ENSEMBLE MIDTVEST UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2017

Transkript

1 Tlf.: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Birk Centerpark 30 DK-7400 Herning CVR-nr ENSEMBLE MIDTVEST UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2017 CVR-NR

2 99 ENSEMBLE MIDTVEST, CVR-NR PROTOKOLLAT TIL ÅRSREGNSKABET 2017 Som ensemblets revisorer har vi udført revisionen af årsregnskabet for 2017, der udviser et resultat på -218 tkr., samlede aktiver på tkr. og en egenkapital pr. 31. december 2017 på -16 tkr. I forbindelse med afslutningen af revisionen skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet 3. Den udførte finansielle revision, art og omfang 4. Forvaltningsrevision 5. Oplysninger til årsregnskabet 6. Formalia 7. Assistance og rådgivning 8. Revisors uafhængighedserklæring mv. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for Godkender bestyrelsen årsregnskabet i den nuværende form, vil vi forsyne det med en påtegning uden forbehold, omtale af væsentlig usikkerhed vedrørende fortsat drift, fremhævelse af forhold og andre rapporteringsforpligtelser. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet Revisionen har givet anledning til at fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for ledelsens vurdering af årsregnskabet. Forretningsgange og interne kontroller På grund af ensemblets størrelse, herunder antallet af ansatte, der er beskræftiget med administrative opgaver, er der ikke etableret en egentlig intern kontrol, der er baseret på en hensigtsmæssig fordeling af arbejdsopgaverne mellem de ansatte. Vores revision er derfor kun i mindre omfang baseret på ensemblets forretningsgange og interne kontroller. Vi må derfor fremhæve, at der er ingen eller kun begrænsede muligheder for at opdage fejl, der er opstået som følge af, at samme person bestrider såvel udførende som kontrollerende funktion. Vi har fået oplyst, at det er normal praksis, at ensemblets chef foretager attestation og betaling af bilag, mens ensemblets eksterne administrator bogfører bilagene, foretager afstemning og gennemgang af bogholderiet. Disse interne procedurer opfylder efter vores opfattelse en række fornuftige ledelsesmæssige kontroller, bortset fra det forhold, at en enkelt person har adgang til alene at betale omkostninger via banken. Det bedste middel til kontrol af ensemblets drift er derfor opfølgende ledelsesmæssige kontroller fra ledelsens side. Kontrollerne kan eksempelvis omfatte gennemgang af perioderapporter og bankkontoudtog samt godkendelse/attestation af omkostningsbilag. Eksempelvis omkostninger over en vis størrelse. Vi skal derfor foreslå, at ensemblet indfører sådanne kontroller. Som følge af den manglende mulighed for en fuld effektiv intern kontrol har vi derfor ikke alene baseret vores revision på den interne kontrol, men har i stedet udvidet omfanget af de øvrige revisionshandlinger.

3 100 Under vores revision og gennemgang af ensemblets fuldmagtsforhold har vi konstateret, at flere personer kan foretage betalinger uden en anden persons godkendelse. Vi har ligeledes konstateret, at der ikke er en fuldstændig adskillelse mellem kasse- og bogholderifunktionen, idet disse funktioner også kan varetages af samme person. Ud fra en kontrolmæssig synsvinkel er disse procedurer ikke hensigtsmæssige, og vi anser denne sammensætning for en væsentlig svaghed i den interne kontrol. Vi skal i lighed med sidste år anbefale, at ensemblet revurderer og ændrer procedurer med henblik på at imødegå de nævnte kontrolmæssige svagheder ved fx at indføre en effektiv funktionsadskillelse mellem kasse- og bogholderifunktionen samt indførelse af en anden persons godkendelse af ensemblets betalinger. Vi har under vores revision ikke konstateret forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsigtede fejl, mangler og uregelmæssigheder som følge af den manglende funktionsadskillelse. Korrigerede og ikke-korrigerede fejl Vi er under vores revision ikke blevet opmærksom på fejl og mangler, som efter den daglige ledelses opfattelse er uvæsentlig og dermed ikke korrigeret. Oversigt korrigerede fejl Vi har i forbindelse med revisionen konstateret, at der ikke er reguleret for feriepengeforpligtelse i forbindelse med fratrådte medarbejdere og årets regulering af øvrige medarbejdere. Dette er reguleret af revisor med et beløb på 154 tkr. Vi har i forbindelse med revisionen konstateret, at der var udgiftsført 12 tkr. som løn, hvilket var ultimo skyldig A-skat og AM-bidrag. Dette er reguleret af revisor som skyldigt og tilbageført i driften. Vi har i forbindelse med revisionen konstateret, at der ultimo 2016, primo 2017 samt ultimo 2017 er foretaget forkert udligning af periodeafgrænsningsposter/forudbetalinger, hvorved der ved en fejl er fjernet 18 tkr. i fradrag på indgående moms. Dette er tilbagereguleret af revisor. Vi har i forbindelse med revisionen konstateret, at der er indberettet forkert moms ultimo året i forhold til bogholderiet, hvorved der skal ske en efterregulering af udgående moms på 13 tkr. for meget indberettet samt 23 tkr. i indgående moms for meget fratrukket, hvorved der skal tilbagebetales 10 tkr. til SKAT. 3. Den udførte finansielle revision, art og omfang Revisionens formål, udførelse, rapportering mv. er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til aftalebrevet af 14. marts Ved planlægningen af vores revision har vi fastlagt en revisionsstrategi ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vores revision vil derfor hovedsageligt fokusere på regnskabselementer og områder i årsregnskabet, hvor vi vurderer risikoen for væsentlig fejlinformation for størst. Den udførte finansielle revision og resultatet heraf er beskrevet i det følgende: Revision af primobalance Formålet med revisionen er at sikre, at der er kontinuitet i regnskabsaflæggelsen. Vi har kontrolleret, at der er sammenfald mellem balancen for årsregnskabet 2016 og åbningsbalancen i regnskabsføringen for 2017.

4 101 Resultatopgørelsen Vi har foretaget analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budget. Vi har stikprøvevist revideret væsentlige resultatposter til underliggende bilag og anden dokumentation, ligesom vi har gennemgået bilag efter statusdagen. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Tilskud og indtægter Det er påset, at regnskabets indtægter har hjemmel i det af bestyrelsen godkendte budget, og det er vurderet, om ensemblets indtægter er tilgået regnskabet. Indgået tilskud fra Kulturstyrelsen og kommuner er kontrolleret til meddelte bevillinger. Ensemblets øvrige indtægter består af modtagne fondsmidler, diverse entreindtægter samt betalinger for afholdte koncerter. For disse indtægter er der foretaget stikprøvevis kontrolarbejder med henblik på en vurdering af, om indtægterne er tilgået regnskabet. Vi har analyseret resultatopgørelsen og gennemgået bilag i det omfang, vi har fundet det nødvendigt. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Driftsudgifter Vedrørende driftsudgifter har vi analyseret resultatopgørelsen, undersøgt udvalgte konti og gennemgået bilag i det omfang, vi har fundet det nødvendigt, bl.a. med henblik på at vurdere, hvorvidt dele af de afholdte udgifter burde være indregnet i balancen. Revisionen af området har ikke givet anledning til kommentarer. Personaleudgifter Vedrørende personaleudgifter har vi foretaget kontrolarbejder med henblik på at sikre, at de udbetalte lønninger er i overensstemmelse med de indgåede lønaftaler og meddelte oplysninger. Vedrørende afregning, afstemning og lønoplysning af de ansattes A-indkomst, A-skat og andre udbetalte ydelser har vi ligeledes påset, at disse er korrekte. Vi har konstateret, at der igennem året har været en difference fra lønbureau til SKAT. Dette er korrigeret i forbindelse med revisionen. Vi har foreslået bogholderen, at der afstemmes mellem lønbureau og E-indkomst hver gang ved endt lønkørsel. Vi vil i øvrigt foreslå, at løn og øvrige udbetalte ydelser bliver bogført på et begrænset antal konti i bogholderiet, så der kan foretages lønafstemning hver måned efter endt lønkørsel. Det er oplyst, at der ikke foretages lønafstemning ved endt lønkørsel til finans, hvilket anses for værende ikke tilfredsstillende. Vi vil foreslå, at der udarbejdes en lønafstemning hver måned efter bogføring af lønposter. Vi skal i øvrigt gøre ledelsen opmærksom på, at man ved lønstigninger anvender den gamle overenskomst for Dette har den betydning, at medarbejderne stiger i løn hvert andet år frem for to skalatrinsbetingede stigninger. Ved øvrige forhold anvender ensemblet den nyeste overenskomst. Vi skal i øvrigt gøre opmærksom på, at der ved lønstigninger ikke foreligger et tillæg til ansættelseskontrakten. Vi vil foreslå, at der ved ændring af ansættelseskontrakten altid udarbejdes et tillæg. Udbetalt løn til ensemblets leder er gennemgået uden bemærkninger. Revisionen af området har ikke givet anledning til yderligere kommentar.

5 102 Tilgodehavender fra salg Vi har gennemgået og analyseret tilgodehavender. Der er til dækning af eventuelle tab hensat 0 kr. Det er vores vurdering, at der er foretaget de nødvendige hensættelser til tab, og at ensemblets tilgodehavender ikke er behæftet med væsentlige risici. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Periodeafgrænsningsposter Man har det princip, at man først udgiftsfører omkostninger til udgivelser af CD'er, når der afholdes koncerter, hvor de frigives og dermed genererer indtægter. Udgifter til CD'er, der forventes udgivet i året 2018, er således indregnet under periodeafgrænsningsposter med 264 tkr. Revisionen har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. Likvide beholdninger Vi har foretaget afstemning af ensemblets likvide beholdninger til eksterne kontoudtog og årsopgørelser fra pengeinstitut samt indhentet engagementsforespørgsel fra pengeinstitutter. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Anden gæld Vi har revideret gældsforpligtelser og skyldige beløb og har i denne forbindelse påset, at alle væsentlige gældsposter er afstemt med oplysninger fra kreditorerne. For afsatte beløb har vi gennemgået og vurderet grundlaget for de foretagne hensættelser. Revisionen af gældsforpligtelser har ikke givet anledning til bemærkninger. Resultat af revisionen Vores revision af årsregnskabet har ikke givet anledning til bemærkninger. Besvigelser I forbindelse med planlægning af vores revision har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi kan oplyse, at vi under revisionen af årsregnskabet ikke er stødt på forhold, der kunne indikere besvigelser eller forsøg herpå. Besvigelser er betegnelsen for en bevidst handling udført af en eller flere personer blandt den daglige ledelse, medarbejdere eller tredjeparter, hvor vildledning for at opnå en uberettiget eller ulovlig fordel er involveret. Revisionen af årsregnskabet fokuserer alene på besvigelser, der fører til væsentlig fejlinformation i regnskabet. Vi har således ikke foretaget juridiske vurderinger af, hvorvidt besvigelser faktisk er forekommet. Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet har ensemblets ledelse over for os afgivet en skriftlig bekræftelse (regnskabserklæring) om årsregnskabets fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistillelser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder.

6 103 Nye regler i EU-persondataforordningen Fra den 25. maj 2018 bortfalder den danske persondatalov, og de nye regler i EUpersondataforordningen skal anvendes ved behandlingen af personoplysninger. EUpersondataforordningen stiller krav til den dataansvarlige om, at registrering og behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med udtrykkeligt angivne og legitime formål, at behandlingen skal være rimelig og gennemsigtig i forhold til den registrerede, og at både den dataansvarlige og databehandleren er underlagt dokumentationskrav i forhold til opfyldelse af forordningen. Det kan være forbundet med sanktioner og herunder bødestraf såvel for virksomheder som offentlige myndigheder ikke at overholde forordningen. Vi anbefaler, at ledelsen sikrer, at der tilføres tilstrækkelige ressourcer til opgaven for at sikre rettidig efterlevelse af forordningen på alle væsentlige punkter. 4. Forvaltningsrevision Vi har ud over den finansielle revision foretaget forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision af årsregnskabet, og har omfattet en vurdering af økonomistyring, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Vurderingerne er blandt andet baseret på analyser af udgifts- og indtægtsposter, beregning af nøgletal, undersøgelser af usædvanlige tendenser i udviklingen samt analyser af budgetafvigelser og realismen i budgettets forudsætninger mv Økonomistyring Ved revisionen af ensemblets økonomistyring har vi vurderet, om der er etableret informationssystemer, der sikrer, at ressourcerne anvendes og aktiviteterne tilrettelægges, så målsætningen opfyldes. Vi har undersøgt, om der foretages målfastsættelse, budgetlægning, ledelsesmæssig kontrol og regnskabsaflæggelse, herunder perioderegnskaber, opfølgning og rapportering til bestyrelsen samt evaluering. Det er vores opfattelse, at ensemblet har tilrettelagt en god økonomistyring. Ensemblet følger udviklingen i udgifter nøje. Der arbejdes endvidere med konkrete målsætninger med baggrund i trepartsaftalen mellem staten, kommunerne og ensemblet. Vi vurderer samlet set, at ensemblets økonomistyring er tilfredsstillende Sparsommelighed Vi har i forbindelse med revisionen stikprøvevis vurderet, om ensemblets dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der under hensyntagen til ensemblets art og størrelse kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig forvaltning af offentlige midler, herunder hvorvidt goder og tjenesteydelser er erhvervet økonomisk hensigtsmæssigt under hensyn til pris, kvalitet, kvantitet samt de af ledelsen udstukne retningslinier, fx: Varer og tjenesteydelser erhverves økonomisk forsvarligt under hensyn til pris og kvalitet Repræsentationsudgifter holdes på et rimeligt niveau Personalemæssige ressourcer udnyttes optimalt Der aflønnes efter overenskomstmæssige satser Ensemble Midtvest's ledelse har generelt fokus på omkostninger, herunder muligheder for at købe billigere og mere effektivt ind, under hensyn til pris, kvalitet og kvantitet. Vi har ikke fundet grundlag for at vurdere, at ensemblet ikke har været sparsommelig.

7 Produktivitet Produktivitet vedrører forholdet mellem anvendelsen af ressourcer og aktiviteternes omfang. Vi har i forbindelse med revisionen foretaget sammenligninger med tidligere år, rammeaftalen samt med det foreliggende budget og regnskab. Som det fremgår af ledelsens beretning har der været en fin aktivitet i Sammenhængen mellem anvendelse af ressourcer og produktionens omfang er vurderet at være tilfredsstillende. 5. Oplysninger til årsregnskabet Der er for regnskabsåret udarbejdet et internt årsregnskab til brug for ensemblets ledelse. 6. Formalia Ledelsesansvar Vi er ikke i forbindelse med vores revision blevet bekendt med handlinger eller undladelser, hvor der efter vores opfattelse er en begrundet formodning om, at medlemmer af ledelsen kan ifalde erstatnings- eller strafansvar. Pligt til at føre bøger mv. Vi har under vores revision påset, at der er udarbejdet generalforsamlingsreferat, og at bestyrelsen har underskrevet revisionsprotokollen. 7. Assistance og rådgivning Assistance og rådgivning Siden seneste revisionsprotokol til årsregnskabet er udført følgende opgaver: Regnskabsmæssig assistance ved udarbejdelse af årsregnskabet.

8 Revisors uafhængighedserklæring mv. Undertegnede erklærer: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbetingelser, og vi under vores revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Herning, den 28. maj 2018 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Kirsten Østergaard Statsautoriseret revisor Herning, den 28. maj 2018 Annemette Færch Morten Koppelhus Ernst B. Knudsen Formand Pernille Bloch Inge Dines Lars Møller Pedersen Susanne Olufsen Ulrik Skeel Peter Kirstein BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

9 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Annemette Færch Serienummer: PID: IP: :36:33Z Susanne da Costa Olufsen Serienummer: PID: IP: :49:59Z Ulrik Skeel Serienummer: PID: IP: :48:59Z Pernille Rüsz Bloch Serienummer: PID: IP: :06:29Z Morten Koppelhus Serienummer: PID: IP: :37:15Z Inge Jensen Serienummer: PID: IP: :15:59Z Peter Kirstein Serienummer: PID: IP: :05:05Z Lars Møller Pedersen Serienummer: PID: IP: :46:38Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted:

10 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Ernst Brüchle Knudsen Serienummer: PID: IP: :36:13Z Kirsten Østergaard Statsautoriseret revisor Serienummer: CVR: RID: IP: :58:39Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: