Sådan behandler vi dine persondata

Transkript

1 UCL ERHVERVSAKADEMI OG PROFESSIONSHØJSKOLE Sådan behandler vi dine persondata Studerende på uddannelser ved UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Juli 2018 Telefon ucl.dk

2 Indhold 1. Velkommen til UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Principper i UCL s persondatapolitik Sådan behandler vi dine persondata Før du starter på uddannelsen Når du bliver optaget Under din uddannelse Når du studerer Når du skal til eksamen Praktik og udlandsophold Hvis du deltager i ekstra aktiviteter Overvågning på UCL s områder Efter du har afsluttet din uddannelse Sådan er dine rettigheder Undtagelser fra reglen Hvor skal du henvende dig? Ønsker du at klage?... 11

3 1. Velkommen til UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Nu, hvor du er blevet optaget som studerende hos UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole, herefter forkortet UCL, vil vi løbende komme til at behandle persondata om dig. Her kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler i forskellige situationer, hvorfor vi behandler dine oplysninger, hvor oplysningerne kommer fra, om de videregives, samt hvor og hvor lang tid oplysningerne opbevares. Du kan læse om behandlingen af dine oplysninger i forskellige situationer, mens du er studerende: når du bliver optaget, mens du studerer, når du skal til eksamen, i praktik eller på udlandsophold, ved overvågning på UCL s områder, og efter du har afsluttet din uddannelse. Dine rettigheder EU's persondataforordning og den danske databeskyttelseslov sikrer dine rettigheder, når dine oplysninger bliver behandlet. UCL har blandt andet pligt til at oplyse dig om, at vi behandler dine data. Derfor får du udleveret denne oversigt. Du har også en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger. Du har ret til at se, hvilke oplysninger vi har om dig og til at få dem rettet, hvis de er forkerte. I visse situationer har du også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger og til at få dem slettet. Du har også ret til at blive underrettet direkte, hvis der sker noget med dine oplysninger fx ved brud på datasikkerheden. Læs mere om dine rettigheder sidst i dette dokument. Hvad er persondata? Persondata eller personoplysninger er alle data om en identificeret person eller data, der kan bruges til at identificere en person. Det kan fx være navn eller CPR-nummer, men det kan også være en række af oplysninger, der tilsammen kan bruges til at identificere personen. Visse oplysninger er særligt følsomme og skal derfor beskyttes særligt: race og etnicitet, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlemskab af fagforening, helbredsoplysninger, genetisk og biometrisk data og seksuel orientering. UCL sikrer dine oplysninger Dine personoplysninger er vigtige, og de skal beskyttes. Derfor behandler UCL dine persondata fortroligt og har en række sikkerhedsforanstaltninger og retningslinjer for sikker opbevaring og behandling af persondata. Derfor vil elektronisk kommunikation fra UCL ske via UCL mail, der er sikker. Det er vigtigt, at du benytter din UCL mail, når du kommunikerer med UCL frem for at bruge andre mailsystemer, der ikke nødvendigvis er sikrede. Du kan til enhver tid læse mere om, hvad vi gør for at sikre dine oplysninger på UCL s hjemmeside. Hvem er ansvarlig? Den dataansvarlige er UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole, CVR-nr.: , telefon: Har du spørgsmål? Hvis du har spørgsmål om behandlingen af persondata hos UCL, kan du kontakte databeskyttelsesrådgiver (DPO) Lars Udengaard på telefon: , eller på mail: laud@ucl.dk. side 3

4 2. Principper for behandling af persondata i UCL Lovligt og fair Vi behandler persondata på lovlig og fair vis og i overensstemmelse med dine rettigheder. Formålsafgrænset Vi indsamler persondata til specifikke, eksplicitte og legale formål. Persondata vil alene blive brugt for de formål, som de oprindeligt blev samlet ind til. Transparent Når vi indsamler persondata fra dig eller via andre kilder, sikrer vi, at du har den nødvendige information i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du har altid ret til at modtage information om, hvilke persondata vi indsamler om dig. Dataminimeret Vi indsamler kun de persondata, der er tilstrækkelige, relevante og begrænsede til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, som de er indsamlet til. Nøjagtigt De persondata, som vi behandler, er nødvendige og skal være korrekte og opdaterede. Tidsbegrænset Persondata vil kun blive behandlet i et personidentificerbart format, så længe det er nødvendigt for de formål, som det blev indsamlet og behandlet til. UCL har tilhørende procedurer på plads, der sikrer, at persondata bliver slettet på korrekt vis. Fortroligt Vi garanterer fortrolighed ved at sikre, at alle medarbejdere kender retningslinjerne for fortrolig behandling af persondata og ved løbende at uddanne medarbejderne i, hvordan persondata må behandles. side 4

5 3. Sådan behandler vi dine persondata 3.1 Før du starter på uddannelsen Når du bliver optaget Formål med behandlingen af dine persondata: I forbindelse med din optagelse på en uddannelse på UCL, har vi behandlet oplysninger fra din ansøgning for at vurdere, om du kunne blive optaget. Efter du har accepteret den tilbudte studieplads, er oplysninger om dig blevet registreret i vores studieadministrative systemer, mens visse personoplysninger er knyttet til et adgangskort, hvortil der også er taget et billede. Det gør vi for at sikre, at du kan få adgang til de fysiske faciliteter og alle de nødvendige itsystemer, fx din mailkonto og det elektroniske undervisningssystem. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du accepterede den tilbudte studieplads, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger som navn og kontaktoplysninger. CPR-nummer. Har du søgt via kvote 2, behandler vi følsomme personoplysninger om dig, hvis det er nødvendigt for din sag. Hvor stammer dine persondata fra? Oplysningerne har du selv afgivet med din ansøgning, og vi får adgang til dem via optagelse.dk. Dine resultater fra tidligere eksamener henter vi i eksamensdatabasen. Videregives dine data? Nej, de bruges kun internt i UCL. Opbevaring af persondata: Dine personoplysninger opbevares i en række administrative systemer. Det er blandt andet vores studieadministrative system og vores elektroniske journaliseringssystem. Oplysninger knyttet til dit adgangskort og dit foto opbevares i separate systemer til formålet. For at tage hånd om din sag, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Vi bruger et sikret mailsystem eller journaliseringssystem til at udveksle de nødvendige data. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, du har afsluttet eller dimitteret din uddannelse, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen. 3.2 Under din uddannelse Når du studerer Formål med behandlingen af dine persondata: Når du er studerende på UCL, behandler vi dine oplysninger for at administrere dit studieforløb. Nogle oplysninger behandler vi side 5

6 løbende under dit studie, fx når vi udarbejder deltagerlister, og når vi tjekker din studiefremdrift og dit studieforløb. Der er andre situationer, hvor vi behandler dine oplysninger, fordi du aktivt beder os om det. Det kan fx være, hvis du ansøger om Statens Uddannelseshjælp (SU) eller Specialpædagogisk Støtte (SPS), hvis du har kontakt med studievejledningen om fx omlægning af dit studieforløb, eller hvis du indsender en klage. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, dels fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du accepterede den tilbudte studieplads, samt fordi du har ansøgt om fx SU, dels fordi UCL har en forpligtelse som offentlig myndighed. Behandlingen er nødvendig for at opfylde kontrakten, og for at UCL kan udfylde sin opgave med offentlig myndighedsudøvelse, som er blevet pålagt i lovgivningen. Hvilke persondata? Almindelige personoplysninger, CPR-nummer. Søger du om dispensation, SPS, tillæg af klip i SU, eller har du kontakt med en studievejleder, behandler vi eventuelt de nødvendige følsomme personoplysninger om dig. Hvor stammer dine persondata fra? Du har selv afgivet oplysningerne. Videregives dine data? Generelt videregives dine oplysninger ikke. Når vi sagsbehandler din SU, udveksles informationer med SU-styrelsen løbende. Dine personoplysninger om antal af gennemførte studenterårsværk videregives til undervisningsministeriet. Det gør vi for at få frigivet midler fra undervisningsministeriet til UCL. Får du leveret SPS-hjælpemidler, videregiver vi de nødvendige almindelige personoplysninger til leverandørerne. Opbevaring af persondata: Personoplysningerne registreres og behandles i en række studieadministrative systemer. For at tage hånd om din sag, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Vi bruger et sikret mailsystem eller journaliseringssystemet til at udveksle de nødvendige data. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, du har afsluttet eller dimitteret din uddannelse, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen Når du skal til eksamen Formål med behandlingen af dine persondata: Når du skal til eksamen på UCL, behandler vi personoplysninger om dig i vores eksamenssystem og andre studieadministrative systemer. Det gør vi, for at du kan aflevere opgaver og se bedømmelser for opgaverne, for at eksaminator/censor kan bedømme dine opgaver, og for at vi kan registrere dine resultater og udstede et eksamensbevis, når du afslutter din uddannelse. Ansøger du om særlige prøvevilkår, behandler vi dine oplysninger. Det samme gælder, hvis der er mistanke om plagiat ved eksamen. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du accepterede den tilbudte studieplads, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Ved mistanke om plagiat behandler vi dine oplysninger med udgangspunkt i, at UCL har en retlig forpligtelse til behandlingen. side 6

7 Hvilke persondata? Almindelige personoplysninger, CPR-nummer. Søger du om særlige vilkår, behandler vi de nødvendige følsomme personoplysninger om dig. Hvor stammer dine persondata fra? Du har selv afgivet oplysningerne. Videregives dine data? Nej. Opbevaring af persondata: Dine personoplysninger opbevares i vores studieadministrative systemer herunder eksamenssystemet. For at tage hånd om dine eventuelle henvendelser, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, du har afsluttet eller dimitteret din uddannelse, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen. Oplysninger, som danner grundlag for dit eksamensbevis, opbevares i 30 år, for at du kan få adgang til disse Praktik og udlandsophold Formål med behandlingen af dine persondata: For at administrere dine praktik- og udlandsophold under din uddannelse, behandler vi dine persondata. Oplysningerne registreres i praktikportalen og andre studieadministrative systemer. Vi udveksler de nødvendige oplysninger med det sted, hvor du skal i praktik eller på udlandsophold. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du accepterede den tilbudte studieplads, herunder når du skal i praktik, og hvis du ønsker udlandsophold. Behandlingerne er nødvendige for at opfylde kontrakten. Hvilke persondata? Almindelige personoplysninger, CPR-nummer. Vi behandler eventuelt personfølsomme oplysninger, hvis du får studievejledning om praktik eller udlandsophold eller har særlige forhold, vi skal tage hensyn til, der dækker personfølsomme oplysninger. Hvor stammer dine persondata fra? Du har selv afgivet oplysningerne. Videregives dine data? Oplysninger om praktik videregives ikke ud over til dit praktiksted. Ved udlandsophold gennem ERASMUS videregiver vi dine personoplysninger til EUkommissionen. Er dit udlandsophold uden for EU, videregiver vi dine oplysninger til de relevante institutioner i det land, du rejser til. Opbevaring af persondata: Oplysninger om din praktik opbevares i studieadministrative systemer og systemer for praktik. Persondata om dit udlandsophold opbevares i forskellige administrative systemer for udlandsophold og udveksling. For at tage hånd om din sag, behandler vi i visse tilfælde dine oplysninger på mail. Mails der indeholder personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante. Dine personoplysninger slettes 6 måneder efter, du har afsluttet eller dimitteret din uddannelse, medmindre der er specifikke årsager til, at de ikke skal slettes. Det kan fx skyldes særlige opbevaringsfrister, der er fastlagt ved lov eller arkivering ifølge arkivlovgivningen. side 7

8 3.2.4 Hvis du deltager i ekstra aktiviteter Formål med behandlingen af dine persondata: Under dit studie er der en række aktiviteter, som du frivilligt kan vælge at deltage i. Når du gør det, behandles dine oplysninger for at sørge for, at du kan deltage i den ønskede aktivitet. Aktiviteterne kan fx være: Hvis du deltager i ekstra aktiviteter med kompetenceudviklende formål. Det kan både være interne aktiviteter, der arrangeres af UCL og eksterne projekter, der arrangeres af eksterne aktører i samarbejde med UCL. Hvis du deltager i Buddy programmet for at hjælpe internationale studerende på UCL. Hvis du henvender dig til Studenterrådet eller Campusrådet og i den forbindelse oplyser personoplysninger. Hvis du skal bruge hjælp fra it-support, kan de overtage din pc for at foretage fejlsøgning. Hvis der bliver taget et billede eller videooptagelse af dig ved en fotosession, ved ekstra aktiviteter eller i en anden situation, kan det i visse tilfælde blive brugt til markedsføring eller i opslag på sociale medier. Hvis du tilmelder dig til din dimission og afgiver din private mail, benyttes denne til efterfølgende at kontakte dig for at udføre en dimittendundersøgelse. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du accepterede den tilbudte studieplads og ved din tilmelding til de ekstra aktiviteter. Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for at opfylde kontrakten. Ved deltagelse i eksterne projekter, behandler vi dog oplysningerne på baggrund af dit samtykke. Hvis du beder om hjælp fra IT-support, samt hvis et billede eller en videooptagelse af dig bruges til markedsføring eller på sociale medier, behandles dine oplysninger med udgangspunkt i, at du har afgivet et eksplicit samtykke. Du kan altid trække samtykket tilbage. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger som navn, foto, CPR-nummer. Hvor stammer dine persondata fra? Du har selv afgivet oplysningerne. Videregives dine data? Nej, de bruges kun internt i UCL. Opbevaring af persondata: Ved deltagelse i ekstra aktiviteter opbevares dine oplysninger i projektets systemer, mailsystemet og arkiveringssystemet. Deltagerlister opbevares hos den relevante administrative enhed, mens aktiviteterne gennemføres. Oplysningerne slettes ved slutningen af studieåret. Visse oplysninger bliver registreret og gemmes med det formål, at det kan indgå i din samlede dimittendprofil. Oplysninger om deltagelse i buddyordning arkiveres ikke og slettes, når der er tildelt en buddy. Når du får taget fotos eller videooptagelser, der skal bruges til markedsføring eller på sociale medier, opbevares dit samtykke og kontaktoplysninger i arkiveringssystemet, mens de relevante fotos opbevares på foto.ucl.dk samt i fysiske mapper. Fotos og videooptagelser til brug på sociale medier, opbevares på det givne medie og slettes efter opfordring. side 8

9 Oplysninger til brug for dimission og dimittendundersøgelse opbevares i arkiveringssystemet og slettes eller anonymiseres efter endt brug. Deltager du i andre aktiviteter, knyttet til UCL, under dit studie, vil oplysninger om din deltagelse blive slettet 6 måneder efter aktivitetens afslutning Overvågning på UCL s områder Formål med behandlingen af dine persondata: For at overvåge adgangen til UCL s områder for blandt andet at sikre mod tyveri og indbrud, sker der en registrering af brugen af adgangskort samt videoovervågning af strategiske steder på UCL. Der sker desuden en overvågning af brugen af netværket for at identificere brugere og sikre mod ulovlig aktivitet. Retsgrundlag for behandling: Vi behandler dine oplysninger, fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du accepterede den tilbudte studieplads, og behandlingen er nødvendig for at opfylde den kontrakt. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger. Strafferetlige oplysninger i tilfælde af ulovlig aktivitet. Hvor stammer dine persondata fra? Oplysningerne stammer fra din færden på UCL s område og din brug af det trådløse netværk. Videregives dine data? Oplysningerne videregives kun, i tilfælde af mistanke om ulovlige forhold, til politiet. Opbevaring af persondata: Dine oplysninger opbevares i overvågningssystemer for adgangskort, videoovervågning og netværk. Oplysninger om adgang, videoovervågning og brug af netværket slettes efter 29 dage. Resterende oplysninger vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige til de nævnte formål. 3.3 Efter du har afsluttet din uddannelse Formål med behandlingen af dine persondata: Når du afslutter din uddannelse, slettes langt de fleste oplysninger om dig fra UCL s administrative systemer. Det sker, fordi oplysningerne ikke længere er nødvendige for vores behandling af de nævnte formål. Der findes dog et par undtagelser: Oplysninger som danner grundlag for dit eksamensbevis opbevares i 30 år, for at du kan få adgang til disse. Har du afsluttet din uddannelse før tid, kan du få udleveret oplysninger om alle de undervisningsforløb, du har nået at gennemføre, og disse informationer opbevares i 5 år. En anden undtagelse er, hvis der ved endt uddannelse er uafsluttede problemstillinger eller sager mellem dig og UCL. I det tilfælde opbevares de relevante oplysninger, indtil sagen er afsluttet. Retsgrundlag for behandling: Resterende oplysninger behandles, dels fordi du indgik en kontrakt med UCL, da du accepterede den tilbudte studieplads, dels fordi UCL har en forpligtelse som offentlig myndighed. Behandlingen er nødvendig for at opfylde kontrakten og for at UCL kan udfylde sin opgave med offentlig myndighedsudøvelse, som er blevet pålagt i lovgivningen. Hvilke persondata? Almindelige oplysninger, CPR-nummer. side 9

10 Hvor stammer dine persondata fra? Du har selv afgivet oplysningerne. Videregives dine data? Nej. Opbevaring af persondata: Dine oplysninger opbevares i de studieadministrative systemer. Oplysningerne slettes, når eventuelle sager er færdigbehandlede, eller du har fået udleveret oplysninger om gennemførte undervisningsforløb ved afslutning før tid. Oplysninger som danner grundlag for dit eksamensbevis opbevares i 30 år, for at du kan få adgang til disse. 4. Sådan er dine rettigheder Du har ret til: At få oplyst, hvis nogen indsamler, opbevarer, bruger eller videregiver dine personoplysninger. At få indsigt i hvilke personoplysninger, der er indsamlet om dig, og hvordan de bliver brugt. At få rettet forkerte oplysninger. At få slettet dine personlige oplysninger i visse tilfælde, før den generelle sletteperiode udløber. At få begrænset behandlingen af dine oplysninger i visse særlige tilfælde. At gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger og mod at dine personoplysninger anvendes i direkte markedsføring fx ved profilering. At få en oversigt over de indsamlede oplysninger om dig og til at få oplysningerne flyttet til en anden dataansvarlig. At blive underrettet direkte, hvis der skulle ske noget med dine oplysninger fx ved brud på datasikkerheden. 4.1 Undtagelser fra reglen Selv om du generelt har ret til at vide, hvis dine private oplysninger videregives, gælder det dog ikke, når myndighederne videregiver dine private data til forskere. Der er også enkelte lovgivningsmæssige regler der gør, at det ikke er alt vi kan slette om dig, selv om du beder om det. Det kan være forpligtigelser, UCL har som myndighed jf. lovgivningen, og det kan være oplysninger, vi har pligt til at overføre til statens arkiver. 4.2 Hvor skal du henvende dig? Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte din uddannelsesleder eller uddannelseschef. Hvis du beder om at få indsigt i, rettet eller slettet dine oplysninger, får du hurtigst muligt - og normalt senest efter en måned - besked om, hvad der vil blive gjort som følge af din henvendelse. Når UCL som myndighed svarer dig, bestræber vi os på at gøre det kort og klart. side 10

11 4.3 Ønsker du at klage? Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder oplysninger om, hvordan du klager på side 11

12 side 12