Vedtægter for Ældrerådet Frederikssund

Transkript

1 Vedtægter for Ældrerådet Frederikssund Nuværende Vedtægter Forslag til ændringer Lovgivning 1. Formål Ældrerådet har til formål at arbejde for skabelsen af optimale vilkår for alle ældre borgere i Frederikssund Kommune. 1. Lovgrundlag 1.1. Ældrerådet er etableret i henhold til Lov om retssikkerhed og administration på det social område Vejledning om Ældreråd Ældrerådet er partipolitisk uafhængig. Ældrerådet skal sikres medindflydelse gennem dialog med og rådgivning af Byrådet i ældrepolitiske spørgsmål. Rådet fungerer som kontaktorgan mellem kommunens ældrebefolkning og Byrådet ved tilrettelæggelse af ældrepolitikken i Frederikssund Kommune Ældrerådet skal arbejde uafhængigt af partipolitiske og organisatoriske interesser, og ethvert medlem af Rådet skal i sit arbejde alene rette sig efter sin personlige overbevisning. 2. Formål 2.1. Ældrerådet har til formål at arbejde for optimale forhold for alle ældre borgere i Frederikssund Kommune samt medvirke til at øge medindflydelsen og medansvaret for kommunens ældre borgere. 2.2 Ældrerådet rådgiver Byrådet og udvalgene i ældrepolitiske spørgsmål og formidler synspunkter mellem borgerne og Byrådet samt udvalgene om lokalpolitiske spørgsmål, der vedrører ældre. Ældrerådet fungerer som kontaktorgan mellem Kommunens ældrebefolkning og Byrådet ved tilrettelæggelse af ældrepolitikken i Frederikssund Kommune. Ældrerådet skal herunder medvirke til, at dialogen mellem ældre og Byrådet samt udvalgene udbygges. De ældre skal have Formål 1. Ældrerådet skal medvirke til at øge borgernes medindflydelse på kommunens ældrepolitik. Ældrerådet skal sikre, at dialogen og samarbejdet mellem de ældre og kommunalbestyrelsen fastholdes og udbygges. Ældre skal have mulighed for at drøfte og følge indholdet og udformningen af kommunens ældrepolitik. 30. I hver kommune etableres mindst ét ældreråd. Ældrerådets medlemmer vælges 1

2 mulighed for at drøfte og rådgive om indholdet og udformningen af kommunens ældrepolitik. ved direkte valg. Ældrerådet rådgiver kommunalbestyrelsen i ældrepolitiske spørgsmål og formidler synspunkter mellem borgerne og kommunalbestyrelsen om lokalpolitiske spørgsmål, der vedrører de ældre. Kontakten til kommunens ældre»baglandet«16. Da ældrerådet skal varetage alle ældres interesser og synspunkter og tale på de ældres vegne, er det af stor betydning, at rådet etablerer og opretholder en tæt kontakt til de ældre i kommunen. Hvorledes kontakten opretholdes, er op til det enkelte ældreråd. En god forbindelse til baglandet kan inspirere ældrerådet og medvirke til, at dialogen mellem rådet og kommunalbestyrelsen bliver bred og nuanceret. Herudover må det forventes, at ældrerådets synspunkter får større vægt, hvis de støttes af et bredt udsnit af kommunens ældre. Kontakten til kommunens ældre og synliggørelsen af ældrerådet i lokalsamfundet kan f.eks. sikres via lokalavis/-radio/- tv, hvor der kan informeres om ældrerådets aktiviteter, opgaver, ideer, forslag mv. Samarbejde med f.eks. pensionistforeninger og ældreorganisationer, fælles møder, offentliggørelse af mailadresse, 2

3 2. Opgaver 2.1. Ældrerådet er rådgivende i udformningen af Byrådets ældrepolitik og skal høres om alle forslag og initiativer, som berører ældrebefolkningen i Frederikssund Kommune Sager skal forelægges Ældrerådet så tidligt i sagsforløbet, at Rådet får mulighed for en grundig og tilstrækkelig sagsbehandling. Dette kan nødvendiggøre, at en sag behandles flere gange af et stående udvalg, inden der udarbejdes indstilling til Byrådet. I alle sager skal Ældrerådets indstilling være en del af den pågældende sags akter og skal følge sagen frem til den endelige behandling i Byrådet Ældrerådet har ret til at ytre sig over for Byrådet og til at komme med forslag vedrørende ældreområdet. Byrådet/fagudvalg behandler Ældrerådets henvendelser og går i dialog med Rådet herom Ældrerådet fastlægger i samarbejde med Byrådet en strategi for information i 3. Virksomhed-/ Opgaver 3.1. Ældrerådet er en selvstændig forvaltningsenhed, der er omfattet af Forvaltningsloven og Offentlighedsloven. Ældrerådets medlemmer har tavshedspligt i det omfang det følger af lovgivning eller særlig bestemmelse i enkelte sager Ældrerådet er rådgivende i udformningen af Frederikssund Kommunes ældrepolitik og skal høres om alle forslag og initiativer, som berører ældrebefolkningen i kommunen Ældrerådet kan af egen drift udtale sig og stille forslag inden for alle forvaltningsgrene om emner, som har betydning for ældre i kommunen. Ældrerådet kan ligeledes behandle generelle spørgsmål, men må ikke behandle personsager. Ældrerådet kan imidlertid tage generelle spørgsmål op, som udspringer af en personsag Ældrerådet udøver sin virksomhed på lukkede møder. Dagsordener, beslutningsreferater og høringssvar er offentligt tilgængelige på kommunens og Ældrerådets hjemmeside. hjemmeside og fast telefontid, hvor kommunens ældre kan henvende sig til rådet, kan ligeledes medvirke til at synliggøre ældrerådet. Forvaltningsloven 21. Ældrerådet er en selvstændig forvaltningsenhed og er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, jf. forvaltningslovens 28, stk. 5. Rådets medlemmer og evt. stedfortrædere har derfor tavshedspligt og er omfattet af forvaltningslovens 28 med hensyn til at indhente og videregive oplysninger. Ældrerådets medlemmer er ligeledes omfattet af forvaltningsrettens generelle regler om habilitet. Der foreligger inhabilitet i forhold til en bestemt sag, hvis et ældrerådsmedlem selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Ældrerådet har ingen myndigheds- eller beslutningskompetence i forhold til generelle og konkrete sager. 3

4 Frederikssund Kommunes ældrebefolkning om ældrepolitikken. På baggrund af informationsstrategien medvirker Ældrerådet til at orientere borgerne om kommunens ældrepolitik og om tilbud til ældre i øvrigt. Ældrerådet skal endvidere orientere borgerne om sit eget arbejde samt gennem sit bagland bedst muligt sikre, at Rådets arbejde bliver synligt bredt i Frederikssund Kommune Byrådet kan inddrage Ældrerådet i kommunens ældrepolitiske arbejde i videre omfang end det fremgår af foranstående. Byrådet kan f.eks. overdrage konkrete opgaver til Ældrerådet, herunder dispositionsretten over beløb til forskellige aktiviteter. Kommunalbestyrelsen kan dog ikke overlade opgaver til Ældrerådet, der indebærer myndighedsudøvelse Ældrerådet skal holde sig orienteret om ældres levevilkår i kommunen og om deres ønsker og behov. Ældrerådet skal orientere borgerne om sit eget arbejde samt gennem sit bagland bedst muligt sikre, at Ældrerådets arbejde bliver synligt i Frederikssund Kommune Byrådet forsyner løbende Ældrerådet med relevant lovstof, pjecer m.v. samt alle øvrige informationer på ældreområdet, herunder beskrivelser af praksis og forretningsgange, servicedeklarationer, kvalitetsstandarder, budgetter, budgetopfølgning, målfastsættelse, målopfølgning osv., så arbejdet i Rådet kan foregå hensigtsmæssigt og rationelt. Ældrerådets medlemmer kan efter anmodning få alle for Ældrerådets arbejde nødvendige oplysninger fra såvel politikere som administration Byrådet kan inddrage Ældrerådet i kommunens ældrepolitiske arbejde i videre omfang end det fremgår af foranstående. Byrådet kan f.eks. overdrage konkrete opgaver til Ældrerådet, herunder dispositionsretten over beløb til forskellige aktiviteter. Byrådet kan dog ikke overlade opgaver til Ældrerådet, der indebærer myndighedsudøvelse. 4

5 3.8. Ældrerådet skal endvidere orientere borgerne om sit eget arbejde samt gennem sit bagland bedst muligt sikre, at Ældrerådets arbejde bliver synligt i Frederikssund Kommune Ældrerådet udarbejder i første kvartal en beretning om sin virksomhed i det foregående år. Den sendes til Byrådet og offentliggøres via hjemmeside og gennem pressen. 4. Samarbejde mellem Ældrerådet og Frederikssund Kommune 4.1. Byrådet og Ældrerådet lægger vægt på at have et konstruktivt og positivt samarbejde til gavn for ældre i Frederikssund Kommune Velfærds- og Social- og Sundhedsudvalgets dagsordener sendes elektronisk til Ældrerådets medlemmer i god tid og i videst mulig omfang senest 3 dage før Ældrerådets møde. Andre høringer med bilag sendes elektronisk til Ældrerådets medlemmer 4.3. I alle sager skal Ældrerådets indstilling være en del af den pågældende sags akter frem til den endelige behandling i Byrådet 4.4. Ældrerådet har ret til at ytre sig over for Byrådet og til at komme med forslag vedrørende Høringspligtens omfang og procedure 2. Ældrerådet skal rådgive kommunalbestyrelsen i ældrepolitiske spørgsmål. Ved begyndelsen af en kommunal valgperiode, skal kommunalbestyrelsen i samarbejde med ældrerådet fastlægge de nærmere rammer for rådets virke og proceduren for høringspligten. Kommunalbestyrelsen har derefter pligt til at høre ældrerådet om de sager, der er omfattet af aftalens fastlagte rammer. Det er dog en betingelse, at rådets formål fortsat opfyldes ved fastlæggelsen af de nærmere rammer for rådets virke, jf. 30, stk.1. Opstår der tvivl om, hvorvidt en sag er omfattet af aftalen, skal denne altid forelægges ældrerådet. Aftalen om høringspligtens omfang gælder for én kommunal valgperiode. Hvis kommunalbestyrelsen og ældrerådet ikke kan blive enige om at målrette 5

6 ældreområdet. Byrådet og fagudvalg behandler Ældrerådets henvendelser Ældrerådet mødes med Velfærdsudvalget mindst to gange årligt, med en fælles dagsorden, og kan mødes med andre udvalg efter aftale. Ældrerådet kan mødes efter behov med Byrådet, direktionen, de stående udvalg og forvaltningens medarbejdere til drøftelse af ældrepolitiske emner. En repræsentant fra Kommunen informerer, efter aftale, med oplæg fra deres fagområde på Ældrerådets møder Den lovbestemte høring af Ældrerådet gælder, hvad enten beslutning træffes i Byrådet, et fagudvalg eller forvaltningen. Høringen skal ske i god tid, inden der træffes beslutning. Ældrerådet afgiver skriftlige høringssvar, således at de kan indgå både i den politiske som den administrative beslutningsprocedure. Ældrerådets høringssvar skal følge med sagsfremstillingen og indstillingen som påtegning eller et særskilt bilag. ældrerådets interesseområder i forhold til høringsprocessen, har kommunalbestyrelsen pligt til at høre ældrerådet om alle spørgsmål, der vedrører de ældre, jf. 30, stk. 3. Ved vurderingen af, om et spørgsmål vedrører ældre, må kommunalbestyrelsens vurdering tage afsæt i formålet med lovgivningen om ældreråd, dvs. at ældrerådene - på grundlag af en demokratisk debat i ældrebefolkningen - skal rådgive kommunalbestyrelsen i forbindelse med udformningen og tilrettelæggelsen af kommunens politik på ældreområdet. Såfremt ældrerådet skal høres om alle sager, Høringskompetencen er hos det samlede ældreråd. Ældrerådet kan dog oprette underudvalg og grupper, der beskæftiger sig med forskellige områder, men også i disse situationer er høringskompetencen i forhold til kommunalbestyrelsen hos det samlede ældreråd Hvis Byrådet overdrager udførelsen af opgaver til private aktører eller til en anden offentlig aktør, skal Byrådet inden overdragelsen sikre, at Ældrerådet fortsat høres om væsentlige eller principielle spørgsmål, der vedrører ældre. 6

7 4.8. Ældrerådet fastlægger en informationsstrategi målrettet ældrebefolkning om ældrepolitikken i Frederikssund Kommune. På baggrund af informationsstrategien medvirker Ældrerådet til at orientere borgerne om kommunens ældrepolitik og om tilbud til ældre i øvrigt. Ældrerådet kan afholde regelmæssige temadage, hvortil der kan inviteres personer og grupper med interesse for det ældrepolitiske arbejde. Ligeledes kan der, hvis der skønnes at være behov herfor, inviteres oplægsholdere. 3. Sammensætning og valg 3.1. Ældrerådet består af 9 medlemmer, der alle vælges ved direkte valg. Som udgangspunkt vælges de kandidater, der får flest stemmer, ind i Ældrerådet. Alle afstemningsområder (i Frederikssund, Skibby, Jægerspris og Slangerup) skal dog være repræsenteret, såfremt afstemningsområdet har en opstillet kandidat Valgperioden er 4 år og følger byrådsperioderne Valg til ældreråd afholdes i umiddelbar tilknytning af valgene til Byråd og Regionsråd. 5. Valgprocedure 5.1. Valg til Ældrerådet foregår hvert fjerde år sammen med regions- og Kommunalvalget. Valgperioden er 4 år og følger byrådsperioden Ældrerådet består af 9 medlemmer. De kandidater, som ikke opnår valg til Ældrerådet, bliver suppleanter i forhold til deres stemmetal, således at den der har flest stemmer bliver 1. suppleant osv. Der kan max være 9 suppleanter Valgproceduren aftales i god tid før valget mellem Ældrerådet og Byrådet. 7

8 De 9 kandidater, der får flest stemmer bliver som udgangspunkt valgt ind i Ældrerådet. Såfremt et af afstemningsområderne ikke bliver repræsenteret som følge af at områdets kandidat ikke opnår tilstrækkelig antal stemmer, vil denne kandidat overtage det medlem med færrest stemmers plads, hvis område i forvejen er repræsenteret med 2 eller flere kandidater. De opstillede kandidater, der ikke bliver valgt ind i Ældrerådet, bliver stedfortrædere efter antal stemmer. Der kan maks. være samme antal stedfortrædere som medlemmer af Ældrerådet. Ved stemmelighed mellem 2 eller flere kandidater, trækkes der lod om rækkefølgen Alle borgere i Frederikssund Kommune, der er fyldt 60 år på tidspunktet for valgets afholdelse, har valgret og er valgbare til Ældrerådet Valgproceduren tilrettelægges i samarbejde mellem Byrådet og Ældrerådet. Der udarbejdes retningslinjer for valgets afholdelse Kandidaterne opstilles i alfabetisk orden efter efternavn og derefter efter fornavn indenfor det lokalområde, de repræsenterer 8

9 4. Konstituering. 6. Konstituering 4.1. Ældrerådet konstituerer sig på sit første møde med formand, næstformand, sekretær og kasserer. Konstitueringen skal ske senest 21 dage efter valgets afholdelse. Konstituerings-proceduren ledes af Rådets aldersmæssigt ældste medlem. Hvis et flertal af de valgte medlemmer skønner det nødvendigt, kan der som kasserer vælges et ikke valgt medlem af Rådet, f.eks. en af suppleanterne. En sådan kasserer varetager udelukkende en regnskabsmæssig funktion og må kun deltage i møder under behandling af regnskab og budget Står i Valgproceduren- slettes Når et Ældrerådsrådsmedlem udtræder af Rådet, erstattes pågældende med den af suppleanterne der fik det højeste stemmetal Står i forretningsordenen- slettes Ældrerådet kan nedsætte arbejdsgrupper til, inden for deres område, at analysere, bearbejde og stille forslag til brug for Ældrerådets arbejde. Arbejdsgrupperne kan ikke vedtage forslag uden Ældrerådets godkendelse. Arbejdsgrupperne kan bestå af Ældrerådsmedlemmer og suppleanter, samt 6.1. Ældrerådet konstituerer sig på sit første møde med formand, næstformand, sekretær og kasserer. Afstemningen foregår ved almindelig stemmeflertal. Konstitueringen skal ske senest 21 dage efter valgets afholdelse. Konstitueringsproceduren ledes af det medlem der har højest anciennitet i Ældrerådet Hvis et flertal af de valgte medlemmer skønner det nødvendigt, kan der som kasserer vælges et ikke valgt medlem af Rådet. En sådan kasserer varetager udelukkende en regnskabsmæssig funktion og må kun deltage i møder under behandling af regnskab og budget Ældrerådet fastlægger selv sin forretningsorden 31. Kommunalbestyrelsen fastsætter i samarbejde med ældrerådet vedtægter for ældrerådet. Ældrerådet fastsætter selv sin forretningsorden. 9

10 andre med interesse for det ældrepolitiske arbejde og specialister, hvis der skønnes at være behov herfor 5. Økonomi m.v Byrådet afholder udgifterne ved Ældrerådets virksomhed, herunder udgifter til den nødvendige kursusvirksomhed for ældrerådsmedlemmer og deltagere i arbejdsgrupper samt til sekretærbistand, kontorhold m.m. Kommunalbestyrelsen afsætter et rammebeløb til formålet. Byrådet stiller sekretærbistand og nødvendige lokaler, inventar og tekniske hjælpemidler til rådighed. 5.2 Byrådet forsyner løbende Ældrerådet med relevant lovstof, pjecer m.v. samt alle øvrige informationer på ældreområdet, herunder beskrivelser af praksis og forretningsgange, servicedeklarationer, kvalitetsstandarder, budgetter, budgetopfølgning, målfastsættelse, målopfølgning o.s.v., så arbejdet i Rådet kan foregå hensigtsmæssigt og rationelt. Ældrerådets medlemmer kan herudover efter anmodning få alle for Rådets arbejde nødvendige oplysninger fra såvel politikere som administration Regnskabsåret følger kalenderåret. Ældrerådet indsender hvert år inden den 1. marts det godkendte regnskab for det forløbne år til 7. Økonomi 7.1. Byrådet afholder udgifterne ved Ældrerådets virksomhed, herunder udgifter til den nødvendige kursusvirksomhed for ældrerådsmedlemmer og deres deltagelse i underudvalg, arbejdsgrupper m.v. Endvidere afholdes udgifterne til sekretærbistand, kontorhold mv. samt til lokaler, inventar og stiller nødvendige tekniske hjælpemidler til rådighed. Byrådet afsætter et rammebeløb til formålet 7.2. Regnskabsåret følger kalenderåret. Ældrerådet indsender hvert år inden den 1. marts det godkendte regnskab for det forløbne år til Byrådet. Revision af Ældrerådets regnskaber afholdes ved Byrådets foranstaltning og for sammes regning Ældrerådet indsender budget for det kommende år til Byrådet hvert år i 1 kvartal Ældrerådet modtager diæter efter gældende regler. Byrådet yder diæter, erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste og udgiftsgodtgørelse efter reglerne i 16 a i lov om kommunernes styrelse til Ældrerådets medlemmer. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen yder diæter, erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste og udgiftsgodtgørelse efter reglerne i 16 a i lov om kommunernes styrelse til ældrerådets medlemmer. Stk. 4. Et medlem af rådet er ikke forpligtet til at modtage diæter eller udgiftsgodtgørelse, der tilkommer den pågældende efter stk

11 Byrådet. Revision af Ældrerådets regnskaber afholdes ved Byrådets foranstaltning og for sammes regning. 6. Møder. (står i forretningsordenen slettes) 6.1. Ældrerådet fastlægger selv sin forretningsorden. I denne angives bl.a. mødehyppighed, regler for dagsorden, regler for indkaldelse, regler for afstemninger samt øvrige regler for Rådets arbejde, herunder informationsvirksomhed og kontakt til bagland. 6.2 Ældrerådet afholder lukkede møder efter behov, dog mindst et månedligt møde med juli og december måned som eventuelle undtagelser. Der afholdes ligeledes møde, såfremt et flertal af Ældrerådets medlemmer fremsætter skriftligt ønske herom til formanden med angivelse af motiveret dagsorden. Formanden kan til enhver tid indkalde til ekstraordinært møde, hvis der skønnes behov herfor. 8. Godkendelse og ændring af vedtægter Denne vedtægt er godkendt af Ældrerådet og Frederikssund Byråd Vedtægten kan kun ændres efter forhandling mellem Ældrerådet og Byrådet Vedtægtsændringer skal tilstræbes at træffes i enighed i Ældrerådet inden forelæggelse til endelig godkendelse i Byrådet Det tilstræbes, at Ældrerådets beslutninger træffes i enighed. Ethvert medlem kan dog begære afstemning, og beslutning træffes ved almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed giver formandens stemme flertal. Ethvert medlem kan få særstandpunkter tilført referatet

12 Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når mindst 6 medlemmer er til stede Ældrerådet kan afholde regelmæssige temadage, hvortil kan inviteres personer og grupper med interesse for det ældrepolitiske arbejde. Ligeledes kan der, hvis der skønnes at være behov herfor, inviteres eksperter. 6.6 Ældrerådets medlemmer er undergivet tavshedspligt i det omfang der følger af reglerne i Forvaltningslovens 27 og Straffelovens 152. Denne tavshedspligt ophører ikke, når medlemmet udgår af Rådet Såfremt der i møder eller arbejdsgrupper deltager suppleanter eller andre ikke valgte, kan der ikke under disses tilstedeværelse behandles sager, der kan være omfattet af tavshedspligt Der ydes mødediæter efter gældende regler i Lov om retssikkerhed Godkendelse/Ændring af vedtægter Vedtægten kan kun ændres efter forhandling mellem Ældrerådet og Byrådet. Vedtægtsændringer skal tilstræbes at træffes i enighed i Ældrerådet inden forelæggelse til endelig godkendelse i Byrådet. Ethvert medlem kan dog begære afstemning, som afgøres ved Vedtægter og forretningsorden 11. Kommunalbestyrelsen fastsætter i samarbejde med ældrerådet vedtægter for rådet. Vedtægterne kan f.eks. indeholde bestemmelser om de overordnede (ældrepolitiske) målsætninger for og regler om ældrerådets arbejde, om ældrerådets kompetence, om ændring af 12

13 almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed giver formandens stemme flertal Denne vedtægt er udarbejdet og godkendt i Ældrerådet, og derefter forelagt Byrådet for godkendelse. Ved godkendelse vil vedtægten således være gældende for Ældrerådet i Frederikssund Kommune efter 1. maj vedtægterne, om vedtægternes ikrafttræden og procedurer for høringsfasen, og om hvor mange medlemmer, der skal være i rådet. Herudover forudsættes ældrerådet at være selvstyrende. Rådet fastsætter selv sin forretningsorden og tilrettelægger i videst muligt omfang selv arbejdet indenfor lovens rammer og de fastsatte vedtægter. Byrådet har godkendt vedtægtsændring på møde den 26. april 2007 Revideret februar