det ønskes at tilkendegive at være omfattet af de(n) pågældende udelukkelsesgrund(e). Nedenstående udelukkelsesgrunde i Del III, A svarer til de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1, nr Side 11 af 20

12 Svares Ja til en af ovenstående udelukkelsesgrunde, skal man indtaste nærmere oplysninger om den dom, der medfører udelukkelse. Såfremt oplysningerne/dokumentationen for ovenstående er tilgængelige i elektronisk form, igennem en nationale database, skal dette oplyses ved at indtaste den pågældende adresse på hjemmesiden. Udbyder kan herefter ikke kræve dokumentation fra Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed, men må selv indhente den fra databasen. Side 12 af 20

13 I forhold til de næste to udelukkelsesgrunde skal Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed kun udfylde noget, hvis denne er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene. Dette angives med et Ja. De to udelukkelsesgrunde nedenfor i Del III, B svarer til den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens 135, stk. 3. Hvis der svares Ja, til at den har ubetalt forfalden gæld, skal følgende også oplyses: - Landet hvortil virksomheden har ubetalt forfalden gæld - Gældens størrelse - Hvordan det er blevet konstateret, at virksomheden har ubetalt forfalden gæld, f.eks. ved en retlig eller administrativ afgørelse eller på anden måde. Side 13 af 20

14 Følgende frivillige udelukkelsesgrunde i Del III, C skal udfyldes af Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed. Udelukkelsesgrundene svarer til udbudslovens 137, nr. 2. I forhold til udelukkelsesgrundene skal Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed kun udfylde noget, hvis denne er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene. Dette angives med et Ja. Side 14 af 20

15 Udelukkelsesgrunden svarer til udbudslovens 137, nr. 4. I forhold til udelukkelsesgrunden skal Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed kun udfylde noget, hvis denne er omfattet af udelukkelsesgrunden. Dette angives med et Ja. Udelukkelsesgrunden svarer til udbudslovens 137, nr. 5. I forhold til udelukkelsesgrunden skal Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed kun udfylde noget, hvis denne er omfattet af udelukkelsesgrunden. Dette angives med et Ja. Side 15 af 20

16 Følgende obligatoriske udelukkelsesgrunde i Del III, C skal udfyldes af Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed. Udelukkelsesgrundene svarer til udbudslovens 136, nr. 1 og 2. Såfremt der svares Ja til spørgsmålet om involvering i forberedelsen af udbudsproceduren, skal involveringen beskrives. Det er herefter op til Udbyder at vurdere, hvorvidt denne involvering medfører konkurrencefordrejning, der skal medføre udelukkelse. Nedenstående udelukkelsesgrund, a), b) og c), svarer til udbudslovens obligatoriske udelukkelsesgrund i 136, nr. 3 vedrørende groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter, dvs. dokumentation for de erklæringer, der afgives i ESPD en. Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed skal kun udfylde noget, hvis denne er omfattet af en af udelukkelsesgrundene a), b) og c). Herudover indeholder nedenstående også del d), den frivillige udelukkelsesgrund i 137, stk. 1, nr. 6. Udbyder har i udbudsmaterialet ikke anført, at man vil gøre brug af den frivillige udelukkelsesgrund, så ved at svare Nej til nedenstående erklæres alene ikke at være omfattet af a), b) og c). Side 16 af 20

17 2.4 Fanen Udvælgelse Fanebladet Udvælgelse vedrører de krav til Tilbudsgivers egnethed, som Udbyder har beskrevet i Prækvalifikationsbetingelserne i afsnittet Teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver kan vælge at beskrive referencerne i ESPD en eller henvise til Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation og beskrive referencerne heri. Beskriver Tilbudsgiver referencer i ESPD skal feltet Beskrivelse nedenfor udfyldes. Af feltet skal fremgå hvilken delaftale/delaftaler referencen vedrører. Det kan f.eks. angives ved først i referencen at skrive Delaftale 1-2 Tømrer og Snedker såfremt Tilbudsgiver ønsker, at søge om prækvalifikation til delaftale 1 og delaftale 2 Tømrer og Snedker. Tilbudsgiver skal beskrive 5 referencer pr. delaftale gennemført i løbet af de seneste 5 år, for at kunne blive prækvalificeret. Specielt gælder for delaftale 13 Ventilationsservice, at de anførte referencer skal være gennemført i løbet af de seneste 3 år. Har Tilbudsgiver ikke udfyldt feltet Beskrivelse anser Udbyder det som en henvisning til Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation og beskrivelse af referencerne heri. Det er ikke et krav, men Udbyder opfordrer Tilbudsgiver til at udfylde feltet Beløb. Ved at trykke på + markeret ved den en reference. i ovenstående bliver det muligt at angive yderligere Ansøger en Tilbudsgiver om prækvalifikation til delaftaler indenfor flere forskellige fag f.eks. Maler og VVS-arbejde fortsættes med at vælge + indtil alle referencerne er beskrevet. Side 17 af 20

18 2.5 Fanen Afslut Tilbudsgiver skal svare ja i stedet for det for udfyldte Nej. Derefter fremkommer følgende: Såfremt feltet Beskriv dem ikke er udfyldt anser Udbyder det som om at der anvises til referencerne beskrevet i Del C i ESPD/ Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Side 18 af 20

19 Udbyder efterspørger antallet af ansatte på tidspunktet for prækvalifikation. Antallet kan angives i feltet Beskriv dem eller udfyldes i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. I tilfælde af, at oplysningen om antallet af ansatte på tidspunktet for prækvalifikation angives både i ESPD og Bilag 1, gælder oplysningerne angivet i Bilag 1, hvis der er uoverensstemmelser. Tilbudsgiver skal ikke udfylde Del VI: Afsluttende erklæringer, men opfordres til nøje at gennemlæse, hvilke forpligtelser Del VI indebærer. Det er ikke et krav at man underskriver ESPD en, da Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enhed ved underskrift af udbudsmaterialets Bilag 1 Underskriftsbilag samtidig underskriver de oplysninger, der er angivet i ESPD en. Nu er ESPD et klar til at blive downloadet, hvilket indebærer, at en XML-fil downloades til Tilbudsgiver/konsortiedeltager/støttende enheds lokale drev på computeren. Vælg Oversigt, herefter vises hele ESPD-formularen i en overbliksversion. Man skal gå nederst i det dokument, der vises, og vælge Download i. Her kan man vælge XML-format for at downloade en XML-fil. Side 19 af 20

20 Åbn xml-filen, hvorefter der kommer en kode som nedenstående frem. For at gemme xml-filen højre klikkes i området øverst med den røde, fede skrift, hvorefter der kommer en boks frem, hvor man kan vælge Gem destination som. Xml-filen gemmes nu som et dokument (fx Bilag 1 ESPD ) der kan vedhæftes tilbuddet på en USB-nøgle. Side 20 af 20