Fortegnelse over behandling af elevers personoplysninger

Transkript

1 Fortegnelse over behandling af elevers Kontaktoplysninger på dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver Dataansvarlige Allerød Gymnasium Rådhusvej Allerød (institutionsnr.) AllerodGymnasium@allgym.dk Kontaktperson hos dataansvarlig Bo Vølund Vicerektor agbov@allgym.dk Databeskyttelsesrådgiver (DPO) Gymnasiefællesskabet Skolegade Roskilde dpo@gfadm.dk Formål med behandlingen Optagelse af ansøgere. Generel studieadministration. Planlægning og gennemførsel af undervisning, eksamen, ekskursioner og studierejser, administration af fravær, håndtering af sager om brud på skolens studie- og ordensregler. Som led i administration af elevers skolegang på særlige vilkår, fx pga. sygdom, handicap eller sociale forhold. Administration af ansøgninger om særlige ydelser, fx SPS eller dispensation til udeboende SU. Ligestillingssager Fastholdelse og vejledning af eleverne. Gennemførelse af kontrolforanstaltninger til beskyttelse af skolens it-systemer, digitale netværk og/eller bygninger og fysiske aktiver. Illustration af skolens aktiviteter/ årshjul via billeder af bl.a. elever på skolens hjemmeside, sociale medier og i tryksager. Beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af Registrerede Ansøgere Elever (og i nogen grad deres værger)

2 Brobygnings- og introelever Kategorier af Almindelige : Stamoplysninger/kontaktoplysninger, oplysninger om afgiverskole, ansøgning, udtalelser fra UUV, foto, ansøgningen, notater ang. uddannelsesparathed, optagelsesprøve, optagelsesbrev, diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold, dispensationer, individuelle aftaler fx om bøger, tilladelser, bemyndigelser, evt. lægeerklæringer om fravær ifbm. undervisning og/eller eksamen, fritagelse fra idræt, mentorordninger, særlige forhold fx hemmelig adresse, kopi af pas, kørekort, mv. Eksamensklager og dokumenter fra sagsbehandlingen af klagesagen. Breve ang. advarsler om for højt fravær, mødereferater, beviser vedr. snyd ved prøver, breve om sanktioner (fx fratagelse af SU, prøveaflæggelse i alle fag, ikke-indstillet til eksamen, bortvisning) Oplysninger om adgange til og trafik i de it-systemer, som de registrerede personer er brugeroprettet i og på skolens netværk Oplysninger om de registrerede personers færden ind- og ud af skolens bygninger, idet skolens benytter elektronisk adgangskontrol i form af nøglekort til visse bygninger på skolen. Videooptagelser i de områder, hvor der er opsat kameraovervågning. Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i de registrerede personers køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture Følsomme : Oplysninger om (sæt kryds) Race eller etnisk oprindelse [ ] Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning [ ] Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold [ ]

3 Genetiske data [ ] Biometriske data med henblik på entydigt at identificere en fysisk person [ ] Helbredsoplysninger [x] Seksuelle forhold eller seksuel orientering [] Kategorier af modtagere, som ne bliver videregivet til (forskellige kategorier af oplysninger, og i forskellige grad) Undervisningsministeriet (karakterer, nødvendige oplysninger for tilskudsudbetaling mv.) Uddannelses- og Forskningsministeriet (SU, SPS) Kommuner (underretninger i særlige tilfælde) Andre ungdomsuddannelser (i forbindelse med skoleskift) Overførsler af til et tredjeland eller en international organisation, herunder angivelse af dette tredjeland eller denne internationale organisation og i tilfælde af overførsler i henhold til artikel 49, stk. 1, andet afsnit, dokumentation for passende garantier Forventede tidsfrister for sletning af de forskellige kategorier af oplysninger Ikke aktuelt Eksamensbevis og nødvendige oplysninger for udarbejdelse heraf: 30 år Identifikationsoplysninger, oplysninger om SPS/SU, oplysninger der er nødvendige for at udstede attestationer for gennemført undervisning (merit), og øvrige elevoplysninger: 10 år efter eleven forlader skolen Oplysninger som er relevant ift. bogføringsloven: 5 år

4 Generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger omhandlet i art. 32, stk. 1. Personoplysninger indsamles kun i det omfang det er relevant for skolens formål. Personoplysninger opbevares så de kun er tilgængelige for de relevante medarbejder, og i så høj grad som mulig i systemer, der er indrettet til at sikre en korrekt behandling af oplysningerne. Oplysningerne slettes i henhold til gældende lovgivning. Kommunikation der indeholder fortrolige eller følsomme sker via sikre kommunikationsforbindelser. Der indhentes samtykke til behandling af, som der ikke anden hjemmel til behandling af. Der er udarbejdet en håndbog for behandling af på skolen. Alle medarbejdere er forpligtet til at holde sig orienteret om håndbogens indhold, i det omfang som det er relevant for den enkelte (afhænger af personalekategori), og i øvrigt at efterleve håndbogens retningslinjer.

5 Fortegnelse over behandling af medarbejderes Kontaktoplysninger på dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver Dataansvarlige Allerød Gymnasium Rådhusvej Allerød (institutionsnr.) AllerodGymnasium@allgym.dk Kontaktperson hos dataansvarlig Bo Vølund Vicerektor agbov@allgym.dk Databeskyttelsesrådgiver (DPO) Gymnasiefællesskabet Skolegade Roskilde dpo@gfadm.dk Formål med behandlingen Generel løn- og personaleadministration og ledelse Herunder kan nævnes: Rekruttering, ansættelse, afskedigelse, lønindplacering og -forhandling. Anmeldelse af arbejdsskader. Registrering af fravær og sygdom. Kursus- og kompetenceadministration, medarbejderudviklingssamtaler. Disciplinære foranstaltninger mv. Gennemførelse af kontrolforanstaltninger til beskyttelse af skolens it-systemer, digitale netværk og/eller bygninger og fysiske aktiver. Beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af Illustration af skolens årshjul via billeder af bl.a. skolens medarbejdere på skolens hjemmeside, sociale medier og i tryksager. Registrerede Ansøgere, ansatte, tidligere ansatte, pårørende, bestyrelsesmedlemmer Kategorier af Almindelige : Stamoplysninger/kontaktoplysninger, oplysninger fra jobansøgningen om bl.a. uddannelse, anciennitet, CV/meritter, dokumentation for erhvervserfaring og tidligere ansættelser, personlige og særlige forhold, civil status, antal børn under 7

6 år samt disses CPR-nummer (mhbp. omsorgsdage), oplysninger omkring barsel og orlov, lønoplysninger, skatteoplysninger, pensionsforhold, NemKonto, foto, ansættelsesbrev Oplysninger om adgang til og trafik i de it-systemer, som den registrerede person er brugeroprettet i som medarbejder på Allerød Gymnasium, idet skolen med henblik på systemsupport og -vedligehold, samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og adfærd i skolens it-systemer, fx mailsystemet og det studieadministrative system. Oplysninger om den registrerede persons færden ind- og ud af skolens bygninger, idet Allerød Gymnasium benytter elektronisk adgangskontrol i form af nøglekort til skolens bygninger. Videooptagelser i de områder, hvor der er opsat kameraovervågning. Følsomme : Oplysninger om (sæt kryds) Race eller etnisk oprindelse [ ] Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning [ ] Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold [X] Genetiske data [ ] Biometriske data med henblik på entydigt at identificere en fysisk person [ ] Helbredsoplysninger [X] Kategorier af modtagere, som ne bliver videregivet til (forskellige kategorier af oplysninger, og i forskellige grad) Overførsler af til et tredjeland eller en international organisation, herunder angivelse af dette tredjeland eller denne internationale organi- Seksuelle forhold eller seksuel orientering [ ] Moderniseringsstyrelsen, SKAT, ATP, Feriekonto, pensionskasser, banker og forsikringsselskaber, fagforeninger, kommunen (i tilfælde af dagpengerefusion, fleksjobydelser eller andre tilskud), barsels- og fleksfonden, Undervisningsministeriet samt Arbejdsskadestyrelsen i tilfælde af arbejdsskade. Statens Arkiver Ikke aktuelt

7 sation og i tilfælde af overførsler i henhold til artikel 49, stk. 1, andet afsnit, dokumentation for passende garantier Forventede tidsfrister for sletning af de forskellige kategorier af oplysninger Oplysninger om ansøgere, der ikke ansættes: 6 mdr. efter afsluttet rekrutteringsproces, med mindre der er indhentet samtykke til yderligere opbevaring. Ansatte: Så længe ansættelsesforholdet opretholdes, eller til den ansatte på eget initiativ anmoder om sletning af specifikke oplysninger. Tidligere ansatte: 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Oplysninger som er relevant ift. bogføringsloven: 5 år Generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger omhandlet i art. 32, stk. 1. Personoplysninger indsamles kun i det omfang det er relevant for skolens formål. Personoplysninger opbevares så de kun er tilgængelige for de relevante medarbejder, og i så høj grad som mulig i systemer, der er indrettet til at sikre en korrekt behandling af oplysningerne. Oplysningerne slettes i henhold til gældende lovgivning. Kommunikation der indeholder fortrolige eller følsomme sker via sikre kommunikationsforbindelser. Der indhentes samtykke til behandling af, som der ikke anden hjemmel til behandling af. Der er udarbejdet en håndbog for behandling af på skolen. Alle medarbejdere er forpligtet til at holde sig orienteret om håndbogens indhold, i det omfang som det er relevant for den enkelte (afhænger af personalekategori), og i øvrigt at efterleve håndbogens retningslinjer.