Quick Guide-Rejseafregning Mundtlig censur Rejsud

Transkript

1 -Rejseafregning Mundtlig censur Rejsud Du kommer ind i Rejsud fra din webbrowser ved at skrive adressen Login: Du skal logge på Rejsud med din Bruger-ID og Adgangsord Du har fået tilsendt din bruger-id og Adgangsord på den mailadresse, du har oplyst til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet. Vigtigt! Hvis du ændre mailadresse skal du give besked til [email protected] I feltet institution skal du vælge: Styrelsen for Undervisning og Kvalitet Hvis du ikke kan huske din bruger-id og/eller dit adgangsord, skal du rette henvendelse til [email protected] Hvis du sætter flueben i husk bruger-id vil systemet huske det næste gang du logger på. Hvis det er første gang du logger på, eller du har fået nulstillet dit adgangsord, vil du blive bedt om at ændre adgangsordet. Det nye adgangsord skal have mindst et stort bogstav, samt et tal. Adgangsordet skal være på mindst 8 karakterer

2 Når du er kommet ind i RejsUd, får du følgende velkomstbillede. Du kan følge dine afregninger ved at klikke på menuen Mine opgaver. Fanen Udkast Under fanen Udkast kan du se, hvis der er afregninger du ikke har fået gjort færdig og/eller har fået afvist. Fanen I cirkulation Under fanen I cirkulation kan du se de afregninger som er til kontrol i Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, og som endnu ikke er godkendt til udbetaling. Fanen Afsluttet Under fanen Afsluttet kan du se de afregninger som er godkendt og udbetalt. Opret Rejseafregning: Klik på knappen Opret nyt dokument 2

3 Trin 1 af 4 Vælg dokumenttypen Rejseafregning og klik på knappen Næste trin. Trin 2 af 4 Udfyld felterne: Land By (klik på alle destinationer) Rejseformål (Tjenesterejse) Startdato og tidspunkt Slutdato og tidspunkt Anledning Rejseregel I feltet Anledning skal du skrive, hvilket møde du har deltaget i. Eksempel: Mundtlig censur udbetaling til dækning af transport og opholdsudgifter. I feltet rejseregel skal du vælge Time / dagpenge, som udbetales, hvis mødet har været forbundet med overnatning. Hvis du har rejst mellem din bopæl og prøveafholdende skole, er der tale om et dagsmøde, og du skal derfor vælge Ingen rejsegodtgørelse. Udfyld kontostreng Klik på knappen rediger. 3

4 Udfyldelse af kontostreng I de enkelte felter skal du vælge: Afregningstype: Indland Sag: 152 Mundtlig eksamen Sted: 137 Eksamenskonti Finansieringsformål (opgavekommissionen): 53 - Censur Delregnskab: 5 FOLKESKOLENS AFSL. PRØVER Klik på knappen opdater og derefter på knappen Gem og fortsæt Klik på knappen Næste trin Trin 3 af 4 Her vises den rå rejseafregning med stamoplysningerne. I højre side kan du følge med i, hvilket beløb du vil få afregnet eller evt. skal tilbagebetale. 4

5 Her er de faner, hvor du skal registrere forplejning på rejsedage, kørsel og udgifter i øvrigt. Her modregnes også for evt. udbetalt forskud. Dette sker under fanen Udgifter. Registrering af forplejning (Skal kun udfyldes hvis opholdet er med overnatning). Fanen Rejsedage RejsUd har automatisk oprettet måltider, der bliver modregnet for. Du skal revidere de automatisk oprettede måltider, så det passer til dit ophold. Dette gøres ved, at du under overskriften Gratis måltider, skal tilføje og/eller fjerne de flueben, som er gældende for de måltider, du har modtaget under dit ophold. Overskriften Andet Der skal være sat flueben i Refunderes da RejsUd ellers ikke beregner time- og dagpenge. Når du har foretaget ændringerne, skal du klikke på knappen Opdater og herefter på knappen Gem og fortsæt. OBS! vær opmærksom på, at der kun skal ske fradrag for morgenmad, hvis opholdet er inkl. morgenmad. Hvis opholdet ikke er inkl. morgenmad, skal det fremgå af regningen. Udokumenteret nattillæg Hvis du ikke overnatter på hotel, kro eller lignende men overnatter hos pårørende, venner eller bekendte, er du berettiget til et nattillæg. Du skal sætte flueben i udokumenteret nattillæg og fjerne alle flueben under overskriften Gratis måltider. Klik på næste rejsedag og foretag samme ændringer. 5

6 Kørsel i egen bil. Klik på fanen Kørsel. Klik på knappen Ny tur. Kørselsrute Sæt flueben i Anden rute og skriv ruten. Fx Hobro Ålborg retur I feltet antal km oplyses det samlede antal kørte km som et helt tal. Fx 106. Kørselsgodtgørelsen er efter lav sats - 2 kr. pr. kørt kilometer. Klik på Knappen Opdater Klik på knappen Gem og fortsæt Du kan evt. vedhæfte udskrift fra kraks ruteplan som dokumentation for din kørsel. Se hvordan under Vedhæft fil. Udgifter til ophold, tog- bus eller metro, parkering m.m. Klik på fanen Udgifter. Klik på knappen Ny udgift NB! Udgifter til fly og taxakørsel skal på forhånd være godkendt af Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. 6

7 Information om udgifter. Udfyld feltet Udgiftstyper ved at klikke på Alle og vælg udgiftstypen fra listen. Datoen er forudfyldt. Udfyld feltet Sum. Vigtigt! Alle udgifter skal dokumenteres. Derfor skal du indscanne dine udgiftsbilag og herefter vedhæfte dem fra din computer ind i RejsUd. Vedhæft udgiftsbilag Klik på linket Vedhæft fil NB! Særaftaler, fx udgifter til fly, taxakørsel, der er indgået med Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen skal vedhæftes. Vedhæft en fil Klik på knappen Gennemse.. Markér den fil, som er dit indscannede udgiftsbilag og klik på knappen Åbn. Bilagsnr. påføres automatisk. Klik herefter på knappen Opdater for at få bilaget ind i RejsUd. Hvis du har flere bilag til samme udgift, klikker du på knappen Ny vedhæftning og gentager proceduren. Klik herefter på knappen Gem og fortsæt. Du kommer herefter tilbage til det billede, hvor du registrerede udgiftstype og beløb. Ovenstående procedure følges ved hver udgift. Klik på knappen Gem og fortsæt øverst i billedet. 7

8 Den røde tekst forsvinder, når du har klikket på Gem og fortsæt Modregning af forskud Klik på knappen Ny udgift Information om udgifter Udfyld feltet Udgiftstyper ved at klikke på Alle og vælg udgiftstypen Afregning af forskud fra listen. Datoen er forudfyldt. Udfyld feltet Sum med det beløb, du har modaget i forskud. Skriv 0 i feltet bilag. Klik på knappen Gem og fortsæt øverst i billedet. Du kan se den godtgørelse, der er beregnet i forhold til dine registreringer under fanen Godtgørelser. 8

9 Klik på knappen Næste trin Trin 4 Nu er du færdig med din rejseafregning. Har du rettelser klik på knappen Forrige trin og følg tidligere beskrevet procedure. Udskrivning Hvis du vil udskrive din rejseafregning, skal du klikke på knappen udskriv. Kan du godkende din rejseafregning, skal du klikke på knappen Bekræft send. Rejseafregningen vil herefter automatisk blive sendt til kontrol i Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. Udbetaling Udbetaling sker ca. 7 arbejdsdage efter rejseafregningen er godkendt af Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. 9

10 Afvisning af en rejseafregning Hvis du har fået afvist en rejseafregning i RejsUd, sender systemet automatisk besked til din mailadresse. Se, hvordan du logger på under LOGIN på side 1. Du finder den afviste rejseafregning under menuen Mine opgaver og under fanen Udkast. Det røde ikon fortæller, at den er afvist. Du kommer ind i den afviste rejseafregning med et enkeltklik på linjen med den aktuelle rejseafregning. Begrundelse for afvisning Klik på fanen Kommentarer for at se begrundelsen for afvisningen. Stil dig på linjen, hvor kommentaren er og klik en enkelt gang. 10

11 Kommentarer Du får nu vist, hvorfor din afregning er blevet afvist. Besvar kommentaren ved at klikke på knappen Ny kommentar. Klik herefter på knappen Gem og fortsæt. Ret din rejseafregning i forhold til kommentaren og send afregningen ind til kontrol igen. Se Trin 4. God fornøjelse 11