Conference Manager support Events og Kommunikationsstøtte Forskning og Eksterne Relationer. Hvordan håndterer jeg deposita i Conference Manager?

Transkript

1 Hvordan håndterer jeg deposita i Conference Manager? Opsætning af depositum på et arrangement For at oprette et depositum skal du lave et arrangement med betaling. Sørg for at arrangementet, har en meget sen afholdelsesdato, da depositum kun kan refunderes på aktive arrangementer. Lav en så sen en dato som muligt, og kryds af, at datoen ikke skal vises på tilmeldingssiden. Hvis der opkræves deposita, skal betalingsmuligheden altid kun være kreditkort. Ellers kan det pågældende depositum ikke refunderes efterfølgende. Alt efter, om depositummet skal medfølge et gebyr (f.eks. 20 kr. i administrationsomkostninger og 180 kr. i depositum) eller om der blot er tale om et depositum uden ekstra udgifter, skal det sættes forskelligt op i Conference Manager. Opsætning af deposita med administrationsgebyr Systemet er bygget til at håndtere deposita uden administrationsgebyr. Derfor skal der laves en lille finte i systemet, hvis man ønsker at opkræve et administrationsgebyr i forbindelse af f.eks. lockerleje. For at sætte det op, skal du starte i Arrangementet Grundopsætning Deltagerkategorier. Her opretter du en deltagerkategorier med et svarende navn, i dette tilfælde Leje af locker. Sæt prisen på kategorien til dét, som dit administrationsgebyr er. I dette tilfælde 20 kr. OBS: Kryds ikke Ja i Ønsker du at opkræve depositum for denne deltagerkategori. Dette er kun gældende, hvis der er tale om depositum uden administrationsgebyr. I så fald, se mere på side 7.

2 Herefter vælger du hvilke personoplysningsfelter den pågældende lejer skal udfylde. Dette gøres som ved alle andre arrangementer ved at trykke Tilføj oplysningsfelt efter man har oprettet deltagerkategorien. I dette tilfælde Fornavn, Efternavn, og Studienummer. Hvis der er tale om, at man vil lave ét enkelt link til ét enkel tilfælde af leje, er det fordelagtigt at sætte funktionen Simpel visning af deltagerkategorier sammen med personoplysninger til. På den måde sparer man brugeren for et klik. Denne justeres ved at klikke på knappen Redigér, i øverste højre hjørne i billedet ovenfor. Har man flere forskellige emner med deposita, f.ek.s lockere i forskellige bygninger, nøgler og knoglekasser, laver man blot flere forskellige deltagerkategorier med de pågældende navne. Herefter kan man have ét samlet link, hvor alt leje med depositum kan vælges af brugerne. Nu har vi oprettet en kategori, der hedder Leje af locker og bestemt hvad det administrative gebyr skal være. Men vi mangler stadig selve depositummet. Dette aktiveres ved at oprette en ledsagerkategori. Knappen Opret ledsagerkategori finder du i øverste højre hjørne i billedet herover. Når ledsagerkategorien oprettes, fungerer den ligesom en deltagerkategori. Udfyld derfor med et svarende navn, i dette tilfælde Depositum for leje af locker. Sæt depositumsprisen (som lejeren vil få tilbage efter endt leje), i dette tilfælde 180 kr. Derudover skal du begrænse Antal deltagere, der må tilmeldes ad gangen i denne ledsagerkategori så både min. antal og max antal står til 1. Se forklarende billede på næste side.

3

4 Der skal ikke fastsættes nogle oplysningsfelter ved ledsagerkategorien. Herefter mangler vi blot at ændre Ledsagerbeskrivelsen for at gøre det så gennemskueligt for lejeren som muligt. Sæt Ledsagerbeskrivelsen til og klik på Redigér. Herefter laver du en overskrift, hvor der står Depositum og det beløb, som dit depositum er på. I dette tilfælde Depositum 180 kr.. Du kan ligeledes tilføje en beskrivelse, der forklarer dit depositum. Herefter bygger du resten af dit arrangement op, som du ønsker med website, opsætning af ordrebekræftelse og lignende. På de næste sider kan du se, hvordan depositummet betales tilbage.

5 Tilbagebetaling af depositum med administrationsgebyr I nedenstående tilfælde, er der tale om et depositum på 2 kr. og et administrationsgebyr på 1 kr. Gå ind under Deltagere og søg på den person, der skal have tilbagebetalt sit depositum. Klik herefter på Depositum for Leje Af Locker eller hvad du har kaldt din ledsagerkategori. I det nye vindue klikker du på Gå til ordre. Knappen er at finde i højre side af skærmen. Herefter skal du lave en returbetaling, ganske som det er beskrevet i guiden Hvordan laver jeg returbetalinger fra Conference Manager. Klik på Kreditér/Tillægsordre. Herefter vælger du personen i rullemenuen, udfylder beskrivelsen og noterer det korrekte beløb. Husk at skrive minus foran beløbet, idet der er tale om en returbetaling. Klik på Bekræft

6 Du kan nu klikke på knappen Krediter, som er kommet til syne under Ordredetaljer. Herefter kommer der en dialogboks op, hvor du skal bekræfte at du vil kreditere det valgte beløb. Den valgte deltager har nu fået tilsendt en kreditnota til sin mail og som arrangør skal du blot klikke på knappen Refundér for at overføre beløbet tilbage til den pågældendes person kreditkort. På de næste sider vil du kunne læse om, hvordan du håndterer deposita uden administrationsgebyr.

7 Opsætning af deposita uden administrationsgebyr For at sætte et arrangement op med depositum uden administrationsgebyr skal du starte under Arrangementet Grundopsætning Deltagerkategorier. Ved at redigere den enkelte deltagerkategori (eller flere, hvis der er flere forskellige mulige valg med depositum) kan du definere dit depositum. Sørg for at kalde din deltagerkategori noget svarende, f.eks. Leje af locker.

8 Derefter opretter du dit arrangement som du plejer med opsætning af personoplysninger i kategorien, website og lignende. Har man flere forskellige emner med deposita, f.ek.s lockere i forskellige bygninger, nøgler og knoglekasser, laver man blot flere forskellige deltagerkategorier med de pågældende navne. Herefter kan man have ét samlet link, hvor alt leje med depositum kan vælges af brugerne. Tilbagebetaling af depositum uden administrationsgebyr Når det pågældende depositum skal tilbage betales, skal du ind under Deltagere Fakturaliste Søg på den pågældende person, klik på fakturanummeret på den pågældende række. Herefter kommer du ind på ordredetaljerne for den pågældende transaktion. I nederste højre hjørne klikkes der på Refundér

9 I det nye vindue skrives der en tekst på loggen, eksempelvis Tilbagebetaling af depositum, nøgle afleveret eller hvad der giver mening i den pågældende situation. Herefter klikkes der på Bekræft, og beløbet sendes tilbage til personen.