Indkaldelse til Generalforsamling i Grundejerforeningen Ejbyhave

Transkript

1 Indkaldelse til Generalforsamling i Grundejerforeningen Ejbyhave Jf. Grundejerforeningens vedtægter indkaldes hermed til ordinær generalforsamling, der afholdes i klublokalet ved Ejbyhallen, tirsdag d. 14. maj 2019, med start kl Jf. vedtægterne er dagsordenen som følger: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab og status, underskrevet af bestyrelsen og med påtegning af revisor. 4. Forelæggelse til godkendelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter 6. Valg af revisor(er) 7. Behandling af indkomne forslag 1. Forslag fra drænudvalget 2. Forslag fra fællesarealudvalget 8. Eventuelt Vedtægter og husorden forefindes på

2 Regnskab for grundejerforeningen Ejbyhave RESULTATOPGORELSE Konthgent Konyngen: Kontingent Kontingent Konthgent Budqot 200 Kontingent Indtagter Grundejedoreningskontingent Indtmgtor i att Driftsudgifier Generalforsamling Bestyrelse Fellesarrangementer (fastelavn mm) Gaver og blomster Forstkring El (stier) Vedligeholdelse af faliesarealer Vicevœrt avrige omkostninger (bla. web og gebyr) Difference Driftsudgifter i alt , , , , , , , , ,53-553, , , , , ,00-617, , , , , ,43-465, oo , , , , ,65-622, , oo -1.ooo.oo , , , , , Resultat for fratrœk til vedligeholdelse Henlœgges til vedllgeholdelse Resultat , , , , ,43 BALANCE pr pr pr pr pr pr AKTIVER Omsmtningsaktiver Likvide beholdninger (bank) Ovrige tilgodehavender I alt Aktiver i alt PASSIVER ,83 281, , , , , , Egenkapital Frie reserver, 1. januar Regulering primo (overfort til vedligeholdelse) Arets resultat Frie reserver. 31. december , , , , , , , , , ,58 Reserve til vedligeholdelse. I. januar Regulering primo (overfort fra frie reserver Arets henlaggelse Reserve til vedligeholdelse, 31. december Egenkapital i alt , Galdsforpligtelser Skyldige omkostninger I alt ,oo , Passiver i alt Bestyrelsesunderskrner , , , ,49 Thomas Eddelien (12), Lars Andersen (72), Klaus Gelsler (16), Morten Risum Nielsen (58), Dennis Skou Buhelt Klitgaard (42) Revisorer Vi har revideret regnskabet og det er vores opfatte/se al ovenstâende regnskab giver et retvisende billede af foreningens resultat, aktiver passiver. Jan Bj n P te (70) anij nak (30)

3 Forslag fra drænudvalget. Ø315 sandfangsbrønd -2 meter bred Z?gahgsti med SF-sten bélæ Der er etableret et omfangsdræn omkring alle rækkehuse. Formålet med drænet er, at sikre tørholdelse af soklen. Omfangsdrænet består af drænledninger rundt om husene samt en drænbrønd med sandfang i hjørnerne (som illustreret af ovenstående figur). Drænudvalget samt frivillige har sidste år (2018) tilset drænbrøndene, samt udbedret nogle uhensigtsmæssigheder omkring dækslerne på drænbrøndene. Karmen til dækslerne sad ikke fast, og var flere steder forskubbet, så der opstod et hul i terrænet omkring dækslerne. Nu er alle dæksler og karme fastgjort, så dette ikke sker i fremtiden. Selve sandfangene er ikke tømt siden de blev etableret. Derfor har drænudvalget indhentet tilbud på tømning af sandfangene. Udfordringen er navnlig de bagerste drænbrønde, som ikke er særlig tilgængelig for en tung slamsuger. Udvalget indhentede tilbud fra 3 firmaer, hvoraf kun de 2 fremsendte tilbud rettidigt. Det billigste tilbud er modtaget fra Norva24, hvorfor der tages udgangspunkt i priserne fra Norva24. Idet drænene har en vigtig funktion for husene, har drænudvalget også indhentet en pris på kontrol af selve drænledningerne ved TV-inspektion ud over tømning af sandfang. Dette med henblik på at vurdere om der er et behov for spul og oprensning af selve drænledningerne også.

4 Tilbud fort mnin af sandfan Ydelse Tømning af Ø315/425 sandfangsbrønd (drænbrønd), bagerste brønde med udlæg, inklusive deponering/bortskaffelse af sand og slam, miljøafgifter etc. Tømning af Ø315/425 sandfangsbrønd (drænbrønd), tæt ved vej, inklusive deponering/bortskaffelse af sand og slam, miljøafgifter etc. Tilbud i alt (sum) Enhed Mængde Enhedspris [Dkk eksklusive moms] Stk ,- Stk ,- Pris i alt [Dkk eksklusive moms] 4.290, ,- *) Til sammenligning var tilbud 2 på i alt ,- for samme ydelse. Endvidere blev følgende tilbud indhentet: Grundejerforeningen skal kunne udvælge enkelte dele af optionerne, uden indflydelse på prisen. Ydelse Spul og oprensning af drænledninger, inklusive deponering/bortskaffelse af sand og slam, miljøafgifter etc. TV-inspektion af alle drænledninger, inklusive udarbejdelse af arbejdstegning/ledningsplan af omfangsdræn TV-inspektion af udvalgte strækninger. (Udføres som stikprøvekontrol, dvs. der skal være afstand mellem strækningerne) Timepris for TV-hold for opklaring af ledningsforløb, markering af skjulte brønde etc. Tilbud på option i alt (sum) Enhed Ibm Ibm Ibm Timer Mængde Enhedspris [Dkk eksklusive moms] 7,50 7,50 16, Pris i alt [Dkk eksklusive moms] , , , ,- Forslag til afstemning: Nr. IA IB 1C Forslag Tømning af sandfang jf. tilbud fra Norva24 (ca. kr ,- eksklusive moms) Kontrol af dræn ved TV-inspektion jf. tilbud fra Norva24 (ca. kr ,- eksklusive moms) Såfremt drænene trænger til oprensning, spul og oprensning af drænledninger ,- eksklusive (ca. moms) Ja Nej

5 Fællesarealer I perioden december 2018 til og med februar 2019 foretog "fællesarealudvalget" en rundspørge om ønsker til vores fællesarealer blandt alle beboere på Ejbysvinget. Rundspørgen blev gennemført ud fra et skema, med mulighed for angivelse af prioritering samt supplering af forslag og kommentarer. Resultatet af rundspørgen kan fremlægges således: Svar blev modtaget fra 21 husstande ud af 46. Spørgeskemaet repræsenterer derfor godt 46 % af alle boligenheder på Ejbysvinget. Tiltag "Imod" betyder, at man enten har tilkendegivet at man ikke ønsker nogen tiltag, eller på anden måde angivet i tekst, at man ikke ønsker tiltaget. "For" betyder, at man har angivet en prioritering til forslaget. Lege/klatrestativ Stor trampolin (nedgravet) Flere g nger Bålsted med siddepladser Små (børne) trampoliner Sansegynge eller anden specialgynge Blot flere borde og bænke Naturlegeplads etc. Outdore fitness udstyr/træningsmaskiner Net til badminton/volleyball Karrusel etc. Grill-plads med siddepladser Hegnet boldbane (multibane) ingen tiltag Procent Prioritering Antal for middel* ) 2,73 3,07 3,29 4,57 3,83 for % 2,73 8 4,27 2,58 67% 3,00 3,57 64% 3,73 3,82 3, % *) Ved rundspørgen var højeste prioritet 1 og lavest prioritet 10, ** ) Svarprocent afde 21 retursvar Antal imod I forbindelse med svarene, modtog fællesarealudvalget følgende supplerende forslag: Svar procent**) Foreslået antal Tiltag Kommentar gange Flagstang Petanquebane Til fødselsdag og jul 2 3 Overdække til borde og bænke Mini scene/i stil med bålhus 2 Klatrestativ/træning armhævninger etc. 1 71% 76% 57% 52% 57% 71% 52% 52%

6 Der var også angivet en masse gode kommentarer fra beboerne: Løse smådele (som fx net etc.) ønskes ikke at flyde på vores fællesarealer Store frie arealer er ønskværdigt, hvorfor en mindre udvidelse af legepladsen er ok, men der skal også være plads til rundbold etc. I forbindelse med Skt. Hans arrangement, var røglugt i huse tæt på legepladsen meget generende Derfor ønskes en grillplads eller bålplads ikke. I hver til fald ikke tæt på beboelser. Fællesarealudvalgets drøftelser Legepladsen skal opfattes som en offentlig legeplads, selvom den er ejet af grundejerforeningen og i øvrigt er beliggende på en fælles privat vej. Derfor er der en bekymring mht. forsikringsspørgsmål ved opsætning af en trampolin. Der er således indhentet tilbud på en anden slags trampolin, end den de fleste nok har haft i tankerne. Jf. leverandøren (Elverdal) er denne type trampolin ikke "farlig" Der er nogen der har foreslået en Petanquebane. Fællesarealudvalget har drøftet den tidligere katteproblematik, der var årsag til, at sandkassen på legepladsen blev fjernet. Vi ønsker ikke en gentagelse, blot med en petanquebane. Samtidig kunne der opstå stridigheder mellem petanque-entusiaster og småbørn med en skovl, som mangler en sandkasse. Fællesarealudvalget har på den baggrund ikke arbejdet videre med dette tiltag. Der er stor enighed om flere gynger, samt mere lege/klatrestativ ved legepladsen. Herudover har der været en del interesser for mulighed for overdækket siddepladser. Af hensyn til røglugt, er tanken om et bålhus med bålsted forkastet. Indhentede tilbud Fællesarealudvalget har indhentet tilbud fra 2 leverandører af legeredskaber: Kompan (som er leverandøren af eksisterende legeplads) samt Elverdal. Det er ikke muligt, at indhente sammenlignelige tilbud, da leverandørernes sortiment er meget forskellige. Kompan har fremsendt tilbud på følgende (se nærmere i tilbud): Nyt større klatretårn (tilbuddet omfatter et tilbagekøb af det eksisterende tårn) inklusive faldunderlag (faldgrus) kr ,- o Som alternativ til faldgrus kan vi vælge gummiunderlag (som næsten er vedligeholdelsesfrit) det koster dog en merpris på kr ,- Gyngestativ med fugleredegynge og to gynger inklusive faldunderlag (faldgrus) kr ,50 o Som alternativ til faldgrus kan vi vælge gummiunderlag (som næsten er vedligeholdelsesfrit) det koster dog en merpris på kr ,- Tipi Karrusel (kan installeres direkte på græs, uden faldunderlag) kr ,50 Balancestolper (op af bakken) kr ,- Fragt for det hele kr ,- Samlet tilbud kr ,00 Angivne priser er inklusive montage men eksklusive moms.

7 Elverdal har fremsendt tilbud på følgende (se nærmere i tilbud): Klatretårn (inklusive faldunderlag) kr ,00 Nedgravet trampolin (inklusive faldunderlag) kr ,- Gyngestativ med "fugleredegynge" (Inklusive faldunderlag) kr ,- Samlet tilbud ,- Angivne priser er inklusive montage men eksklusive moms. Priser fra Shelterbyg (Bålhus uden bålsted kun til læ): 8x8 m (8 kantet) kr ,- Firkantet med 20 grader tag, 6 x 10 m kr. 160,- 8 kantet m kr ,- Angivne priser er inklusive montage men eksklusive moms. Kommentarer til tilbud Priserne er inklusive nødvendig faldunderlag. På den eksisterende legeplads er der ringmåtter. Disse er meget krævende mht. vedligehold. Ved sidste arbejdsdag, blev der brugt en hel dag, alene på belægningen ved gyngerne. Fællesarealudvalget har derfor bedt om pris, på mindre vedligeholdelsestunge underlag. Elverdal har tilbudt gummiunderlag samt hybridgræs (rundt om trampolinen) mens Kompan foreslår faldgrus. Kompan har dog vedlagt en alternativ pris på en gummibelægning, som stort set er vedligeholdelsesfri. Der er dog en merpris på ca. kr. 100,- hvis der skal laves gummibelægning omkring både klatretårn og gynger. Forslag til afstemning Da prisen for mere legeplads og/eller et bålhus til siddepladser under læ, er relativ stor, foreslår fællesarealudvalget, at der først stemmes om en hel pakke fra en af leverandørerne. Hvis ikke dette er tilfældet, stemmes der om alle de foreslåede tiltag nedstemmes, eller der skal holdes valg på enkelte dele. Efterfølgende foreslås en afstemning vedr. finansiering af valgte tiltag. A Legeplads: Således indstilles til valg for supplering af eksisterende legeplads: Nr. Forslag (Angivne priser er eksklusive moms) Ja Nej Accept af tilbud fra Kompan i alt kr ,00 A1.1 Accept af gummibelægninger for merpris å kr ,- (så samlet tilbud bliver kr ,-) Accept af tilbud fra Elverdal i alt kr ,- A2.1 Hvis accept af tilbud fra Elverdal, accepteres tilvalg, byggeansøgning, inspektion samt serviceaftale.

8 Hvis A1 og A2 nedstemmes: Nr. A4 Forslag (Angivne priser er eksklusive moms) Alle forslag nedstemmes Der holdes valg på enkelte delelementer Ja Nej Hvis A1 og A2 nedstemmes, men A4 vælges: Nr. Forslag Nyt klatretårn fra Elverdal (kr ,-) Nyt klatretårn fra Kompan (kr ,-) A6.1 Nyt klatretårn fra Kompan med gummibelægning i stedet for grus (kr ,-) Nedgravet trampolin fra Elverdal (kr ,-) Tipi Karrusel fra Kompan (kr ,50) Gyngestativ med fugleredegynge fra Elverdal (kr ,-) AIO Gyngestativ med Fuglerede og to gynger fra Kompan (kr ,50) AIO.IGyngestativ med Fuglerede og to gynger fra Kompan med gummibelægning i stedet for grus (kr ,50) Balancestolper fra Kompan (op af bakken) (kr ,-) Ja Nej B Bålhus (uden bål) kun til læ Fællesarealudvalget forslår etablering af et bålhus til siddepladser under læ. Huset skal kun benyttes som læ, da røg fra bål ikke er ønsket. Der er indhentet nogle prisforslag, som sættes til afstemning. Det er tanken, at kun en enkelt post vælges i det følgende: Nr. Forslag BI 8x8 m (8 kantet) bålhus uden bålsted fra Shelterbyg (kr ,-) Ja Nej Firkantet bålhus med 20 grader tag, 6 x 10 m uden bålsted fra Shelterbyg (kr. 160,-) 8 kantet 9x9 m bålhus uden bålsted fra Shelterbyg (kr ,-) 84 Mindre bålhus uden bålsted (forudsætning maks. Kr. 80,-) 85 Ingen bålhuse / siddepladser med læ C Finansiering Såfremt et eller flere punkter (A eller B) vælges, skal følgende afstemmes omkring finansiering eventuelt foretages medmindre prisen for valget kan dækkes af foreningens eksisterende formue: Det bemærkes at fællesarealudvalget ikke er økonomer. Såfremt der er bedre forslag til afstemning, ønskes disse drøftet og formuleret på generalforsamlingen, inden afstemning. Nr. Forslag Forslag realiseres først efter opsparing. Der laves en fond til formålet Forslag realiseres ved optag af lån Ja Nej