Risikorapportering til Regionsrådet om Det Nye Universitetshospital i Aarhus 1. kvartal 2013

Transkript

1 Risikorapportering til Regionsrådet om Det Nye Universitetshospital i Aarhus 1. kvartal 013 Skrevet af Birgitte Møller (Rådgivergruppen) Godkendt af Klaus Bræmer Jensen (Rådgivergruppen) 1 /5

2 Indhold 1 Indledning... 3 Overordnet status ved udgang af 1. kvartal Oversigt over risikoniveau ift. 4. kvartal Beskrivelse af udviklingen i risici behandlet i sidste kvartalsrapport Nye risici Andet igangværende risikoarbejde Risikooversigt Risikovurdering Risikooversigt Risikostyringsprocedure for DNU-projektet... 4 /5

3 1 Indledning Regionsrådet for Region Midtjylland behandlede den 17. december 008 et dagsordenspunkt om risikostyring vedrørende Det Nye Universitetshospital (DNU-projektet). Regionsrådet godkendte blandt andet, at der udarbejdes overordnede risikorapporter til Regionsrådet hvert kvartal fra udgangen af 1. kvartal 009. Nærværende rapport vedrørende risikorapportering til Regionsrådet for Det Nye Universitetshospital ved udgangen af 1. kvartal 013. Rapporten er udarbejdet af Rådgivergruppen DNU (RG) på baggrund af dialog med bl.a. Projektafdelingen (PA), og beskriver de risici, der af RG er vurderet at være de mest betydningsfulde indenfor bygge- og anlægsarbejder i DNU-projektet. Denne vurdering er foretaget på grundlag af de risici indenfor bygge- og anlægsarbejder, der er identificeret i forbindelse med den daglige risikostyring af DNU-projektet. Rapporten fokuserer især på de risici, der er vurderet at være relevante for Regionsrådet (RR). I perioden 1. kvartal 013 har der været afholdt licitation for S1 og N, hvilke begge holdt sig indenfor budget. Udførelsesarbejdet for S1 er igangsat indenfor tidsplanen ligesom N forventes opstartet planmæssigt i. kvartal 013. Licitation på C-gangen er afholdt i perioden. Licitationsresultatet lå lidt over budget, hvorfor Regionsrådet d. 9. maj 013 bliver ansøgt om yderligere finansiering. Opstart af udførelse er som følge heraf forsinket ca. måneder. Udførelse af N1 forløber planmæssigt, dog har vinteren 01/013 været lang og kold, hvilket har medført at de afsatte midler til vinterforanstaltninger er opbrugt. RG er i samarbejde med PA ved at analysere hvad der skal tilføres projektet til vinterforanstaltninger for den kommende vinter samt hvorledes dette skal finansieres. Der har i perioden ligeledes været et stort forbrug af uforudsete udgifter. Specielt byggemodningsprojektet viser sig at være under pres, hvorfor der ligeledes i samarbejde med PA pågår udarbejdelse af forslag til håndtering af dette. PA har anmodet NIRAS om en nærmere analyse af forbruget til uforudsete udgifter på hhv. byggemodningsprojektet og N1. Dette forventes færdiggjort primo juni 013. Til imødegåelse af risici omkring manglende prækvalifikationsansøgninger er der i perioden gjort et større kommunikationsarbejde mhp. at synliggøre projektet overfor entreprenørerne, hvilket allerede har vist sig at have positiv indflydelse på antallet af ansøgere. Der er desuden i perioden afleveret projektforslag for ombygning af Bygning G og F1, ligesom der er afleveret dispositionsforslag for ombygning af AUH Skejby. Begge disse projekter er afleveret indenfor den aftalte økonomiske ramme. Der er fortløbende udfordringer på byggemodnings- og færdiggørelsesarbejdet, men alligevel har der været en stor og omfattende fremdrift i 1. kvartal 013. I nærværende rapport behandles udover de risici der hører hjemme i 1. kvartal 013, også de risikoemner der er identificeret ved overgangen til. kvartal 013. Dette gøres for at gøre Region Midtjylland bekendt med disse forhold, således at RR, PA og RG sammen kan håndtere disse emner rettidigt. Risikostyringsprocessen er beskrevet i vedlagte bilag. 3 /5

4 Overordnet status ved udgang af 1. kvartal Oversigt over risikoniveau ift. 4. kvartal 01. Nedenstående tabel giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet pr. 1. kvartal 013 set i forhold til 4. kvartal 01. I tabellen er 10 risici oplistet, hvoraf to emner er nye i forhold til sidste risikorapport. I forhold til sidste risikorapport er følgende risikoemne lukket: Risici i udførelsesfasen. PA og RG har i løbet af Q4-01 og Q1-013 afholdt risikoworkshops vedr. potentielle risici i udførelsesfasen og projekteringsfasen. Under disse risikoworkshops er der identificeret en bruttoliste af mulige risici i udførelsesfasen, som bl.a. omhandler sikkerhed på byggepladsen i udførelsesfasen, fokus på overholdelse af tidsplaner og økonomi i udførelsesfasen mv. Projektledelse og udførelsesorganisationen vil løbende have fokus på emnerne og vil inddrage disse i rapporteringen til Regionsrådet, når/hvis risikoniveauet forhøjes for de enkelte risici på bruttolisten. I nærværende kvartalsrapport er et nyt risikoemne inkluderet, som udspringer af risikoemnet Risici i udførelsesfasen, nemlig Afsatte midler til vinterforanstaltninger og uforudsete udgifter i udførelsesfasen. Derudover behandles risikoemnet Overholdelse af udflytningstidsplan fortsat i rapporten og dette emne relaterer sig også til risici i udførelsesfasen. De nye risikoemner, Lagerkapacitet i forbindelse med ud- ind- og mellemflytninger, og Afsatte midler til vinterforanstaltninger og uforudsete udgifter i udførelsesfasen behandles under afsnit.3 i nærværende rapport. Risikoniveauet er vurderet på tre parametre: Økonomi, Tid og Kvalitet sammenstillet med Konsekvens og Sandsynlighed for, at den pågældende risiko indtræffer. Den samlede risikovurdering for de enkelte risici angives i form af en farveskala, som er nærmere forklaret under afsnit 3.1 Risikovurdering. Den overordnede betydning af farveskalaen er: Grøn = Ikke kritisk Gul = Observation Rød = Kritisk 4 /5

5 Tabel 1: Udvikling i risikoemner ift. 4. kvartal 01 Projektets Nr. hovedrisici Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 Overholdelse af budgetter og tidsplaner i forbindelse med udarbejdelse af dispositions- og projektforslag Forbedret Uændret Forbedret Placering af heliport ved Akutcenteret (HH1) Forværret Forværret Forværret 3 Rettidig indarbejdning af bygherreleverancer (IT- og medikotekniske løsninger, teknisk inventar og løst inventar). Uændret Uændret Uændret 4 Overholdelse af budgetter, tidsplan og kvalitet i forbindelse med ombygning af eksisterende Skejby Sygehus (SKS) Uændret Forbedret Forbedret 5 Overholdelse af udflytningstidsplan Uændret Forbedret Uændret 6 Manglende disponering og indretning af hele det onkologiske område Uændret Uændret Uændret 7 Få prækvalifikationsansøgere Svagt forbedret Svagt forbedret Uændret 8 Divergens mellem PL-regulering og byggeindeks Uændret Uændret Uændret 9 Lagerkapacitet i forbindelse med ud-, ind- og mellemflytninger Ny Ny Ny 10 Afsatte midler til vinterforanstaltninger og uforudsete udgifter i udførelsesfasen Ny Ny Ny 5 /5

6 . Beskrivelse af udviklingen i risici behandlet i sidste kvartalsrapport..1 Overholdelse af budgetter og tidsplaner i forbindelse med udarbejdelse af dispositionsog projektforslag (Risikoemne nr. 1) I dette projekt har bygherren, for at leve op til statens tilsagn, besluttet at arbejde med 5 % uforudseelige udgifter til udførelsen i de enkelte delprojekter. Dette begrundes dels i, at de tidligere i projektet gennemførte projektelementer i form af Det typificerede hus og Standardrumsprojektet har givet en bedre prismæssig bearbejdning end normalt på skitseprojektstadet og dels ud fra, at der løbende har skullet findes kompenserende besparelser for alle uforudseelige forhold som måtte dukke op i dispositions- og projektforslagsarbejdet. Endvidere er der etableret en risikopulje og en justeringsreserve i projektet, hvis der ikke i fornødent omfang kan findes kompenserende besparelser. Derudover er der identificeret en række ændringsforslag i Besparelses- og prioriteringskataloget, som ligeledes kan inddrages i fornødent omfang. Der er tale om store og komplicerede bygningsanlæg og i bearbejdning af disse kommer der ny viden og erkendelse, der som oftest vil være omkostningsdrivende. Selv små procentvise tillægsudgifter svarer til et større beløb i kroner. Ca. 87 % af det samlede DNU-projekts dispositions- og projektforslag er gennemført og ekstraudgifter er i denne forbindelse finansieret af risikopuljen. For nuværende er der desuden indgået kontrakt på nybygnings- og anlægsarbejder for ca. 6 % af de samlede udbudsområder. Pt. mangler udarbejdelse af projektforslag for onkologiområdet, Forum samt dele af hoved/neurocentret. Det har vist sig at være nødvendigt at revurdere programmet for Vare/Affald bl.a. for at tilgodese arbejdsmiljø og en effektiv drift. Forslag til finansiering af merudgift blev godkendt på Regionsrådsmøde 3. januar 013. Det har desuden vist sig nødvendigt at revurdere programmet for Rørpost. Forslag til finansiering af merudgift blev godkendt på regionsrådsmøde 3. januar 013. Det samlede risikobillede vurderes forbedret ift. sidste rapportering, idet projektforslag for Vare + Affald samt Rørposten er afleveret i perioden... Placering af heliport ved Akutcenteret (HH1) (Risikoemne nr. ) Den tidligere planlagte placering af en ny heliport på terræn ved Akutcentret har vist sig at medføre uacceptable vindgener for den gående og kørende trafik i området. Dette betyder, at det har været nødvendigt at træffe beslutning om en ny placering og udformning af HH1. Findes der ikke en gangbar løsning for heliportplaceringen kan dette have konsekvenser for om der er helikopterbetjening til Akutcentret ved idriftsættelse. En arbejdsgruppe mellem PA og RG har undersøgt mulighederne for alternative placeringsmuligheder og løsningsmodeller, og der er i den forbindelse udarbejdet et notat, som belyser de myndighedsmæssige forhold omkring valg af en løsningsmodel, hvor heliporten etableres på taget af et P- 6 /5

7 hus placeret inden for ringvejen i forbindelse med Akutcentret. På baggrund af dette arbejde er der udarbejdet et løsningsforslag, som bliver indstillet til regionsrådets godkendelse juni 013. Med dette forslag vil det være muligt at etablere en hensigtsmæssig løsning inden Akutcentret tages i brug. Region Midtjylland har den 17. december 01 modtaget svar fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, der dels tilkendegiver, at et OPP-projekt vil være i overensstemmelse med regnskabsinstruksen for kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier, dels at Region Midtjylland hører Økonomi- og Indenrigsministeriet om fastsættelse af evt. deponeringspligt for projektet. I 1. kvartal 013 er der på baggrund af dialog med Flyvetaktisk Kommando fremkommet skærpede krav til heliportens højde ift. P-huset. Der er tilkendegivet ønsker/krav om en evt. overdækning af de bygningsnære vej- og stisystemer samt bygningsnære overfladeparkering. Dertil kommer spørgsmål ift. indflyvningsvinkel. Dette giver en øget risiko for alternativ placering af militærhelikopteren, medførende omladning af akutte patienter. Alternativt vurderes pt. om løsningen kan være at øge højden af stålkonstruktinen til heliportplatformen. Begge løsningsmodeller kan potentielt udfordre anlægsøkonomien, tidsplanen samt kvaliteten. Hævning af heliportens højde vil øge de anlægsøkonomiske udgifter til stålkonstruktionen samt elevatortracé etc. Såfremt denne løsningmodel ikke er anlægsøkonomisk realiserbar, kan det påvirke tidsplanen for P-huset. Dertil kommer, at en sådan konsekvens vil medføre, at den store militærhelikopter ikke kan have flyvninger med akutte patienter med landing ved Akutcentret, hvorved der vil ske en øgning af antallet af patienter, der kræver omladning fra helikopter inden ankomst til Akutcentret. Som risikoreducerende tiltag arbejdes der fortsat med forskellige løsningsmodeller, såsom øgning af højden på P-huset, hævning af helportens stålkonstruktion, samt evt. alternativ placering af landingsplads for HH1. Derfor vurderes det samlede risikoniveau øget på økonomi, tid og kvalitet ift. sidste risikorapport...3 Rettidig indarbejdning af bygherreleverancer (IT- og medikotekniske løsninger, teknisk inventar og løst inventar) (Risikoemne nr. 3) Bygherreorganisationen skal opbygges til at sikre en stor, omfattede og i nogle henseender kompliceret bygherreleverance. Det er i en skala, som kun få har prøvet før. Samtidig er der en ret stor tidsforskydning mellem bygningsprojektering og den aktuelle bygherreleverance, og da bygningerne naturligvis skal være forberedt til bygherreleverancerne, skal data herfor tilgå de bygningsprojekterende i rette tid, hvilket er væsentligt for fremdriften i det samlede projekt. Der afholdes løbende koordineringsmøder mellem PA, RG, Niras, TA og bygherreleverandørerne m.h.p. løbende opfølgning omkring rettidig indarbejdelse af leverancerne. Desuden er der indgået aftale med RG om at påtage sig en projekteringslederrolle ift. bygherreleverandørerne. Ligeledes 7 /5

8 arbejdes der løbende på opbygning af et risikorapporteringssystem for bygherreleverancerne med udgangspunkt i de procedurebeskrivelser for risikostyring der er gældende for DNU-projektet. Risikoniveauet vurderes uændret ift. sidste rapport, men er fortsat aktuelt, idet der fortsat er behov for fokus og kompetenceopbygning i bygherrens organisation mhp. konsolidering af bygherreleverancerne. Dertil kommer, at der fortsat er behov for kvalitetssikring af selve risikostyringen/rapporteringen af bygherreleverancerne. Rapporterne drøftes løbende på koordineringsmøderne...4 Overholdelse af budgetter, tidsplan og kvalitet i forbindelse med ombygning af eksisterende Skejby Sygehus (SKS) (Risikoemne nr. 4) Der er af Regionsrådet blevet vedtaget en budgetramme på 430 mio. kr. til ombygning af eksisterende Aarhus Universitetshospital, Skejby. For at overholde denne budgetramme er der foretaget en række prioriteringer i ombygningsarbejderne. I forbindelse med ombygningsarbejder af eksisterende byggeri kan der opstå en række uforudsete bygningsmæssige problemer og udfordringer, som muligvis vil betyde, at der bliver behov for yderligere prioriteringer og besparelser i ombygningsarbejderne. Hertil kommer, er der i forbindelse med ombygningsprojekter kan opstå behov for moderniseringer, som ikke er direkte nødvendige for ombygningen, men som er oplagte at foretage, når der foretages en række andre ændringer i bygningen. Dette kan lægge pres på kvalitetsniveauet i de løsninger man vælger i ombygningsarbejderne. Som risikoreducerende tiltag arbejdes der i projekteringen af ombygningsarbejderne med at bruge de eksisterende lokaler med eksisterende set-up i videst muligt omfang. Der vil desuden løbende blive foretaget en vurdering af nødvendigheden af de enkelte ombygningsarbejder. Derudover arbejdes der frem til sommeren 013 med udarbejdelse og færdiggørelse af dispositions- og projektforslag for ombygningsarbejderne, hvilket løbende vil afdække de økonomiske og dermed kvalitetsmæssige udfordringer der måtte være i ombygningen. Der er i perioden afleveret og godkendt dispositionsforslag for ombygning af AUH Skejby. Dispositionsforslaget holdt sig indenfor den økonomiske ramme, hvilket betyder, at det forudsatte kvalitetsniveau i ombygningsarbejderne formentlig ikke sættes under pres og ligeledes ikke medfører tidskrævende omprojektering. Risikoniveauet vurderes derfor forbedret på tid og kvalitet ift. sidste kvartalsrapport...5 Overholdelse af udflytningstidsplan (Risikoemne nr. 5) Udflytningstidsplanen blev godkendt på Regionsrådsmødet d. 19. december 01, og der er siden arbejdet med at detaljere og udvikle planen. Dette arbejde foregår i et samarbejde mellem PA, M&I, TA, IT, Sundheds IT og Regions IT, og med NIRAS som koordinator. 8 /5

9 Der er således nu udarbejdet en samlet udflytningstidsplan i sammenhæng med udførelsestidsplanen omfattende det samlede projekt (nybyggeri, logistik og forsyning samt ombygning SKS). Resultatet bekræfter i stort omfang overholdelse af udflytningstidsplanen, idet der dog er identificeret nogle områder, hvor der skal findes ekstra tid eller ske en overlapning af aktiviteter. Disse emner fastholdes i en statusoversigt, og behandles i samarbejde mellem RG, PA, M&I, TA, IT, Sundheds IT og Regions IT. Den samlede udflytningstidsplan med tilhørende statusoversigt forventes forelagt styregruppen inden sommerferien med henblik på godkendelse. Bygning O skal gennemgå en betydelig ombygning og er tidsmæssig på kritisk vej. Der er i det forløbne kvartal undersøgt hvordan ombygningen kan tilrettelægges i forhold til de bindinger der er. Herudover er det vurderet, at der er behov for mindre tid til ibrugtagningen end forudsat i udførelsestidsplanen. Dette tilsammen sandsynliggør, at ombygning og indflytning i bygning O kan gennemføres indenfor udflytningsplanens rammer. Risikoniveauet på tid vurderes reduceret i forhold til sidste kvartal, mens der vurderes uændret risikoniveau på økonomi og kvalitet...6 Manglende disponering af hele det onkologiske område (Risikoemne nr. 6) Den disposition der pt. er gældende for onkologien, er spredt i nybyggeriet på forskellige lokationer. Dette medfører, at den funktionelle sammenhængskraft og drift ikke er optimal på det onkologiske område. Dermed er der risiko for at onkologien ikke kan bidrage tilstrækkeligt til realisering af effektiviseringskravet for projektet. Styregruppen for DNU har besluttet at indstille til Regionsrådet, at der planlægges efter at tilføre 85 mio. kr. (indeks 10,5) til onkologien, hvilket behandles på regionsrådsmøde d. 9. maj 013. Afventningen af godkendelse den økonomiske ramme forventes ikke at udfordre hovedtidsplanen, hvorfor risikoniveauet på tid vurderes uændret lav. På økonomi og kvalitet vurderes risikoniveauet at være uændret gult, idet de økonomiske rammer på rapporteringstidspunktet for nærværende rapport ikke er endeligt afklaret...7 Få prækvalifikationsansøgere (Risikoemnet nr. 7) Ved prækvalifikationsrunderne på nybyggeopgaverne er der tidligere observeret en faldende interesse i at søge om prækvalifikation på to af de tre storentrepriser, nemlig Råhus- og lukningsentreprisen samt Apteringsentreprisen. Dette kan i værste fald give anledning til højere priser og/eller risiko for at udbuddet annulleres. Den manglende interesse kan skyldes flere faktorer; lokale markedsforhold, udbudsbetingelser, udbudsstrategi, strategiske overvejelser hos de bydende mv. PA og RG har i forlængelse af den dalende interesse gjort en række tiltag som har til hensigt at gøre det mere attraktivt for entreprenørerne at søge om prækvalifikation på nybyggeriet. Bl.a. blev der d. 17. januar 013 afholdt et informationsmøde vedr. de kommende udbud, ligesom man er blevet 9 /5

10 enige om, at man vil forsøge at skabe interesse for projektet blandt udenlandske entreprenører. Derudover er det besluttet at afholde endnu et informationsmøde for markedet d. 8. maj 013. I løbet af 1. kvartal 013 er der gennemført en række mindre møder med flere entreprenørvirksomheder vedr. DNU-projektet, og der blev i 1. kvartal også truffet beslutning om en opdeling af S i mindre entrepriser, for derved at tiltrække mellemstore aktører. Ved ansøgningsfristen for prækvalifikation på S har der vist sig at være en tilfredsstillende interesse både blandt udenlandske (3 stk.) og mellemstore entreprenører. Prækvalifikationsvurderingen pågår pt. og offentliggøres i maj 013. Risikoniveauet vurderes som svagt forbedret på økonomi og tid, idet de risikoreducerende tiltag (informationsmøder, artikler i dagspressen, pressemeddelelser mv.) har haft en positiv effekt på interessen for udbuddene. PA og RG har dog fortsat stor fokus på risikoemnet...8 Divergens mellem PL-regulering og byggeindeks (Risikoemne nr. 8) Der er en generel risiko for alle kvalitetsfondsprojekterne, som vedrører det forhold, at staten regulerer kvalitetsfondsprojekterne med pris- og lønindekset, frem for byggeomkostningsindekset. De to indeks følger ikke samme udvikling. Dette betyder, at tilsagnsrammerne fra statens side reguleres anderledes end byggeomkostningsindekset tilsiger. Det udgør en potentielt væsentlig problemstilling, der drøftes på tværs af de kvalitetsfondsfinansierede sygehusprojekter via Danske Regioner. Der er usikkerhed om den økonomiske konsekvens af denne risiko. Der er usikkerhed i forhold til, om Staten vil kompensere regionerne for forskellen mellem de to indeks. Derfor vælger Region Midtjylland indtil videre selv at håndtere usikkerheden i de enkelte kvalitetsfondsprojekter. I risikorapporten for 3. kvartal 013 vil der være et opdateret skøn på den økonomiske udfordring. I dette skøn vil Statens nyeste anlægs-pl fra juni være indarbejdet. Risikoniveauet vurderes uændret på økonomi, tid og kvalitet ift. sidste kvartalsrapport..3 Nye risici I det følgende gives en introduktion til nye risici i projektet..3.1 Lagerkapacitet i forbindelse med ud-, ind- og mellemflytninger (Risikoemne nr. 9) Der er behov for et midlertidigt lager på Aarhus Universitetshospital for at sikre forsyningssikkerheden for Aarhus Universitetshospital i perioden 014 og frem til 019. Lageret kan efterfølgende bruges til andre funktioner på DNU. I perioden forventes der at ske store ændringer i varebehovet på Aarhus Universitetshospital på grund af omlægning til DNU-koncepterne. I 016 påbegyndes udflytningen af flere store kliniske afdelinger til DNU. Udflytningen vil medføre et øget pres på den nyetablerede vareforsyning i DNU, som løbende skal opbygges i udflytningsperioden. I samme periode outsources Region Midtjyllands vareforsyning. Som følge af omlægningen på Aarhus Universitetshospital vil det ikke være hensigtsmæssigt at lade hele vareforsyningen på Aarhus Universitetshospital overgå til fuld outsourcing med det samme. Varehåndterin- 10 /5

11 gen på Aarhus Universitetshospital vil i stedet trinvist overgå til den regionale model efter 016. Derudover mangler DNU lagerplads i en periode, idet det eksisterende varelager på DNU er inddraget til udvidelse af sterilcentralen, før outsourcing er endeligt gennemført. På Forretningsudvalgsmøde og på DNU Styregruppemøde d. 4. april 013 blev det anbefalet, at der arbejdes videre med en løsningsmodel, hvor der etableres et midlertidigt lager som byggeri ved siden af den kommende Varemodtagelse. Der sigtes mod byggeri af et midlertidigt lager til pluk/pak af sterile, rene og depotvarer. Arealet er vurderet til ca m med fire lagerautomater samt et rent og sterilt lager, der etableres som en pavillon inde i lageret. Udgiften er foreløbigt vurderet til ca. 8 mio. kr. og finansieres af risikopuljen i DNU. Forslaget fremsendes til Regionsrådet med henblik på godkendelse på mødet d. 9. maj 013. Risikoniveauet vurderes grøn på både økonomi, tid og kvalitet..3. Afsatte midler til vinterforanstaltninger og uforudsete udgifter i udførelsesfasen (Risikoemne nr. 10) En våd sommer 01 og en hård vinter 01/013 har betydet, at der er brugt flere penge end forudsat i budgettet til vinterforanstaltninger og vejrlige på N1 og på byggemodningen. Dertil kommer, at der i forbindelse med opstart af udbudsområde N1 det første udbudsområde på DNU-projektet har været et relativt stort forbrug af uforudsete udgifter. RG er i samarbejde med PA ved at analysere hvad der skal tilføres projektet til vinterforanstaltninger for den kommende vinter samt hvorledes dette skal finansieres. Der har i perioden ligeledes været et stort forbrug af uforudsete udgifter. Specielt byggemodningsprojektet viser sig at være under pres, hvorfor der ligeledes i samarbejde med PA pågår udarbejdelse af forslag til håndtering af dette. PA har anmodet NIRAS om en nærmere analyse af forbruget til uforudsete udgifter på hhv. byggemodningsprojektet og N1. Dette forventes færdiggjort primo juni 013. Pt. pågår hos RG udarbejdelsen af en opgørelse over forbrugte vinterforanstaltninger for N1, S1 og byggemodningen samt en opgørelse over forventet budget fremadrettet i projektet i vinteren 013/014. Disse opgørelser forventes fremlagt på PL-møde 13. maj 013. Risikoniveauet vurderes gul på økonomi og grøn på tid og kvalitet..4 Andet igangværende risikoarbejde Som nævnt i tidligere kvartalsrapporteringer har DNU-projektet under indtryk af udførelsesfasen foretaget et gennemgående eftersyn/revision af projektets samlede styringsgrundlag, herunder ændringer og godkendelse af regionens Styringsmanual for DNU, revision og konsolidering af Projekt Eksekverings Manualen (PEM) og dets underliggende dokumenter. Dertil kommer, at der har været skærpet fokus på risikotemaer i relation til udførelsesfasen i projektet, f.eks. ved afholdelse af ledelsesforankrede workshops. Med udgangspunkt i udførelsesfasen er der øget opmærksomhed på nødvendigheden af at se risikostyringen blandt alle projektets aktører i sin helhed. Det være sig risikostyring/rapportering fra Rådgivergruppen DNU på delprojekt- og projektniveau, risikostyring af bygherreleverancer, erfaring/brug af risikorapportering og materialer fra Det Tredje Øje (KPMG), Rigsrevisionen, Bygherrerådgiver (NIRAS) etc. 11 /5

12 3 Risikooversigt 3.1 Risikovurdering På de følgende sider oplistes de største risici for projektet og der angives årsag/effekt samt en vurdering af størrelsen af den mulige konsekvens og sandsynligheden for at den indtræder. Den samlede risikovurdering angives i form af en farveskala. Endvidere beskrives risikoreducerende tiltag og hvem der er ansvarlig for at disse gennemføres og evt. bemærkninger og tidsfrister er påført. I fremtidige udgaver af skemaet vil ændringer blive fremhævet med fed skrift. Risikovurderingen er opdelt på økonomi (Ø), tid (T) og kvalitet (K), og beregnes på konsekvens (Kons), hvis risikoen indtræffer og sandsynligheden (Sand) for, at risikoen indtræffer. Hver risiko vurderes på en skala fra 1 til 5: Konsekvens: Meget lav er 1, meget høj er 5. Sandsynlighed: Meget usandsynlig er 1, meget sikker er 5. Risikomatrix Konsekvens Sandsynlighed Meget lav Lav Middel Høj Meget høj Meget sikkert Meget sandsynligt Sandsynligt Usandsynligt Meget usandsynligt Risikoniveauet udregnes ved at multiplicere konsekvens og sandsynlighed: Mindre end eller lig med 4 betyder en ikke kritisk risiko, som er markeret med grøn Større end 4, men mindre end 11 betyder en risiko under observation, som er markeret med gult Større end 11 betyder en kritisk risiko, som er markeret med rød Risikoniveauer Nedre grænse Øvre grænse Kritisk 1 5 Observation 5 10 Ikke kritisk 0 4 Udfaldet af denne risikovurdering er illustreret i nedenstående risikooversigt. 1 /5

13 Nr. 3. Risikooversigt Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 1 Overholdelse af budgetter og tidsplaner i forbindelse med udarbejdelse af dispositions- og projektforslag I projektet arbejdes med en meget snæver margin til uforudseeligt. I forbindelse med den fortsatte detaljering af projektet, herunder brugerinddragelsen, kan der dukke forhold op, som ikke har været forudset i tidligere faser, hvilket kan give enten krav til kvalitetsmæssige besparelser eller til træk på risiko- eller justeringspuljerne I forbindelse med udarbejdelse af dispositions- og projektforslag på Akut og Abdominal/Inflammation er der konstateret en ekstraudgift. Det må forventes, at tilsvarende ekstraudgift vil finde sted i forbindelse med udarbejdelsen af dispositions- og projektforslag for hoved/neuro og onkologi. Pt. mangler udarbejdelse af projektforslag for onkologiområdet, Forum samt dele af hoved/neurocentret. Ø T K Der skal løbende følges op på anlægsøkonomien under projekteringsarbejdet og udarbejdes forslag til projektændringer og -justeringer mhp. kompenserende besparelser Indikation på forøgede anlægspriser og mulige besparelser følges løbende Ca. 87 % af det samlede DNU-projekts dispositions- og projektforslag er gennemført og ekstraudgifter er i denne forbindelse finansieret af risikopuljen. For nuværende er der indgået kontrakt på nybygge/anlægsarbejder for ca. 0 % af det samlede anlægsbudget. Forslag til finansiering af merudgift i forb. med revideret program for Vare/Affald blev godkendt på RR-møde 3. januar 013. Forslag til finansiering af merudgift i forb. med Rørpost blev godkendt på regionsrådsmøde 3. januar 013. RG RG RG/PA RG/PA PA PA Sker i forbindelse med faseskift. I perioden er overslag for N afleveret. Drøftes løbende på ugentlige, interne projekteringsmøder i RG 87 % gennemført 0 % gennemført Godkendt Godkendt Projektforslag for Vare + Affald samt Rørposten er afleveret i perioden. RG/PA Afleveret 1. kvartal /5

14 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline Placering af heliport ved Akutcentret (HH1) Den planlagte placering på terræn ved akut har vist sig at medføre uacceptable vindgener. Dette betyder, at der nu skal træffes beslutning om en ny placering og udformning af HH1. HH1 skal være klar til brug i maj 016 ved ibrugtagning af Akutcentret. Findes der ikke en gangbar løsning for heliportplaceringen kan dette have konsekvenser for, om der er helikopterbetjening til Akutcentret ved idriftsættelse. Dette vil muligvis resultere i en løsning med HH1 udelukkende til brug for lægehelikopter i forbindelse med Akutcentret og en alternativ landingsplads til Søværnets helikopter. Flyvetaktisk Kommando har fremsendt krav/spørgsmål vedr. militærhelikopteren på taget af P- huset. Der er tilkendegivet ønsker/krav om evt. overdækning af de bygningsnære vej- og stisystemer samt bygningsnære overfladeparkering. Dertil kommer spørgsmål ift. indflyvningsvinkel. Dette giver en øget risiko for alternativ placering af militærhelikopteren medførende omladning af akutte patienter. Det forøgede krav til højde på heliporten øger det økonomiske risikoniveau, idet heliportens Ø 3 T 3 K 3 3 Muligheder for alternativ placering undersøges. Der er nedsat en arbejdsgruppe mellem PA og RG, som skal afklare alternativ løsning. Der skal foretages en prioritering af funktionskravene til HH1 og lokaliseringen af HH1 Aarhus Kommune har oplyst, at den ønsker en samlet VVM proces for både hovedlandingspladsen ved akut (HH1) og hjertelandingspladsen ved hjertecenteret (HH). VVM-arbejdet er påbegyndt og forløber planmæssigt. På FU-mødet d. 1. oktober 01 blev det anbefalet, at der arbejdes videre med en løsning med heliport på taget af et P-hus beliggende indenfor ringvejen. Denne afklaring har medført, at RG og PA nu kan arbejde videre ud fra tidligere fremsendt tidsplan. Løsningen fremlægges på RR-møde juni 013. Ministeriet for sundhed og forebyggelse har desuden i december 01 givet foreløbigt tilsagn til OPP-projektet mht. totalrammeprincippet. RM har fremsendt anmodning til Økonomi- og Indenrigsministeriet om deponeringsfritagelse. Der pågår trafiksimuleringsmøder mellem PA og RG, hvor de trafikale konsekvenser af P-huset søges afdækket. Der er indgået ATR-aftale med RG mhp. at foretage nye trafiksimuleringer under indtryk dels af psykiatriens placering, dels P-huset etc. RG. kvartal 01 RG/PA PA PA Beslutning om udformningen af HH1 skal træffes inden udgangen af maj 013 Pågår Fremlægges på RRmøde april 013. PA/RG Juni /5

15 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline stålkonstruktion inkl. elevatortracé fra heliport ned til P-huset fordyres. De løsningsmodeller der arbejdes med giver et økonomisk, tidsmæssigt og kvalitetsmæssigt pres, idet de kan give anledning til omprojektering/alternative løsningmodeller og dermed udfordre det tidsmæssige risikoniveau og potentielt kvaliteten i projektet. Der er primo marts 013 afholdt møde mellem Flyvetaktisk Kommando, RG og PA mhp. mulige løsningsmodeller. Vindberegninger foretaget af RG viser, at heliport skal hæves til ca. 35 meters højde (mod de nuværende ca. 0 meter) for at undgå vindgener for kørende/gående trafik. Der arbejdes pt. på en løsningsmodel, som tilgodeser denne højde. RG Afklares endeligt april /5

16 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 3 Rettidig indarbejdning af bygherreleverancer (ITog medikotekniske løsninger, teknisk inventar og løst inventar) Medikoteknisk udstyr og større dele af teknisk inventar og løst inventar ordres sidst i projektforløbet, så nyeste produkter indkøbes, hvilket kan medføre, at der kan opstå forskelle mellem tekniske fremføringer og aktuelt behov Der kan blive forsinkelser i udførelsesfasen pga. koordinationsvanskeligheder mellem installationsfag og Mediko. Der skal træffes konceptmæssige beslutninger vedr. den fremtidige ITstruktur Servicecenteret overtager i. kvartal 01 ansvaret for rådgivning ift. teknisk inventar og løst inventar for projektet. Der er fortsat behov for fokus på kompetenceopbygning i bygherres organisation mhp. konsolidering af bygherreleverancerne. Dertil kommer, at der fortsat er behov for kvalitetssikring af selve risikostyringen/rapporteringen af bygherreleverancerne. Ø T K Alt udstyr indgår i udstyrsdatabasen med den bedst mulige viden om bygnings- og installationspåvirkende oplysninger fra Indkøb & Medikoteknisk afdeling. Udstyrsdatabasen skal holdes løbende opdateret, og nye krav skal straks tilgå de bygningsprojekterende I forbindelse med udførelsesfasen holdes løbende koordineringsmøder PA sikrer organisering af koordinering af bygherreleverancer. Der er sket en oprustning af TA s ressourcer og grænsefladenotat er afleveret. TA har fået tilført ressourcer for at løfte bygherreleveranceopgaven og de seneste afleveringer fra TA til RG er sket rettidigt. Der er indgået aftale med RG og TA omkring RG s assistance ifm. diverse uklarheder vedr. anvendelse af drofus PA/RG PA PA/RG PA PA I & MTA varetager opgaven under ledelse af PA RM s IT-afdeling inkluderes i varetagelsen af opgaven Løbende. Indgår i ny mødeplan. Møderække igangsat. Grænsefladenotat er afleveret TA har fået tilført ressourcer Aftale indgået med RG Risikorapporter drøftes løbende på koordineringsmøderne PA/TA Løbende Der afholdes løbende koordineringsmøder mellem PA, RG, Niras, TA og bygherreleverandørerne mhp. løbende opfølgning omkring rettidig indarbejdelse af leverancerne. Der arbejdes løbende på opbygning af et risikorapporteringssystem for bygherreleverancerne med udgangspunkt i de procedurebeskrivelser for risikostyring der er gældende for DNU-projektet. PA/TA PA/TA Løbende Løbende 16 /5

17 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 4 Overholdelse af budgetter, tidsplan og kvalitet i forbindelse med ombygning af eksisterende Aarhus Universitetshospital, Skejby (SKS) Der er af Regionsrådet blevet vedtaget en budgetramme på 430 mio. kr. til ombygning af eksisterende Aarhus Universitetshospital, Skejby. Derudover er der afsat en post på uforudsete forhold på 10 %, hvilket tillige vurderes at være lavt ift. at der er tale om ombygningsarbejder på et hospital i drift. For overholdelse af denne budgetramme er der foretaget en række prioriteringer i ombygningsarbejderne. I forbindelse med ombygningsarbejder af eksisterende byggeri kan der opstå en række uforudsete bygningsmæssige problemer og udfordringer, som muligvis vil betyde, at der bliver behov for yderligere prioriteringer og besparelser i ombygningsarbejderne. Dette kan lægge pres på kvalitetsniveauet i de løsninger man vælger i ombygningsarbejderne. Udarbejdelsen af dispositionsforslag for Børneafdelingen er udfordret på tid, idet programgrundlaget er ændret efter ønske fra Børneafdelingen. Ø T K 3 1 RG gør i projekteringen og brugerprocesserne brug af de eksisterende forhold i videst mulig omfang. Løbende vurdering af de enkelte ombygningsarbejders nødvendighed. Der arbejdes frem til sommeren 013 med udarbejdelse og færdiggørelse af dispositions- og projektforslag for ombygningsarbejderne, hvilket løbende vil afdække de økonomiske og dermed kvalitetsmæssige udfordringer der måtte være i ombygningen. Projektforslag for Bygning G/F1 er godkendt og overslag ligger under budgetrammen. Arbejdet med dispositionsforslag for Børneafdelingen bør afsluttes hurtigst muligt. Der er i perioden afleveret og godkendt dispositionsforslag for ombygning af AUH Skejby. Dispositionsforslaget holdt sig inden for den økonomiske ramme, hvorfor risikoniveauet vurderes forbedret på tid og kvalitet. RG RG Løbende Løbende RG Sommeren 013 RG PA RG Godkendt Er afleveret i perioden. Godkendt 5. marts 013 på PL-møde. 17 /5

18 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 5 Overholdelse af udflytningstidsplan En nærmere gennemgang af udførelsestidsplanen har vist, at dele af byggeriet tager længere tid at opføre end først antaget. Dette vil påvirke de aftalte, kliniske ibrugtagningstidspunkter og således betyde en forsinket indflytning/ibrugtagning. Aflevering af hovedprojekt for Bygning G + F1 er forsinket ca. 10 uger. Dette medfører at indflytningen udskydes til efter sommerferien 014, hvilket tidligere er meddelt afdelingen. Ø 1 T 3 K Igangsættelse af validering af byggetider. RG Oktober 01 Vurdering af alternative scenarier for ud- og mellemflytninger. Sideløbende med dette undersøges muligheder for en optimering af hhv. projekteringsfasen og idriftssættelsesfasen. Den første vurdering og verificering af de 4 måneder til klinisk test og drift er afsluttet af Niras, og det vurderes umiddelbart, at den kliniske ibrugtagning kan gennemføres indenfor den afsatte tid. RG Oktober 01 RG Oktober 01 RG/PA/ Niras Afsluttet. Der er udarbejdet en samlet udflytnings tidsplan for nybyggeri, logistik og forsyning og ombygning SKS i fortsættelse af byggetidsplanen. Der er identificeret en række områder hvor der skal findes mere tid til enkelte aktiviteter, og der pågår en proces hvor hver enkelt problemstilling behandles. Der er indarbejdet buffer i såvel nybyggeri og ombygning, således mindre forsinkelser i byggeriet og udflytningen kan absorberes uden konsekvens for selve den kliniske ibrugtagning. RG/PA /NIRA S Ibrugtagningstidsplan forelægges styregruppe til godkendelse juni /5

19 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 6 Manglende indretning og disponering af hele det onkologiske område Bygherre har ønsket at samle de onkologiske funktioner mere end hvad der har været lagt op til i skitseprojektet og der har derfor hen over F/S 01 været arbejdet på forskellige løsninger. Dette arbejde er dog sat i stå indtil bygherren har klarhed over sit økonomiske råderum til opgaven. Ø 3 T K 3 Det afklares om der kan findes yderligere midler til det onkologiske område efter licitation på N. Disponering af onkologiarealerne igangsættes tidligere end planlagt. Udarbejdelse af dispositions- og projektforslag snarest muligt. PA/RG Forår 013 PA Snarest muligt PA Snarest muligt De økonomiske rammer for onkologien er nu fastlagt og der skal igangsættes en verificering af disse i dispositions- og projektforslag. RG. kvartal 013 Styregruppen for DNU har besluttet at indstille til Regionsrådet, at der planlægges efter at tilføre 85 mio. kr. (indeks 10,5) til onkologien, hvilket behandles på regionsrådsmøde d. 9. maj 013. PA/RM 9. maj /5

20 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 7 Få prækvalifikationsansøgere Få ansøgninger om prækvalifikation kan i værste fald give anledning til højere priser og/eller risiko for at udbuddet annulleres. For storentrepriserne Råhus/lukning og Aptering er der en tendens til faldende interesse for at søge prækvalifikation. Den manglende interesse kan skyldes lokale markedsforhold, for strenge udbudsbetingelser, strategiske overvejelser hos de bydende mv. I det omfang det er muligt bør det afklares, hvad årsagen er til den manglende interesse.på N4 er der prækvalificeret 5 ansøgere på RL, 4 på AP og 5 på TI. Det er blevet besluttet at offentliggøre udbudsbekendtgørelsen for S på engelsk samt opdele Apteringsentreprisen i 3 delaftaler. Dette er gjort for at højne konkurrencen og tiltrække både udenlandske og mellemstore entreprenører. Ø 3 T 3 K 1 1 Afholdelse af yderligere infomøder for det enkelte udbudsområde forud for prækvalifikation. PA Første møde afholdt 17. januar 013. Ellers løbende. Mere aktiv kommunikation mod markedet. PA Første infomøde afholdt 17. januar 013. Nyt infomøde afholdes 8. maj 013. Kontakt til udvalgte entreprenører. PA/RG 1. kvartal 013 Drøftelse af bl.a. tidsplan, sanktionsgivende terminer, sanktionsstørrelse, sikkerhedsstillelse m.v. Drøftelse af udbudsstrategi, herunder entrepriseopdeling og størrelser. Det forsøges undersøgt hos entreprenørerne, hvad årsagen er til den manglende interesse med henblik på at justere udbudsstrategi og udbudsbetingelser, således der sikres tilstrækkelig konkurrence fremover. I løbet af Q1-013 er der desuden afholdt en række individuelle møder med entreprenører for input fra markedet og PR ift. projektet. Informationsmøder afholdes i Tyskland i samarbejde med Dansk-Tysk Handelskammer. PA/RG Januar 013 PA/RG Januar 013 PA 1. kvartal 013 PA Maj 013 Udsendelse af pressemeddelelse vedr. S udbuddet samt kontakt til fagpressen for at tiltrække både nationale og internationale entreprenører. Ved PQ deadline for S d. 11. april 013 er der modtaget et tilstrækkeligt antal ansøgere, bade fra udlandet og mellemstore entreprenører. Vurderingen af prækvalifikationsansøgningerne pågår pt. PA/RG RG Udsendt februar 013. Offentliggørelse af PQ-vurdering medio maj /5

21 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 8 Divergens mellem PLregulering og byggeindeks Der er en generel risiko for alle kvalitetsfondsprojekterne, som vedrører det forhold, at staten regulerer kvalitetsfondsprojekterne med pris- og lønindekset, frem for byggeomkostningsindekset. De to indeks følger ikke samme udvikling. Dette betyder, at tilsagnsrammerne fra statens side reguleres mindre, end byggeomkostningsindekset tilsiger. Det udgør en potentiel væsentlig problemstilling, der drøftes på tværs af de kvalitetsfondsfinansierede sygehusprojekter via Danske Regioner. Der er usikkerhed om den økonomiske konsekvens af denne risiko. Ø 3 T 3 K Der er usikkerhed i forhold til, om Staten vil kompensere regionerne for forskellen mellem de to indeks. Derfor vælger Region Midtjylland indtil videre selv at håndtere usikkerheden i de enkelte kvalitetsfondsprojekter. I risikorapporten for 3. kvartal 013 vil der være et opdateret skøn på den økonomiske udfordring. I dette skøn vil Statens nyeste anlægs-pl fra juni være indarbejdet. RM 3. kvartal 013 PA følger løbende risikoemnet. PA/RG Løbende 1 /5

22 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 9 Lagerkapacitet i forbindelse med ud-, indog mellemflytninger Der er behov for et midlertidigt lager på Aarhus Universitetshospital for at sikre forsyningssikkerheden for Aarhus Universitetshospital i perioden 014 og frem til 019. Lageret kan efterfølgende bruges til andre funktioner på DNU. I perioden forventes der at ske store ændringer i varebehovet på Aarhus Universitetshospital på grund af omlægning til DNU-koncepterne. I 016 påbegyndes udflytningen af flere store kliniske afdelinger til DNU. Udflytningen vil medføre et øget pres på den nyetablerede vareforsyning i DNU, som løbende skal opbygges i udflytningsperioden. I samme periode outsources Region Midtjyllands vareforsyning. Som følge af omlægningen på Aarhus Universitetshospital vil det ikke være hensigtsmæssigt at lade hele vareforsyningen på Aarhus Universitetshospital overgå til fuld outsourcing med det samme. Varehåndteringen på Aarhus Universitetshospital vil i stedet trinvist overgå til den regionale model efter 016. Derudover mangler DNU lagerplads i en periode, idet det eksisterende varelager på DNU er inddraget til udvidelse af sterilcentralen, før outsourcing er endeligt gennemført. Ø T K På Forretningsudvalgsmøde og DNU Styregruppemøde d. 4. april 013 anbefales det at der arbejdes videre med en løsningsmodel, hvor der etableres et midlertidigt lager som byggeri ved siden af den kommende Varemodtagelse. Udgiften er foreløbigt vurderet til 8,6 mio. kr. og finansieres af risikopuljen i DNU. Forslaget fremsendes til Regionsrådsmøde med henblik på godkendelse d. 9. maj 013. PA/RM RR-møde 9. maj 013 /5

23 Nr. Risiko Årsag/Effekt/Bemærkninger Kons Sand Vurd Risikoreducerende tiltag Ansvar Status/Deadline 10 Afsatte midler til vinterforanstaltninger og uforudsete udgifter i udførelsesfasen En våd sommer 01 og en hård vinter 01/013 har betydet, at der er brugt flere penge end forudsat i budgettet til vinterforanstaltninger og vejrlige på N1 og på byggemodningen. Dertil kommer, at der i forbindelse med opstart af udbudsområde N1 det første udbudsområde på DNUprojektet har været et relativt stort forbrug af uforudsete udgifter. Der har i perioden ligeledes været et stort forbrug af uforudsete udgifter. Specielt byggemodningsprojektet viser sig at være under pres, Ø 3 T K RG er i samarbejde med PA ved at analysere hvad der skal tilføres projektet til vinterforanstaltninger for den kommende vinter samt hvorledes dette skal finansieres. PA har anmodet NIRAS om en nærmere analyse af forbruget til uforudsete udgifter på hhv. byggemodningsprojektet og N1. Dette forventes færdiggjort primo juni 013. Pt. pågår hos RG udarbejdelsen af en opgørelse over forbrugte vinterforanstaltninger for N1, S1 og byggemodningen samt en opgørelse over forventet budget fremadrettet i projektet i vinteren 013/014. Disse opgørelser forventes fremlagt på PL-møde 13. maj 013. RG/PA. kvartal 013 Niras Primo juni 013 RG Fremlægges på PLmøde 13. maj /5

24 3.3 Risikostyringsprocedure for DNU-projektet Arbejdsgang Risikostyring for DNU foretages på følgende to niveauer: Detailniveau: På dette niveau håndteres de hændelser der er relevante for de enkelte delprojekter og fagområder. Delprojektlederne og de faglige ledere er ansvarlige for risikostyringen på dette niveau, og fører en log over de hændelser og tiltag der er relevant indenfor de enkelte delprojekter og fagområder. Ledelsesniveau: På dette niveau håndteres de hændelser der er relevante for projektet som helhed. Rådgivergruppens direktion er ansvarlig for risikostyring på dette niveau. Processen faciliteres af projektets risikostyringskoordinator, der er ansvarlig for at udarbejde værktøj og procedurer til risikostyringen, samt at indsamle de hændelser og tiltag der identificeres på detailniveau, og konsolidere dem på ledelsesniveau. Risikostyringskoordinatoren fører en risikolog for hændelserne på ledelsesniveau, og udarbejder statusrapporter hvert kvartal. Risikostyring for projektet sker i tæt samarbejde mellem Rådgivergruppen og Projektafdelingen. Nedenstående figur viser de overordnede trin der indgår i risikostyringsprocessen. Risiko identifikation Konklusion og afrapportering Vurdering af risici Vurdering af tiltagenes effekt Formulering af mulige risikoreducerende tiltag Beslutning og igangsættelse af tiltag For hver hændelse der identificeres ved denne proces noteres følgende: En beskrivelse af hændelsen, inklusive årsagerne til hændelsen, og de mulige konsekvenser, hvis hændelsen indtræffer. En vurdering af hændelsens eventuelle negative effekt på projektet. 4 /5

25 En beskrivelse af risikoreducerende tiltag, der har til formål at reducere hændelsens risiko. En risikoejer, der har ansvar for vurdering af hændelsen, og at sikre, at aktioner relateret til hændelsen bliver udført Rapportering og opfølgning Risiko diskuteres på alle delprojektledermøder og direktionsmøder i Rådgivergruppen, samt ved møder mellem Rådgivergruppen og Projektafdelingen. Der følges systematisk op på risici i følgende rapportering: Delprojektniveau: Rådgivergruppen udarbejder hver måned en rapport for hvert delprojekt, hvor der følges op på status for økonomi, tid, risici og andre aktuelle problemstillinger i delprojektet. Denne rapport behandles i et møde mellem rådgivergruppens og projektafdelingens delprojektleder Ledelsesniveau: Rådgivergruppen udarbejder hver måned en rapport for hele projektet. hvor der følges op på status for økonomi, tid, risici og andre aktuelle problemstillinger i hele projektet. Denne rapport behandles i et møde mellem rådgivergruppens og projektafdelingens direktioner. Regionsrådet: Hvert kvartal udarbejdes en statusrapport til Regionsrådet med en beskrivelse af status for de væsentligste risici for DNU-projektet. 5 /5