Messehåndbog til udstillere

Transkript

1 Messehåndbog til udstillere ADRESSER OG TELEFONNUMRE Arrangør Messefirmaet: Navn: Copenhagen Bike Show A/S Adresse: Industrikrogen 4 B 2635 Ishøj Kontaktperson: Christian Ritter Telefon: E mail: [email protected] Hjemmeside: Arrangør Messestedet: Navn: Lokomotivværkstedet Adresse: Lokomotivværkstedet OBV 037 Otto Busses Vej 5A 2450 København SV Kontaktperson: Tine Jægerskov E mail: [email protected] Telefon: Hjemmeside: Ansvarlig produktionsleder: Olivier Laraignou Mobil nr.: E mail: [email protected] ÅBNINGSTIDER & BILLETPRISER Opsætning Torsdag den 12. marts 2015 kl. 09:00 20:00 Deadline for bestilling af teknisk arbejde og inventar Deadline: 15/ Tæppe kan ikke bestilles efter denne dato og udvalget af inventar vil være begrænset.

2 Adgang for udstillere under messen Ugedage, datoer og adgangstider: Fredag den 13. marts 2015 kl. 08:00 20:00 Lørdag den 14. marts 2015 kl. 08:00 20:00 Søndag den 15. marts 2015 kl. 08:00 23:00 Adgang for besøgende under messen Fredag den 13. marts 2015 kl. 10:00 18:00 Lørdag den 14. marts 2015 kl. 10:00 18:00 Søndag den 15. marts 2015 kl. 10:00 18:00 Nedtagning Søndag den 15. marts 2015 mellem kl og Billetpriser Én dags billet (gyldig én af de tre udstillingsdage): Voksen: DKK 75, Børn (0 12): DKK 0, Partout billet (gælder til alle dage): Voksen: DKK 100, Børn (0 12): DKK 0, Billetter der købes på nettet (Billetto.dk) vil blive opkrævet et gebyr på kr. 5, Fribilletter Alle udstillere får et antal fribilletter stillet til rådighed til deres kunder og gæster. Information om dette udsendes medio/ultimo januar PRAKTISKE OPLYSNINGER Tvivlsspørgsmål Hvis du er i tvivl om praktiske forhold eller ønsker yderligere information, er du velkommen til at kontakte den tekniske produktionsleder. Affald Ved Lokomotivværkstedets bagindgang findes affaldscontainere. Til lettere affald, plastkopper, servietter etc. er der rundt om i hallen opstillet affaldsspande. Alarm Der er ingen alarm i Lokomotivværkstedet. For at sikre de udstillede genstande og at adgang til Lokomotivværkstedet kun sker via billetsalget, skal alle side porte i Lokomotivværkstedet være lukkede

3 under arrangementet. Portene kan kun benyttes i tilfælde af brand. Hvis du under messen får brug for at benytte side portene, beder vi dig rette henvendelse til messestedets tekniske afdeling. Arrangørkontor Arrangørkontoret findes i forhallen til venstre. Relevante kontaktpersoner og telefonnumre findes under afsnittet Adresser og telefonnumre. Belastning af tagkonstruktion Hvert enkelt hanebånd må maksimalt belastes med 80/160 kg med/uden snebelastning. Ophængning af tunge genstande skal foretages af teknisk afdeling. Bestilling og betaling for ydelser Alle ønsker skal bookes gennem messearrangøren senest den 15. februar Bestilling af supplerende ydelser under selve messen sker hos messestedets tekniske afdeling, og dette faktureres efter arrangement. Brand og flugtveje Teknisk afdeling rådgiver gerne om optimal udnyttelse af rummet i forhold til det specifikke arrangement og den efterfølgende brandgodkendelse. Følgende praktiske regler skal altid overholdes: Dørene til rum i Lokomotivværkstedet administrationsfløje skal holdes lukket. Brand og flugtveje må ikke spærres uden forudgående aftale med Lokomotivværkstedet teknisk afdeling. Røg, damp og os må ikke frembringes. Alt letantændeligt materiale, som opstilles i Lokomotivværkstedet, skal være brandimprægneret. Overdækning af standen/tagkonstruktioner skal godkendes af teknisk afdeling før opsætning. Brug af åben ild må ikke finde sted uden forudgående aftale med brandvæsnet. Lokomotivværkstedets personale ophænger brandskilte i hallen i fornødent omfang. Rygning Rygning i Lokomotivværkstedet er ikke tilladt. Emballage Ønskes der hjælp fra Lokomotivværkstedet til håndtering/opbevaring af tungere gods kan dette aftales med teknisk afdeling. Emballage skal være tydeligt mærket med navn. Opbevaring sker mod betaling, samt for den medgåede tid for håndtering af emballagen. Tom emballage må ikke opbevares på standen. Garderobe Der vil være en ubemandet garderobe for besøgende i Lokomotivværkstedets foyer i messens åbningstider. Vægge Alle skillevægge i Lokomotivværkstedet er hvide stof vægge det er ikke muligt at påklæbe, påklipse eller på nogen anden måde at sætte noget på disse vægge. Ødelagte vægge vil blive efterfaktureret. Det er muligt at printe direkte på væggen trykklar fil uden bleed, skal mailes til [email protected] senest 15/ og banneret vil være monteret når man ankommer skriv og få vejledning på størrelser.

4 Internetforbindelse I hallen findes trådløst netværk. Netværksnavn: udstiller_net Kode: welcometolokomotiv Lydanlæg Da det ikke umiddelbart er muligt at opdele Lokomotivværkstedet i lydisolerede sektioner, beder vi om, at man ved brug af lydanlæg tager hensyn til sine omgivelserne. Instrukser fra messearrangøren eller messestedet skal altid følges og efterkommes. Lyssætning Lyssætningen bestilles via linket som du får tilsendt af Lokomotivværkstedet. Lyssætningen i Lokomotivværkstedet foregår på fastmonterede lys rigge. Opsætning, nedtagning og fokusering af lyset foretages af Lokomotivværkstedets tekniske afdeling. Forsikring / Ansvar Der vil være vagt i Lokomotivværkstedet, når messen er lukket og om natten. Men for din egen skyld bør du som udstiller tegne de fornødne forsikringer, da hverken messefirmaet eller messestedet kan påtage sig noget ansvar for udstillernes ejendom. I tilfælde af tyveri kan Lokomotivværkstedet ej heller drages til ansvar. Opbevaring og lager Lokomotivværkstedet har meget begrænset opbevaringsmuligheder (se omtale under emballage ). Derfor kan opbevaring af tungere gods KUN finde sted, hvis standholderen har lavet en forudgående aftale med teknisk afdeling. Opbevaringen sker på eget ansvar. Eventuelle forsendelser skal være tydeligt mærket med navn på messen, periode, navn på standholder. Hvis forsendelsen ikke er tydeligt mærket, kan Lokomotivværkstedet ikke opbevare forsendelser. Ophængning Lokomotivværkstedets tekniske afdeling hjælper gerne med smukke og funktionelle ophængningssystemer. Ingen skilte eller lignende må hænges eller fremskydes ud over gange og åbne arealer. Der må ligeledes ikke bygges op over standshøjden (2 m) uden særlig aftale med Lokomotivværkstedet. Det er ikke tilladt at beskadige Lokomotivværkstedets gulve, vægge, tagkonstruktion og materiel med skruer, bor, søm eller på nogen anden måde. STANDOPBYGNING Alle stande skal være åbne og udstillerne må ikke lukke deres stande af udadtil eller lukke åbne hjørner af. Der må af brandhensyn ikke benyttes tag over standene. Lys / Spot Lys der skal monteres i riggen skal bookes gennem messefirmaet, da det kun er deres spot der må benyttes der. Udstillerne må gerne medbringe egne spot, men disse skal da monteres på egne stativer på gulv, og samtidigt respektere de øvrige krav til højde mv. som er beskrevet i denne håndbog.

5 HALLEN: Det er IKKE tilladt at bygge nogen form for vægge eller andet byggeri i lodret form i hallen med mindre der allerede er indhentet tilladelse til dette hos Lokomotivværkstedet. Den eneste form for byggeri som er tilladt er gulvbelægning og såfremt dette ønskes skal der indsendes tegning som Lokomotivværkstedet skal godkende. Såfremt udstillere fremover ønsker at bygge vægge eller anden form for byggeri i lodret form, skal der gøres specifikt opmærksom på dette og udstilleren vil blive placeret langs en ydervæg, såfremt det er muligt. Det MÅ IKKE bygges over bannerhøjden på 2 m uden forudgående aftale med Lokomotivværkstedet. Parkering Apcoa har parkeringsarealerne rundt om Lokomotivværkstedet hvor det er muligt at købe parkeringstilladelser for dagen eller på timebasis. Pris pr. time kr. 20,00 dagskort kr. 150,00. Personlige genstande Tasker, overtøj og lignende personlige genstande på standene bedes venligst være skjult for publikum for at sikre et smukt og ordentligt indtryk. Som alternativ opbevaringsmulighed kan garderoben benyttes. Se afsnittet: Garderobe Reception Lokomotivværkstedets har ingen reception. Rengøring Under messen forestår Lokomotivværkstedet rengøring af fællesarealer, dvs. gangarealer, foyer, toiletter og café. Udstiller hæfter for rengøring af fællesareal såfremt denne/dennes ansatte/dennes håndværkere efterlader fællesarealerne med affald her tales om træspåner/søm/pap m.m. fra udstillerens stand. Udstillere er selv ansvarlige for rengøring af stande, podier, montre etc. Ønsker man rengøring på standen, foretaget af Lokomotivværkstedet rengøringspersonale, kan denne ydelse bestilles på vedlagte bestillingsliste til tekniske ydelser. Rengøring på stande kan kun bestilles for hele udstillingsperioden. Teknisk afdeling Lokomotivværkstedets tekniske afdeling er ansvarlig for opsætning af stande, lys, lyd etc. og vil under hele opbygningen være til rådighed med rådgivning og assistance til udstilleren. Teknisk afdeling er beliggende i stueplan til højre bagerst i hallen. Relevante telefonnumre findes under afsnittet Adresser og telefonnumre. Ydelser bestilt efter deadline faktureres med ekstra 20 %. Ønskes assistance fra teknisk afdeling, udover forudbestilte ydelser, bedes du venligst kontakte teknisk afdeling. Bestilte ydelser vil blive faktureret via messefirmaet. Bistand fra Lokomotivværkstedet personale faktureres efter medgået tid for den bestilte ydelse, dog minimum 15 minutter. Ordrer modtaget i opbygnings perioden kan ikke garanteres udført til udstillingens åbning. Brug af eksternt teknisk udstyr skal forhåndsgodkendes af Lokomotivværkstedet tekniske afdeling. Alle anvisninger fra teknisk afdeling skal følges. Toiletter Dame /herre toiletter findes i stueplan ved indgangen samt bagerst i hallen.

6 Transport i Lokomotivværkstedet På grund af Lokomotivværkstedet særlige gulvkonstruktion kan der ikke benyttes andre køretøjer i Lokomotivværkstedet end dem, der udlånes eller godkendes af teknisk afdeling. Det gælder f.eks. lifte, palleløftere, rullevogne og trucks.