Oplysningspligt vedr. dataindsamling

Transkript

1 Stand: Oplysningspligt vedr. dataindsamling Databeskyttelsesoplysninger for kunder, leverandører, partnere, ordregivere, gæster og interesserede Med disse databeskyttelsesoplysninger orienterer vi dig om, hvordan dine personoplysninger behandles hos os og hvilke rettigheder databeskyttelsesloven i denne sammenhæng tilstår dig. De enkelte personoplysninger, der behandles af dig, samt omfanget af behandlingen er afhængig af lovbestemmelserne og indholdet af den kontraktlige forretningsrelation, der er aftalt med dig. Derfor er det muligt, at ikke alle databeskyttelsesoplysninger er relevante for dig. I. Dataansvarlig Den ansvarlige er: J. Wagner GmbH Otto-Lilienthal-Str. 18 D Markdorf Telefon: Fax: +49 (0) / wagner@wagner-group.com Du kan kontakte vores interne databeskyttelsesansvarlige på: Datenschutz.Deutschland@wagner-group.com Telefon: Fax: +49 (0) / II. Behandlede data og deres oprindelse Først og fremmest behandler vi personoplysninger, som vi har modtaget eller indsamlet fra den registrerede som et led i forretnings- eller kunderelationen. Også oplysninger, der stilles til rådighed på grundlag af forespørgsler / besøg / tilmeldinger (f.eks. internetshop), samtykker (f.eks. forsendelse af nyhedsbreve) osv., behandles af os inden for de lovpligtige rammer. Desuden behandler vi personoplysninger, der stilles til rådighed for os som et led i en databehandling, og ligeledes data fra offentligt tilgængelige kilder (f.eks. presse, internet), for så vidt det er påkrævet og tilladt til det pågældende formål. Vi behandler også personoplysninger, som vi på lovlig vis får tilsendt fra andre virksomheder i Wagner Group eller fra tredjemand (f.eks. kreditforsikringer, debitorstyring, oplysninger om strafbare handlinger). De personoplysninger, som vi behandler i denne sammenhæng, består af persondata / id-data (navn, adresse, kontaktdata, bruger-id osv.), data fra opfyldelse af vores kontraktlige forpligtelser (bankoplysninger, historik, tilladelser osv.), data, som vi har fået i forbindelse med samtykker, og andre data, der kan sammenlignes med de nævnte kategorier

2 III. Behandlingsformål og retsgrundlag Vi behandler personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelserne i EU's databeskyttelsesforordning (DGPR) og tysk lov om databeskyttelse (BDSG) på grundlag af følgende retsgrundlag: 1ste a) Til opfyldelse af en kontrakt (art. 6, stk. 1, lit. b DGPR) Behandlingen af personoplysninger skal tjener opfyldelsen af en kontrakt, hvis kontraktpart er den registrerede, eller er påkrævet for at gennemføre foranstaltninger i forbindelse med kontraktens indgåelse, der sker efter forespørgsel fra den registrerede. Hvis du gør krav på supplerende ydelser, behandles dine data, for så vidt det er påkrævet for at levere disse supplerende ydelser. b) Som et led i en databehandling (artikel 28 DGPR) Behandling af personoplysninger for andre gennemføres kun på opfordring som et led i de lovpligtige bestemmelser. 2nden Som et led i interesseafvejningen (art. 6, stk. 1, lit. f DGPR) Ud over at kunne opfylde kontrakten med dig behandler vi dine data, for så vidt det er påkrævet for at varetage vores legitime interesser eller tredjemands legitime interesser, såfremt dine interesser ikke går forud herfor. Eksempler herpå: - Intern og ekstern kommunikation - Dokumentation - Intern og ekstern monitoring (ICS-kontroller eller nøgletal) - Interne og eksterne undersøgelser, sikkerhedskontroller - Kreditvurdering for at forhindre tab på debitor - Foranstaltninger til ledelsesstyring og videreudvikling af ydelser og produkter - Markedsføring - Autorisationsstyring - Foranstaltninger mht. it-sikkerhed - Arrangementsstyring - At gøre juridiske krav gældende eller forsvare dem, også ved tvistigheder - Forhindring og afsløring af lovovertrædelser - Foranstaltninger til sikring af bygninger og anlæg (f.eks. adgangskontroller) - Foranstaltninger til sikring af privatlivets fred - Risikostyring via Wagner Group 3dje På grundlag af dit samtykke (art. 6, stk. 1, lit. a DGPR) For så vidt som du har givet dit samtykke til bestemte typer behandling af dine personoplysninger (f.eks. forsendelse af nyhedsbreve, deltagelse i reklamekampagner), sker den lovlige behandling af dine personoplysninger på grundlage af dette samtykke. Du kan til enhver tid med fremadrettet virkning tilbagekalde et samtykke. Dette gælder også for samtykkeerklæringer, som du har givet os, inden DGPR trådte i kraft, altså inden 25. maj Da tilbagekaldelsen af et samtykke gælder fremadrettet, påvirker den ikke retsvirkningen af behandlingen inden tidspunktet for tilbagekaldelsen. 4rde Lovpligtige eller juridiske retningslinjer (art. 6, stk. 1, lit. c DGPR) eller i offentlighedens interesse (art. 6, stk. 1, lit. e DGPR) Desuden gælder for os som virksomhed diverse lovpligtige forpligtelser (f.eks. skattelove, loven om hvidvaskning af penge). Det omfatter blandt andet identitetskontrol, prævention af bedrageri og hvidvaskning af penge, opfyldelse af skatteretlige kontrol- og indberetningsforpligtelser samt vurdering og styring af risici i virksomheden og i Wagner Group. IV. Behandlingsprincipper Firmaet sikrer konvertering af passende tekniske og organisatoriske datasikkerhedsforanstaltninger gennem interne dispositioner og hvis data behandles af en ekstern serviceyder gennem kontrakter, for eksempel ved at bruge EU-standardkontraktklausuler, hvis databehandling sker uden for EU

3 Anmod venligst i god tid om den nødvendige ændring af dine data. Du kan henvende dig i den pågældende afdeling eller hos den databeskyttelsesansvarlige, hvis du har spørgsmål om dine data, og du kan både anmode om oplysning og om korrektion / sletning af forkerte og ikke længere påkrævede data. V. Modtageren af data Med udgangspunkt i lovbestemmelserne og de eksisterende interne regler får de organer, der har brug for dine data for at kunne opfylde vores kontraktlige og lovpligtige forpligtelser, adgang hertil. Også serviceydere og medhjælpere, som vi har forpligtet (f.eks. it-serviceydere, logistik, telekommunikation, inkasso, vejledning, økonomiske serviceydelser, marketingbureauer, forsikringer...), kan få adgang til dine data for at opfylde deres forpligtelse, hvis de navnlig sikrer dataenes fortrolighed og integritet. Vi videregiver kun personoplysninger til modtager uden for vores virksomhed, hvis og for så vidt det er påkrævet med udgangspunkt i de relevante databestemmelser. Som udgangspunkt må vi kun videregive oplysninger om dig, hvis lovbestemmelser påbyder det, hvis du har givet dit samtykke eller hvis vi er beføjet til at give en information. Modtagere af personoplysninger kan f.eks. være: - Vedr. erhvervsformål - Til andre virksomheder i Wagner Group - Til serviceydere / databehandlere - Til kunder, leverandører, partnere - Vedr. meddelelses- og oplysningspligt - Til myndigheder og andre organer (f.eks. skattemyndigheder, revisorer) - Vedr. afklaring af krav og sigtelser - Til advokater, retshåndhævende myndigheder, kreditorer eller kuratorer - Vedr. modtagere, som du eksplicit har nævnt - Til kreditinstitutioner og institutter for finansielle serviceydelser Desuden kan dine personoplysninger sendes til modtagere, som du har givet os dit samtykke til. Det samme gælder for organer, som vi på baggrund af en interesseafvejning må sende personoplysninger til. VI. Transmission af data til tredjelande eller til internationale organisationer Vi transmitterer personoplysninger til organer i lande uden for den Europæiske Union (såkaldte tredjelande), såfremt - der er lovbefalet (f.eks. skatteretlig indberetningspligt), - du har givet dit samtykke eller - transmissionen er påkrævet for at varetage vores legitime interesser, og dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder til beskyttelse af dine personoplysninger ikke går forud herfor. Desuden transmitteres personoplysninger til organer i tredjelande i følgende tilfælde: - Når den registrerede har givet sit samtykke eller på grundlag af lovbestemmelser for at bekæmpe hvidvaskning af penge, terrorfinansiering eller andre strafbare handlinger, og på grundlag af en interesseafvejning transmitteres i enkelte tilfælde personoplysninger under overholdelse af databeskyttelsesniveauet i den Europæiske Union

4 VII. Varigheden af opbevaringen af personoplysninger Vi opbevarer eller behandler dine personoplysninger kun så længe, som det er påkrævet for at opnå det pågældende formål. Hvis formålet for behandlingen er bortfaldet (f.eks. købsaftalen er afsluttet), slettes de pågældende personoplysninger. I følgende tilfælde kan sletningen udskydes: - Opfyldelse af lovpligtige opbevaringsfrister (f.eks. tysk handelslov (HGB), tysk kreditlov (KWG), tysk lov om hvidvaskning af penge (GwG). De der nævnte opbevaringsfrister er som regel 6 til 10 år. - Opfyldelse af berettigede opbevaringsfrister (f.eks. ved kundeservice, forespørgsler, logdatafiler). - Sikring af bevismidler inden for de lovpligtige forældelsesforskrifter. I medfør af 195 ff. den tyske civillovbog (BGB) kan disse forældelsesfrister være op til 30 år. Den almindelige forældelsesfrist er 3 år. Hvis vi eller tredjemand på grundlag af de ovennævnte interesseafvejninger behandler dine data, sletter vi dine personoplysninger, så snart vores legitime interesse ikke længere består. Også her gælder de ovennævnte undtagelser. Sletning af data sker som et led i de sletningsrutiner, der er implementeret af de procesansvarlige. Ved samtykke slettes data, så snart samtykket tilbagekaldes med fremadrettet virkning, med mindre en af de ovennævnte undtagelser gør sig gældende. VIII. Intern overvågning og undersøgelse For at beskytte sig mod it-systemernes forskellige trusler f.eks. skadelig software, hackerangreb, spam og intellektuel ejendom bruges diverse procedurer, hvor de transmitterede oplysninger eksempelvis kontrolleres for virus og trafikdata for uregelmæssigheder. Hvis der spores uregelmæssigheder, kan de pågældende dokumenter og trafikdata analyseres. For at overholde eksisterende leverings- og betalingsrestriktioner eksempelvis til virksomheder og personer på diverse statslige lister kan der foretages en sammenligning med denne liste. Desuden kan det ved mistanke, ved myndighedernes efterforskninger og for at forsvare sig mod krav mod vores firma blive nødvendigt at indlede en undersøgelse og eventuelt offentliggøre data og dokumentation om de pågældende personer. Under alle omstændigheder overholder vi vores interne regler, de lovpligtige retningslinjer og de pågældendes personlige rettigheder. IX. Den registreredes rettigheder I medfør af artikel 15 DGPR har hver registreret ret til oplysning. I medfør af artikel 16 DGPR kan den registrerede forlange korrektion af urigtige personoplysninger. I medfør af artikel 17 DGPR har den registrerede ret til sletning eller i medfør af artikel 18 ret til begrænsning af behandlingen. Desuden kan den registrerede under forudsætning af artikel 21 DGPR modsætte sig behandlingen af sine personoplysninger. I medfør af artikel 20 DGPR har den registrerede ret til dataportabilitet. For at gøre denne ret gældende, kan du henvende dig til den databeskyttelsesansvarlige eller til den pågældende afdeling: Desuden har du i medfør af artikel 77 DGPR i forbindelse med 19 BDSG ret til at klage hos den ansvarlige databeskyttelsesmyndighed. Et samtykke, der er givet til os, kan til enhver tid tilbagekaldes

5 X. Pligt til at stille personoplysninger til rådighed Som et led i den købsaftale, vi vil indgå med dig, er du forpligtet til at stille de personoplysninger til rådighed, som er påkrævet for at gennemføre købsaftalen og for at opfylde de dermed forbundne kontraktlige forpligtelser, eller som vi er juridisk forpligtet til at indsamle. Hvis ikke du stiller bestemte personoplysninger til rådighed, kan det medføre ulemper for dig, eller eventuelt kan købsaftalen ikke gennemføres. XI. Automatiske afgørelser I medfør af artikel 22 DGPR kan der kun træffes automatiske afgørelser, hvis de er påkrævede for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, eller hvis de på grund af en retsbestemmelse er tilladte, eller hvis de er lovliggjort ved den registreredes udtrykkelige samtykke. Hvis vi bruger disse metoder i individuelle tilfælde, orienteres du som et led i de lovpligtige retningslinjer herom og om de dermed forbundne rettigheder. XII. Profilering Dine data behandles delvis automatisk for at vurdere bestemte personlige aspekter (profilering). For eksempel er vi på grund af lovpligtige og regulatoriske retningslinjer forpligtet til at bekæmpe hvidvaskning af penge, terrorfinansiering og formuetruende lovovertrædelser. I denne sammenhæng gennemføres også dataanalyser. XIII. Oplysninger om din indsigelsesret i medfør af artikel 21 DGPR 1ste Indsigelsesret i enkelttilfælde Af grunde, der er baseret på din særlige situation, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, der sker på grundlag af art. 6, stk. 1, lit.e (databehandling i offentlighedens interesse) eller lit. f (databehandling på grundlag af en interesseafvejelse); dette gælder også for en profilering, der er baseret på disse bestemmelser. Hvis du gør indsigelse, behandler vi ikke længere dine personoplysninger. Noget andet gælder kun, hvis vi kan dokumentere vægtige grunde for behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 2nden Modtager af en indsigelse Indsigelsen kan ske uformel under overskriften "Indsigelse" under angivelse af dit navn, din adresse og evt. kontaktdata, og bør rettes til den databeskyttelsesansvarlige