Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 36 den 27. marts 2017 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Nicolai S. Anne S. Lars E. H. Jonas W. Fraværende: - Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Heidi Grud, boliginspektør Henrik M. Hjarsen og varmemester Jens Peter Bang. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 35 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Nicolai S. Næstformand Anne S. Sekretær Kasserer Lars E. H. Menigt medlem Jonas W. Fællesrumsansvarlig: Nicolai S. Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Økonomimedarbejderen tjekkede op på de oplysninger, som Kollegiekontoret har vedr. afdelingsbestyrelsen. Bestyrelsen bekræfter, at Kollegiekontorets oplysninger om, at kollegiet afholder 1 årligt ordinært afdelingsmøde, og at bestyrelsen består af 5 medlemmer, stadig er gældende. Side 1 af 8

2 Ad 3. Godkendelse af budget 2017/18 Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån i forbindelse med opførelse af kollegiet. Offentlige og andre faste udgifter Renovation Består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Der budgetteres med en stigning på 19,4%, hvilket skyldes ny affaldsordning. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning (der indhentes tilbud på forsikring hvert 5. år). Der indhentes tilbud på nye forsikringsaftaler i løbet af forsommeren 2017, og de nye priser som indgår i regnskabet 2017/18 er på budgettidspunktet ikke kendt. Der er derfor en stor risiko for, at der kan komme afvigelser i forhold til budgettet. Der er i budgettet for 2017/18 regnet med priserne i 2016/17 + 5%. Målerpasning Udgiften hertil består af et grundbeløb og en afgift pr. måler. Udgiften er flyttet ind under almindelig vedligeholdelse, da kollegiet ikke har individuel afregning af vand og varme. Administration mv. Administration Administrationshonoraret indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Derudover udgifter til revision. Der er stort set ingen regulering af prisen i 2017/2018. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år 326 kr. pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere og indstilling til boliger. Gebyret er uændret. Revision Denne post udgår, da udgiften nu er indeholdt i udgiften til administration. Dispositionsfond I 2017/18 ophører indbetalingen indtil videre til dispositionsfonden, da fonden har tilstrækkelig kapital i henhold til lovgivningen. I alle almene boligorganisationer skal der etableres en dispositionsfond, som alle boligorganisationsafdelinger skal indbetale til i form af et bidrag. Bidraget er obligatorisk, indtil fonden har nået en minimumsstørrelse. Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Det kan for eksempel være økonomiske tab, som skyldes problemer med at få udlejet boligerne. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Støtten kan gives i form af tilskud, lån, løbende støtte eller en kombination af disse. Side 2 af 8

3 Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, pension, social sikring samt diverse udgifter, som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Fordelingen af ejendomsfunktionærer er ændret, så der betales for faktisk tid på den enkelte afdeling. Der budgetteres med et fald på 8,7%, hvilket svarer til ca kr. Rengøring (indvendig) Denne post indeholder bl.a. udgifter til rengøringsartikler, -personale, rengøring af fællesarealer og vinduespudsning. Der budgetteres med en stigning på 3,2%, hvilket svarer til ca kr. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Indeholder udgifter til bl.a. sæbekøb, omkodning af vaskekort ved fraflytning og administration af kortvaskeri. Der budgetteres stort set med samme udgift som gældende budget. Diverse udgifter Som noget nyt omfatter denne post også BL (Boligorganisationernes Landsorganisation) kontingent, der tidligere blev afholdt af Kollegiekontoret; det udgør kr., derfor budgetteres der med en procentvis stor stigning på 76%. Derudover indeholder denne post udgift til vagtordning. En specifikation af udgifterne kan ses på side 10 i budgettet. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med kr. Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over, og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter i mindst 10 år. Der henlægges til 20 år, for at give en mere stabil husleje, da udgifterne til større arbejde bliver udjævnet. Hensættelsen til tab på debitorer Der har været et tab på en fraflytter, hvorfor der pt. er henlagt kr. Der hensættes derfor i år kr. så jeres samlede henlæggelser svarer til 322 kr. pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Ekstraordinære udgifter Afskrivninger Afskrivning af solcelleanlæg. Der afskrives over 10 år startende fra 2017/2018. Der budgetteres med en forrentning på 0,5%. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 0,1% på huslejen. Renteindtægter Der budgetteres med en forretning på 0,5 % af kollegiets opsparede midler. De opsparede midler er indestående i fællesforvaltning. Fællesforvaltningen dækker over Kollegiekontorets forvaltning af egne og afdelingernes midler. Formålet er Side 3 af 8

4 formuevedligeholdelse, samt at modvirke elevatoreffekt i kollegiernes husleje. Alle investeringer skal laves i danske kroner. Alle opsparede midler forsøges i videst muligt omfang investeret. Investeringer kan udelukkende placeres i: danske statsobligationer, danske realkreditobligationer, udvalgte investeringsfonde eller aftaleindlån. Alle udlån foregår gennem Kollegiekontoret. Det er således Kollegiekontoret, der indestår for uomtvistelig god sikkerhed. Kollegiekontoret må ikke tjene på udlån af fællesforvaltede midler. Betalingsvaskeri og fælles tlf. Budgetterede indtægter inkl. sæbesalg. Afvikling af overskud Overskud indsættes på en resultatkonto som et plus. Overskuddet skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en indtægt. For dette budget er afvikling af overskud kr. It- og antennebudget It- og antennebudget Økonomimedarbejderen gjorde opmærksom på, at it- og antennebudgetterne nu er lagt sammen. På side 4 kan det ses, at udgiften stiger fra 111,76 kr. (12, ,52) til 151,18 kr. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand m 3 El kwh Varme 750 MWh Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til kr. En fastholdelse som i det nuværende budget. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) Der er planlagt arbejder for i alt ,00 kr. Terræn Kloak eftersyn/vedligehold Klimaskærm Rækværk på altangange Udv. døre til depot i cykelskur Udskiftning af termoruder Bolig Lakering trægulve i værelser. (efter behov) Side 4 af 8

5 Maling af boliger. (efter behov) Div. blandingsbatterier. (efter behov) Fælles indvendig Maling 4 stk. kld. døre udvendig Tekniske installationer Sæbedosering Ismaskine Materiel Div. redskaber m.v. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, it og solcelle anlæg pr. 1. august i år til: 1 vær. lejlighed 2.574,08 kr. en regulering på 42,92 kr. 2 vær. lejlighed 4.887,08 kr. 45,92 kr. Huslejen pr. 1. august i år hvis afdelingsmødet forkaster bestyrelsens forslag om etablering af solcelle anlæg. 1 vær. lejlighed 2.585,08 kr. en regulering på 53,92 kr. 2 vær. lejlighed 4.909,08 kr. 67,92 kr. Denne stigning fremkommer fordi der uden solceller ikke opnås en besparelse på el på MWh. Kollegiekontoret lægger budgettet på kollegiets hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen kan dermed henvise til dette som bilag til afdelingsmødet med beboerne, hvor budgettet behandles. Kollegiekontoret sender huslejevarslet direkte til alle beboere, som har givet tilladelse til at vi kan kommunikere pr. mail. De få beboere som endnu ikke har godkendt dette, får varslet på anden vis. Budgettet skal fremlægges til godkendelse af beboerne på et afdelingsmøde senest 30. april. Bestyrelsen bedes lægge referatet af afdelingsmødet, hvor budgettet godkendes, på deres hjemmeside og sende det til os. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på ,- kr. Pr. d.d. er der brugt ,- kr. Der har været indtægter ved syn på ,- kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Side 5 af 8

6 PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt ,- kr. Der er pr. d.d. brugt ,76 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Vedligehold grønne arealer. Beplantning og vedligehold Belægninger i kældertrapper (gulvet i bunden) Oversigtstavle. / skilt Klimaskærm Maling trappeskakter Rep./vedligehold af rækværk / trapper. af galvaniseret stål. (Er udført). Tagpap i vandrende. Bolig Lakering trægulve i værelser Maling af boliger. Udskiftning af døre (C-D-E-F) Er udført. Fælles indvendig Maling 12 stk. fælles værelsesgange Tekniske installationer Toiletter. Lysarmaturer i fællesarealer Brusesæt HV blandingsbatteri BR blandingsbatteri Varmeanlæg pumper Vekslere, automatik Varmeveksler eftersyn/vedligehold Vent. motor +frekvensstyring Vægventiler Solceller på taget af blok M N (hvis budget bliver godkendt, af beboerne) Materiel Støvsugere Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. Bestyrelsen ønsker udskiftning af ismaskinen, hvis ny model er bedre energimæssigt. HMH undersøger det. Vaskebrikker laves til de nuværende system. Side 6 af 8

7 Rottesikring på hovedkloak brønde, skal der rykkes for, JPB tager fat i entreprenør. Bestyrelsen ønsker, opsat hæk med hegn i ud mod Damagervej, HMH laver forslag til bestyrelsen. Der skal laves samme model, mod ringvejen, kun den lille flisegang bibeholdes. Bestyrelsen ønsker, at der bliver mulighed for at finde et alternativ til Miele HMH undersøger. Bestyrelsen ønsker, at der opsættes led lys i fællesrummet. JPB får elektriker til at komme med et forslag. Nyt Depotrum - Lys, plastfliser på gulvet og lås på døren, HMH og JPB. Nyt service til fællesrummet, induktionsgryder. HMH og JPB efter bestyrelsens ønsker. Mistanke om utætheder mellem boligerne. HMH for fat i en entreprenør og finder nogle tilfældige boliger som der laves prøver i. HMH er i gang med at udarbejde en ansøgning til Aarhus Kommune med henblik på, at kollegiet kan blive fritaget vejretten til vejstykket ud mod Ringvejen. Der er store økonomiske omkostninger i at have vejretten. Kollegiet skal betale for vedligeholdelse af dette vejstykke + det kan medføre, at stien ved gavlen af 12 F fjernes, og der opsættes hegn og beplantning. Der er en ny vejlov på vej, som vil gøre det lettere at frasige sig vejretten. HMH er ikke klar over, hvornår den træder i kraft. Der er fremkommet ønske om, at der etableres solceller på taget, tilbud er kommet, solceller på blok 12 M N. Dette projekt igangsættes når/hvis budgettet godkendes af beboerne. Der er ønske om udskiftning af møbler i fællesrummet og renovering af pool bord. Igangsættes efter det øvrige i kælderen er lavet. Bestyrelsen sørger for møbler HMH sørger for billard bordet. Ad 5. Orientering fra Kollegiekontoret Ønsker bestyrelsen hjælp med udsendelse af indkaldelse til afdelingsmøde? Bestyrelsen fik information om, at Kollegiekontoret kan tilbyde bestyrelsen hjælp med at udsende indkaldelser til afdelingsmøder (beboermøder) direkte til beboernes adresser. Bestyrelsen skal blot sende indkaldelsen med evt. forslag til Jette i sekretariatet på jb@kollegiekontoret.dk i god tid inden 4 ugers fristens udløb. Bestyrelsen kan finde standarddagsordener på WebZonen under Offentlig mappe og Hjælp til beboervalgte. Hvis der skulle være enkelte beboere, der ikke har oplyst en adresse til Kollegiekontoret, så får bestyrelsen besked om dette, så bestyrelsen kan lægge en indkaldelse i deres postkasse. Side 7 af 8

8 Hvor skal møder med administrationen afholdes? Kollegiekontoret ønsker, at møder mellem bestyrelser og administration skal være så let tilgængeligt som muligt for de valgte frivillige bestyrelsesmedlemmer. Derfor tilbyder vi, at bestyrelsesmøder med administrationen fremover kan afholdes på kollegiet. Bestyrelsen besluttede, at kommende møder afholdes på kollegiet. Ad 6. Evt. Bestyrelsen kan sende relevante pdf-filer til Kollegiekontoret, som så bliver sendt elektronisk til beboerne. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 19. april. Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 9:55. Referent: Heidi Grud og Henrik Møller Hjarsen Referat sendt den /jb Side 8 af 8