Økonomi- og Planlægning Budgetkontor

Transkript

1 Forskud: Forskud er en betegnelse for de kontante udbetalinger, som tidsmæssigt ligger før hjemkomst fra en tjenesterejse, og som ikke er bogført som direkte omkostninger. Forskud kan kun udbetales til ansatte, som ikke er berettiget til kreditkort, studerende, gæstelærere samt censorer. Se de nærmere regler her NYT: Forskud skal altid bestilles i DKK Klik på Opret nyt dokument Markér Forskud og klik på Næste trin Side 1 af 8

2 Anledning: her skal skrives en kort beskrivelse Forklaring: valgfri - men skal udfyldes med projekt eller lign. hvis du ikke udfylder kontostrengen. Kan også anvendes til en uddybende forklaring. Kontostreng kan udfyldes af dig eller kontrollanten. Kontostreng: (udfyldes evt. af din kontrollant) Klik på Knappen Rediger Side 2 af 8

3 Sted er udfyldt default. BEMÆRK at eksemplet er vist med HUM s kontostreng DJF s kontostreng er lidt anderledes sat op. De enkelte dimensionsværdikoder - i takt med at systemet løbende anvendes, opbygges der favoritlister pr. bruger - kan vælges eller ændres i drop-down-listerne for hver dimensionskode (f.eks. projekt). Man kan søge efter dimensionsværdikoder ved at klikke på knappen med forstørrelsesglasset ud for hver dimensionskode. Når du søger så begræns din søgning f.esk ved at skrive de første tegn.. Klik på Søg og du får en liste frem med alle 40 - heri vælges dit projekt. Side 3 af 8

4 Klik på Gem og fortsæt Klik på Opdatér hvis du ønsker at gemme dine ændringer og forblive i vinduet. Klik på Nyt forskudsbehov Side 4 af 8

5 Felterne Sum og Forklaring skal udfyldes. NYT: DER MÅ KUN BESTILLES FORSKUD I DKK (udbetaling vil ske via NEMKONTO og det vil altid være i danske kroner) Klik på Tilbage Side 5 af 8

6 Oversigt: I Ny forskud trin 3 af 4 er skærmbilledet grundlæggende opdelt i fire områder: Stamdata Oversigt Kontostreng Faneblade til redigering og indtastning af o o o Krævede valutaer Bilag Kommentarer samt til kontrol af o Brugt/tilbage, Afregnes, posteringer og historik Side 6 af 8

7 Stamdata: Redigér -knappen under Stamdata kan forskud korrigeres. Oversigt: I oversigten vises opsummeringer af forskuddets økonomiske tal. Total er summen af forskudsbehov Anvend/returnér: viser om forskud er anvendt eller meget der skal tilbagebetales når forskud er blevet behandlet i en afregning Resterer: viser summen af Total og Anvend/returnér Kontostreng: Med Redigér -knappen under Kontostreng kan kontostrengen korrigeres. Faneblade: Ved at klikke på de enkelte faneblade kan brugeren indtaste, redigere eller se de tilhørende data. Krævede valutaer Her indtastes det ønskede forskud Brugt/tilbage Info her vises om forskud er brugt kan først ses efter at forskud er behandlet i en afregning. Bilag Skannede kvitteringer og/eller andre dokumenter kan vedhæftes forskuddet Kommentarer Her kan der indtastes beskeder/kommentarer, der logges med dato og tid Afregnes Indeholder de beløb, der udgør summen Resterer. Posteringer Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på kontonumre og dimensionskoder Historik Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse Hvis du vil se dit forskud kan du klikke på Vis oversigt Side 7 af 8

8 Klik på Næste trin Kontrollant og Godkender er default udfyldt Klik på Bekræft og Send Du er nu færdig med dit forskud Side 8 af 8