Referat af bestyrelsesmøde 26. april 2018

Transkript

1 Møde: Bestyrelsen FOB, Kalundborg Tid: Torsdag den 26. april 2018 kl , FOB, Nørre Alle 45, Kalundborg Deltagere: Vivi Stæhr, Susanne Christensen, Pia Schacht, Thomas Andersen, Allan Juul Afbud: Gæst: Lars Rasmussen, Revisionsinstituttet Referent: Christen Mors Referat af bestyrelsesmøde 26. april Godkendelse af referat fra mødet den 7. marts 2018 Bestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet 2.0 Sager til beslutning 2.1 Forelæggelse af regnskab for foreningen og afdelingerne I skemaet oplistes nogle af nøgletallene for FOB s regnskab 2017 (bilag vedlægges): Resultat Dispositionsfond Arbejdskapital Egen trækningsret kr kr kr kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskabet Bestyrelsen godkendte regnskabet 2.2 Forelæggelse af budget for foreningen 2019 Organisationsbudgettet for 2019 er udarbejdet og ender med en nedsættelse af nettoadministrationsbidraget pr. lejemålsenhed fra kr. til kr. (bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet Bestyrelsen godkendte budgettet 2.3 Udkast til bestyrelsens beretning 2017 til udsendelse til beboerne forud for generalforsamling 15. maj 2018 Bestyrelsens beretning er i forhold til tidligere år udvidet i forhold til effektiv drift. Det er et krav i henhold til revideret driftsbekendtgørelse, at bestyrelsen eksplicit forholder sig til det fastsatte effektiviseringsmål på ca. 8% på driftskontiene i afdelingerne for (bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender beretningen Bestyrelsen godkendte beretningen 2.4 Sammenlægning af afdelingerne 22 og 25 Afdelingerne 22 og 25 er boliger for beboere, der er visiteret til demenscentret af Kalundborg Kommune. Såvel pårørende som ansatte på demenscentret har undret sig over, at der er forskel på husleje pr. m 2 for boligerne i de to afdelinger. Ved sammenlægning sikrer vi ens m 2 -leje og FOB kan effektivisere ved ikke længere at udarbejde budget, markvandring og regnskab for 2 afdelinger. Det indstilles, at bestyrelsen godkender sammenlægning af afdeling 22 og afdeling 25 Bestyrelsen godkendte sammenlægning af afdeling 22 og afdeling 25

2 2.5 Tilsynssag rejst af afdeling 8 Afdeling 8 s bestyrelse har d. 26. november 2017 rejst en sag i Tilsynet for almene boliger under følgende overskrifter (bilag vedlægges): Ingen former for samarbejde/beboerdemokrati: Bekymring om driften af foreningen, da beboerne ikke kan få indsigt i denne og flere ting holdes skjult Bekymring om byggeri og helhedsplanen, da beboerne ikke kan få indsigt i detailoplysninger om projektet Leje sag/fra flytning grundet urigtige oplysninger Formand Vivi Stæhr og forretningsfører Mona Nørgaard har indsendt høringssvar undervejs af to omgange. Tilsynet har d. 21. februar 2018 fremsendt afgørelse, der kan opsummeres i: 1. Gennemførelsen af renoveringssagerne og de beboerdemokratiske beslutninger i relation til disse. Det er tilsynets opfattelse, planerne må anses for besluttet efter de gældende regler i almenboligloven og regler udstedt i medfør heraf. Der er således ikke grundlag for at foretage yderligere på det foreliggende grundlag. 2. Præsentation af renoveringssagerne. Efter tilsynets vurdering er det bestyrelsens ansvar, at planen om gennemførelse af renoveringsarbejder, særligt med støtte fra Landsbyggefonden præsenteres på en sådan måde, at de berørte afdelingers lejere umiddelbart kan tilegne sig de oplysninger, som er nødvendige for at kunne træffe de beslutninger på et afdelingsmøde. I renoveringssager med støtte fra Landsbyggefonden er materialet ofte meget omfattende. Det skyldes både sagernes omfang og kravene til selve støttesagen. Det væsentligste i disse sager er, om de arbejder, der skal udføres er præsenteret og ikke mindst de påkrævede lejeforhøjelser beskrevet. Lejerne skal i hver enkelt afdeling have godkendt arbejderne og eventuel lejeforhøjelse på et afdelingsmøde. 3. Procedure for fraflytning. Der er fremsendt en forretningsgang for en almindelig fraflytning. Når der gennemføres større renoveringssager som de pågældende er det hensigtsmæssigt, at man særligt forholder sig til genhusning, hvis dette indgår i planerne. Kommunen går derfor ud fra, at bestyrelsen vil sørge for, at der bliver udarbejdet det fornødne materiale om en påtænkt genhusning. 4. Ansættelse af ny forretningsfører. Som nævnt i indledningen er det bestyrelsen, der varetager den daglige drift og herunder ansætter en ny administrativ leder i boligorganisationen. Til brug for den ekstraordinære generalforsamling den var der af boligorganisationens revision udarbejdet et notat, dateret den Det fremgår heraf, at ansættelse af ny direktør er sket på samme ansættelses- og lønvilkår, som den forretningsfører, der nu har valgt at gå på pension. Det er oplyst, at der er anvendt et rekrutteringsfirma til ansættelse af den nye direktør Klageren ønsker at kommunen skal anmode om aftalegrundlaget mv.kommunen kan ikke på nuværende tidspunkt finde en saglig grund til at anmode om den pågældende aftale. Det indstilles, at bestyrelsen godkender sagsfremstilling samt Tilsynets afgørelse Bestyrelsen godkendte sagsfremstilling samt Tilsynets afgørelse

3 2.6 Revision Bestyrelsen godkendte på mødet den 24. januar 2018, at direktøren arbejder videre med konkurrenceudsættelse af de ydelser, FOB aftager. Revisionsinstituttet blev kontaktet med ønske om et lavere honorar. Det ordinære revisionshonorar var i 2016 på kr. For 2017 tilbyder Revisionsinstituttet et honorar på kr. For 2018 og fremad tilbyder Revisionsinstituttet et honorar på kr. Det skal bemærkes at i honoraret for 2017, har Revisionsinstituttet udarbejdet revisorerklæring til brug på den ekstraordinære generalforsamling den 31. januar 2018 uden beregning. Det skal yderligere bemærkes, at revisoren har udarbejdet en række anvisninger på, hvordan regnskabsmaterialet skal være udformet og hvilke forhold, der skal være undersøgt og dokumenteret. Således kan revisor effektivisere sin arbejdsgang. Det indstilles, at bestyrelsen godkender fortsat samarbejde med Revisionsinstituttet Bestyrelsen godkendte fortsat samarbejde med Revisionsinstituttet 2.7 Offentlige referater Bestyrelsen besluttede på sit møde den 24. januar at gøre bestyrelsesreferaterne offentligt tilgængelige for alle, således det ikke kun er beboerne, der har adgang til at læse disse. Dette er nu gennemført. Det foreslås at gøre det samme for referater fra afdelingsbestyrelsesmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender offentliggørelse af afdelingsbestyrelsesreferaterne Bestyrelsen godkendte offentliggørelse af afdelingsbestyrelsesreferaterne 2.8 Beboerklagenævnssag En beboer har anlagt en sag i beboerklagenævnet med krav om lejefritagelse. Sagen blev afgjort på møde den 16. februar med følgende konklusion:..at nævnet ikke kan tage stilling til den mellem parterne opståede tvist omkring lejen for november måned (bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender sagsfremstilling samt beboerklagenævnets afgørelse Bestyrelsen godkendte sagsfremstilling samt beboerklagenævnets afgørelse 2.9 Botilbud i Høng Kommunalbestyrelsen i Kalundborg Kommune har taget beslutning om at etablere et nyt botilbud med 42 nye almene boliger og et fælleshus ved Høng til psykisk sårbare borgere. Hvis FOB skulle involvere sig i dette projekt, indebærer det: et udlæg af arbejdskapitalen til rådgivere for at få udarbejdet et projekt, ligesom da FOB deltog i konkurrencen om at bygge almene boliger på Lupinvej konkurrence fra måske 3-4 andre boligorganisationer vi har i forvejen bevilget kr. til udarbejdelse af projekt for tagboliger i afdeling 9 FOB står allerede midt i en stor byggesag i fire afdelinger Formand, næstformand og direktør vurderer, at FOB ikke bør deltage i konkurrencen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at FOB ikke deltager i konkurrencen Bestyrelsen godkendte, at FOB ikke deltager i konkurrencen

4 2.10 Ordinær generalforsamling Der afholdes ordinær generalforsamling tirsdag den 15. maj 2018 i festsalen Nyvangsvej 27. Advokat Per Nykjær er blevet bedt om at stå til rådighed som dirigent, ligesom revisor Lars Rasmussen vil være til stede. Vedtægterne fastslår, at generalforsamlingen blandt andet træffer beslutning om Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. Det foreslås, at bestyrelsen udarbejder forslag til generalforsamlingen om at delegere denne kompetence til bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der udarbejdes forslag til generalforsamlingen om, at uddelegere kompetence vedr. opdeling eller sammenlægning af afdelinger til bestyrelsen Bestyrelsen godkendte, at der udarbejdes forslag til generalforsamlingen om, at uddelegere kompetence vedr. opdeling eller sammenlægning af afdelinger til bestyrelsen 2.11 Sekretariatsaftale med LLO Afdeling 8 har indgået en sekretariatsaftale med LLO. Det er imidlertid alene bestyrelsen, der kan indgå aftaler på afdelingens vegne. Det foreslås derfor, at afdelingsbestyrelsen forespørges om behovet for en sekretariatsaftale med LLO samt beskrive på hvilken måde denne har hjulpet afdelingen. Herefter vil bestyrelsen træffe beslutning om afdeling 8 s fortsatte medlemskab. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at afdelingsbestyrelsen i afdeling 8 forespørges om behovet for en sekretariatsaftale med LLO samt beskrive på hvilken måde denne har hjulpet afdelingen Herefter vil bestyrelsen træffe beslutning om afdeling 8 s fortsatte medlemskab Bestyrelsen godkendte, at afdelingsbestyrelsen i afdeling 8 forespørges om behovet for en sekretariatsaftale med LLO samt beskrive på hvilken måde denne har hjulpet afdelingen Herefter vil bestyrelsen træffe beslutning om afdeling 8 s fortsatte medlemskab 3.0 Sager til drøftelse 3.1 Kalundborg Kommune ønsker repræsentant i organisationsbestyrelsen Kalundborg kommune har ved brev af givet udtryk for ønsket om, at få repræsentation i FOB s bestyrelse. Indførelse af kommunal repræsentation vil kræve en vedtægtsændring. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter kommunens ønske om repræsentation i bestyrelsen Bestyrelsen godkendte, at Kalundborg Kommune kan udpege en observatør uden stemmeret til FOB s bestyrelse 4.0 Sager til orientering 4.1 Personaleorientering Direktøren har udarbejdet ny ansvars- og opgavefordeling for varmemestrene, med hvem ændringen er aftalt på de afholdte mus-samtaler. Claus Hald Jensen får det overordnede ansvar for beboeropgaver i alle afdelinger. Erik Nexø får det overordnede ansvar for tekniske anlæg og de enkelte bygningsdele i alle afdelinger. Henning Nielsen får det overordnede ansvar for udearealerne i alle afdelinger. Jens Laursen bliver grøn mand (bilag vedlægges). Der er afholdt mus-samtaler med alle medarbejdere i marts-april, hvor der blev udtrykt stor tilfredshed med arbejdspladsen, ligesom medarbejderne gav udtryk for at skiftet på lederposten er gået gnidningsfrit.

5 4.2 Tilsynssag Afdeling 8 har rejst en sag i Tilsynet for almene boliger i Kalundborg Kommune, der indeholder en kritik af, at referater fra bestyrelse og afdelingsbestyrelser ikke er blevet lagt på hjemmesiden. Kritikken er berettiget og administrationen har lagt omtalte referater op. (Bilag vedlægges) 4.3 Skema C for afdeling 17 Kommunalbestyrelsen har på møde 21. marts 2018 godkendt byggeregnskab og dermed skema C for omdannelsen af 29 ungdomsboliger til 15 familieboliger til samlet anskaffelsessum på kr. Der er givet 100% kommunal garanti for lån i Nykredit på kr. 4.4 Overenskomster BL Danmarks almene Boliger og de faglige organisationer har forhandlet overenskomster for de ansatte 2017 til Lønrammen er: Ialt Lønregulering i % 1,5 1,5 1,6 4,6 Fritvalgsordning (2%) 0,825 0,825 1,65 I alt % 1,5 2,325 2,425 6,25 Af hovedelementer på alle overenskomstområder kan nævnes væsentlige ændringer af seniorordningen, reglerne for afvikling af omsorgsdage, kapitalisering af tillæg forhandlet lokalt (lokalaftaler/særaftaler) og kompetenceløft. Der indføres valgfrie lønelementer i alle overenskomsterne. 4.5 Driftsbekendtgørelse Transport-, Bygnings- og Boligministeriet har udsendt en række ændringer til driftsbekendtgørelsen. Baggrunden for ændringerne synes at være ønsket om at effektivisere driften i boligorganisationer. De ændrede regler trådte i kraft den 1. maj 2017: a) Bekendtgørelsen præciserer organisationsbestyrelsens ansvar, herunder at det er organisationsbestyrelsen, der skal påse, at boligorganisationen udøver god økonomistyring og egenkontrol samt løbende fremmer kvalitet og effektivitet under hensyn til almenboliglovens formål og målsætninger. b) Bekendtgørelsen fastslår, at forretningsføreraftaler fremover skal kunne opsiges med 1 års varsel til udløb af en kalendermåned. Lovgivningen går imidlertid forud for den indgåede aftale, og opsigelse kan derfor nu finde sted med 1 års varsel til udløb af en kalendermåned. Aftalens øvrige vilkår gælder uændret. c) Bekendtgørelsen præciserer, at organisationsbestyrelsens årsberetning skal indeholde en nærmere redegørelse for den økonomiske udvikling samt den udøvede økonomistyring og egenkontrol i boligorganisationen og dens afdelinger i regnskabsåret samt eventuelle forhold påtalt af revisor.

6 d) Bekendtgørelsen præciserer, at boligorganisationen skal tilstræbe en forståelig og overskuelig fremstilling ved præsentation af forslag til driftsbudget og årsregnskab, herunder at udgiftskrævende forslag skal indeholde oplysning om konsekvenser for huslejen. e) Bekendtgørelsen fastslår, at drifts- og vedligeholdelsesplaner fremover skal omfatte mindst de kommende: 15 år med virkning fra 1. januar år med virkning fra 1. januar år med virkning fra 1. januar år med virkning fra 1. januar 2024 f) Bekendtgørelsen fastslår, at drifts- og vedligeholdelsesplaner fremover og mindst hvert 5. år skal granskes af en ekstern, uvildig byggesagkyndig. Første granskning skal være gennemført inden 1. januar g) Bekendtgørelsen stiller nogle nye krav til indholdet af den såkaldte forvaltningsrevision. 5.0 Eventuelt