Vejledning til ansøgning om tid mm i Foreningsportalen

Transkript

1 Vejledning til ansøgning om tid mm i Foreningsportalen Indhold Kort vejledning til ansøgning... 2 Trin-for-trin vejledning til ansøgning af tider... 3 Se ansøgning Trin-for-trin vejledning til at søge resttider Søg en specifik tid Søg tid i et interval Sådan oprettes foreningsansvarlig Sådan oprettes holdansvarlige og hold i Foreningsportalen Opret holdansvarlig Opret hold Side 1

2 Kort vejledning til ansøgning 1. Log på med og adgangskode 2. Klik på den relevante ansøgningsrunde på forsiden for at søge tider 3. Indtast søgekriterier, husk at tjekke, at der er afkrydset i feltet Vis ledige tider 4. Klik se ledige tider 5. Vælg interval og vælg den ønskede tid 6. Skriv evt. kommentar og klik vælg facilitet 7. Send ansøgning. Side 2

3 Trin-for-trin vejledning til ansøgning af tider Gå ind på aktivalleroed.dk og klik på hængelåsen i øverste højre hjørne. Vælg herefter Log In. Udfyld og adgangskode og klik på Log In. Side 3

4 Herefter åbner forsiden. På forsiden kan man se om der er nogle aktuelle ansøgningsrunder i gang. Inden du går i gang med at søge, så husk at oprette hold. Hvis du ikke har oprettet hold, så se vejledningen til at oprette hold sidst i denne vejledning. Bemærk! Du kan ikke gennemføre en ansøgning, hvis du ikke har oprettet hold. Klik på den aktuelle ansøgningsrunde. Nu kommer et skærmbillede med søgekriterier frem. Side 4

5 Udfyld søgekriterierne. Det er nødvendigt, at vælge hold for at søge tider. Vælg steder. Hvis der kun vælges steder søges der på alle lokaler på de valgte steder, det kan være en hjælp, hvis du ikke kender det anlæg der søges. Men hvis du allerede ved, hvad du skal bruge kan det være en fordel at lave søgningen så konkret som mulig, da resultaterne kommer hurtigere frem. Bemærk, at der kun kan søges på de steder, hvor det er muligt at dyrke holdets aktiviteter. Tjek, at der er sat hak i feltet Vis ledige tider Vælg antal timer, faciliteten skal bruges. Vælg starttidspunkt på dagen her kan du vælge mellem forskellige intervaller. Vælg ugedag her kan du vælge mellem forskellige muligheder. Klik på søg nederst på siden. Der kan forekomme lang ventetid, før søgeresultaterne kommer frem. Side 5

6 Klik på se ledige tider ud for den aktivitet der passer til det, du skal bruge hallen til. Der kan godt gå lidt tid før resultaterne kommer frem. Side 6

7 Der kommer et vindue, hvor du vælger hvilke intervaller, du vil se tilgængelige tider opdelt i. Du kan vælge mellem 15, 30 og 60 min. Hvis du først skal bruge tiden fra kl. 18:15 vælges intervallet 15 min, ellers er det ikke muligt at vælge tidspunkterne kl. 18:15 eller kl. 18:45. Røde tider indikerer, at faciliteten ikke er tilgængelig. Herunder kan du se et resultat, hvor der er valgt 15 min som interval. Klik på den tid, du vil starte og derefter på den tid, du vil slutte. Så bliver hele tiden markeret med grøn. Klik Bekræft valg. Side 7

8 Den valgte tid overføres til resultat-skærmen. Hvis du ønsker at skrive en kommentar til din ansøgning klikker du på det lille flag i næstsidste kolonne. Der kommer et vindue, hvor du kan skrive kommentarer. Skriv gerne kommentarer i feltet Infoskærm tekst. Her kan du f.eks. skrive, hvis ugedag for ansøgningen er underordnet, eller hvis ansøgningen er en del af en række prioriterede ansøgninger. Når der er valgt tid og evt. indsat kommentar. Klikker du på Vælg facilitet, så den bliver grøn med et flueben. Klik på Send Ansøgning Side 8

9 Der kommer et vindue, hvor du klikker på Send for at sende din ansøgning. Herefter kommer en bekræftelse på, at ansøgningen er sendt. Side 9

10 Se ansøgning Hvis du vil se, de ansøgninger du har lavet klikker du på menuen Facilitetsansøgninger. Klik på de tre streger for at folde menuen ind. Når du har fået tildelt tider, er det også her, de kan ses. Så står der blot Tildelt Tid i stedet for Ansøgt i kolonnen status. Side 10

11 Trin-for-trin vejledning til at søge resttider På forsiden i Foreningsportalen, er der en overskrift med titlen Emner til behandling, herunder finder foreningen de muligheder, der netop nu er åbne for foreningerne. Når der kan ansøges om resttider, vil der under Emne fx stå Resttider sæson Hvis det er muligt at ansøge andet end resttider vil dette også være tilgængeligt her. Tryk på Klik her for at ansøge Der er to forskellige måder, der kan søges om tid i Foreningsportalen. Der kan enten søges en specifik tid eller om en tid i et interval. For at kunne søge en tid skal der vælges hold. Når der er sendt en forespørgsel i Foreningsportalen, bliver denne godkendt af bookingteamet. Resttider tildeles efter først-til-mølleprincippet. Side 11

12 Søg en specifik tid Indtast søgekriterierne og klik på Søg Der kommer en oversigt over ledig tid, klik Vælg facilitet udfor den aktivitet, tiden skal benyttes til. Husk at se på kolonnen Ledighed, i eksemplet står der 100%, det betyder at alle datoer i perioden er ledige. Hvis tallet er lavere, kan du klikke på procenttallet og se, hvor mange og hvilke datoer, der er ledige i den ønskede periode. Side 12

13 Tryk Send ansøgning, når den rigtige aktivitet og tid er valgt. Der kommer en boks frem, som gør opmærksom på, at der er ved at blive sendt en forespørgsel. Tryk på Send Klik på OK. Herefter bliver der sendt en bekræftelse på mail, om at facilitetsansøgningen er modtaget. Side 13

14 Søg tid i et interval Klik på det lille felt Vis ledige tider. Der kommer et søgebillede frem, hvor der vælges søgekriterier. Klik på Søg. Side 14

15 Der kommer en oversigt over de muligheder der er. Klik på Se ledige tider udfor den aktivitet, faciliteten skal benyttes til. Under vælg intervaller kan der vælges hvor lang tid, der søges efter. Når der er valgt interval kommer der en oversigt over mulige tider på f.eks. 60 min. Side 15

16 Vælg den ønskede tid og klik på Bekræft valg. Herefter bliver den valgte tid vist på resultatlisten. Klik på Vælg facilitet udfor den ønskede tid og aktivitet, og klik Send ansøgning Side 16

17 Der kommer en boks frem, som gør opmærksom på, at der er ved at blive sendt en forespørgsel. Tryk på Send Herefter kommer nedenstående billede frem. Klik på OK. Herefter bliver der sendt en bekræftelse på mail, om at facilitetsansøgningen er modtaget. Side 17

18 Sådan oprettes foreningsansvarlig Klik på Foreningsansvarlig i menuen. Klik på + øverst på siden. Indtast adresse på den person, du vil tilføje som foreningsansvarlig. Denne person modtager nu en mail med en invitation og et link, så de kan blive oprettet i Foreningsportalen. Side 18

19 Sådan oprettes holdansvarlige og hold i Foreningsportalen Opret holdansvarlig Klik på Holdansvarlig i menuen Klik op + for at tilføje en holdansvarlig Skriv adressen på den holdansvarlige og tryk Tilføj for at sende en invitation til at blive holdansvarlig. Side 19

20 Opret hold Klik på Hold i menuen. Tryk på + for at oprette et nyt hold. Indtast oplysninger på holdet. Det er vigtigt at vælge den korrekte aktivitetsgruppe for holdet, da der kun kan søges faciliteter, der kan anvendes til holdets aktiviteter. Det er vigtigt at udfylde aldersgrupper korrekt, da det er på baggrund af disse oplysninger, der fordeles tider efter retningslinjerne. Hvis I ikke har deltagere i en specifik aldersgruppe, udfyldes feltet med 0. Kryds af, hvis holdets aktiviteter er eliteidræt, eller holdet har deltagere med handicap. Bemærk: Det er ikke nødvendigt at tilknytte en holdansvarlig, når holdet oprettes, men det er en god idé, hvis det er muligt. Det bliver obligatorisk på sigt. Klik på Gem nederst på siden. Klik på hold i Hold i menuen, så kommer der en oversigt over foreningens hold. Side 20