Politik for behandling af persondata ved Viby Gymnasium

Transkript

1 Viby Gymnasium, Søndervangs Allé 45, 8260 Viby Tlf: CVR: EAN: UVMs skolenr.: Politik for behandling af persondata ved Viby Gymnasium 1

2 Indhold... 1 Skolens datapolitik... 2 Skolens brug af persondata: Formål og retsligt grundlag... 2 Skolens politik for forvaltning og sikring af persondata... 2 Typer af persondata... 3 Samtykke og transparens... 3 Særlige oplysninger... 4 Retten til at blive glemt... 4 Opmærksomhed og risici... 5 Dataansvarlig... 5 DPO... 5 Bilag Bilag Skolens datapolitik Skolens brug af persondata: Formål og retsligt grundlag Viby Gymnasium uddanner unge til STX og HF. En oversigt over det retslige grundlag for skolens forvaltning af sine uddannelser findes på følgende link: For at kunne leve op til dette grundlag, må skolen indsamle, opbevare og sagsbehandle en række personlige oplysninger. Viby Gymnasium er ansvarlig for forvaltningen af disse data. Retsgrundlaget for denne forvaltning findes i EU s Persondataforordning af 16. maj 2016 (2016/679) Samme persondataforordning udgør også retsgrundlaget for skolens forvaltning af ansattes persondata. En oversigt over det retslige grundlag for skolens forvaltning af sine opgaver som arbejdsgiver findes i følgende link Skolens politik for forvaltning og sikring af persondata I sin forvaltning af persondata har skolen følgende fire pejlemærker: At sikre, at kun nødvendige persondata indsamles og behandles 2

3 At sikre beskyttelse af de persondata, som er nødvendige for skolens forvaltning af sine opgaver At sikre transparens om skolens indsamling, behandling og arkivering af persondata At sikre, at persondata slettes eller makuleres, når de ikke længere er nødvendige for skolens forvaltning Viby Gymnasium indsamler, opbevarer og behandler altid kun personfølsomme data hvor dette er nødvendigt for forvaltningen af en elevs uddannelse og tid på skolen. Hvor skolen, i sin forvaltning af sådanne data, anvender ydelser fra eksterne leverandører, har skolen altid indgået databehandleraftaler med sådanne. Hvor det af hensyn til skolens forvaltning ikke længere er nødvendigt at opbevare personfølsomme data, slettes eller makuleres sådanne. Alle medarbejdere på Viby Gymnasium med adgang til at behandle indsamlede personfølsomme data er pålagt at behandle sådanne med fortrolighed. Skolens lærere er yderligere instrueret om aldrig at efterlade en computer, tablet eller smartphone, som er logget på skolens netværk. Administrative medarbejdere, som af hensyn til kvaliteten af deres forvaltning, har brug for at printe eller downloade personfølsomme data er instrueret om særlig agtpågivenhed. Hvis det anvendte materiale foreligger i papirformat skal dette når det ikke er i brug - altid opbevares i skolens aflåste brandskab. Materiale af denne art må aldrig efterlades uden opsyn uden for det aflåste brandskab eller medtages fra skolen. Hvis der er tale om downloadede data, skal materialet altid opbevares på et password sikret netværk. netværk. Hvis en medarbejder på skolen konstaterer tab af, eller har mistanke om tab af personfølsomme data, skal dette altid, uopsætteligt, indberettes til skolens dataansvarlige medarbejder. Typer af persondata I sin forvaltning af persondata betragter skolen ikke oplysninger om elevnavne og navne på ansatte som følsomme. Dette gælder også for oplysninger om banale skolerelaterede forhold som skema, undervisningshold og fagligt indhold i undervisningslektioner. Åbenhed omkring disse forhold er afgørende for en hensigtsmæssig gennemførelse af skolens dagligdag. Sådanne oplysninger er derfor umiddelbart tilgængelige på online platformen Lectio.dk. Skolen foranstalter herudover, at der tages et portrætfoto af hver elev. Dette foto er nødvendigt for at kunne udarbejde et studiekort, som skolen i sin forvaltning anvender som identifikation ved eksaminer mv. Dette foto anvendes også internt for eleven i lectio.dk Alle andre former for nødvendige personoplysninger betragter skolen principielt som følsomme, og behandler i henhold hertil. Samtykke og transparens Når en elev optages på skolen, får eleven dette oplyst i et elektronisk brev i e-boks. Sammen med dette brev vil eleven få oplyst hvilke persondata skolen har brug for at indsamle, opbevare og sagsbehandle, 3

4 mens man er elev på skolen. Det vil også af brevet fremgå hvad der sker med disse data når man forlader skolen (se bilag 1). Eleven vil også blive bedt om, at give sit skriftlige samtykke til at skolen indsamler, opbevarer og sagsbehandler de nævnte personlige data. Endelig vil man i brevet blive oplyst om sine rettigheder i forhold til de personlige data skolen har indsamlet. Når/hvis skolen herudover indhenter nødvendige supplerende personlige data, vil man altid blive oplyst herom. For elever under atten år, gælder ovenstående også i relation til elevens værger. Når skolen ansætter en medarbejder oplyser skolen altid medarbejderen om hvilke data skolen har brug for at indsamle og opbevare for at kunne forvalte ansættelsesforholdet samt hvad der sker med disse data ved ansættelsesforholdets ophør. Ved ansættelsesforholdets start, beder skolen altid medarbejderen godkende skolens anvendelse af disse personlige data (se bilag 2). Særlige oplysninger Hvis man som elev har særlige forhold begrundet i sygdom, handicaps eller særlige personlige forhold i øvrigt, kan skolen også af hensyn til elevens uddannelsesforløb have brug for at indsamle og sagsbehandle en række data i tilknytning hertil. Skolen vil dog aldrig indhente, opbevare eller sagsbehandle sådanne data, med mindre eleven er orienteret herom. Samme tilgang anvender skolen i forhold til medarbejdere med særlige udfordringer. Hvis en elev søger om støtte fra SPS sker dette gennem skolens SPS-vejleder, som i samarbejde med eleven udfylder ansøgning. For at kunne modtage støtte skal eleven udfylde en bemyndigelseserklæring, samt fremlægge relevant dokumentation for sine særlige forhold. Denne bemyndigelseserklæring, samt dokumentationsgrundlaget opbevarer skolen i 5 år efter eleven forlader skolen. Materialet vil herefter blive slettet/makuleret. Skolen indsamler og opbevarer som hovedregel ikke oplysninger om elevers brug af statens uddannelsesstøtte. Kun i de tilfælde, hvor en elev, efter ansøgning til Rektor, har fået anerkendt ret til udeboende SU, vil skolen opbevare den relevante dokumentation. Denne dokumentation opbevares i 5 år efter en elev har forladt skolen. Materialet vil herefter blive slettet/makuleret. Retten til at blive glemt Senest 3 år efter, at en elev eller medarbejder har forladt skolen, sletter/makulerer skolen som udgangspunkt altid personlige data. Kun hvor myndighedskrav forpligter skolen til at gemme data, eller indberette data, ud over disse 3 år, bryder skolen dette princip. Dette gælder i forhold til følgende: 1) Dokumentation for opnåede prøveresultater. Disse er skolen forpligtet til at gemme i 30 år. 2) Dokumentation for standpunktskarakterer og studieaktivitet. Disse oplysninger er skolen forpligtet til at gemme i 10 år, med henblik på at kunne attestere, at et fag er afsluttet på et lavere niveau end det, der fremgår af dit eksamensbevis. 3) Ansøgninger og sagsbehandling vedrørende udeboende SU og/eller SPS-midler. Disse oplysninger opbevarer skolen i 5 år til dokumentation over for tilsynsmyndighed (SU-styrelsen). 4

5 Opmærksomhed og risici Generelt vurderer skolen, at risikoen for tab af følsomme personoplysninger er lav. Dels er det kun en begrænset del af skolens ansatte, som har adgang til sådanne oplysninger (se dataanalysen senere), og dels er personer med en sådan adgang oplyst ved navn. Den største risiko vurderes at samle sig om følgende 3 tilfælde: Hvis en lærer efterlader sin bærbare computer i et klasselokale mens den er logget på netværk. Hvis en administrativ medarbejder forlader sin arbejdsstation med computer logget på netværk. Hvis en medarbejder får afluret sin kode til netværk. For at fremme opmærksomheden omkring beskyttelse og forebyggelse af tab af persondata, gennemfører skolen hvert år et opmærksomhedsforløb for skolens ansatte. Som grundlag for dette forløb anvender skolen platformen cyberpilot.dk. Dataansvarlig Skolen har udpeget en lokal medarbejder, som dataansvarlig. Hvis en medarbejder oplever brud eller har mistanke om brud - på skolens datasikkerhed, eller tab af personfølsomme oplysninger, skal man straks kontakte den dataansvarlige. Skolens medarbejdere er instrueret herom. Den dataansvarlige vurderer (efter at have konsulteret Rektor eller vicerektor) om en indberetning skal føre til indberetning til datatilsynet. DPO Skolen har i medfør af databeskyttelsesforordningen krav, ansat en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren for Viby Gymnasium er Charlotte Grace Overgaard som kan kontaktes på følgende måder: VIA University College Att.: Databeskyttelsesrådgiver Charlotte Grace Overgaard Hedeager Aarhus N Telefon: Mail: DPO@IT-Supportcentret.dk 5

6 Bilag 1 Om skolens behandling af persondata for elever. Når du søger om optagelse på Viby Gymnasium, overdrager du en række personlige oplysninger til skolen. For at kunne varetage ansvaret for organiseringen og gennemførelsen af din uddannelse har skolen brug for at indsamle, opbevare og behandle disse data. Disse data består af: dit navn, din adresse, dit telefonnummer, din mailadresse og dit cpr-nummer, Hertil oplysninger om grundskole, karakterer herfra samt uddannelsesplan. Hvis særlige forhold gør sig gældende, som har betydning for din skolegang, indsamler og arkiverer skolen også sådanne data. Du har altid krav på at få oplyst sådanne data. Under din uddannelse, indsamler og arkiverer skolen yderligere oplysninger om dine opnåede karakterer, dine eventuelle forsømmelser og advarsler. Skolen foranstalter herudover, at der tages et portrætfoto af dig når du starter på skolen. Dette foto er nødvendigt for at kunne udarbejde et studiekort, som skolen anvender som identifikation ved eksaminer mv. Dette foto anvendes også internt på skolen. Hvis du er under 18 år indsamler Viby Gymnasium også oplysninger om dine værger: navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og cpr. -nummer. Viby Gymnasium betragter ikke oplysninger om dit navn, dit skema, dit klassetilhørsforhold, og dine undervisningsaktiviteters faglige indhold, som oplysninger der er følsomme, og derfor kræver beskyttelse. Åbenhed om sådanne oplysninger er helt afgørende for en hensigtsmæssig gennemførelse af skolens dagligdag. Sådanne oplysninger er derfor umiddelbart tilgængelige på online platformen Lectio.dk. Viby Gymnasium har udarbejdet en række procedurer til beskyttelse af dine personlige oplysninger. Disse procedurer er beskrevet i skolens politik for behandling af persondata. Heraf fremgår også nærmere om hvordan skolen opbevarer dine personlige data. Når du ophører med at være elev på skolen slettes eller makuleres dine persondata, som udgangspunkt senest 3 år efter dit studieophør, med følgende undtagelser: 1) Dine opnåede prøveresultater. Disse er skolen forpligtet til at gemme i 30 år. 2) Dokumentation for dine standpunktskarakterer og studieaktivitet. Disse oplysninger er skolen forpligtet til at gemme i 10 år, med henblik på at kunne attestere, at et fag er afsluttet på et lavere niveau end det, der fremgår af dit eksamensbevis. 3) Ansøgninger og sagsbehandling vedrørende udeboende SU og/eller SPS-midler. Disse oplysninger opbevarer skolen i 5 år til dokumentation over for tilsynsmyndighed (SU-styrelsen). Du har til enhver tid mulighed for at klage til datatilsynet i forhold til skolens behandling af dine personoplysninger. 6

7 Bilag 2 Om skolens behandling af persondata for medarbejdere. For at kunne forvalte din ansættelse, har skolen brug for at indsamle, opbevare og behandle en række af dine personlige data. Det drejer sig om: Dit navn, din adresse, dit telefonnummer og dit cpr-nummer, Hertil oplysninger om din uddannelse med eksamensbeviser. Hvis særlige forhold gør sig gældende, som har betydning for dit ansættelsesforhold, kan skolen bede om sådanne oplysninger. Alle dine personlige data opbevares i et aflåst personalearkiv i skolens administration. Hertil vil dele af dine personlige oplysninger opbevares elektronisk i lectio.dk. Kun du selv, og skolens administrative medarbejdere har adgang til disse oplysninger. Under din ansættelse kan skolen yderligere indsamle og arkivere persondata. I sådanne tilfælde vil du altid blive orienteret herom. Du har altid krav på, at se din personalemappe efter aftale (skolen har ret til først at fjerne egne notater). Viby Gymnasium betragter ikke oplysninger om dit navn, dit skema, dine undervisningshold og aktiviteter på skolen som oplysninger der er følsomme, og derfor kræver beskyttelse. Åbenhed om sådanne oplysninger er helt afgørende for en hensigtsmæssig gennemførelse af skolens dagligdag. Sådanne oplysninger er derfor umiddelbart tilgængelige på online platformen Lectio.dk. Viby Gymnasium har udarbejdet en række procedurer til beskyttelse af dine personlige oplysninger. Disse procedurer er beskrevet i skolens politik for behandling af persondata. Heraf fremgår også nærmere om hvordan skolen opbevarer dine personlige data. Ved ophør af dit ansættelsesforhold makuleres alt indhold i din personalemappe. Med venlig hilsen Viby Gymnasium 7