BERETNING om årsregnskabet for Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder for regnskabsåret 2009, med agenturets svar (2010/C 338/03)

Transkript

1 C 338/10 Den Europæiske Unions Tidende BERETNING om årsregnskabet for Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder for regnskabsåret 2009, med agenturets svar (2010/C 338/03) INDHOLD Punkt Side INDLEDNING REVISIONSERKLÆRING KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING ANDRE FORHOLD Tabel Agenturets svar

2 Den Europæiske Unions Tidende C 338/11 INDLEDNING 1. Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder (herefter benævnt»agenturet«), som ligger i Wien, blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 168/2007 af 15. februar 2007 ( 1 ). Formålet med agenturet er at tilvejebringe bistand og ekspertise til Unionens og medlemsstaternes relevante myndigheder, når de gennemfører EU-ret vedrørende grundlæggende rettigheder ( 2 ). bevillinger gennemfører han budgettet, både med hensyn til indtægter og udgifter, i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for organet. Direktøren er ansvarlig for at etablere ( 8 ) en organisatorisk struktur samt interne forvaltningsog kontrolsystemer og -procedurer, som sikrer, at der udarbejdes et endeligt årsregnskab ( 9 ) uden væsentlig fejlinformation som følge af svig eller fejl, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. Rettens ansvar 2. Agenturets budget for 2009 var på 17 millioner euro mod 15 millioner euro det foregående år. Ved udgangen af året var der 64 ansatte i agenturet mod 47 det foregående år. 6. Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring om rigtigheden af agenturets regnskab og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. REVISIONSERKLÆRING 3. I overensstemmelse med artikel 287, stk. 1, andet afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde har Retten revideret agenturets årsregnskab ( 3 ), som omfatter»årsregnskabet«( 4 ) og»beretningen om budgetgennemførelsen«( 5 ) for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2009, samt efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet. 4. Retten afgiver denne revisionserklæring til Europa- Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 ( 6 ). Direktørens ansvar 5. Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget ( 7 ). På eget ansvar og inden for rammerne af de givne ( 1 ) EUT L 53 af , s. 1. ( 2 ) En oversigt over agenturets beføjelser og virksomhed vises i tabellen til orientering. ( 3 ) Regnskabet ledsages af en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. Beretningen redegør bl.a. for udnyttelsesgraden for bevillingerne og indeholder kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter. ( 4 ) Årsregnskabet omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over bevægelser på egenkapitalen og bilaget til årsregnskabet, som indeholder en beskrivelse af de relevante regnskabspraksis og andre forklarende oplysninger. ( 5 ) Beretningen om budgetgennemførelsen omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til dette regnskab. ( 6 ) EFT L 248, , s. 1. ( 7 ) Artikel 33 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 (EFT L 357 af , s. 72). 7. Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med IFAC's og ISSAI's ( 10 ) internationale revisionsstandarder og etiske kodekser. I henhold til disse standarder skal Retten opfylde etiske krav og planlægge og udføre revisionen med henblik på at få rimelig sikkerhed for, at regnskabet er uden væsentlig fejlinformation, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. 8. Det indgår i Rettens revision, at der udføres revisionshandlinger for at tilvejebringe revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Valget af revisionshandlinger foretages på grundlag af Rettens vurdering, herunder dens vurdering af risikoen for, at der er væsentlig fejlinformation i regnskabet, eller at transaktioner som følge af svig eller fejl ikke er lovlige og formelt rigtige. Når Retten vurderer disse risici, tager den hensyn til den interne kontrol, der vedrører udarbejdelsen og aflæggelsen af regnskabet, og udformer revisionshandlinger, som er hensigtsmæssige i de konkrete tilfælde. Rettens revision omfatter også en vurdering af, om de anvendte regnskabspraksis er hensigtsmæssige, og om de foretagne regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede aflæggelse af regnskabet. 9. Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for nedenstående erklæringer. ( 8 ) Artikel 38 i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002. ( 9 ) Bestemmelserne om agenturernes regnskabsaflæggelse og regnskabsføring er fastlagt i kapitel 1 i afsnit VII i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002, senest ændret ved forordning (EF, Euratom) nr. 652/2008 af 9. juli 2008 (EUT L 181 af , s. 23), og er som sådan integreret i agenturets finansforordning. ( 10 ) International Federation of Accountants (IFAC) og International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAI).

3 C 338/12 Den Europæiske Unions Tidende Erklæring om regnskabets rigtighed 10. Det er Rettens opfattelse, at agenturets årsregnskab ( 11 ) i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2009 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i dets finansforordning. 48 af disse stillinger blevet besat. 50 % af bevillingerne under afsnit II (administration) og to tredjedele af bevillingerne under afsnit III blev fremført til Denne situation viste, at der manglede overensstemmelse mellem budgetoverslaget og overslaget over personalet. Det er i høj grad påkrævet, at agenturet forbedrer sin budgetplanlægning og sin planlægning af ansættelser. ANDRE FORHOLD Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet 11. Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for agenturets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes pr. 31. december 2009, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige. 12. Kommentarerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl. 14. I forbindelse med tildelingen af tre rammekontrakter ( 12 ) var evalueringen af de finansielle bud baseret på et scenario, der ikke var tilstrækkeligt repræsentativt for de tjenesteydelser, der blev anmodet om. De finansielle bud var meget forskellige både i pris pr. enhed og med hensyn til tilbudsgivernes overslag over, hvor mange manddage der var nødvendige for at gennemføre ét og samme tekniske scenario. Med henblik på tildelingen af rammekontrakter indgav nogle tilbudsgivere meget lave finansielle bud. Men evalueringsudvalgets sagsakter indeholdt ikke en tilstrækkelig detaljeret analyse af, hvordan de lave bud var sat sammen, og navnlig ikke af den lave vurdering af antallet af manddage. KOMMENTARER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONO MISKE FORVALTNING 13. Agenturet øgede sit aktionsbudget med 38 %, idet det overførte 1,9 millioner euro fra afsnit 1 (personale) til afsnit III (operationelle aktiviteter) på grund af forsinkelser i ansættelserne og for at finansiere operationelle aktiviteter, der ikke var forudset i det oprindelige budget. Der var 61 stillinger i henhold til stillingsfortegnelsen for 2009, men i december 2009 var kun 15. I juli 2007 tildelte agenturet direkte ( 13 ) en rammekontrakt til et beløb på 2 millioner euro ( 14 ) for en fireårs periode. I juni 2009 var hele beløbet blevet opbrugt. Selv om udbudsbekendtgørelsen ikke forudså en forhøjelse af maksimumbeløbet, fortsatte agenturet med at tildele specifikke kontrakter på yderligere euro i Denne situation viser, at det i høj grad er påkrævet, at planlægningen og overvågningen af offentlige indkøb forbedres. Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Igors Ludboržs, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 5. oktober På Revisionsrettens vegne Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Formand ( 11 ) Det endelige årsregnskab er dateret den 27. maj 2010, og Retten modtog det den 9. juni Det endelige årsregnskab, som er konsolideret med Kommissionens årsregnskab, offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november efter det afsluttede regnskabsår. Det kan findes på eller www. fra.europa.eu/frawebsite/home/home_en.htm. ( 12 ) Kontrakt F/SU/09/01 til euro, kontrakt F/SE/09/02 til euro, kontrakt FRA-CAR-2009-T01-A (1. parti) til euro. ( 13 ) Brug af proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, da der ikke blev indgivet passende tilbud efter et offentligt udbud (artikel 126, stk.1, litra a, i de almindelige gennemførelsesbestemmelser). ( 14 ) Kontrakt FR2-2007/3401/3402/3403/NP01.

4 Unionens kompetence-områder i henhold til traktaten Med henblik på gennemførelsen af de opgaver, der er overdraget den, kan Kommissionen med de begrænsninger og på de betingelser, der er fastsat af Rådet, der træffer afgørelse med simpelt flertal, i overensstemmelse med traktaternes bestemmelser, indhente alle nødvendige oplysninger og foretage alle nødvendige undersøgelser. (Artikel 337 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde) Formål At tilvejebringe bistand og ekspertise vedrørende grundlæggende rettigheder til Unionens og medlemsstaternes relevante institutioner, organer, kontorer og agenturer, når de gennemfører EU-ret, og bistå dem med fuldt ud at overholde de grundlæggende rettigheder, når de træffer foranstaltninger eller tager initiativer inden for deres respektive kompetence-områder. Tabel Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder (Wien) Agenturets beføjelser som (Rådets forordning (EF) nr. 168/2007 af 15. februar 2007) Opgaver At indsamle, registrere, analysere og formidle relevante, objektive, pålidelige og sammenlignelige oplysninger At udvikle metoder til forbedring af sammenligneligheden, objektiviteten og pålideligheden af data på europæisk plan. At udføre, samarbejde om eller fremme videnskabelig forskning og videnskabelige undersøgelser At fremsætte og offentliggøre konklusioner og udtalelser om specifikke tematiske emner til EU's institutioner og medlemsstaterne, når de gennemfører EU-ret At offentliggøre en årsrapport om spørgsmål vedrørende grundlæggende rettigheder under agenturets aktivitetsområder At offentliggøre tematiske rapporter baseret på agenturets analyser, forskning og undersøgelser At offentliggøre en årlig aktivitetsrapport. At udvikle en kommunikationsstrategi og fremme dialogen med civilsamfundet. Ledelse 1 Bestyrelsen Sammensætning En uafhængig person udpeget af hver enkelt medlemsstat, én udpeget af Europarådet samt to repræsentanter for Kommissionen. Opgaver At vedtage budgettet, arbejdsprogrammet og årsrapporterne. At vedtage det endelige budget og stillingsfortegnelsen. At afgive udtalelse om det endelige regnskab. 2 Forretningsudvalget Sammensætning Bestyrelsens formand Bestyrelsens næstformand Én af repræsentanterne for Kommissionen To andre medlemmer af bestyrelsen Den person, som Europarådet udpeger til bestyrelsen, kan deltage i forretningsudvalgets møder Agenturets disponible ressourcer i 2009 Budget 17,0 millioner euro (15,0 millioner euro), heraf 100 % (100 %) i EUtilskud Ansatte pr. 31. december (49) stillinger i stillingsfortegnelsen Besatte stillinger: 48 (35) + 16 (12) andre stillinger (kontraktansatte, udstationerede nationale eksperter) Ansatte i alt: 77 (61) Der varetager følgende opgaver operationelle: 46 (37) administrative: 27 (19) blandede: 4 (5) Produkter og tjenesteydelser i 2009 RAXEN-NETVÆRKET: Bidrag fra de 27 nationale kontaktpunkter: 189 (219) Møder: 1 (1) FRALEX Bidrag fra juridiske eksperter: 27 (201) Møder: 1 (2) Forskningsrapporter: Rapporter: 19 (6) Møder: 20 (21) Årsrapporter: 2 (2) Ikke forskningsmæssigt materiale: Forskellige publikationer: 1 (13) Centrale konferencer og begivenheder Konference om grundlæggende rettigheder: 1 (1) Diversity Day Event: 3 (1) Samarbejde med medlemsstaterne og andre institutioner: Medlemsstaterne: 10 (9) Rådet: 2 (0) Europa-Kommissionen: 17 (17) Europa-Parlamentet: 2 (6) Den Europæiske Unions Tidende C 338/13

5 Unionens kompetence-områder i henhold til traktaten Kilde: Agenturet. Agenturets beføjelser som (Rådets forordning (EF) nr. 168/2007 af 15. februar 2007) Ledelse 3 Det videnskabelige udvalg Sammensætning 11 uafhængige personer, der er højt kvalificeret inden for grundlæggende rettigheder Bestyrelsen udpeger medlemmerne efter en gennemsigtig procedure med indkaldelse af ansøgninger og udvælgelse 4 Direktøren Udnævnes af bestyrelsen efter indstilling fra Kommissionen. Efter at Europa-Parlamentet og Rådet har tilkendegivet deres holdning. 5 Ekstern revision Revisionsretten. 6 Intern kontrol Kommissionens interne revisionstjeneste. 7 Dechargemyndighed Parlamentet efter henstilling fra Rådet Agenturets disponible ressourcer i 2009 Produkter og tjenesteydelser i 2009 Regionsudvalget: 2 (2) Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg: 1 (0) Platform for grundlæggende rettigheder: 2 (1) Europarådet: 16 (25) OSCE: 6 (7) De Forende Nationer: 3 (6) Eksterne interessenter: 22 Specialiserede organer: 9 Andre møder og rundbordsdrøftelser: 11 (18) C 338/14 Den Europæiske Unions Tidende

6 Den Europæiske Unions Tidende C 338/15 AGENTURETS SVAR 13. Agenturet vil træffe foranstaltninger for så vidt muligt at nedbringe antallet af fremførte bevillinger. Det skal bemærkes, at den situation, som beskrives af Retten, skyldes ydre faktorer såsom forsinkelser i forbindelse med personalerekrutteringer på grund af udnævnelsen af en ny direktør og forsinkelser i forbindelse med indgåelsen af en vigtig rammeaftale iværksat af Kommissionen. Inden udgangen af 2009 blev fem retligt bindende jobtilbud dog accepteret af ansøgerne, som tiltrådte deres stillinger i marts Vurderingsudvalget var af den opfattelse, at de scenarier, som blev anvendt, var repræsentative og redegjorde nøje for de lave bud. Agenturet vil dog træffe foranstaltninger for så vidt muligt at sikre, at de scenarier, der anvendes til vurdering af buddene, er realistiske. Der vil især blive lagt vægt på, at den vurderingsprocedure, som vurderingsudvalget anvender, er gennemsigtig og dokumenteret. Agenturet bemærker, at de kontrakter, som Retten nævner, hidtil er blevet gennemført uden problemer. 15. Tildelingen af disse specifikke kontrakter skyldes, at der var behov for hurtigt at forberede fire arrangementer, navnlig et arrangement, som blev organiseret i samarbejde med det svenske formandskab, og som var forbundet med stor imagerisiko. Agenturet er allerede begyndt at træffe foranstaltninger for at undgå lignende situationer ved at forbedre planlægningen og overvågningen af kontrakter.