Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder for regnskabsåret 2013

Transkript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder for regnskabsåret 2013 med instituttets svar 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 INDLEDNING 1. Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder (herefter "instituttet" eller "EIGE"), der ligger i Vilnius, blev oprettet ved Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1922/ Instituttet har til opgave at indsamle, analysere og udbrede oplysninger vedrørende ligestilling mellem mænd og kvinder samt udvikle, analysere, evaluere og udbrede metodiske redskaber for at støtte integrationen af ligestilling mellem mænd og kvinder i alle Unionens politikker og de heraf følgende nationale politikker 2. OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN 2. Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i instituttets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer (hvis relevant) og en analyse af ledelsens udtalelser. REVISIONSERKLÆRING 3. I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten: a) revideret instituttets årsregnskab, som omfatter årsopgørelsen 3 og beretningen om budgetgennemførelsen 4 for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2013, og EUT L 403 af , s. 9. En oversigt over instituttets beføjelser og aktiviteter vises i bilag II til orientering. Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over bevægelser i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger. Denne omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen.

3 3 b) efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet. Ledelsens ansvar 4. Ledelsen er ansvarlig for at udarbejde et årsregnskab for instituttet, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, som ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige 5 : a) Ledelsens ansvar med hensyn til instituttets årsregnskab omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et internt kontrolsystem, som sikrer, at der udarbejdes en årsopgørelse, som giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udvælgelse og anvendelse af passende regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører 6, og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Direktøren godkender instituttets årsregnskab, når instituttets regnskabsfører har udarbejdet det på grundlag af alle tilgængelige oplysninger og skrevet en note, som vedlægges regnskabet, og hvori han bl.a. erklærer, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet i alt væsentligt giver et retvisende billede af instituttets finansielle stilling. b) Ledelsens ansvar med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et 5 6 Artikel 39 og 50 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 (EUT L 328 af , s. 42). De regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og, når det er relevant, på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board.

4 4 effektivt og produktivt internt kontrolsystem, hvori indgår tilstrækkelig overvågning og passende foranstaltninger, som kan forhindre uregelmæssigheder og besvigelser samt, hvis det er nødvendigt, sikre, at der iværksættes retlige procedurer med henblik på at inddrive uberettiget udbetalte eller anvendte midler. Revisors ansvar 5. Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet 7 om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten udfører sin revision i overensstemmelse med IFAC's Internationale Standarder om Revision og etiske regler og INTOSAI's internationale standarder for overordnede revisionsorganer (International Standards of Supreme Audit Institutions). Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, om instituttets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og om de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. 6. Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risiciene for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er 7 Artikel 107 i forordning (EU) nr. 1271/2013.

5 5 passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet. 7. Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for denne revisionserklæring. Erklæring om regnskabernes rigtighed 8. Det er Rettens opfattelse, at instituttets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2013 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med dets finansielle bestemmelser og de regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører. Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet 9. Det er Rettens opfattelse, at de forpligtelser, der ligger til grund for instituttets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2013, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige. 10. Bemærkningerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl. BEMÆRKNINGER OM BUDGETFORVALTNINGEN 11. I 2013 var der samlet set indgået forpligtelser for 99 % af bevillingerne, hvilket tyder på, at forpligtelserne blev indgået rettidigt. Instituttet har reduceret det samlede niveau af fremførsler af forpligtede bevillinger yderligere fra 2,5 millioner euro (32 %) i 2012 til 2,2 millioner euro (29 %) i Disse fremførsler vedrører navnlig afsnit III (aktionsudgifter) med 2,0 millioner euro svarende til 56 % af de tilhørende forpligtede bevillinger, og de har især relation til udbudsprocedurer, der blev indgået sent på året af årsager, som instituttet for det meste ikke var herre over, f.eks. sen meddelelse fra EU-

6 6 rådsformandskabet vedrørende en undersøgelse, der skulle gennemføres (1,1 million euro) og komplekse IT-relaterede projekter, for hvilke indkøbsproceduren tog lang tid (0,6 millioner euro). OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE ÅRS BEMÆRKNINGER 12. En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på Rettens bemærkninger tidligere år, vises i bilag I. Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Milan Martin CVIKL, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 8. juli På Revisionsrettens vegne Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Formand

7 1 BILAG I Opfølgning på tidligere års bemærkninger År Rettens bemærkninger Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/ikke igangsat/ikke relevant) 2011 Så store fremførsler er ikke i overensstemmelse med princippet om budgettets etårighed. Afsluttet 2011 Europa-Kommissionens interne revisionstjeneste gennemførte en begrænset gennemgang af implementeringen af de interne kontrolstandarder i instituttet i december Instituttet accepterede anbefalingerne om at afslutte proceduren vedrørende implementering af de interne kontrolstandarder, og ledelsen vedtog en handlingsplan, der skal gennemføres i I gang

8 2 År Rettens bemærkninger Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/ikke igangsat/ikke relevant) Instituttet har reduceret det samlede niveau af fremførsler af forpligtede bevillinger fra 50 % i 2011 til 32 % i Fremførslerne til 2013 beløber sig til 2,5 millioner euro og vedrører navnlig afsnit II (administrationsudgifter) med 0,3 millioner euro og afsnit III (aktionsudgifter) med 2,1 million euro, svarende til henholdsvis 23 % og 59 % af de tilhørende forpligtede bevillinger. Fremførslerne i afsnit II vedrører navnlig forpligtelser, der er indgået ved udgangen af regnskabsåret i relation til flytningen til nye lokaler, som fandt sted i januar Fremførslerne i afsnit III vedrører navnlig indkøbsaftaler, som blev indgået sent på året. Instituttet har ikke en formaliseret procedure for planlægning og overvågning af indkøb. Instituttets årlige arbejdsprogram indeholder således ikke en tidsplan over indkøb i tilknytning til de planlagte aktiviteter, som kunne fastlægge det optimale omfang og den optimale timing af indkøbene. Kun 7 % af de forpligtede bevillinger, der blev fremført fra 2011 til 2012, var imidlertid ikke blevet brugt og skulle annulleres. Retten konstaterede en række mangler i dokumentationen af ansættelsesprocedurerne. Der forelå ikke bevis for, at spørgsmålene til de skriftlige prøver og samtalerne var udarbejdet og vægtningen af dem fastlagt, før ansøgningerne blev gennemgået. Afsluttet I gang

9 1 BILAG II Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder (Vilnius) Beføjelser og aktiviteter Unionens kompetenceområde i henhold til traktaten (Artikel 2 og 3 i traktaten om Den Europæiske Union) Instituttets beføjelser (Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1922/2006) Ledelse Unionen bygger på værdierne respekt for den menneskelige værdighed, frihed, demokrati, ligestilling, retsstaten og respekt for menneskerettighederne, herunder rettigheder for personer, der tilhører mindretal. Dette er medlemsstaternes fælles værdigrundlag i et samfund præget af pluralisme, ikke-forskelsbehandling, tolerance, retfærdighed, solidaritet og ligestilling mellem kvinder og mænd. Den bekæmper social udstødelse og forskelsbehandling og fremmer social retfærdighed og beskyttelse, ligestilling mellem kvinder og mænd, solidaritet mellem generationerne og beskyttelse af børns rettigheder. Mål At bidrage til og styrke fremme af ligestilling mellem mænd og kvinder, herunder integration af ligestillingsaspektet i alle Unionens politikker og de heraf følgende nationale politikker, og til bekæmpelse af forskelsbehandling på grundlag af køn og til at øge EU-borgernes bevidsthed om ligestilling. Opgaver - indsamle, analysere og udbrede relevante, sammenlignelige og pålidelige oplysninger vedrørende ligestilling mellem mænd og kvinder - udvikle metoder til forbedring af objektiviteten, sammenligneligheden og pålideligheden af data på europæisk plan - udvikle, analysere, evaluere og udbrede metodiske redskaber for at støtte integrationen af ligestilling mellem mænd og kvinder i alle Unionens politikker og de heraf følgende nationale politikker og støtte integration af kønsaspektet i alle Unionens institutioner og organer - gennemføre undersøgelser af situationen i Europa, hvad angår ligestilling mellem kønnene - oprette og koordinere et europæisk ligestillingsnetværk - tilrettelægge ad hoc-ekspertmøder for at støtte instituttets forskningsarbejde - for at øge EU-borgernes bevidsthed om ligestilling tilrettelægge konferencer, kampagner og møder med de relevante berørte parter på europæisk plan og forelægge resultater og konklusioner for Kommissionen - udbrede oplysninger om positive eksempler på ikke-stereotype roller for mænd og kvinder inden for samtlige områder af samfundslivet og foreslå initiativer til fremhævelse og udnyttelse af sådanne succeshistorier - udvikle en dialog og et samarbejde med ikke-statslige organisationer, ligestillingsorganer, universiteter og eksperter, forskningscentre og arbejdsmarkedets parter - tilvejebringe dokumentationskilder og gøre dem tilgængelige for offentligheden - stille oplysninger om integration af ligestillingsaspektet til rådighed for offentlige og private organisationer, og - videreformidle oplysninger til Unionens institutioner om ligestilling og integration af kønsaspektet i tiltrædelses- og kandidatlandene. Bestyrelsen Sammensætning 18 repræsentanter, som udpeges af Rådet på forslag af hver af de berørte medlemsstater og ét medlem, der repræsenterer Kommissionen, og som udpeges af Kommissionen. Bestyrelsen udpeges således, at der sikres det højest mulige kompetenceniveau og en bred vifte af relevant og tværfaglig ekspertise inden for ligestilling mellem mænd og kvinder. Rådet og Kommissionen bestræber sig på at sikre en ligelig kønsfordeling i bestyrelsen. De medlemmer, der udpeges af Rådet, repræsenterer 18 medlemsstater i den rækkefølge, som gælder for de skiftende formandskaber. Opgaver - At vedtage de årlige og treårige arbejdsprogrammer, budgettet og den årlige rapport. - At vedtage instituttets forretningsorden og bestyrelsens forretningsorden.

10 2 Ekspertforummet Sammensætning Medlemmer fra kompetente organer, som er specialiseret i spørgsmål vedrørende ligestilling mellem mænd og kvinder. Hver enkelt medlemsstat udpeger én repræsentant, Europa- Parlamentet udpeger to medlemmer, der repræsenterer andre relevante organisationer, som er specialiseret i spørgsmål vedrørende ligestilling mellem mænd og kvinder, og Kommissionen udpeger tre medlemmer. Opgaver At bistå direktøren med at sikre kompetence og uafhængighed i forbindelse med instituttets aktiviteter, at udveksle oplysninger og indsamle viden vedrørende ligestilling mellem mænd og kvinder, og at sikre tæt samarbejde mellem instituttet og kompetente myndigheder i medlemsstaterne. Direktøren udnævnes af bestyrelsen på grundlag af en liste over kandidater opstillet af Kommissionen efter en almindelig udvælgelsesprøve. Opgaver Ansvarlig for gennemførelse af de i forordning (EF) nr. 1922/2006 omhandlede opgaver: udarbejdelse og gennemførelse af instituttets treårige og årlige arbejdsprogrammer, forberedelse af bestyrelsens og ekspertforummets møder, udarbejdelse og offentliggørelse af den årlige rapport, alle personaleanliggender, instituttets daglige ledelse; gennemførelse af effektive overvågnings- og evalueringsprocedurer vedrørende instituttets resultater. Ekstern revision Den Europæiske Revisionsret. Intern revision Europa-Kommissionens Interne Revisionstjeneste (IAS). Dechargemyndighed Europa-Parlamentet efter henstilling fra Rådet. Instituttets disponible ressourcer i 2013 (2012) Produkter og tjenesteydelser i 2013 (2012) Endeligt budget 7,5 (7,7) millioner euro, heraf 100 % (100 %) i EU-tilskud Ansatte pr. 31. december (30) stillinger i stillingsfortegnelsen, heraf besatte: 30 (30) 16 (14) andre ansatte (kontraktansatte, udstationerede nationale eksperter) Ansatte i alt pr. 31. december (44), der varetager følgende opgaver: - operationelle: 32 (30), - administrative: 11 (11), - blandede: 3 (3) Fokusområder: Sammenlignelige og pålidelige data og indikatorer for ligestilling, indsamlings- og bearbejdningsmetoder samt gode praksis til anvendelse i ligestillingsarbejdet, ressource- og dokumentationscenter, oplysningsaktiviteter, netværkssamarbejde og kommunikation Iværksatte undersøgelser: 14 (7) Bidrag til formandskabslande 2 (2) Ekspertmøder og arbejdsgrupper: 13 (23), Der blev afholdt mange supplerende møder inden for rammerne af det litauiske formandskab af Rådet for Den Europæiske Union. Internationale konferencer: 2 (1) Forskningsrapporter: 2 (2) Årsrapporter: 1 (1) Kilde: Instituttet.

11 EIGE - European Institute for Gender Equality THE INSTITUTE S REPLY 11. Godtaget. EIGE har indført et acceptabelt loft for hvert afsnit (AFSNIT I: HØJST 10 %, AFSNIT II: HØJST 20 %, AFSNIT III: HØJST 30 %). I lighed med tidligere år skyldtes forsinkelserne i aktionsbevillingerne for 2013 dog igen forhold uden for EIGE s kontrol, nemlig at EU-Rådets formandskab meget sent traf afgørelse om emnet for en undersøgelse. For at forbedre planlægningen og overvågningen af indkøb råder EIGE nu over et overvågningsværktøj, der følger de forventede datoer for hvert trin i de årlige udbudsprocedurer. EIGE DRAFT reply 2013