Overførsel af PBS-tilmeldinger fra online registrering til medlemssystemet

Transkript

1 Overførsel af PBS-tilmeldinger fra online registrering til medlemssystemet Når brugerne tilmelder sig lotterier online, registreres dette i medlemsdatabasen i en speciel tabel med de oplysninger brugeren indtaster online. Disse oplysninger skal overføres til medlems systemet før de træder i kraft. Dette sker via menupunktet

2 Ved aktivering af dette menupunkt dukker følgende skærmbillede op: Her listes alle de tilmeldinger, der er foretaget. Har brugeren fundet sig selv via indtastning af klient-nummer (medlemsnummer), så dukker de op i fanebladet Nuværende klienter. Har de ikke fundet sig selv via klient-nummer, så havner de i fanebladet Nye klienter. Funktionen af begge faneblade er grundlæggende ens, men der kan være forskelle i efter-behandlingen (det vender vi tilbage til). Man kan vælge at oprette alle ( Opret Alle ) eller kun den markerede (valgte) bestilling ( Opret valgt ). Ligeledes kan man vælge at ignorere alle de viste tilmeldinger ( Ignorér alle ) eller kun den markerede ( Ignorér valgt ).

3 Hvad enten man fra dette faneblad eller Nye klienter -fanebladet vælger enten Opret valgt eller Opret alle, dukker følgende skærmbillede op første gang (for hver aktivering af det tidligere vindue) man klikker på en af opret-knapperne: Her skal man angive de ekstra informationer, der skal bruges til oprettelserne, nemlig hvilken kampagne, der skal tilknyttes PBS-opkrævningen, hvilket tilhørsforhold, der skal oprettes (hvis noget) på ny-oprettede klienter, hvilket tilhørsforhold, der skal oprettes (hvis det ikke findes i forvejen) på allerede eksisterende klienter, samt hvilket vare-nummer, der skal tilknyttes PBSopkrævningen. Disse oplysninger gemmes fra gang til gang, og vil derfor under efterfølgende kørsler være præ-udfyldt med de værdier, der blev brugt sidste gang kørslen blev foretaget.

4 Når man således har angivet de nødvendige informationer går oprettelsen i gang. Efter fuldendt oprettelse kommer beskeden: Hvis oprettelsen blev foretaget på fanebladet Nuværende klienter, kan følgende skærmbillede dukke op: Her listes alle de klienter, der har fundet sig selv via klient-nummer på hjemmesiden, og som efterfølgende har ændret i de kontaktoplysninger vi allerede havde registreret. Øverst er listen over alle klienter, der har rettet i oplysningerne, og nederst kan man så se, hvilke oplysninger (dem i rødt), der er ændret. Hvis ændringerne kan accepteres, skal man krydse af i klienten foroven for at overføre de nye kontaktoplysninger fra nettet ind i medlemssystemet. Bemærk, at alle oplysninger fra nettet overføres til medlemssystemet. Man kan altså ikke vælge iblandt de individuelle oplysninger. Bemærk også, at ved overførslen overskrives de gamle værdier og de vil derfor ikke være tilgængelige mere!

5 En hurtig måde at køre denne liste igennem er at klikke på den første klient, og så bruge piletasterne op/ned til at navigere i listen, og mellemrumstasten til at krydse/fjerne kryds fra den markerede klient. Bemærk, at visse af klienterne (i bunden af listen) allerede er krydset af. Dette er de klienter, hvor der kun er tilføjelser i tlf. og/eller , da der ikke allerede er registreret sådanne oplysninger i medlemssystemet. Det burde derfor ikke være noget problem at overføre disse, og programmet har derfor allerede krydset dem af for dig.

6 Oprettelse af bestillinger fra nye klienter På fanebladet Nye klienter havner alle de klienter, der ikke har indtastet et klientnummer for at finde dem selv. Dette kan enten være nuværende klienter, der blot ikke kender/har indtastet deres klient-nummer, eller det kan være helt nye klienter. Opret alle -knappen virker på en lidt anden måde på dette faneblad: For hver af klienterne checkes der, om der allerede findes en registrering i medlemssystemet på den angivne adresse (kun gadenavn og husnr. checkes), og kun de tilmeldinger, hvor der ikke allerede findes en klient registreret på denne adresse, kan oprettes og tilmeldes automatisk. Ved klik på Opret alle -knappen checkes listen, og der rapporteres hvor mange (om nogle) klienter og tilmeldinger, der på denne måde kan auto-oprettes. En af disse rapporter kunne være: en anden mulighed kunne være og så den midt imellem:

7 Hvis der er tilmeldinger, der kan auto-oprettes, og der svares Ja til dette spørgsmål, oprettes de involverede personer som nye klienter, og der registreres automatisk PBS-oplysninger på klienten. Når man på denne måde har klaret alle de, der automatisk kan oprettes, så er der de tilmeldinger tilbage, som må klares én ad gangen. Dette foregår ved at markere (klikke på) en tilmelding i listen, og så klikke på knappen Opret valgt. Ved dette klik åbnes et vindue, der viser alle eksisterende registreringer på den pågældende adresse: Her skal man så vælge enten at oprette personen som en ny klient, eller at tilknytte tilmeldingen til en eksisterende klient. Lige meget hvad du vælger (dog ikke Afbryd ), så oprettes klienten (hvis <Opret ny klient alligevel> vælges), og der oprettes den pågældende PBS-aftale nødvendig for den valgte lotteri-linie. Du vil også bemærke, at de eventuelle andre lotteri-tilmeldinger fra samme person vil forsvinde fra Nye klienter -listen. Disse optræder nu i stedet for på Nuværende klienter -listen, hvorfra de nu kan behandles.