Lokaludvalg og -råd Forside

Transkript

1 Informationskoncept for Lokaludvalg og -råd Forside En pjece om, hvordan Lokaludvalg kan anvende informationssystemet Dialogbyg til at: Gøre lokalområdet attraktivt ved samlet at synliggøre leve og bo kvaliteter i form af indtryk af områdets natur, beboelser, institutioner, foreninger og udviklingsinitiativer. Forbedre det lokale engagement i at skabe velfærd i lokalområdet ved løbende at formidle information om lokale tilbud, lokale initiativer og dets aktører. Sikre effektiv kommunikation mellem deltagende aktører, beboerforeninger, private organisationer, institutioner og ildsjæle. Byrådet Administrationen Potentielle tilflyttere Ressourcer Attraktivt lokalområde Ejendomsværdi Beboerforeninger Landsbylaug Grundejerforeninger Ejerforeninger Andelsboligforeninger Afdelinger i almene boliger Beboerrepræsentationer Lokaludvalg Drivende personer Formidling Informationssystem Private organisationer Fritids- og kulturelle foreninger Politiske foreninger Selvejende institutioner Virksomheder Institutioner Skoler Daginstitutioner Ældrecentre Kirker Beboerne i lokalområdet Ildsjæle, Politikere, Organisationsfolk, Erhvervsfolk Forretningsdrivende, Lønmodtagere, Kunstnere, Borgere, Forældre, Børn, Unge, Ældre m. fl. Dialogbyg ApS Johanne Korchs Vej 19 DK-4700 Næstved Tlf arl@dialogbyg.dk

2 Introduktion Et af de væsentligste succeskriterier for et Lokaludvalg er at gøre lokalområdet attraktivt således at beboerne oplever fremgang med positive følger som, stigende huspriser, ungdom i byen mm. Det kræver at lokaludvalget Introduktion kan skabe dialog og samspil med områdets aktører, borgere og byråd ligesom, det kræver at området og dets kvaliteter synliggøres. Heri ligger en stor kommunikations- og formidlingsopgave, som løses let og effektfuld med Dialogbygs informationssystem + det beskrevne koncept. Koncept og informationssystem er beskrevet i denne pjece. Det er udviklet til Lokaludvalg, der dækker et befolkningsunderlag fra til personer, med de dertilhørende netværk i form af beboerforeninger, institutioner og private organisationer. Informationssystemets opbygning og egenskaber er vist detaljeret i vedlagte materiale: Side 2. Forside. Præsentation med billeder fra området. Hurtig adgang til sendekanaler med information om netværk og initiativer. Indgang til et samlet register for personer, virksom-heder, aktiviteter, kalender, dokumenter og sendte . I systemet er integreret et Intranet, således at informationer kan skjules for uvedkomne. Dermed er det også velegnet for projektgrupper og klynger til deres egen interne kommunikation. Informationssystemets systematik gør det enkelt for både medvirkende og interessenter at få overblik og finde relevante detaljer. Side 3-5. Sendekanaler til de enkelte netværk, Lokaludvalg, Beboerforeninger, Institutioner, Private organisationer og sendekanaler for hver enkelt initiativ i området. Layout er som forside, men her afgrænses informationerne til det, som er af betydning for netværket eller for initiativet. Side 5 9 beskriver informationssystemets egenskaber detaljeret herunder inddatering. Som noget specielt er det hurtigt og let at formidle målrettet via i informationssystemet. Denne funktion har vist sig meget effektiv se vedlagte illustration. Kilde: Statistikudskrift Målrettet information udsendt Daglig anvendelse Med til informationssystemet følger statistikprogram, således at alle kan følge informationssystemets anvendelse detaljeret. Prisen for informationssystemet er kr. pr år. Det indbefatter program, løbende programudvikling, serverfaciliteter og løbende programforbedringer. Pris for konsulentbistand og coaching afregnes efter tilbud baseret på 600 kr. i timen plus udlæg.

3 Forside leve og bo kvaliteter i form af indtryk fra området Forside Power Point præsentationer af indtryk fra bydelen, fra nærområder i bydelen samt bydelens rekreative områder. Struktur forsiden Detaljer strukturerer fakta information Forsiden giver et samlet billede af området. Den består af et billede, en rubrik, flere indtryk, og fokus annoncer. Indtryk og fokus vises som præsentationer se side 6. Samlet adgang til detaljer. Personer (register), aktiviteter og milepæle (begivenheder, kalender), dokumenter og post. Kanalvælger emne afgrænser information Skærmbillede - foto, beskrivelse, indtryk og fokus - kanalvælger og detaljer En kanalvælger. I Lille Næstveds informationssystem har kanalvalget fokus på udvalget, beboerforeninger, institutioner, private organisationer og nye initiativer i området. Hver kanal indeholder sammenhængende information om kanalemnet. For hvert nyt initiativ åbnes en ny kanal. Efter afslutning af initiativ lukkes eller slettes kanalen atter.

4 Kanal 1 synliggør arbejdet i lokaludvalget og dets medlemmer Detalje ikoner åbner registre med detaljeinformationer om personer, aktiviteter, milepæle (kalender), dokumenter og e-post med relation til lokaludvalgets arbejde Lokalråd Detaljer med relation til kanalen Lokaludvalget På kanal1 informerers om udvalgets arbejde og dets medlemmer. På samme kanal har lokaludvalget et Intranet til interne informationer. Generel struktur for kanal Hver kanal Indeholder information om et afgrænset emne, et koncept, et projekt, en organisation mv. Kanalindhold beskrives med en overskrift, et billede, en rubrik, flere indtryk og fokuserede detaljer. Detalje information (personer, aktiviteter, datoer, dokumenter og post afgrænses til det der er relevant for pågældende kanal. Kanalvælger styrer valg af skærmbillede Målgruppe relevant skærmbillede med specifik adgang til indhold i forhold til kanal overskrift Struktur for detaljer Alle detaljer inddateres med relation til en kanal. Inddateringen kan foretages decentralt af forskellige personer. Detalje informationerne samles på forsiden, som så er indgang til overblikket over mange decentrale inddateringer.

5 Kanal 2 til 4 - synliggør beboelser, institutioner, foreninger, deres aktiviteter og nøglepersoner. Involverer nøglepersoner via e-post i nye udviklingstiltag Kanal 02 - indtryk af områdets beboelser Beboerforeninger Samlet præsentation af beboerforeninger, landsbylaug i nærområde med link til hjemmesider. Kanal 03 indtryk af områdets institutioner Register med data på institutioner, deres ledere og bestyrelsesformænd se side 8. Kanal 04 indtryk af områdets foreninger Fortegnelse og sendt til områdets foreninger se side 8.

6 Kanal 5 -?? synliggøre udviklingsinitiativer samt lokale nøglepersoners aktive bidrag. Hvert initiativ har egen kanal Projekter Kanalvælger overblik over samtlige initiativer og adgang til præsentation af det enkelte initiativer og dets detaljer efter en ensartet systematik. Præsentation af samtlige vækstiværksættere med adgang til deres hjemmeside Detaljer med relation til kanalen Initiativer overblik og detaljer Overblik over igangværende initiativer kan ses i kanalvælgeren. I eksemplet er valgt at opdele initiativerne i det der sker her og nu og i det der er fremtid. Den enkelte kanal giver et hurtigt indtryk af initiativet dets indhold, bemanding og stadie. Samlet giver giver strukturen således overblik over samtlige initiativer og samtidig overblik og detaljer over det enkelte initiativ. Kanalvælger styrer valg af skærmbillede Målgruppe relevant skærmbillede med specifik adgang til indhold i forhold til kanal overskrift Inddatering Den samlede opdatering af initiativer foretages ved at fjerne en kanal, som formidler et afsluttet initiativ og ved at oprette ny kanal til nyt initiativ. Inddateringen af kanalinformation kan foretages decentralt af forskellige personer fra alle PCere med Internet adgang.

7 Informationssystemets egenskaber Indtryk og Fokus Til formidling af indtryk og fokuseringer inddateres foto, Power Point præsentationer, dokumenter i pdf format eller link til andre filer på Internet.. Detaljer - inddatering Det er hurtigt og let og formidlingen er meget fortællende. Indtryk og Fokus åbner præsentationsvindue Detaljer Ikoner giver adgang til listefortegnelse over personer, aktiviteter, milepæle/begivenheder, dokumenter og post. Alle har adgang til fælles registre og arkiv. Klik på ikon Register liste åbnes Fra forsiden adgang til samlet person register og samlet fortegnelse, over aktiviteter, begivenheder, dokumenter og post i datoorden. Hermed er der hurtig adgang til nye informationer.

8 Informationssystemets egenskaber Detaljeret information Fra liste over personer, aktiviteter, milepæle, dokumenter og post vælges det emne, hvorom der ønskes detalje information. Vælg i liste Detaljeret - information Indikere at der kan linkes til supplerende materiale. Detaljeret information åbnes

9 Informationssystemets egenskaber Intranet Login giver adgang til et i informationssystemet integreret Intranet. Login Intranet Intranet på kanalniveau Lyseblå skrift viser at kanalen kun er åben for en given personkreds. Før login kan kanaler vist med lyseblå skrift ikke ses. Intranet på detaljeniveau Lyseblå skrift viser at emner i fortegnelsen kun er åben for en given personkreds. Før login kan detaljer vist med lyseblå skrift ikke ses.

10 Informationssystemets egenskaber Inddatering Login give også adgang til at inddatere. Fra Admin til hele informationssystemet. Fra Work til en eller flere kanaler. Login Inddatering Inddatering kan gennemføres fra enhver computer på Internettet uden installation af særlige programmer. Online inddatering Inddatering foretages på ensartede inddateringsskemaer, hvor det er hurtigt og let at skrive tekst, indstille parametre i drop down menuer, upload dokumenter og knytte links. Inddatering kræver beskeden IT kunnen. åbner lettilgængelig vejledning. Postfunktion Til hver kanal er der integreret en postfunktion, som benytter data fra fælles person- og virksomhedsregister. Postfunktionen gør det hurtigt og enkelt at formidle nyheder fra informationssystem til relevante personer i målgruppen. NB! Postfunktionen har vist sig meget effektiv til hurtigt at sprede information.