Hvordan arbejder jeg med praktikforløbet?

Transkript

1 VEJLEDNING FOR PRAKTIKSTEDER Hvordan arbejder jeg med praktikforløbet? Indhold Praktikforløbet...2 Hvordan du arbejder i praktikforløbet...5 Åbne og redigere aktivitet:...5 Godkende en aktivitet...6 Dialogforum for aktiviteten...6 Word-dokumenter...6 Dynamiske dokumenter...8 Opret ny aktivitet...9 Opret aktivitetsskabelon...9 Tilføj aktivitet Rediger dato for en aktivitet... 18

2 Praktikforløbet En studerendes praktikforløb består af et antal aktiviteter, som den studerende, praktiklæreren og UC-underviserne skal udføre. Du kan se den studerendes praktikforløb ved at gå ind på den enkelte studerende. Hvis du har nogen aktive praktikforløb, kan du finde dem på din forside under Mine praktikker. 1) Vælg den studerende, hvis praktikforløb du gerne vil se. 1 Du kan også fremsøge praktikforløb, som ikke er aktive endnu, eller kigge tilbage i forløb som er afsluttede: 2) Vælg Praktik. 3) Vælg Mine praktikker. 4) Vælg den studerende, du gerne vil se praktikforløbet for Nu åbnes praktikforløbet for den studerende. Nedenfor kan du se et eksempel på et konkret praktikforløb. Side 2 af 19

3 4 5) Praktikforløbets menupunkter: Oversigt: Giver et billede af det konkrete praktikforløb og de aktiviteter, det indeholder. Oversigten er opstillet som en tidslinje, hvor aktiviteter i det konkrete praktikforløb er stillet op efter planlagt dato. Hvis der findes aktiviteter i praktikforløbet, der ikke er planlagt, ligger de nederst i praktikforløbet, og en dato skal tilføjes aktiviteterne. Aktivitet: Giver et billede af alle de aktiviteter, praktikforløbet indeholder, sorteret alfabetisk. Dokumenter: Giver et billede af alle de uploadede dokumenter, som praktikforløbet indeholder. Beskeder: Herfra kan du sende en eller en sms til den studerende, alle studerende i en gruppepraktik eller UC-underviseren på praktikforløbet. Afregning: Giver et billede af, om der er foretaget afregning for praktikforløbet det forudsætter, at afregningen er foretaget gennem Praktikportalen. Detaljer: Her finder du information om den studerende. Noter: Her kan du skrive en note, som kan ses af udvalgte parter. Praktikgruppe: Hvis praktikforløbet er en gruppepraktik, kan du her finde oplysninger om, hvilke studerende der indgår i praktikgruppen. Side 3 af 19

4 Praktikgodkendelse: Her kan du se praktikforløbets behandlingsstatus. Når et praktikforløb afsluttes, skal det have en behandlingsstatus, fx Godkendt. Det er UCC, der er ansvarlig for at udfylde dette menupunkt. Dialog: Her finder du dialogforummer, der er knyttet til praktikforløbet. Der vil altid være et, der er tilknyttet den studerende, praktikvejlederen (dig) og UCCunderviseren. For gruppepraktik vil der yderligere være et dialogforum for alle medlemmer af praktikgruppen, praktikvejlederen (dig) og UCC-underviseren. Side 4 af 19

5 Hvordan du arbejder i praktikforløbet Praktikforløbet består af en række aktiviteter, der kan åbnes og arbejdes i. Det kan være forskelligt fra aktivitet til aktivitet, hvem der deltager i de forskellige aktiviteter. Aktiviteterne kan have forskellige karakteristika: Personspecifikke aktiviteter eller gruppeaktiviteter Møder (fast dato) eller dokumenter (strække sig over en periode) Deadline Godkendelse Dokumenter. I eksemplet nedenfor kigger vi på en aktivitet, der er fælles for praktikgruppen, dvs. alle medlemmer af gruppen kan se indholdet. Aktiviteten er et dokument, dvs. den strækker sig over en periode, den har en deadline d og skal godkendes eller afvises, inden den er afsluttet. Åbne og redigere aktivitet: 1) Tryk på Gå til for at åbne aktiviteten. 1 Nu åbnes aktiviteten, og de tilhørende samtaler, handlinger og dokumenter vises. I eksemplet indeholder aktiviteten: a) Godkendelse b) Kommunikation dialogforum om aktiviteten c) Et Word-dokument (Uddannelsesplan) d) Et dynamisk dokument (Praktikplan). Et dynamisk dokument er et fælles dokument, alle aktivitetsdeltagerne kan arbejde i. a b c d Side 5 af 19

6 Godkende en aktivitet Visse aktiviteter kræver godkendelse, før aktiviteten er afsluttet. a) Tryk på Gå til godkendelse. Nu åbnes Aktivitetsgodkendelsesbilledet. Her kan du se, hvem der skal godkende aktiviteten og status for deres godkendelse. 1) Tryk Godkend aktivitet eller Afvis aktivitet. 1 Dialogforum for aktiviteten Her kan du kommunikere med deltagerne for aktiviteten. b) Tryk på Åben dialog. For nærmere beskrivelse af kommunikationsmuligheder og dialogforums, se vejledningen om kommunikationsmuligheder. Word-dokumenter Der er mulighed for at arbejde i to forskellige former for dokumenter i Praktikportalen, Word-dokumenter og dynamiske dokumenter. Worddokumenter er karakteriseret ved, at de: Åbnes i Word Gemmes lokalt Uploades i nye versioner Ekstra filer kan tilføjes. 1) Tryk på Tilføj ekstra fil for at tilføje et nyt dokument. 2) Tryk på Hent seneste for at hente den nyeste version af Worddokumentet. 3) Tryk på Se dokument for at gemme en ny version og se tidligere versioner af dokumentet. Side 6 af 19

7 1 2 3 Efter du har arbejdet i Word-dokumentet på din computer, skal du uploade en ny version af dokumentet til Praktikportalen, for at de andre aktivitetsdeltagere kan se ændringerne. Gem dokumentet på din computer. 3) Tryk på Se dokument. Nu åbnes versioneringshistorikken for dokumentet. 4) Tryk på Vælg fil for at uploade en ny version af dokumentet, og vælg den gemte version på din computer. 5) Skriv evt. en note. 6) Tryk på Gem. 7) Tryk på +/- for at åbne eller lukke versionshistorikken Side 7 af 19

8 Dynamiske dokumenter Der er mulighed for at arbejde i to forskellige former for dokumenter i Praktikportalen, Word-dokumenter og dynamiske dokumenter. Dynamiske dokumenter er karakteriseret ved, at de: Åbnes i Praktikportalen Redigeres i Praktikportalen. d) Tryk på Se dokumentet for at læse og arbejde i dokumentet. d 1) Tryk på Hent som pdf for at hente dokumentet som pdf-fil. 2) Tryk på Tilføj nyt afsnit for at tilføje et nyt afsnit/en ny hovedsektion. 3) Tryk på Rediger afsnit for at redigere i afsnittet. 4) Tryk på Læs mere for at læse det fulde indhold i afsnittet uden at redigere i det. 5) Tryk på Se historik for dette afsnit for at se, hvem der har tilføjet og slettet hvad i dokumentet Side 8 af 19

9 Opret ny aktivitet Den studerendes praktikforløb kommer med nogle standard aktiviteter, som UCC-praktikledelsen på uddannelsen har oprettet, men du kan også oprette og tilføje dine egne aktiviteter til den studerendes praktikforløb, fx et møde med den studerende eller UCC-underviseren. Opret aktivitetsskabelon Aktiviteter oprettes altid først som skabeloner, sådan at du kan genbruge dem for andre studerende. 1) Vælg Skabeloner. 2) Vælg Aktivitetsskabeloner. 3) Vælg Opret Side 9 af 19

10 Nu åbnes billedet Opret aktivitetsskabelon. 4) Udfyld alle felter markeret med *, alle andre felter er valgfri. 5) Tryk på Opret Vælg Møde eller Dokument. - Angiv evt. en længde på aktiviteten. - Angiv, om det er en gruppeaktivitet dvs. gældende for hele gruppen (gælder KUN gruppepraktikker) - Sæt hak i inaktiv, hvis skabelonen er forældet og skal slettes. - Felterne her angiver, hvem der må se aktiviteten. Som udgangspunkt må du (praktikvejlederen) og UC-underviseren altid se aktiviteten. - Felterne her angiver, om aktiviteten skal godkendes. Sæt hak, hvis aktiviteten skal godkendes af nogen parter, inden aktiviteten kan afsluttes. 5 Side 10 af 19

11 Nu åbnes der for muligheder for at tilføje dokumenter og notifikationer til aktiviteten. Skriv dokumentets navn i feltet, og tryk på Tilføj og gem for at oprette et nyt dynamisk dokument. Nu kan der redigeres i dokumentet, se afsnittet om dynamiske dokumenter. HUSK, at dette er en skabelon, så opret og skriv kun generel information. Skriv dokumentets navn i feltet, og tryk på Vælg fil for at uploade et Worddokument. HUSK, at dette er en skabelon, så opret og skriv kun generel information. Her kan du vælge at opsætte notifikationer for aktiviteten, fx hvis du gerne vil have, at du, den studerende og/eller UC-underviseren får besked, når aktiviteten starter. For information om hvornår notifikationer sendes, se skemaet nedenfor. Notifikationer ved Modtages Møde (en dato) Dokument (start og slutdato) Aktivitet start Aktivitetens dato Ved aktivitetens startdato Aktivitet deadline 3 dage før aktivitetens dato 3 dage før aktivitetens slutdato Aktivitet godkendelsesstatus 3 dage før aktivitetens dato 3 dage før aktivitetens slutdato Aktivitet ændring Sendes samme dag som Sendes samme dag som ændringen laves ændringen laves (Herunder ændringer i et tilknyttet dynamisk dokument) Side 11 af 19

12 Aktivitet rykker for godkendelse Dagen efter aktivitetens dato (deadline af godkendelse), hvis aktiviteten ikke er godkendt. Herefter vil der blive sendt en notifikation hver dag, indtil aktiviteten bliver godkendt eller afvist (dog max i 3 måneder). Dagen efter slutdatoen (deadline af godkendelse), hvis aktiviteten ikke er godkendt. Herefter vil der blive sendt en notifikation hver dag, indtil aktiviteten bliver godkendt eller afvist (dog max i 3 måneder). Tryk Gem, når du er færdig med at oprette aktivitetsskabelonen. En lille grøn boks dukker op i højre hjørne, og du er klar til at bruge skabelonen, se afsnittet Tilføj aktivitet. Side 12 af 19

13 Tilføj aktivitet Du kan knytte dine egne/praktikstedets aktiviteter til en eller flere studerendes praktikforløb. Dette kræver, at der er oprettet en aktivitetsskabelon for den aktivitet, som du ønsker at tilknytte. (Se afsnittet Opret aktivitetsskabelon.) 1) Vælg Praktik. 2) Vælg Aktiviteter. 3) Vælg Opret. 4) Vælg den administrationsperiode, den studerende skal i praktik, fx 2015 Efterår. 5) Vælg praktikperiode Side 13 af 19

14 6) Vælg eller fremsøg den aktivitet, du gerne vil tilknytte til praktikforløbet. 7) Vælg den eller de studerende, du gerne vil knytte aktiviteten til. 8) Tryk på Ny aktivitet for at tilknytte aktiviteten til den/de studerende Nu åbnes der for, at man kan rette i den eksisterende skabelon, så den kan tilpasse den/de aktuelle studerende. 9) Udfyld som minimum alle felter markeret med *. 10) Vælg dato for aktivitetens start og slut. 11) Tryk på Gem. Side 14 af 19

15 Du vil nu blive spurgt, om du er sikker på, at du vil gemme ændringerne, tryk Fortsæt. Side 15 af 19

16 En lille grøn boks dukker op i højre hjørne, og dine ændringer er nu gemt. Du har nu mulighed for at tilpasse oplysninger om aktivitetens dokumenter og notifikationer, til de studerendes praktikforløb som du har valgt at tilføje aktiviteten til. Skriv dokumentets navn i feltet, og tryk på Tilføj og gem for at oprette et nyt dynamisk dokument. Nu kan der redigeres i dokumentet, se afsnittet om dynamiske dokumenter. Skriv dokumentets navn i feltet og tryk på Vælg fil for at uploade et Worddokument. OBS! Hvis skabelonen er født med notifikationer, vil de som udgangspunkt kun have en tom besked markeret med teksten MANGLER BESKED (se eksemplet til venstre), tryk derfor på Rediger besked for at skrive tekst til beskeden. Du kan også vælge at opsætte nye notifikationer for aktiviteten. For information om hvornår notifikationer sendes, se skemaet nedenfor. Side 16 af 19

17 Notifikationer ved Modtages Møde (en dato) Dokument (start og slutdato) Aktivitet start Aktivitetens dato Ved aktivitetens startdato Aktivitet deadline 3 dage før aktivitetens dato 3 dage før aktivitetens slutdato Aktivitet godkendelsesstatus 3 dage før aktivitetens dato 3 dage før aktivitetens slutdato Aktivitet ændring Sendes samme dag som Sendes samme dag som ændringen laves ændringen laves (Herunder ændringer i et tilknyttet dynamisk dokument) Aktivitet rykker for godkendelse Dagen efter aktivitetens dato (deadline af godkendelse), hvis aktiviteten ikke er godkendt. Herefter vil der blive sendt en notifikation hver dag, indtil aktiviteten bliver godkendt eller afvist (dog max i 3 måneder). Dagen efter slutdatoen (deadline af godkendelse), hvis aktiviteten ikke er godkendt. Herefter vil der blive sendt en notifikation hver dag, indtil aktiviteten bliver godkendt eller afvist (dog max i 3 måneder). Tryk på Gem vær opmærksom på, at der ikke kommer nogen grøn meddelelse om at ændringerne er gemt her, men de er gemt, og kan nu ses på de studerende forløb. Side 17 af 19

18 Rediger dato for en aktivitet Hvis du har brug for at redigere datoen for en aktivitet på en eller flere studerende praktikforløb, fx hvis du vælger at flytte et møde, så skal du bruge funktionen Rediger mange aktiviteter. 1) Vælg Praktik. 2) Vælg Aktiviteter. 3) Vælg Rediger mange. 4) Vælg den administrationsperiode, hvor den/de studerende er i praktik. 5) Vælg praktikperiode. 6) Vælg hold (holdet henviser til UCCs oprindelige undervisningshold for praktikken, henvend dig til uddannelsens praktikkoordinatorer, hvis du har brug for hjælp). 7) Vælg type, er aktiviteten et møde eller et dokument. 8) Vælg evt. Startdato for aktiviteten Nu foldes de aktiviteter ud, der findes inden for dine søgekriterier. 9) Vælg Ny startdato. 10) Vælg Ny slutdato, valgmuligheden findes kun ved dokument-aktiviteter. 11) Vælg den/de aktiviteter for den/de studerende, du ønsker at skifte dato for. 12) Tryk på Opdater. Side 18 af 19

19 Du vil nu blive spurgt, om du er sikker på, at du vil gemme ændringerne, tryk Fortsæt. En lille grøn boks dukker op i højre hjørne, og dine ændringer er nu gemt. Du kan nu se, at de nye datoer for aktiviteten/-rne i fremgår af oversigten. Side 19 af 19