Distriktet kan også omfatte E-klubber efter Zonta International s bestemmelse.

Transkript

1 1 Forslag til Vedtægter for Zonta International Distrikt 13 1 Medlemsskab Distrikt-13 består af Zonta klubberne i Danmark, Island, Litauen og Norge. Distriktet er inddelt i 4 areas. Area 1 klubberne i Danmark Area 2 klubberne i Litauen Area 3 klubberne i Island Area 4 klubberne i Norge Distriktet kan også omfatte E-klubber efter Zonta International s bestemmelse. 2 Formål Distriktets formål er at Virke som et administrativt organ for ZI i arbejdet på at opfylde organisationens mål som beskrevet i ZI Bylaws artikel II Fremme ZI s programmer inden for distriktet Inspirere og bistå klubberne med at virkeliggøre Zontas mål og program Være et bindeled mellem klubberne og ZI s ledelse og komiteer. 3 Sprog Distrikt-13 s officielle sprog er engelsk og skandinavisk dvs. dansk/norsk. 4 Distriktsstyret Distriktsstyret består af governor, lieutenant governor, kasserer, sekretær og 4 Area Directors (AD), en fra hvert area. Kassereren samt hver AD skal have en personlig suppleant (vice AD). Governor, lieutenant governor, kasserer og kasserer- suppleant vælges på distriktsmødet. AD-er og deres suppleanter vælges på det area -møde, der holdes i hvert area i efteråret i ulige år. Det indkommende styre skal i lige års første måneder forberede sin tiltræden sammen med det siddende styre. Kandidater til ovennævnte poster skal alle være klassificerede medlemmer; de skal have været medlem af en klubbestyrelse i mindst 2 år og/eller formand i en distrikts komite. For governor, lieutenant governor, AD og vice AD gælder endvidere, at de skal have været klubpræsident i mindst et år. Valgte medlemmer af distriktsstyret kan ikke vælges til andre jobs i distriktet. Governor udpeger distriktssekretæren, der ikke har stemmeret i styret. Styremedlemmer kan ikke genvælges til samme post med undtagelse af kassereren, der kan genvælges en gang. Et styremedlem, der har fungeret i mindst halvdelen af perioden, kan ikke genvælges. Mandat perioden er to år med start på conventions sidste dag og afslutning på den følgende conventions sidste dag.

2 2 Hvis AD s personlige suppleant (vice AD) får forfald er der flere muligheder. Hvilken der benyttes, afgøres af AD og governor i fællesskab Valget udskydes til næste ordinære area møde Der afholdes et ekstraordinært area møde Valget afholdes som mail ballot. I dette tilfælde er valget kun gyldigt hvis mere end 50% af klubberne har stemt på kandidaten inden for den givne tidsfrist. 5 Distrikts styrets opgaver Distriktsstyret skal vejlede klubberne i overensstemmelse med de retningslinjer, som udstikkes af ZI s bestyrelse eller dets medlemmer, og udføre de beslutninger, som tages på distriktsmødet. Distriktsstyret er besluttende myndighed mellem distriktsmøderne. Hvis styret mener, at en beslutning skal træffes af klubberne i perioden mellem distriktsmøderne, skal det ske ved mail afstemning. En klub har det stemmetal, som den er berettiget til iflg. 17. For at en beslutning kan tages på denne måde, skal mindst halvdelen af klubberne have stemt inden for den fastsatte tidsramme på 45 dage. Distriktsstyret skal i forbindelse med distriktsmødet aflægge beretning om sin virksomhed samt fremlægge det reviderede regnskab og forslag til budget for de næste to år. Materialet offentliggøres på distriktets website. 6 Styremøder Styret afholder møder mindst 3 gange om året. Møderne kan enten være almindelige møder, telefon konferencer, eller mail-korrespondancer. Styret er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmerne deltager (dvs. 4) blandt dem governor eller lieutenant governor. Ved lige stemmetal i afstemninger er governors stemme udslagsgivende. Er der tale om mail-afstemninger skal hele styret deltage og beslutningen skal være enstemmig. Referat af distriktsstyrets møder offentliggøres på distriktets website senest 1 måned efter det enkelte mødes afholdelse. 7 Governors opgaver Governor skal være bindeled mellem klubberne i distriktet, samt mellem klubberne og ZI. Governor skal samarbejde bedst muligt med de øvrige distrikter. Governor skal indkalde til distriktskonference/distriktsmøde (se 18), udarbejde beretning om styrets arbejde, samt udarbejde dagsorden til distriktsmødet. Governor er ansvarlig for konferencens/mødets korrekte gennemførelse. Governor indkalder til distrikts-styremøderne og udarbejder dagsorden til disse samt leder forhandlingerne i styret. Governor eller en af governor udpeget repræsentant deltager i area møderne Governor godkender udgifterne inden for det vedtagne budget. Governor udpeger flg. stående komiteer: Bylaws and Resolutions komite Medlemskomite

3 3 Advocacy- komite Service komite AE- komite JMK- komite YWPA- komite Samt sådanne andre komiteer, som governor finder nødvendige for at varetage distriktets funktioner. Endvidere udpeger governor Distriktets webmaster Distriktets Foundation Ambassador Governor kan udpege centurions til at varetage særlige opgaver 8 Lieutenant governor s opgaver Lieutenant governor erstatter governor ved dennes forfald. Lieutenant governor udfører de arbejdsopgaver, som governor pålægger. Lieutenant governor er formand for distriktets medlems komite. 9 Kassererens opgaver Kassereren skal forvalte distriktets midler efter styrets bestemmelse inden for det vedtagne budget samt føre distriktets regnskaber. Kassereren forbereder det toårige budget sammen med governor og fremlægger det på distriktsmødet til vedtagelse. Kassereren afleverer regnskaberne til sin efterfølger senest 15 august i lige år. 10 Sekretærens opgaver Sekretæren udarbejder referat af styremøderne, der godkendes af governor, før det udsendes til øvrige styremedlemmer til godkendelse. Referatet skal udsendes til styremedlemmerne senest 14 dage efter styremødet. Det offentliggøres på distriktets website senest en måned efter mødets afholdelse. Sekretæren fører protokol ved distriktsmødet sammen med en af delegaterne valgt protokolfører. Senest 30 dage efter mødet udsendes referatet som e-post til delegaterne til godkendelse. Hvis indsigelse ikke er modtaget inden for en frist på 60 dage, er referatet godkendt. Herefter offentliggøres det på distriktets website Har distriktsmødet vedtaget forslag til ændringer af ZI Bylaws, skal forslaget inden 30 dage sendes til den internationale Bylaws and Resolutions Commitee. 11 Area Directors opgaver AD skal hjælpe governor med at holde kontakt til klubberne. AD skal repræsentere sine klubber ved drøftelser og beslutninger i distrikts styret. AD skal arrangere area-møder i sit område. AD skal arbejde på, at der oprettes nye klubber inden for areas grænser og har ansvaret for organisationsarbejdet i sit area.

4 4 12 Vice AD s opgaver Vice-AD skal bistå AD samt udføre de opgaver i øvrigt, som distriktet bestemmer. Ved AD s forfald træder Vice-AD i AD s sted, Vice-AD har i så fald stemmeret ved distriktsstyre møde og distriktsmøde. 13 Nomineringskomiteen Nomineringskomiteen består af 3 medlemmer, der vælges på distriktsmødet. Mandatperioden er den samme som for distriktsstyret Nomineringskomiteens medlemmer og suppleanter kan ikke samtidig vælges til andre poster i distriktet/area eller klubber Komiteen skal indhente forslag fra klubberne og udarbejde en liste med en eller flere kandidater til følgende poster: Governor Lieutenant Governor Kasserer Kasserer suppleant Revisor Revisor suppleant Nomineringskomiteen skal også foreslå kandidater til det næste nomineringsudvalg. Forslaget skal omfatte mindst fem (5) kandidater. De tre (3) kandidater, der får flest stemmer, udgør nomineringsudvalget, de øvrige er suppleanter. Formand for nominerings komiteen er den med højst stemmetal. Komiteen skal mindst 90 dage før distriktsmødet fremsende sine forslag til distriktsstyret. Komiteen kan alene opstille kandidater, der er villige til at påtage sig det job, de opstilles til. Nomineringskomiteen skal bistå den internationale nomineringskomite i arbejdet med at finde egnede kandidater til de internationale Zonta poster fra distriktet. Kandidatlisten til AD og vice-ad udarbejdes af hvert areas nomineringskomite. 14 Distriktskontingent Størrelsen af distriktskontingentet for det følgende biennium vedtages af distriktsmødet med to tredjedeles (2/3) flertal. Før regnskabsårets start den 1. juni hvert år skal hver klub betale det vedtagne distriktskontingent. Der betales for det antal medlemmer klubben har pr. 1. juni. Medlemmer, der optages mellem 1. juni og 30 november betaler fuldt kontingent, medlemmer der optages mellem 1. december og 31. maj betaler halvt kontingent. Note: (Kontingent til ZI fastsættes på ZI convention, kontingent til area fastsættes på area-mødet. Alle kontingenter skal være betalt senest den 1. juni hvert år.)

5 5 15 Distriktets regnskabsår Distriktets regnskabsår omfatter perioden fra 1. juni til 31.maj. Senest 1.juli sendes regnskabet til revisor, der afleverer det reviderede regnskab til distriktsstyret senest den 15 august. Distriktsstyret sørger for, at regnskabet sendes til klubberne 16 Distriktskonferencen og distriktsmødet (distriktskonference betyder hele arrangementet med foredrag, workshops, sociale arrangementer samt generalforsamlingen. Generalforsamlingen kaldes her distriktsmødet.) Hvert år i ulige år afholdes en distriktskonference, der også omfatter distriktsmødet dvs. distriktets generalforsamling. Distriktskonferencen planlægges af distriktsstyret i samarbejde med en eller flere klubber. Distriktskonferencen bør på skift afholdes i de fire areas. Distriktsstyret skal godkende budgettet for distriktskonferencen. Et evt. overskud tilfalder distriktet, distriktsstyret afgør brugen af dette. Et evt. underskud dækkes af distriktet. Distriktskonferencen finansieres ved deltagerbetaling (registreringsafgift). I distriktets budget afsættes et beløb til distriktskonferencen til at dække udgifter, der ikke betales af registreringsafgiften. Tid og sted for den følgende distriktskonference meddeles på konferencens sidste dag og offentliggøres på distriktets website. Er dette ikke muligt skal tid og sted offentliggøres på distriktets website senest 5 måneder før konferencens afholdelse. Distriktsmødet (distriktets generalforsamling) planlægges af distriktsstyret i henhold til vedtægterne. Governor indkalder til distriktsmødet senest 120 dage før mødet ved at offentliggøre det med en foreløbig dagsorden på distriktets website Governor skal senest 90 dage før mødet have modtaget de forslag fra klubberne, der ønskes behandlet på mødet. Governor skal senest 60 dage før mødet offentliggøre endelig dagsorden med bilag (se 18) på distriktets website 17 Delegater Antallet af delegater er afhængig af klubbens medlemstal pr. 1. juni i ulige år. Medlemstallet er det antal medlemmer, for hvem klubben har betalt ZI-, distrikts og area kontingent, dækkende det Zonta-år, der starter 1. juni i ulige år. Kontingentet skal være indgået senest 1. juni Enhver klub, der har betalt kontingent som anført ovenfor, har ret til en (1) delegat. Har klubben 31 eller flere medlemmer, har den ret til 2 delegater. Har klubben 61 eller flere medlemmer har klubben ret til 3 delegater. Klubben har ret til at anmelde stedfortræder for delegaten Klubber med mere end en (1) delegat kan vælge kun at sende en delegat, der så bærer alle klubbens stemmer. Kan en klub ikke sende en delegat, kan den give fuldmagt (proxy) til en anden klubs delegat. Fuldmagten omfatter det antal stemmer, klubben har ret til. Ingen klub kan have fuldmagt for mere end to andre klubber. Et medlem af distriktsstyret kan ikke være delegat for sin klub og kan ikke bære proxy Alle delegater, stedfortrædere og fuldmagter skal anmeldes til governor senest 30 dage før distrikts-mødet.

6 6 18 Dagsorden til distriktsmødet Dagsordenen skal mindst omfatte følgende punkter Valg af dirigent Valg af protokolførere, tidtagere og stemmetællere Mødets lovlighed i henhold til vedtægterne Godkendelse af dagsorden Governors beretning om distriktets tilstand og arbejde Kassererens fremlæggelse af det reviderede regnskab Valg af governor, lieutenant governor, kasserer, kasserer-suppleant, revisor, revisor suppleant, nomineringskomite Godkendelse af distriktets budget Godkendelse af distriktskontingentet Behandling af forslag fremsat af distriktsstyret Behandling af forslag fremsat af klubberne Evt. Relevante bilag vedhæftes dagsordenen. Disse omfatter mindst governors, lieutenant-govornors, og komite formænds beretninger samt det reviderede regnskab og budget. Dagsorden med bilag offentliggøres på distriktets hjemmeside senest 60 dage før mødets afholdelse. 19 Referat fra distriktsmødet Distriktssekretæren fremsender referatet som til delegaterne senest 30 dage efter mødets afholdelse. Hvis ingen indsigelser er modtaget inden 60 dage efter distriktsmødets afholdelse er referatet godkendt og offentliggøres på distriktets hjemmeside. 20 Distriktsmødet (distriktets generalforsamling). Møde-regler og regler for afstemning og valg. a) Mødet skal begynde på det i programmet angivne tidspunkt b) Delegater og distriktsstyre skal indtage deres pladser forrest i lokalet fem(5) minutter før mødets begyndelse. c) Stemmeret på distriktsmødet har Governor, Lieutenant Governor, kasserer samt de fire (4) AD-er og klubbernes delegater d) Har en delegat forfald træder suppleanten i stedet. Dette meddeles straks til distriktssekretæren. e) Alle distriktets medlemmer har ret til at være tilsted og til at ytre sig, men kun deltagere med stemmeret kan stille forslag f) Alle forslag skal være modtaget af governor halvfems (90) dage før mødet og offentliggjort tres (60) dage før mødet. De skal være både på engelsk og skandinavisk (dansk/norsk), Ændringsforslag til fremlagte forslag kan behandles på mødet. De skal ligesom forslag være på begge sprog. Ændringsforslag til fremsatte forslag behandles først. Vedtages et ændringsforslag, falder det oprindelige forslag bort. Vedtages ændringsforslaget ikke, fortsættes behandlingen af det oprindelige forslag.

7 7 g) Hvis ikke andet bestemmes på mødet, er den maksimale taletid tre(3) minutter for hvert indlæg med mulighed for at udtale sig to gange i samme sag. Den, som beder om ordet for første gang, har fortrinsret frem for dem, som allerede har talt i samme sag. Der afsættes ti minutter til hver sag, men tiden kan forlænges af dirigenten eller af de stemmeberettigede. h) Dirigenten kan begrænse taletiden og stoppe debatten for at gennemføre en afstemning. Herefter kan ændringsforslag til sagen ikke fremsættes i) Afstemning og valg kan ske enten ved brug at stemmekort (grønne for ja, røde for nej, hvide for dem, der ikke vil tage stilling) eller ved brug af elektronisk udstyr j) Forslag vedtages ved almindeligt flertal. Ved stemmelighed er governors stemme udslagsgivende. Ændring af kontingent eller vedtægter kræver dog to tredjedeles (2/3) majoritet k) Nomineringskomiteen forelægger kandidatlisten på distriktsmødet l) Der kan opstilles kandidater på mødet. For at opstille må kandidaten have givet sin accept og nomineringskomiteen have godkendt kandidatens kvalifikationer. Kandidaten behøver ikke være til stede på mødet m) Er der flere end en (1) kandidat til en post, skal afstemning være lukket dvs. at der skal anvendes stemmeseddel eller elektronisk afstemning. Anvendes stemmesedler, lægges de udfyldte stemmesedler i en lukket kasse. Optælling varetages af de valgte stemmetællere med bistand af distriktets sekretær. n) Der kan kun stemmes på en (1) kandidat til posterne som governor, lieutenant governor, kasserer, kasserer- suppleant, revisor og revisor suppleant. Den, der får flest stemmer er valgt. Får to (2) kandidater det same stemmetal, afgøres valget ved lodtrækning o) Til nomineringskomiteen kan der stemme på op til tre (3) kandidater. De tre (3) kandidater, der har opnået de højeste stemmetal er valgt. De øvrige er suppleanter. Kandidaten med det højeste stemmetal er formand for nomineringskomiteen. Opnår to (2) kandidater det samme antal stemmer, vil der blive holdt omvalg mellem de to (2), hvis dette er afgørende for, hvem der får sæde i komiteen. 21 Area-møder I hvert area skal der mindst en gang om året holdes et møde for areas klubber for at uddybe kendskabet til Zontas virksomhed og for at fremme Zontas mål. AD planlægger area-mødet i samråd med governor AD indkalder til mødet i henhold til areas vedtægter 22 Tilskud Tilskud til ZI convention, distriktskonferencen og andre møder skal ske i henhold til særlige regler for distriktet samt de fire areas bestemmelser 23 Ikrafttræden og ændringer Disse vedægter træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen på distriktsmødet september 2015 De er i overensstemmelse med ZI Bylaws Ændringer i ZI Bylaws medfører automatisk ændringer i disse vedtægter, så de til enhver tid er i overensstemmelse med ZI Bylaws. Andre ændringer kan alene vedtages på distriktsmødet med to tredjedels (2/3) majoritet, når forslag har været tilsendt klubberne senest 60 dage før mødet