Tirsdag d. 5. februar 2013 kl i Fælleshuset.

Transkript

1 Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Indkaldelse til generalforsamling i grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Tirsdag d. 5. februar 2013 kl i Fælleshuset. Dagsorden 1. Valg af dirigent og optælling af fremmødte stemmeberettigede. 2. Formandens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år (beretning vedlagt som bilag 1). 3. Aflæggelse af to separate regnskaber for henholdsvis Æblehaven/ Blommehaven/Kildevangsparken, og fælleshusområdet, begge med revisionspåtegning (vedlagt som bilag 2 og 3). 4. Indkomne forslag. 1) Bestyrelsen foreslår at vejbelysningen overgår til kommunen. (vedlagt bilag 4). 2) Bestyrelsen foreslår, at vi bruger op til kr. til forbedring af køkken og toiletfaciliteter i fælleshuset. Beløbet tages fra fælleshusets egenkapital som pt. er på ca kr. 3) Bestyrelsen foreslår, at medlemmerne får adgang til den lille garage samt værkstedet ved fælleshuset. For eksempel til mindre reparationer af biler, cykler osv. Adgangen forudsætter en oprydning i garagen og værkstedet. Bestyrelsen vil indkalde til en arbejdsweekend. 5. Valg af formand. Der skal vælges en Formand for en periode på 2 år. Niels Ole Dvinge ÆH55 modtager gerne genvalg. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. Bestyrelsesmedlemmer: Gurli Hansen KVP22 er på valg. Modtager gerne genvalg. Suppleanter: Der skal vælges 2 suppleanter. 7. Valg af 2 revisorer og suppleanter for disse Revisorer: Suppleanter: Der skal vælges 2 suppleanter. 8. Fremlæggelse og godkendelse af to separate budgetter for henholdsvis Æblehaven/Blommehaven/Kildevangsparken og fælleshusområdet. Herunder fastsættelse af kontingent for indeværende regnskabsår (vedlagt som bilag 5). Bestyrelsen foreslår at kontingent fastholdes på kr (belysning) = årligt. Bestyrelsen foreslår af beløbet for leje af fælleshus fastholdes på kr pr. døgn. 9. Eventuelt.

2 Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage

3 Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Formandens beretning Bilag 1 Vedligeholdelse Vi får stadig revnedannelse i vores veje og eneste løsning er at forsegle revnerne. Arbejdet skal udføres når det er koldest, dog ikke med frost, og det planlægger vi udført i dette forår. Der har igen været entreprenørmaskiner på vores kantsten på Kildevangsvej og denne gang er det i forbindelse med Banedanmarks projekt med den nye omfartsvej. Banedanmark har erkendt ansvar og det vil blive repareret dette forår. Endelig er det sket noget i sagen omkring vores vejbelysning. Alle parcelejere i grundejerforeningen skulle have modtaget et brev fra kommunen. Den nuværende aftale om servicering og vedligeholdelse er fra kommunens side opsagt pr. 1.juni 2013, og det giver os 2 muligheder. Vi kan selv forestå alt omkring belysningen eller vi kan indgå en ny aftale med kommunen, som skitseret i brevet. Det skal siges, at vores grundejerforening opfylder alt det formelle og kan derfor umiddelbart indgå en sådan aftale med kommunen. Derfor har bestyrelsen forslag til generalforsamlingen omkring dette emne. Der har været endelig ekspropriationsforretning omkring udvidelse af banen til 2 spor. Der eksproprieres et areal på 210 kvm. længst mod SV (over for varmecentralen i Kildevangsparken), og der eksproprieres ca kvm. fra den nye sti under banen i vores område, og ud til Asmindrupvej (se kort side 2). Erstatningen for afståelse af disse områder andrager kr Ekspropriationen af 1500 kvm. sti ud til Asmindrupvej medfører jf. gældende regler ingen erstatning, og det har vi efterprøvet ved vores rådgiver. Den eksproprierede sti vil ved afslutning af byggearbejdet med de 2 spor overgå til kommunen, som også overdrages ansvaret for vedligeholdelse af stien, inkl. belysningen. I forbindelse med etableringen af sti under banen, som nævnt sidste år, har foreningen gjort indsigelse vedrørende gennemskæring af vores støjvold ud for ÆH26. At støjkravet er efterlevet ved gennemskæringen er uinteressant for os. Det vigtige er, at vi efter projektets gennemførelse har samme støjdæmpning i vores område som vi havde inden gennemskæringen af vores støjvold. Med andre ord, vil vi ikke acceptere mere støj i vores område efter gennemskæringen af støjvolden. Dette argument har Banedanmark accepteret og der vil i forbindelse med gennemskæringen af vores støjvold, blive etableret støjskærme med samme støjdæmpende effekt som den nuværende støjvold. Som planen er nu, vil overskæringen ved Asmindrupvej blive lukket i sommeren 2014 med henblik på etablering af tunnel under banen. Både tunnelen ved Asmindrupvej, men også tunnelen tilhørende den nye sti under banen i vores område. Midlertidig adgang til vestsiden af byen til fods, vil foregå via en midlertidig gangbro over banen, som starter i vores område og ender overfor indkørslen til brugsen. Projektet færdiggøres Vinterbeskæring dette forår, påtænkes at omfatte støjvolden langs banen. Den trænger til en udtynding for at reducere antallet af træer. Er der tid/penge i overskud, overvejer vi området ved legepladsen ved fælleshuset.

4 Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Bilag 1 Legepladser Den store gynge SKAL genetableres dette forår. Sandkassen ved fælleshuset har fået skiftet sand, men trænger også til en renovering. Vi må erkende at gyngen ved fælleshuset ikke holder meget længere og derfor søger vi efter en erstatning. Fælleshus Aktivitetsniveauet i fælleshuset har desværre været under forventet og det eneste positive der kan siges omkring dette er, at vi er lykkedes med at tilpasse udgifterne til indtægterne. At der var færre graddage i 2012 reflekteres også i regnskabet. Vi har anskaffet 2 varmeplader så det nu er muligt at holde en buffet varm. Vi er tilfredse med indholdet og udstyret i vores køkken men indretningen efterlader meget at ønske. Vi går derfor med overvejelser omkring hvordan vi kan gøre køkkenet mere tidssvarende og mere hensigtsmæssigt. Samtidig trænger vores toiletter på 1. sal også til en gennemgang med henblik på renovering. Derfor har bestyrelsen stillet forslag til generalforsamlingen omkring investering af op til kr i renovering af fælleshuset på disse områder. Venlig Hilsen Niels Ole Dvinge Formand

5 G/F Vipperød Frugtplantage Bilag 2 RESULTATOPGØRELSE 1/1-31/ Budget INDTÆGTER Resultat Salg: Kontingenter ,00 Andet salg 200,00 Restance gebyr 823, Salg i alt ,65 UDGIFTER Vedligeholdelse arealer: Kontraktmæssig vedligeholdelse , Vinterberedskab , Konsulent bistand 0, Anden vedligeholdelse , Materialer 472, Brændstof 0,00 0 Rep. og vedligehold. legeplads , Småanskaffelser 0, Vedligeholdelse arealer i alt ,32 Garageomkostninger: 500 Lys/varme 0, Rep. og vedligeholdelse 0, Garage i alt 0,00 Administration: Forsikringer 5.933, Kontorartikler 3.529, EDB 300,00 0 Porto 0, Bankgebyrer 1.119, Møder/generalforsamling 975, Honorarer , andre adm. Omkostninger 45, , RESULTAT FØR AFSKRIVNINGER ,13 Afskrivninger: Maskiner , Afskrivninger i alt , RESULTAT FØR RENTER ,40 Renter: Renteindtægt bank/giro 4.209, Renter i alt 4.209, RESULTAT FØR HENSÆTTELSER ,84 Hensættelser: Stier/veje ,00 Trafikhindringer ,09 Vinter 6.218, Legepladser , Hensættelser i alt ,84 0 ÅREST RESULTAT 0,00

6 G/F Vipperød Frugtplantage BALANCE 31/ AKTIVER Materielle anlægsaktiver: Maskiner, saldo 1/ ,98 Fragang ,00 Afskrevet 1/ ,25 Årets afskrivning , ,98 0,00 Likvide beholdninger: Driftskonto ,10 Dankortkonto 1.626,77 Aftalekonto 0,00 Højrentekonto ,95 Kassebeholdning 177, ,06 Tilgodehavender: Tilgodehavender medlemmer 1.250,00 Andre tilgodehavender , ,00 AKTIVER I ALT ,06 PASSIVER Egenkapital: Saldo 1/ ,10 Årets resultat 0, ,10 Hensættelser: Stier/veje: Saldo 1/ ,05 Afgang ,00 Hensat , ,05 Legepladser: Saldo 1/ ,43 Afgang ,00 Hensat , ,43 Trafikhindringer ,09 Vinter 6.218, ,84 Kortfristet gæld: Mellemregning kreditorer ,38 Skyldige omkostninger 300,00 Skyldig A-skat 0,00 Skyldig AM 0,00 Mellemregning fælleshus , ,64 PASSIVER I ALT ,06 Foranstående er revideret og fundet i overenstemmelse med bogføringen Revisionsbenærkninger: Dato Teddy Jacobsen, revisor Johnny Pedersen, revisor

7 Fælleshus Bilag 3 RESULTATOPGØRELSE 1/1-31/ Budget INDTÆGTER Resultat Salg: Lejeindtægter ,00 Anden salg 0, Salg i alt ,00 UDGIFTER Vedligeholdelse fælleshus: Småanskaffelser 1.770, Rep. og vedligeholdelse 649, Vedligeholdelse arealer i alt 2.419,00 Driftsomkostninger fælleshus: Forbrugsafgifter 5.585, Vand 1.030, El 8.219, Naturgas , Forsikringer 6.113, Rengøring 0, Driftsomkostninger i alt ,53 Administration: 100 Bankgebyrer 0, Administration i alt 0, RESULTAT FØR RENTER (4.054,53) Renter: Renteindtægt bank ,00 0 Renteindtægter værdipapirer 0, Renter i alt ,00 RESULTAT FØR HENSÆTTELSER ,47 HENSÆTTELSER: Hensat Fællehus , ,47 0 ÅRETS RESULTAT 0,00

8 Fælleshus BALANCE 31/ AKTIVER Materielle anlægsaktiver: Fælleshus , ,00 Tilgodehavender: Mellemregning Grundejerforeningen , ,26 Værdipapirer: SPKS Garantbevis , ,00 AKTIVER I ALT ,26 PASSIVER Egenkapital: Saldo 1/ ,28 Årets resultat 0, ,28 Hensættelser: Fælleshus: Saldo 1/ ,51 Afgang ,00 Hensat , ,98 Kortfristet gæld: Forudbetalinger 2.000, ,00 PASSIVER I ALT ,26 Foranstående er revideret og fundet i overenstemmelse med bogføringen Revisionsbenærkninger: Dato Teddy Jacobsen, revisor Johnny Pedersen, revisor

9 Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Bilag 4 Forslag vedrørende vejbelysning. Kommunen har opsagt vores vedligeholdelseskontrakt på vejbelysningen pr. 1. juni 2013, og derfor skal vi beslutte hvordan vi vedligeholder vores lamper efter denne dato. Som det er nu, har kommunen ansvaret for alle vores lamper, og den betaler for strøm og udskiftning af lampehoveder. Det betyder også at kommunen bestemmer hvornår der skal være lys i lamperne. Hvis vi tager imod kommunens tilbud om betaling af kr. 420,- pr. ejendom fra 1. juni 2013, så fortsætter vi som hidtil, og det er stadig kommunens ansvar at lamperne lever op til gældende lovgivning, og det er kommunen der bestemmer lygtetændingstiderne. Vi kan også selv stå for vedligeholdelsen. Det betyder at vi selv skal udskifte lampehovederne efter gældende lovgivning, og selv stå for styringen af belysningen, og vi bestemmer selv lygtetændingstiderne. Der anvendes i dag ca kwh pr. år. Vi kan også entrere med SEAS-NVE om at stå for opgaven. Så har de ansvaret for belysningen, og det er deres ansvar at belysningen lever op til gældende lovgivning. Lygtetændingstiderne vil reflekteres i kontrakten. Økonomi: Kommunen har ansvaret: Kr. 420 pr. parcel pr. år giver kr ,- pr. år Vi overtager selv ansvaret: Strømforbrug kwh pr. år. Anslået kr ,- pr. år. 170 lamper skal løbende udskiftes efter gældende lovgivning plus evt. styring. Anslået kr ,- pr. lampe. SEAS-NVE overtager ansvaret: Nuværende kontrakter SEAS-NVE indgår ligger på kr ,- pr. år pr. lampe. SEAS-NVE mener at vi lander omkring kr ,- pr. lampe pr. år for vores anlæg. Anslået udgift pr. år kr ,- Bestyrelsen foreslår at kommunen står for vedligeholdelse af vejbelysningen, og kontingent for hele året bliver derved kr = 3120

10 Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage TOM SIDE

11 G/F Vipperød Frugtplantage Bilag 5 Budget 1/1-31/ INDTÆGTER 2012 Salg: Kontingenter 184 x ( ) Salg i alt UDGIFTER Vedligeholdelse arealer: Kontraktmæssig vedligeholdelse Vinterberedskab Konsulent bistand Anden vedligeholdelse Materialer Brændstof Rep. og vedligehold. materiel Belysning Småanskaffelser Vedligeholdelse arealer i alt Garageomkostninger: 500 Lys/varme Rep. og vedligeholdelse Garage i alt Administration: Forsikringer Kontorartikler EDB Porto Bankgebyrer Møder/generalforsamling Honorarer Telefon/adm.omk.godtgørelser andre adm. Omkostninger BUDGET FØR AFSKRIVNINGER Afskrivninger: Maskiner Afskrivninger i alt BUDGET FØR RENTER Renter: Renteindtægt bank/giro Renter i alt BUDGET FØR HENSÆTTELSER Hensættelser: Stier/veje Legepladser Hensættelser i alt BUDGETTERET RESULTAT 0

12 Fælleshus Budget 1/1-31/ INDTÆGTER 2012 Salg: Lejeindtægter 30 x Salg i alt UDGIFTER Vedligeholdelse fælleshus: Småanskaffelser Rep. og vedligeholdelse Ekstraordinær renovering Vedligeholdelse arealer i alt Driftsomkostninger fælleshus: Forbrugsafgifter Vand El Naturgas Forsikringer Rengøring Driftsomkostninger i alt Administration: 0 Bankgebyrer 0 0 Administration i alt BUDGET FØR FINANCIERING ( ) Renter: Renteindtægt bank Renter i alt BUDGETTERET RESULTAT ( )