ABC og fakta for udstillere

Transkript

1 ABC og fakta for udstillere Affald Der vil være opstillet affaldscontainere bag Lokomotivværkstedet til brug for opsamling af affald. Herudover vil der blive opstillet affaldskurve på selve udstillingsarealet. Affald skal sorteres i pap, glas, brandbart og glasemballage således de forskellige affaldstyper holdes separat. Der vil endvidere blive opstillet opsamlingscontainere fra Dansk Retursystem. Indtægten fra emballage, der er indsamlet i disse containere tilfalder Danske Ølentusiaster. Afgifter og skatter Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at overholde gældende lovgivning samt have betalt lovpligtige skatter og afgifter i forbindelse med produktion og import af øl. Afregning af poletter For hver polet der afleveres til Danske Ølentusiaster vil der ske en afregning til den pågældende udstiller. Afregningen pr. polet afhænger af det samlede besøgstal på Ølfestival Antal gæster Afregningspris pr. polet eksklusiv moms Kr. 3, Kr. 4, Kr. 4, Kr. 5,00 Antallet af gæster opgøres ud fra den officielle indgangstæller. Der føres regnskab over det modtagne antal poletter og det samlede beløb vil blive medtaget i slutafregningen (se dette punkt). Ankomst Som udstiller har du mulighed for at få adgang til Lokomotivværkstedet fra Onsdag den 18. maj 2016 kl Når du ankommer skal du henvende dig på Festivalkontoret for at få anvist din stand og få udleveret din startpakke (se dette punkt) Bannere Det er ikke tilladt at hænge bannere op i forbindelse med Ølfestival 2016 i Lokomotiv-værkstedet. Danske Ølentusiaster sørger som arrangør for at ophænge en række særligt godkendte bannere med informationer og vejledning til festivalens gæster.

2 Bespisning Vi har i indgået samarbejdet med cateringfirmaet Mad med omtanke, der står for alt salg af mad og drikke til publikum. Mad med omtanke har tidligere været cateringleverandør da vi holdt ølfestival i TAP1. I lighed med tidligere år kan vi også tilbyde, at du som udstiller kan bestille spisebilletter og spise i Fnuggi s Cantina sammen med de frivillige fra Danske Ølentusiaster. Det vil være flere informationer om dette i Udstillerinformation II (se dette punkt), der vil blive fremsendt til alle de tilmeldte udstillere efter tilmeldingsfristens udløb den 15. februar Spisebilletterne vil blive faktureret via slutafregningen (se denne). Brand- og flugtveje Brand- og flugtveje må ikke spærres og de er markeret med grønt på standplanen. Nøddøre SKAL holdes fri og ryddelige på både indvendig og udvendig side. Der må IKKE stilles f.eks. borde og stole foran nøddørene. I tilfælde af brandalarm SKAL alle følge anvisningerne i vores brand- og evakueringsinstruks (udleves ved ankomst). Brandfarligt udstyr Der må ikke anvendes nogen form for åben ild i Lokomotivværkstedet, herunder levende lys. Dansk Retursystem Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at være tilmeldt Dansk Retursystem samt overholde gældende regler i denne forbindelse. Brygkonkurrence Danske Ølentusiaster er glade for at kunne præsentere to forskellige brygkonkurrencer til Ølfestival Brygkonkurrence 1: Bedste festivaløl. For at deltage i konkurrence skal der være tale om en øl, som er brygget særligt til Ølfestival Øllen skal være brygget i Danmark, og brygstedet skal oplyses. Brygkonkurrence 2: Øl brygget efter Reinheitsgebot. Øllen skal være brygget i Danmark, og brygstedet skal oplyses. For begge konkurrencer gælder følgende: Gæsterne på festivalen stemmer på de deltagende øl i konkurrencen og vælger dermed vinderen af konkurrencen. Det vindende bryggeri får lov til at anvende Danske Ølentusiasters logo i markedsføringen af den pågældende øl. For at værne om kvaliteten af vinderøllen og Danske Ølentusiasters image, er det ikke tilladt for en eventuel ny ejer at det vindende bryggeri at anvende Danske Ølentusiaster logo på vinderøllen. Ønskes yderligere oplysninger vedrørende brygkonkurrencerne er man velkommen til at kontakte pressechef, Christian Andersen på mail: christian.andersen@ale.dk eller telefon

3 Festivalarmbånd Der vil i lighed med tidligere år være festivalarmbånd til både gæster, frivillige fra Danske Ølentusiaster og udstillerne. Gæsterne på Ølfestival 2016 vil få et dagsarmbånd, der kun gælder til den dag, som de har køb billet til. De frivillige fra Danske Ølentusiaster vil bære et ensfarvet armbånd, der giver dem adgang til hele festivalen inden for åbningstiderne. Festivalledelsen og andre udvalgte fra Danske Ølentusiaster vil bære et stribet armbånd, der giver adgang under hele festivalen også før og efter de officielle åbningstider. Som udstillere vil I skulle bære særlige udstillerarmbånd (også stribede) som sikrer jer fri adgang under hele festivalen (se mere under punktet Udstillerarmbånd). Festivalkontor Danske Ølentusiaster har etableret et festivalkontor på Ølfestival 2016, hvor vi har samlet de administrative funktioner herunder den vagthavende festivalchef. Festivalkontoret har ansvaret for at hjælpe og svare på spørgsmål fra udstillerene ligesom det er her der sker udlevering af startpakken (se dette punkt) samt køb af ekstra udstillerarmbånd, entrebilletter m.m. Af praktiske hensyn har vi valgt at placere festivalkontoret bagerst i udstillingsområdet (se standplan). Garderobe Der vil i åbningstiden være en bemandet garderobe for både publikum og udstillere. Prisen for anvendelsen af garderoben er 1 polet. Gulve Der må anvendes palleløftere på gulvene i Lokomotivværkstedet, men vi anbefaler sækkevogne og fladvogne med gummihjul. Danske Ølentusiaster stiller en række fladvogne og sækkevogne til rådighed for udstillerne. Skal du som udstiller have opstillet genstande, der vejer mere end 500 kg SKAL dette godkendes af vores tekniske personale. Hvis opstillingen ikke er godkendt af vores tekniske personale kan det medføre at de opstillede genstande skal fjernes igen. Festivalguide Der produceres en festivalguide, hvor der vil være beskrivelse af de enkelte udstillere og deres tilmeldte øl. Der vil blive udsendt mere information om hvordan og hvornår indholdet til festivalguiden skal leveres og det vil fremgå af Udstillerinformation II (se dette punkt). Der vil være mulighed for at annoncere i festivalguiden. Priserne vil annoncering er følgende: Størrelse Format Pris eksklusiv moms ½ side, tværformat 8,8 cm bred x 5,8 cm høj Kr. 900,00 1/1 side, normalformat 8,8 cm bred x 12,1 cm høj Kr ,00 1/1 side, til kant 11,2 cm bred x 14,5 cm høj Kr ,00 Bagside Kr ,00 BEMÆRK: Side 2, side 3 og bagsiden sælges kun som 1/1 sides annoncer. Opkrævning for annoncering i festivalguiden sker i slutafregningen (se denne).

4 Indretning af stande Opsætning og nedtagning af stande arrangeres af Danske Ølentusiater, herunder lys og el. Det er kun tilladt at anvende det dobbeltklæbende tape, der bliver udleveret på Danske Ølentusiasters festivalkontor til opsætning af plakater, skilte m.m. på standene. Bliver der anvendt andre former for tape kan standen blive beskadiget og skadesgodtgørelse til standfirmaet vil blive taget med i den slutafregning, der sendes til udstilleren. Diske, møbler, skilte, flag og lignende må IKKE række ud over gangarealer og andre åbne arealer. Det er ikke tilladt at skade gulve, vægge, tagkonstruktion og installationer med køretøjer, søm, skruer, bor, spildevand og lignende. For skader forårsaget af en eller flere årsager vil den pågældende udstiller blive holdt ansvarlig. Eventuelt skadesgodtgørelse til standfirmaet vil blive taget med i den slutafregning, der sendes til udstilleren. Til information kan det oplyses, at Danske Ølentusiaster vil underbygge eventuelle skadesgodtgørelser med relevant billeddokumentation. Al medbragt el-udstyr skal være forskriftsmæssigt jordforbundet efter Dansk Standard. Kildevandsautomater Der vil blive opstilles en række kildevandsautomater i udstillingsområdet således at gæsterne (og udstillerne) har adgang til frisk drikkevand. Kontaktpersoner Funktion Navn Telefon Festivalchef Marttin Stuart Nielsen festivalchef@ale.dk Pressechef Christian Andersen christian.andersen@ale.dk Redaktør Ole Madsen redaktoer@ale.dk Sekretariat Rie Sørensen sekretariat@ale.dk Lager Der er etableret lagerfaciliteter i Lokomotivværkstedet og de er placeret i den modsatte ende af den officielle indgang. Der er adgang til disse faciliteter direkte fra hallen og fra parkeringspladsen. Det er muligt at få opbevaret de varer, der ikke umiddelbart skal anvendes på standen. Lageret vil være bemandet af frivillige fra Danske Ølentusiaster. Leveringsadressen til brug for fragtmænd og øvrige leverandører: Lokomotivværkstedet Otto Busses Vej 5A Bygning OBV København SV Brug af lagerområde svarende til én EUR-palle er inkluderet i standlejen. Hvis I har brug for mere lagerplads skal det oplyses i forbindelse med Udstillerinformation II. Er dette ikke sket kan vi ikke garantere at der er plads på lageret. Nedtagning af stande Nedtagning af standene må først påbegyndes efter den officielle afslutning af Ølfestival 2016 som er lørdag den 21. maj 2016 kl

5 Alle udstillere skal have forladt Lokomotivværkstedet natten til søndag kl Vi åbner søndag morgen den 22. maj 2016 kl for resterende nedtagning og oprydning. Efterfølgende oprydning vil ske for udstillerens regning. Musik på standene Det er IKKE tilladt at spille livemusik eller anden form for musik på standene. Forbuddet mod at spille musik gælder under hele festivalen. Årsagen til forbuddet skal findes i flere forhold men primært, at vi efter Ølfestival 2015 har modtaget mange tilbagemeldinger, hvor der er klaget over musikken og omfanget af den samt at det er en særdeles dyr affære at afregne de nødvendige KODA-afgifter. Derfor vil overtrædelse af dette forbud uden undtagelse medføre at standen vil blive lukket og udstilleren vil blive gjort ansvarlig for betaling af KODA-afgifter, der for et arrangement som Ølfestival 2016 kan være mere end kr ,00. Oprydning Materialer, øl, fadølsanlæg, inventar og lignende tilhørende udstillerne skal være fjernet fra Lokomotivværkstedet senest Søndag den 22. maj 2016 kl Eventuelt ikke afhentede materialer vil blive anbragt uden for Lokomotivværkstedet for udstillerens egne regning og risiko. Der er ikke mulighed for at få indendørs opbevaring natten til mandag den 23. maj Opsætning af stande Udstillere har adgang til Lokomotivværkstedet til indretning af standene i følgende tidsrum Onsdag den 18. maj 2016 kl Torsdag den 19. maj 2016 kl Der er med andre ord ikke adgang for udstillere før ovennævnte tidspunkt. Anvender du som udstiller et eksternt firma til opsætning af din stand skal dette aftales på forhånd med vores sekretariat via sekretariat@ale.dk. Parkering Der vil være muligt, at parkere ved Lokomotivværkstedet men vi gør opmærksom på, at alle p-pladser er betalingspladser. Der er INGEN mulighed for gratis parkering men Danske Ølentusiater tilbyder, at tilmeldte udstillere kan bestille det nødvendige antal parkeringstilladelser. Bestilte parkeringstilladelser udleveres sammen med startpakken (se dette punkt) og derfor anbefaler vi alle udstillere, at der købes 1 times parkering i de opstillede automater ved ankomst til pladsen. APCOA administrerer parkeringspladsen og vi kan oplyse, at de normalt er meget aktive i forbindelse med større arrangementer i Lokomotivværkstedet. Priser, typer af parkeringstilladelser og øvrige forhold omkring parkering vil fremgå af Udstillerinformation II (se dette punkt).

6 Poletter Gæsternes betalingsmiddel for en smagsprøve er de officielle røde poletter. Gæsterne har mulighed for at købe poletter både i forsalg samt på selve festivalen En polet repræsenterer én smagsprøve (se dog afsnittet Smagsprøver). Priserne for poletter er i forslag 10 stk. for kr. 100,00 (inklusiv moms) og på selve Ølfestivalen 2016 er prisen kr. 12,50 (inklusiv moms) pr. polet. Rengøring Det er udstillerens eget ansvar at sørge for rengøring inde på standen. Lokomotivværkstedet sørger for en generel rengøring af udstillingsarealet mellem åbningsdagene ligesom der foretages en slutrengøring. Denne rengøring er inkluderet i standlejen. Frivillige fra Danske Ølentusiaster står for den løbende rengøring af udstillingsarealet i løbet af åbningstiden, dog ikke toiletterne, da denne rengøring varetages af Lokomotivværkstedet. Røgfri festival Ølfestival 2016 er røgfri, hvilket også gælder E-cigaretter. Det er tilladt at ryge på de udendørs arealer, dog kun der hvor der er opsat askekummer. Salg af udstillervarer Danske Ølentusiaster etablerer og bemander en officiel festivalbutik og ALT salg af udstillervarer skal foregå fra den officielle festivalbutik. Eneste undtagelse herfra er de særlige regler, der gælder for salg af effekter fra stande med samlerforeninger. Herefter vil varerne blive udleveret til gæsterne i garderoben. Dette er af hensyn til vores gæster, som vil blive bortvist med øjeblikkelig virkning, hvis de observeres med eksempelvis flasker eller glas af andre typer end smageglasset. Samaritter Der vil være uddannede samaritter til stede i hele festivalens åbningstid. Skylleautomater Der vil blive opstilles en række skylleautomater i udstillingsområdet således, at gæsterne har adgang til at skylle deres smageglas mellem de forskellige smagsprøver. Smageglas Alle gæster får udleveret det officielle festivalglas i indgangen. Som udstiller modtager du et smageglas pr. kvm standplads. Der kan købes ekstra smageglas til en pris på kr. 8,00 eksklusiv moms. Betaling af ekstra smageglas sker via slutafregningen (se dette punkt).

7 Slutafregning Efter festivalen og senest inden udgangen af juni måned 2016 fremsender Danske Ølentusiaster en slutafregning til dig vedrørende Ølfestival Slutafregningen indeholder en samlet opgørelse over det økonomiske mellemværende med Danske Ølentusiaster i forbindelse med Ølfestival Det drejer sig blandt andet om: Standleje Ekstra købte Udstillerarmbånd Poletafregning Forudbestilte parkeringstilladelser Forudbestilte entrébilletter Forudbestilte spisebilletter Betaling af ekstra smageglas Betaling af købte forbrugsvarer Betaling for eventuelle skader på standmateriel Annoncer i Festivalguiden. Smagsprøver - øl. Når gæsterne afleverer én polet kan der udleveres en smagsprøve på 10cl af den ønskede øl. Det vil dog være muligt at få godkendt, at enkelte specialøl kan udskænkes som en 5 cl. smagsprøve. Reglerne for denne godkendelse vil fremgå af Udstillerinformation II (se dette punkt). ALLE smagsprøver skal serveres fra standen og der må ikke ske servering rundt i hallen. Det skal indskærpes, at der IKKE må udleveres smagsprøver uden at der modtages en polet som betaling. Dette gælder naturligvis også for de frivillige fra Danske Ølentusiaster. Udskænkningen SKAL stoppe ved festivalens officielle lukketid (se punktet Åbningstider) Derudover gør vi opmærksom på, at overskænkning ikke er tilladt. Vi har observeret, at nogle udstillere presses af gæster da der jo overskænkes alle andre steder. Ved overtrædelse af retningslinjerne vil det i yderste konsekvens føre til reduktion af poletafregning eller udelukkelse fra fremtidige festivaler. Smagsprøver - mad. Det vil være muligt på Ølfestival 2016 at servere smagsprøver på mad på standene. Prisen for en smagsprøve på mad må maksimalt være 2 poletter. Der må ikke foregå kontant salg af mad. ALLE smagsprøver skal serveres fra standen og der må ikke ske servering rundt i hallen. Vi gør opmærksom på, at det alene er den enkelte udstiller, der har ansvaret for at overholde gældende lovgivning om håndtering og servering af fødevarer. Vi skal understrege, at der er forbud mod åben ild i Lokomotivværkstedet så der må kun anvendes elapparater til brug for eventuel tilberedning.

8 Startpakke Startpakken udleveres fra Danske Ølentusiasters Festivalkontor og indeholder følgende: Dobbelt klæbende tape Parkeringstilladelser Smageglas Spisebilletter Udstillerarmbånd Antal I forhold til standstørrelse Forudbestilte tilladelser 1 smageglas pr. kvm. standplads Forudbestilte spisebilletter 1 udstillerarmbånd pr. kvm. standplads, dog maksimalt 25 stk. Tilkørselsforhold På grund af det fortsatte anlægsarbejde med den københavnske metro sker der løbende ændringer af tilkørselsforholdene til Lokomotivværkstedet. Der vil blive udsendt information om de aktuelle tilkørselsforhold til de tilmeldte udstillere umiddelbart før festivalen. Tidsfrister Der vil samme med Udstillerinformation II blive udsendt en komplet oversigt over de gældende tidsfrister for Ølfestival Det skal samtidig indskærpes at, for at vi kan yde jer den bedste service, skal I som udstillere meget gerne overholde de anførte tidsfrister. Udstillerinformation II Der vil blive udsendt yderligere informationer til alle tilmeldte udstillere efter tilmeldingsfristens udløb den 15. februar Udstillerinformation II vil indeholde informationer om: Tidsfrister og krav til indhold til festivalguiden. Annoncering i festivalguiden Oplysning om typer af parkeringstilladelser. Ansøgning om 5 cl. smagsprøver på specielle øl. Bestilling af spisebilletter. Bestilling af parkeringstilladelser. Bestilling af ekstra udstillerarmbånd. Bestilling af entrebilletter (kunne tidligere bestilles ved tilmelding) Bestilling af lagerplads (skulle tidligere bestilles ved tilmelding) Bestilling af ekstra strøm (skulle tidligere bestilles ved tilmelding) Oplysning om antal fadølsanlæg, køleskabe m.m. Oplysning om salg af varer i udstillerbutikken.

9 Udstillerarmbånd Alle medarbejdere på en stand skal bære det officielle udstillerarmbånd. Der er inkluderet et udstillerarmbånd pr. m2 standplads, dog maksimalt 25 udstillerarmbånd pr. stand. De inkluderede udstillerarmbånd udleveres samme med startpakken (se dette punkt) Der kan købes ekstra udstillerarmbånd til følgende priser: Købstidspunkt Gyldighed Pris eksklusiv moms Købt i forsalg Torsdag fredag - lørdag Kr. 300,00 Torsdag (på festivalen) Torsdag fredag lørdag kr. 300,00 Fredag (på festivalen) Fredag lørdag Kr. 200,00 Lørdag (på festivalen) Lørdag Kr. 100,00 De ekstra udstillerarmbånd kan bestilles før festivalen og dermed indgå i din startpakke, men det vil også være muligt at købe dem løbende under festivalen på vores Festivalkontor. Vi gør opmærksom på, at du som udstiller har mulighed for at få ombyttet dine udstillerarmbånd således, at du hvis du afleverer et brugt kan du få et nyt udleveret uden beregning. Udstillernes gæster Ønsker du som udstiller at invitere gæster til festivalen kan du købe entrebilletter via Danske Ølentusiasters sekretariat. Så sørger vi for at du bliver faktureret for de købte entrebilletter i forbindelse med slutafregningen (se dette punkt). Entrebilletterne koster kr. 100,00 eksklusiv moms og bestilles hos Danske Ølentusiaster sekretariat på sekretariat@ale.dk. Der vil ske afregning af antal købte billetter, dog kan der forhandles en særaftale om afregning af kun anvendte billetter Vagter Der vil være uddannede vagter til stede i hele festivalens åbningstid. Vagterne vil bære synlige Id-kort og alle deres anvisninger skal følges af gæster, frivillige og udstillere. Åbningstider Ølfestival 2016 For første gang i en årrække er der sket en ændring i åbningstiderne, dog kun lørdag. Ændringerne sker af en række forskellige årsager men det betyder, at vi åbner dørene allerede kl lørdag den 21. maj 2016 for alle der købt billet i forsalg. Til gengæld lukker Ølfestival 2016 lørdag aften kl De nye åbningstider er: Billetter købt i forsalg Billetter købt i døren Torsdag den 19. maj Fredag den 20. maj Lørdag den 21. maj