Referat fra generalforsamling i Lemvig Feriecenter lørdag den 12. marts 2016

Transkript

1 Referat fra generalforsamling i Lemvig Feriecenter lørdag den 12. marts 2016 Dagsorden i henhold til vedtægter: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. 3. Aflæggelse og godkendelse af regnskab. 4. Fremlæggelse og godkendelse af budget for det kommende år. 5. Behandling af indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelse og suppleanter. 7. Valg af revisor. 8. Eventuelt Ad. 1 Valg af dirigent Formanden Carsten Kristiansen bød velkommen til den ordinære generalforsamling Holger Nordestgaard lejlighed 189 blev valgt som dirigent. Han konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet. Der var 92 tilmeldte. Der var registreret 82 stemmeberettigede incl. fuldmagter. Randi Pagaard lejlighed 58 og Jørgen Friis Poulsen lejlighed 14 blev valgt som stemmetællere. Nr. 158 Bent Bjergbæk efterlyser forslag sendt i september om at nedsætte de ekstra yderser med 2 rater formanden oplyser, at han har det med i sin beretning. Ad. 2 Bestyrelsens beretning for det forløbne år Formanden gennemgik årets beretning via power point. Bestyrelsens beretning omhandlede følgende punkter: Bestyrelsesarbejdet Bestyrelsen blev præsenteret. Sekretær Lone Christensen var sygemeldt, hvorfor Birthe Tang lejl. 183 tog referat. Der er afholdt 10 bestyrelsesmøder og 6 byggemøder i årets løb, og der har været inspektioner af blokkene. Der har været forholdsvis mange store opgaver som har taget tid: Facaderenovering, pumpestation, altaner, fibernetløsning, personaleledelse og svømmehallen. Det er bestyrelsens mål at have et højt informationsniveau via fyldige referater og hjemmesiden. Der har været uafsluttede sager ved årets begyndelse, og ikke alle er nået. Formanden udtrykker frustration over manglende opfølgning efter inspektionsrunde når bestyrelsen har rettet henvendelse til ejerne om mangler og andre afvigelser i forhold til de regler og retningslinjer der fælles er besluttet, er det ikke altid efterlevet. Bestyrelsen ønsker ikke at være politibetjente. Personale og den daglige drift De ansatte Carina, Peder (weekend) og Jacob Aagaard (nyansat med start pr 1. juni 2015) blev præsenteret. Petri der er ansat 16 t/uge i fleksjob var ikke til stede. Der har været forholdsvis meget udskiftning, så nu håber vi, at vi kan fastholde de nuværende ansatte. Det er en udfordring at vedligeholde og udvikle Lemvig Feriecenter med renholdelse af svømmehallen og trimning af udendørsarealerne en særlig vigtig opgave er tilsyn med svømmehallen. Energibesparelse ( El) er en anden vigtig opgave. Opsætning af lamper og pullerter har været en ekstra arbejdsopgave 1

2 i 2015 opsætning af de resterende har 1. prioritet i 2016, så det skal færdiggøres hurtigst muligt. Viceværterne udfører små håndværksopgaver for ejerne og er til rådighed i døgnets 24 timer (Alarmer tilgår viceværterne der har vagt på skift). Økonomi Der kan aflægges et flot årsregnskab for 2015 med en besparelse på kr., hvoraf de kr. er ekstraordinær indtægt som erstatning vedr. trykledning. På 9. år er det muligt at undgå en kontingentstigning, og i budgetforslaget lægges der op til at slette de sidste 2 afdrag vedr. renoveringen (1 i 2016 og 1 i 2017). Der er indgået ny 3-årig kontrakt med Campingpladsen, der har fået nye ejere, som har overtaget kontrakten. Der er indgået ny 1- årig kontrakt med svømmeklubben Hajen, som svømmer tirsdage. Herudover er der ca. 10 fra Sejlklubben, der svømmer torsdag Der er stadig en forespørgsel fra Ejerforeningen Nr. Vinkel, som vi er i løbende kontakt med vi fastholder at det er en samlet aftale med ejerforeningen der kan indgås. Der har været fokus på effektivisering af arbejdsgange, og der skrives hvilke opgaver arbejdstimerne er brugt på. Der køres en stram udgiftspolitik ud fra devisen mange bække små. Salg af jordloddet til LVS giver en erstatning kr. Vi har kontrakter på el 2015, og der er indgået nye kontrakter for 2016 Ib oplyser, at prisen er aftalt til 17,66 øre/kwh + moms + afgifter. Formanden rettede en stor tak til Michael Honore for god sparring vedr. økonomien. Vision for årets arbejde i bestyrelsen Visionen for årets arbejde i bestyrelsen er udførelse af generalforsamlingsbeslutning med bl.a. facaderenovering. Det er også at udvikle og vedligeholde feriecenteret til glæde og gavn for alle ejere uanset om man har lejligheden til eget brug eller man har den til at leje ud og uanset om man er en børnefamilie eller lidt ældre, hvor man ønsker lidt ro og fred. Vi arbejder ud fra vedtægterne med tillæg og klausuler, så vi bibeholder en ensartet bygningsmasse og det skønne rekreative og naturmæssige område. Vi arbejder på at få sammenskrevet vedtægterne med tillæg og klausuler. (Tinglysning). Det skal gøres i 2016, så det er synligt for alle. Renovering og vedligeholdelse Danfoss har gennemgået fjernvarmestyring og trimmet det. Der er opsat ny spa i svømmehallen, og der er nye fliser og fuger i dampbadet. Der er lavet ny mur i hjørnet mod restauranten, idet de gamle trævinduer var rådnet. Restauranten har betalt for muren, og ejerforeningen har vandskuret og malet. Det gamle brochurerum er renoveret, og der efterlyses gode ideer evt. at oprette trådløst internet. Rensekarret i kælderen er renoveret og overfladebehandlet. De 5 nye cykelskure er færdige, og formanden gør opmærksom på, at det kun er til opbevaring for de cykler som bliver brugt, så sørg for at hjælpe med oprydning. Der skal ske forskønnelse af de to gamle miljøstationer, der er fjernet (grillpladser) gode ideer efterlyses. Bygningstegninger er scannet ind på USB stik - depositum 100 kr. Projekt Renovering af facader Ny facadebeklædning, fugning og renovering af murværk samt udendørsbelysning på bygningerne forventes færdig et år før beregning, og det skyldes at vejret har været med os, der har været god planlægning (Arkitekt), og der har været ihærdige og dygtige håndværkere. Der mangler blok 1, som renoveres efter påske og Centerbygningen får en omgang med det samme. Murværk færdiggøres her i foråret der mangler kun lidt. Udendørsbelysningen færdiggøres snarest. Formanden viste herefter nogle før/efter billeder af renoveringen. Det har været meget forskelligt fra blok til blok om træværket har været råddent. Det er lavet så fugle ikke kan bygge reder, og i tagrender er der en forhøjet kant i hjørner. Hvor der er revner i murværk skiftes stenene. 2

3 Ny hjemmeside Den nye hjemmeside har været i luften et år, og det er sekretær Lone Christensen, der er webmaster. Der er 2 menuer en som alle kan se - og en med login kun for ejere. Der kommer en advisering via , når der er nyheder fra bestyrelsen eller viceværterne. Der er et debatforum, hvor alle kan deltage. Der er et fotogalleri med aktuelle billeder fra centeret. Formanden opfordrer til at sende billeder og kom gerne med input (mail). Der har været problemer med at lukke filer op på det sidste. Der har været en stor interesse for de rapporter og referater samt andre input på hjemmesiden (det måles på antal hit), mens der har været knap så stor interesse for debat-forum. Svømmehallen Fredag d. 9. januar 2015 blev der udført tilsyn af Vandsamarbejdet p.v.a. Lemvig Kommune. Egenkontrollen var meget vigtigt og at man skulle handle på evt. udsving i forhold til kontrolmålingerne. Tilsynet så sjældent et anlæg, der kørte så fint og især når man tænker på dets alder. Det overholder allerede i dag de nye krav som træder i kraft 2017 i henhold til de tilladelser som vi kører under. Han noterede positivt, at vi har fået udbedret de pålæg som vi fik foregående år. Ny skillevæg til restauranten (gangen), hvor der var rådskader og ligeledes at der var sat nye fliser op og fuget i det tyrkiske bad. Han noterede også udskiftningen af spa'en. Hygiejnen og rengøringen helt i top. Det blev også udtrykt, at hvis vi fortsatte med at vedligeholde og være påpasselige med kontrollen og rengøringen, kunne vi have fine svømmefaciliteter i mange år frem. Der var stor ros til Carina fra tilsynet. Der er lavet statistik med hvor mange logins der har været i svømmehallen. Statistikken blev vist som diagram med antal logins de enkelte måneder. I 2. halvår 2015 har der været logins fordelt over hele åbningstiden. Hvis vi antager at der kommer 3 personer ind pr. login er det et gennemsnit på besøgende årligt. Der bliver også lavet statistik over logins for 1. halvår Salg af jordlod til Lemvig Vand og Spildevand (LVS) Vi blev kontaktet af LVS primo dec om renovering af pumpestationen ved blok 14, idet der kræves tilsyn med den 30 år gamle ledning som går under fjorden, og det kunne ikke ske med den eksisterende pumpestation. Herudover har der været støj og lugtgener. Det nye er støjfrit, men de har ikke lovet at det bliver 100% lugtfrit. Hvis ikke vi indgik en aftale om salg af grunden ville der ske ekspropriering. Det er herefter LVS der vedligeholder grunden. Der har været store lugtgener mens udgravningen har stået på da centeret ligger på gammel mosebund hvor der frigives svovlbrinte når der graves. Formanden henstiller til at pladsen ikke benyttes til p-plads. Altibox - Fiberbredbånd Projektet med opsætning af fiberbredbåndet blev færdiggjort omkring 1. juli 2015, og vi havde besøg den 30. juli af konsulenter fra Altibox til hjælp ved opstart. Altibox tilbyder følgende hastigheder og priser på fiberbredbånd efter udløb af 12 mdrs. startaftale: 15/15 Mbit 229,- kr. (90,- kr. mere pr. md. 30/30 Mbit - 269,- kr. (130,- kr. mere pr. md.) 60/60 Mbit - 299,- kr. (160,- kr. mere pr. md.) Lone har forsøgt at få en fælles samlet prisordning ved Altibox. Ejerne styrer selv internettet nu, så husk at sige det op, hvis I ikke ønsker at fortsætte efter udløbet af de 12 mdr.. Formanden beklager rørets placering, da det ikke er et kønt syn, men bestyrelsen kom desværre ind i sagen for sent. Ejernes vedligeholdelse Der blev afholdt inspektionsrunde i september 2014 (rapport/sammenfatning findes på hjemmesiden) med efterfølgende opsamling/ s til 43 ejere om at rette op på mangler og andre afvigelser i forhold til vedtægter og bygningsklausuler. (Ny runde sker efter at renoveringen er færdiggjort). 3

4 Da der efterhånden er eksempler på en del afvigelser i forhold til vedtægterne og bygningsklausuler opfordres alle ejere til at orientere sig om disse bl.a. vedr. stakit/døre/vinduer/fliser. (Se i øvrigt på hjemmesiden under: Vedtægter/bygningsklausuler). Der er dog stadig mange mangler/afvigelser der resterer til udbedring, så nu da foråret står for døren er det en oplagt grund til at komme i gang. Hvad gør bestyrelsen, når tingene ikke bliver udført????? Oversvømmelse i kælderen Der har været strømsvigt i hele området (Lemvig Struer Holstebro) onsdag d. 17. februar. Alarmsystemet blev sat ud af funktion og der var sprunget en sikring i systemet. Ved opfyldning af vand i det store bassin har det betydet en oversvømmelse med 50 cm vand i hele kælderen. Det var så uheldigt at viceværterne var sygemeldt der blev tilkaldt elektriker og Redningsringen torsdag morgen. Der er sat nyt el-skab op, og der er sket renovering af pumper til spa og børnebassin sammen med en omfattende rengøring og oprydning. Topforsikring har taget skaden på anlæg og løsøre er dækket af Tryg forsikring. Der er nogle ting der er dækket og andre er ikke, men i det store og hele ser det ikke så sort ud. Al strøm og el er skilt fra restauranten, og der kommer nyt og sikkert alarmsystem. Bestyrelsesarbejdet Bestyrelsesarbejdet har i store perioder budt på rigtig meget arbejde, hvilket også afspejles i de rapporter, referater og informationer m.m. der er at finde på vores hjemmeside. Det kræver stor frivillig indsats og entusiasme og ikke mindst en meget stor portion lyst og gå-på-mod. Det er et arbejde der skal udføres i vores fritid. Det er også en tilfredsstillelse i sig selv at se projekter og tiltag lykkes, så vi bevarer et godt og velfungerende feriecenter i mange år fremover. Dejligt med positive tilkendegivelser fra jer ejere. Formanden rettede en stor tak til kollegaer i bestyrelsen for mange gode og spændende timer sammen. Afslutning Formanden rettede en tak til ejerne for positiv respons og faglige indspark. Tak til vore samarbejdspartnere og naboer. Tak til Henning & Jane - Campingpladsen Sejlklubben. Tak til vores administrator og revisor Michael Honore. Tak til tømrer Bent K Nielsen, arkitekt Jens Vilsbøll og SHS Byg. Tak til alle jer ejere for opbakningen, positiv respons, faglig bistand fra fagpersoner og konstruktiv saglig kritik. Nr. 154 Henning Jakobsen: Han ønsker tilsendt mail, når der har været strømsvigt, idet varmepumpen gik på fuld power efter at strømmen vendte tilbage. Er der elstik i cykelskurene? Hvis ikke opfordrer han til at det sker. Det er svært at oplade el-cyklen, når man bor på 1. sal. Nr. 63 Kurt Laursen: Man kan tage batteriet med op. Nr. 162 Jesper Andersen opfordrer til at vi drøfter Feriecentrets fremtid, og han mener at vi mangler markedsføring og efterlyser ideer til markedsføring. Selv efter en investering på ca. 4 mio. har der ikke været større interesse der er ca. 16 lejligheder til salg. Han opfordrer også til at se på den ulovlige parkering, da det også kan være en sikkerhedsrisiko ved evt. udrykning. Formanden vil gerne fortsætte med snakken om markedsføring under eventuelt. Nr. 21 Erik Nielsen: Der mangler lamper i forlængelse af blok 2 bestyrelsen lover at se på det. Carina oplyser at strømsvigt af mindre varighed end 12 sekunder ikke bliver registreret. Det vil fremover blive sat på hjemmesiden når viceværterne observerer strømsvigt. Nr. 71 Knud Munk: Man kan sætte mobilstyring på varmepumpen, så får man selv en melding. Ad.3 Aflæggelse og godkendelse af regnskab Vores revisor Michael Honore fremlagde regnskabet for Han gjorde opmærksom på, at alt kontingent var indbetalt, og at der var sket en ændret fordeling af lønudgifterne mellem svømmehallens drift og drift af lejligheder/fællesareal i forhold til tidligere år på baggrund af viceværternes timeregistrering. Den mindre udgift til fjernvarme oplyser han skyldes en stor efterbetaling fra årsopgørelsen og besparelse til vedligeholdelse afspejler bestyrelsens og Carinas indsats for effektivisering. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. 4

5 Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Ad. 4 Fremlæggelse og godkendelse af budget for det kommende år Revisor Michael Honore fremlagde budgettet for Det ekstraordinære kontingent for oktober kvartal 2016 er slettet. Han gjorde opmærksom på, at budgettet er udarbejdet før oversvømmelsen, hvorfor der vil blive taget fra hensættelser, hvis der kommer en større udgift. Stigning i lønudgifter til lejlighedernes og fællesarealernes drift skyldes en kommende ferieforpligtelse. Der var ingen spørgsmål til budgettet. Budgettet blev enstemmigt godkendt. Ad. 5 Behandling af indkomne forslag Forslag 1: Salg af jordlod Bestyrelsen anmoder foreningens ejere om at godkende salget af 100 m2 jord (arealet omkring pumpehuset) til Lemvig Vand og Spildevand (LVS). Da det er en forholdsvis stor investering for LVS, vil de eje jordloddet på 10 x 10 m. Der er udarbejdet købskontrakt på i alt kr. til ejerforeningen. LVS afholder alle udgifter vedr. køb, tinglysning, udstykning mm. og forpligter sig til, at der aldrig må opføres en bygning og at området bliver vedligeholdt. Kun de nødvendige dæksler og låg bliver synligt. Bestyrelsen har valgt at indgå en frivillig aftale, da alternativet ellers er en ekspropriation. Iflg. vedtægterne er en beslutning om væsentlig forandring af fælles bestanddele og tilbehør eller om salg af væsentlige dele af disse eller om ændring i denne vedtægt kræves det, at 2/3 af de stemmeberettigede stemmer herfor. 2/3 af de stemmeberettigede udgør 99. Der er 82 stemmer for forslaget. Ingen stemmer imod forslaget. Punktet sendes tilbage til bestyrelsen, der så beslutter om der skal indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling inden for 14 dage. Forslaget vedtages, hvis 2/3 af de fremmødte på en ekstraordinær generalforsamling stemmer for forslaget. Forslag 2: Etablering af vaskerum Bestyrelsen fik på generalforsamlingen i 2015 til opgave at arbejde videre med forslag 2 vedr. etablering af vaskerum i det nordligste afsnit af svømmehallen (det gamle solarium). Vaskefaciliteterne i Havneknejpen har det sidste års tid været lukket ned. Der laves indgangsdør med lås fra havnesiden og rummet indrettes med vaskemaskine/tørretumbler. Prisoversigt ca kr. incl. dørparti, facadebeklædning med iverplank, tilslutning til udendørs kloakledning, VVS installation, el-installation, vaskemaskine og tørretumbler. Udgifter til evt. doserings- og betalingssystem er ikke medregnet i de kr. Nr. 56 Gordon Potter spørger hvor mange der efterspørger et vaskerum der er et fint vaskeri i Lemvig. Han er bekymret for risikoen for indbrud. Der kan evt. samarbejdes med campingpladsen. Henning, Danland oplyser at der er mange der spørger til vaskefaciliteter. Nr. 62 Jesper Andersen: Selvfølgelig skal der være vaskefaciliteter. Nr. 173 Bodil Sørensen: Vi kan bruge poletter og skrive det på døren, så vi mindsker indbrudsrisikoen. Og evt. bruge vores nøgle til svømmehallen. Forslaget blev vedtaget ved håndsoprækning. 5

6 Forslag 3: Lystunnel til badeværelse Nr. 62 Jane Jepsen har fremsendt forslag til lystunnel til badeværelse i 1. sals lejligheder i form af isætning af VELUX lystunnel Ø 35 cm. Formålet er at kunne få dagslys i badeværelset. Isætning af lystunnel og alle omkostninger afholdes af ejer. Isætning skal følge udarbejdet forskrifter for udvendig ensartethed/samme placering. Jane oplyser at prisen ikke er de kr. som anført i forslaget, og at man skal se godt efter for at få øje på den der allerede er isat. Formanden gør opmærksom på at der skal være ensartethed også hvis det er nødvendig at skifte tagplader ud. Nr. 144 og 146 Poul Flodager: Bestyrelsen har i sin tid godkendt det til en lejlighed gælder det så ikke stadig? Nr. 123 Leo Piechotta mener ikke at bestyrelsen har kunnet beslutte det han ønsker at bevare det som det er og at det ikke bliver et tivoli. Der blev sagt at vi kan forlange at tagplader bliver malet, så det bliver ens. Der blev foretaget skriftlig afstemning. For forslaget stemte 38, imod stemte 18 og 13 var blanke. Forslaget er godkendt. Det er herefter op til bestyrelsen at udarbejde retningslinjer/specifikationer og forespørge kommunen om lovlighed i forhold til lokalplan. Forslag 4: Velux-vindue v/hems 1. sals lejligheder Nr. 62 Jane Jepsen har fremsendt forslag til udluftning i hems i 1. sals lejlighed ved isætning af VELUX ovenlysvindue str. 78 x 98 (B x H i cm). Placering ønskes lige ud for hvor den originale hønsestige til hemsen var, således at den kan åbnes såvel fra stige/trappe samt hems. Formålet er at kunne få udluftning og frisk luft i hemsen, som i mange lejligheder anvendes til soveplads. I sommerperioden bliver hemsen til tider meget varm og det kan være svært at sove der. Isætning af vindue anslås til kr. som udelukkende er for ejers regning. Alle omkostninger skal afholdes af ejer. Isætning skal følge udarbejdet forskrifter for ensartethed/samme type vindue/samme placering. Bestyrelsen gør opmærksom på at såfremt forslaget godkendes på generalforsamlingen, vil der være krav til specifikation af: Fabrikat, mål, farve og placering som skal være tilgængelig på hjemmesiden FØR ejere vælger isætning heraf. Nr. 62 Jane Jepsen påpeger at forslaget udelukkende går på udluftning og at det gerne må være tonet glas, så det ikke ses så meget. Nr. 12 Bent Nielsen: Det ville også være godt med mere lys. Formanden oplyser at bestyrelsen vil stille krav om ensartethed. Der blev foretaget skriftlig afstemning. For forslaget stemte 37, imod stemte 25 og 6 var blanke. Forslaget blev godkendt. Det er herefter op til bestyrelsen at udarbejde retningslinjer/specifikationer og forespørge kommunen om lovlighed i forhold til lokalplan. Ad. 6 Valg af bestyrelse og suppleanter På valg til bestyrelsen er: Carsten Kristiansen (nr. 54) Genvalgt Lone Christensen (nr. 123) Genvalgt Der skal hvert år vælges 2 suppleanter. Nuværende suppleanter: Flemming Jensen (nr. 157) Genvalgt Birthe Tang (nr. 183) Genvalgt 6

7 7