GDPR RAPPORT FOR FUCH + SIDAL A/S

Transkript

1 1 af :10 GDPR RAPPORT FOR FUCH + SIDAL A/S Denne rapport er udarbejdet på baggrund af indtastet oplysninger i GDPR portalen Csmart.dk. Rapporten er genereret for de nedennævnte arbejdsprocesser. 1. Kreditkort - personale 2. Cookies - indsamling af data på hjemmeside 3. Bila ale - firmabiler samt benzinkort 4. Eksterne konsulenter 5. Backup af data 6. Henvendelser fra kunder via mail, telefon og reklama on 7. Sygefravær/sygemeldinger 8. Rykkerskrivelse - manglende betaling af leje 9. Opsigelse / fratrædelse af medarbejdere 10. MUS samtaler 11. Lejekontrakter 12. Leje opkrævning 13. Lønhåndtering for virksomhedens medarbejdere 14. Debitor og kreditor oplysninger ( i økonomisystem) herunder kreditvurdering 15. Arkivering af bogføringsmateriale 16. Ansøgninger - modtagelse af ansøgninger både opfordret og uopfordret. 17. Ansæ elseskontrakt samt cv Dokumenta onen er udarbejdet af: Fuch + Sidal A/S Industriskellet Lynge CVR-nr.: Peter Rasmussen fusi.sidal@fusi.dk

2 2 af :10 OVERSIGT OVER DATABEHANDLINGER 1. Kreditkort - personale Kreditkort - personale At give et kreditkort l enkelte medarbejdere Medarbejdere Navn, Adresse Ja - Data sle es jvf bogføringsloven

3 3 af :10 2. Cookies - indsamling af data på hjemmeside Cookies - indsamling af data på hjemmeside At have en beskrivelse af cookie poli k Kunder, Kundeemner Navn Google Ja - Cookies sle es pr automa k ca 14 dage e er sidste brug

4 4 af :10 3. Bila ale - firmabiler samt benzinkort Bila ale - firmabiler samt benzinkort At have en a ale på at medarbejder har adgang l bil Medarbejdere Navn, Adresse, CPR Nummer, Medarbejder Nummer Ja - Sle es senest 18 måneder e er medarbejder er fratrådt.

5 5 af :10 4. Eksterne konsulenter Eksterne konsulenter At have kontrakt på eksterne konsulenter Eksterne konsulenter Navn, Adresse, Telefonnummer Ja - Sle es senest 18 måneder e er kontrak orholdet er afslu et.

6 6 af :10 5. Backup af data Backup af data At sikre virksomhedens data mod tab og give mulighed for at genskabe det. Medarbejder, Kunder, Leverandører Navn, Adresse, Adresse, Telefonnummer Ja - Gemmes i xx dage

7 7 af :10 6. Henvendelser fra kunder via mail, telefon og reklama on Henvendelser fra kunder via mail, telefon og reklama on at kunne håndterer henvendelser fra kunder/leverandører kunder, leverandører Navn, Adresse, Telefonnummer Ja - Papir gemmes med ordre. Mail gemmes så længe kunden er kunde og sle es 18 måneder e er evt kundeforhold er ophørt.

8 8 af :10 7. Sygefravær/sygemeldinger Sygefravær/sygemeldinger Medarbejdere Navn, Adresse, Adresse, Telefonnummer, Medarbejder Nummer Helbredsforhold / sundhedsoplysninger Ja - Sle es 12 måneder e er "rask melding"

9 9 af :10 8. Rykkerskrivelse - manglende betaling af leje Rykkerskrivelse - manglende betaling af leje At rykke for manglende betaling af leje Lejere Navn, Adresse, Telefonnummer Ja - Gemmes løbende + 1 år

10 10 af :10 9. Opsigelse / fratrædelse af medarbejdere Opsigelse / fratrædelse af medarbejdere Håndtering af data i m. fratrædelse af medarbejder Medarbejdere Navn, Adresse, Adresse, Telefonnummer Ja - Personalefile sle es senest 18 måneder e er medarbejder er fratrådt.

11 11 af : MUS samtaler MUS samtaler At a olde medarbejder udviklingssamtaler Medarbejdere Navn, Adresse Ja - Personalefile sle es senest 18 måneder e er medarbejder er fratrådt.

12 12 af : Lejekontrakter Lejekontrakter At gemme lejekontrakter samt skrivelser med rela on l lejekontrakt Lejere Navn, Adresse, Telefonnummer Ja - Gemmes i ca 18 måneder e er lejemålet er opsagt/afleveret

13 13 af : Leje opkrævning Leje opkrævning, Administra on At opkræve leje for kontor / lager Lejere Navn, Adresse Ja - Data sle es jvf bogføringsloven - løbende + 5 år

14 14 af : Lønhåndtering for virksomhedens medarbejdere Lønhåndtering for virksomhedens medarbejdere, Administra on At kunne udbetale løninger og betale ska er Medarbejdere Navn, Adresse, Adresse, Telefonnummer, CPR Nummer, Medarbejder Nummer, Løn Info, Kontonummer, Ska eoplysninger SKAT, ATP, Feriepenge, Pension Ja - Data sle es jvf bogføringsloven - løbende + 5 år

15 15 af : Debitor og kreditor oplysninger ( i økonomisystem) herunder kreditvurdering Debitor og kreditor oplysninger ( i økonomisystem) herunder kreditvurdering, Administra on For at kunne betale faktura l leverandører og sende fakturaer l kunder. kunder, leverandører Ja - Data sle es jvf bogføringsloven - løbende + 5 år

16 16 af : Arkivering af bogføringsmateriale Arkivering af bogføringsmateriale Bogholderiet at gemme bogføringsmateriale incl. købs og salgsfakturaer Kunder, kundeemner, medarbejdere Navn, Adresse, Telefonnummer Ja - Data sle es jvf bogføringsloven

17 17 af : Ansøgninger - modtagelse af ansøgninger både opfordret og uopfordret. Ansøgninger - modtagelse af ansøgninger både opfordret og uopfordret. At besvare ansøgere Ansøgere Navn, Adresse, Adresse, Telefonnummer Ja - Gemmes i 6 måneder e er job er besat eller der er sendt afslag.

18 18 af : Ansæ elseskontrakt samt cv Ansæ elseskontrakt samt cv At have kontrakt på medarbejderne Medarbejdere Navn, Adresse, Adresse, CPR Nummer, CV, Billede, Løn Info Ja - Gemmes i personale file op l 18 måneder e er fratrædelse

19 19 af :10 GENEREL IT SIKKERHED I VIRKSOMHEDEN I virksomheden er alle persondata besky et som anført nedenfor: An virus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger. Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger. Anvendelse af branchetypiske it-systemer l behandlings-ak viteterne. Adgangsbegrænsning l personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt. Databehandlera aler med leverandører, der behandler personoplysninger på virksomhedens vegne. Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger. Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informa onsak ver for personale med adgang l informa onssystemer. De fysiske rammer for data kan beskrives således: Fysiske kontrakter er gemt i aflåste skabe. Kontorerne er aflåse via system nøgler og er alarmovervåget.