Referat til. Fælles-MED Social, Sundhed og Beskæftigelse

Transkript

1 Referat til Mødedato: Mandag den 2. september 2013 Mødetidspunkt: 9:00-11:00 Mødested: Jobcenter, møderum 3 Deltagere: Fra medarbejdersiden: Michael Frandsen, FTF, Jobcenter Varde Nikolaj Dybdal Winther, AC, Staben Social og Sundhed Arne Høivang Jensen, OAO/FOA, Aktivitetscentret Else Mathiesen, LO/FOA, Hjemmepleje Midt Mona Köhlert, LO/SL, Lunden Ulla Rosendahl, OAO/HK, Borgerservice - afbud Charlotte Kristensen, FTF, Lunden Fra ledersiden: Erling S. Pedersen, Direktionen Helle Marquertsen, Borgerservice Thorkild Sloth Pedersen, Staben Social og Sundhed Kurt Berthelsen, Krogen Vibeke Biltoft, Centerområde Vest Erik Schultz, Jobcentret Ragnhild Rahbjerg Madsen - sygeplejen Gitte Eskesen, Voksenservice Suppleanter, der deltager i medarbejdersidens formøde: Peder Langergaard Nielsen, Social og Handicapservice Hanne Jespersen, LO/FOA, Helle Plejecenter Lene Hjerrild, Lyngparken Pia Karina Høgh, Center for Sundhedsfremme Bo Schwarz Marker, n Alicja Grodzka, Bo Østervang Referent: Lena Andersen

2 Indholdsfortegnelse Side 292. Godkendelse af dagsorden Organisationstilpasning inden for direktørområdet Social, Sundhed og Budget Social, Sundhed og - høring Brugen af sociale medier - drøftelse Orientering om Kompetenceudviklingsplaner Gensidig orientering Bilagsliste Underskriftsblad Side 540

3 292. Godkendelse af dagsorden Dok.nr.: 2805 Sagsid.: Initialer: LEAN Åben sag Beslutning den Fraværende: Ulla Rosendahl Godkendt. Side 541

4 293. Organisationstilpasning inden for direktørområdet Social, Sundhed og Dok.nr.: 2833 Sagsid.: 13/3286 Initialer: Åben sag Sagsfremstilling I perioden frem til sommerferien 2013 har der været arbejdet med ændringer af den samlede centrale organisation på direktørområdet Social, Sundhed og. I den sammenhæng blev der i i møde den 14. februar 2013 godkendt en tidsplan for projektet, og der blev nedsat en styregruppe med henblik på at sikre overholdelse af tidsplanen mm. Organisationsændringerne er formelt trådt i kraft med virkning fra 1. august Der er dog stadig udeståede omkring budgetmæssige omplaceringer og fysisk placering for enkelte ansatte. Endelig mangler der, jfr. den oprindelige tidplan, beslutninger om: - betegnelse for afdelinger og ledere i den nye struktur, - fremtidig mødestruktur for lederne i den nye organisation, - MED-struktur for den fremadrettede organisation, - hvordan det sikres, at de mange høringssvar er indarbejdet og indarbejdes i det fremadrettede arbejde, - hvordan der følges op på resultaterne af den nye organisation, - andre forhold, herunder tilpasninger af politikker og aftaler samt organiseringen af det fremadrettede arbejde med organisationsændringen. I medsendte notat: Det fremadrettede arbejde med organisationsændringen på direktørområdet Social, Sundhed og, er der givet bud på løsninger på de udeståender, som er oplistet ovenfor. Der ønskes på mødet en drøftelse af de beskrevne løsningsforslag med henblik på beslutninger Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at der samlet set har været tale om et forløb med organisationsændringen, som blev startet op som en mindre justering, men det burde have været betegnet som en større organisationsændring. I betragtning af, at ændringerne har været ret så omfattende, er det vurderingen, at forløbet har ført til ændringer, som flugter med de ambitioner, som var beskrevet ved opstarten. Processen har udkrystalliseret 3 nøgleord: Sammenhæng, Tilgængelighed og Inddragelse (STI) som efterfølgende vil skulle omsættes til et mere retningsgivende indhold for den enkelte ansatte og den samlede organisation. Det er vurderingen, at der er blevet leveret svarende til den aftalte tidsplan for ændringerne, og det er derfor vurderingen, at de udestående forhold skal søges løst i den etablerede organisation, og projektet og styregruppen for organisationsændringen kan nedlægges. Side 542

5 Sundhedskonsekvensvurdering Det skønnes ikke relevant at vurdere organisationsændringen i forhold til sundhed, men det er ambitionen, at den brugeroplevede kvalitet stiger i konsekvens af ændringerne. Det vil være positivt for både brugerne og de ansatte. Retsgrundlag Økonomi Organisationsændringerne gennemføres bl.a. med henblik på at sikre en effektiv fremtidig administrativ organisation. Der er ikke indarbejdet eller tænkt økonomiske konsekvenser i forbindelse med eller i konsekvens af ændringerne. Høring Der har været gennemført høring af alle berørte MED-udvalg og andre interessenter. Bilag: 1 Åben Notat - organisationsændring SSB FællesMED.docx /13 2 Åben Overvejelser om justering af den centrale organisation på 24787/13 direktørområdet Social, Sundhed og 3 Åben Opsamling på høringer - Opsamling på høring - organisatoriske 60317/13 tilpasninger for Social, Sundhed og.docx 4 Åben Udkast til mødestruktur SSB - Mødestruktur SSB.doc /13 5 Åben Betegnelser for ledere og afdelinger på ældre- og handicapområdet /13 Anbefaling Direktøren for Social, Sundhed og indstiller, at den etablerede styregruppe for organisationsændringen nedlægges, at betegnelserne for afdelinger og ledere godkendes som beskrevet i notat, dok nr og vist i organisationsdiagram, dok nr /13. Anvendelse af betegnelsen virksomhedsleder anbefales drøftet i direktionen, at den fremadrettede mødestruktur for lederne ændres til et månedligt møde i ledergruppen bestående af direktøren og ledere med direkte reference til direktøren. Der etableres mødefora i de enkelte afdelinger. Der arrangeres årlige fælles lederarrangementer for alle ledere i direktørområdet, at MED-strukturen tilpasses organisationsændringerne. Hoved-MED ansøges om, at sekretariatets personalemøde får MED-status, at der gennemføres evaluering af organisationsændringerne med hjælp fra ekstern samarbejdspart. Både bruger- og medarbejdervinkel belyses. Fælles-MED holdes løbende orienteret om processen, at forslag til forbedringer, som beskrevet i høringssvar, søges fortsat indarbejdet i den daglige arbejdstilrettelæggelse, og at STI (Sammenhæng, Tilgængelighed og Inddragelse) skal være kendetegnende for den måde, vi møder borgerne og brugerne. Beslutning den Fraværende: Ulla Rosendahl Side 543

6 Fælles-MED besluttede, at styregruppen nedlægges, at betegnelser for afdelinger og ledere godkendtes med enkelte rettelser. Organisationsdiagrammet tilrettes i overensstemmelse hermed, jfr. vedhæftede, at den fremadrettede mødestruktur blev taget til efterretning, at MED-strukturen tilpasses organisationsændringerne. Sekretariatets personalemøde får MED-status, at der gennemføres evaluering af organisationsændringerne med hjælp fra ekstern samarbejdspart, at forslag til forbedringer, som beskrevet i høringssvar, søges indarbejdet, at STI skal være kendetegnende for den måde, vi møder borgere og brugere. Side 544

7 294. Budget Social, Sundhed og - høring Dok.nr.: 2828 Sagsid.: 09/12997 Initialer: LEAN Åben sag Sagsfremstilling Udvalgene inden for direktørområdet Social, Sundhed og har i møder i juni måned behandlet budgetforslag for 2014, og herunder godkendt en række tekniske ændringer til budgettet. Disse ændringer blev godkendt af Byrådet den 2. juli Udvalgenes sagsfremstillinger er vedhæftet som bilag. I mødet vil drifts- og anlægsbudgettet blive gennemgået. Retsgrundlag Økonomiaftalen mellem KL og Regeringen Økonomi Fremgår af sagsfremstillingerne til udvalgene Høring Er i gang Bilag: 1 Åben Tilretning budget Udvalget for Social og Sundhed /13 2 Åben Oversigt over tekniske ændringer efter den 2. juli /13 3 Åben Budgetændringer på grund af lov- og cirkulæreprogrammet / Åben Virksomhedernes Budgetønsker /13 5 Åben Oversigt over nye ønsker til driftsbudget /13 (udvalgsopdelt) 6 Åben Oversigt over nye ønsker til anlægsbudget /13 (udvalgsopdelt) 7 Åben Budget Arbejdsmarked og Integration /13 8 Åben Oversigt over nye ønsker til driftsbudget /13 (Arbejdsmarked og Integration) Anbefaling Formanden anbefaler, at materialet gennemgås med henblik på afgivelse af høringssvar til brug for Byrådets budgetseminar. Beslutning den Fraværende: Ulla Rosendahl Fælles-MED har ingen yderligere kommentarer til budgetforslagene. Side 545

8 295. Brugen af sociale medier - drøftelse Dok.nr.: 2832 Sagsid.: 09/12997 Initialer: LEAN Åben sag Sagsfremstilling På Hoved MED-udvalget den 30/5 blev gode råd vedr. brug af sociale medier godkendt. Hoved MED-udvalget lægger desuden op til en drøftelse af brugen af sociale medier lokalt i MED-udvalgene med udgangspunkt i følgende: Hvilken holdning har vi til brugen af sociale medier i arbejdstiden? Har vi brug for at udstikke særlige retningslinier for brugen af sociale medier? Hvilke konsekvenser vil det få, hvis udstukne retningslinier ikke overholdes? Retten til at sige fra til at være venner (både som leder og som medarbejder). Retsgrundlag Økonomi Høring Bilag: 1 Åben Brugen af sociale medier - drøftelse i MED-udvalgene - Sociale medier.pdf /13 Anbefaling Formanden anbefaler, at Fælles-MED drøfter brugen af sociale medier. Beslutning den Fraværende: Ulla Rosendahl Fælles-MED peger på, at de sociale medier kan være et vigtigt, pædagogisk redskab. Fælles-MED anbefaler, at drøftelserne foretages i de lokale MED-udvalg. Side 546

9 296. Orientering om Kompetenceudviklingsplaner Dok.nr.: 2847 Sagsid.: 09/12997 Initialer: LEAN Åben sag Sagsfremstilling Kirsten Olstrøm fra Personaleafdelingen giver en orientering om status på kompetenceudviklingsplaner i Varde Kommune. Retsgrundlag Økonomi Høring Anbefaling Formanden anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning den Fraværende: Ulla Rosendahl Orienteringen blev taget til efterretning. Side 547

10 297. Gensidig orientering Dok.nr.: 2831 Sagsid.: 09/12997 Initialer: LEAN Åben sag Orientering v/formanden Inspiration til MED-samarbejdet. Invitation til 5 vederlagsfri temadage i september Retningslinier for ansættelse i seniorjob Orientering v/næstformanden Gensidig orientering Bilag: 1 Åben Temadag: MED-samarbejde, tillid og innovation - MED, Tillid og /13 Innovation - Program.pdf 2 Åben Temadag: MED-samarbejde, tillid og innovation - MED, Tillid og /13 Innovation.pdf 3 Åben Seniorjob - retningslinjer for brugen af seniorjob.doc /13 Beslutning den Fraværende: Ulla Rosendahl Orienteringerne blev taget til efterretning. Mona Köhlert er valgt som næstformand fra 1/ Side 548

11 Bilagsliste 293. Organisationstilpasning inden for direktørområdet Social, Sundhed og 1. Notat - organisationsændring SSB FællesMED.docx (122430/13) 2. Overvejelser om justering af den centrale organisation på direktørområdet Social, Sundhed og (24787/13) 3. Opsamling på høringer - Opsamling på høring - organisatoriske tilpasninger for Social, Sundhed og.docx (60317/13) 4. Udkast til mødestruktur SSB - Mødestruktur SSB.doc (123152/13) 5. Betegnelser for ledere og afdelinger på ældre- og handicapområdet (112387/13) 294. Budget Social, Sundhed og - høring 1. Tilretning budget Udvalget for Social og Sundhed (116218/13) 2. Oversigt over tekniske ændringer efter den 2. juli 2013 (41577/13) 3. Budgetændringer på grund af lov- og cirkulæreprogrammet (41568/13) 4. Virksomhedernes Budgetønsker (65841/13) 5. Oversigt over nye ønsker til driftsbudget (udvalgsopdelt) (41561/13) 6. Oversigt over nye ønsker til anlægsbudget (udvalgsopdelt) (41565/13) 7. Budget Arbejdsmarked og Integration (109665/13) 8. Oversigt over nye ønsker til driftsbudget (Arbejdsmarked og Integration) (82415/13) 295. Brugen af sociale medier - drøftelse 1. Brugen af sociale medier - drøftelse i MED-udvalgene - Sociale medier.pdf (122277/13) 297. Gensidig orientering 1. Temadag: MED-samarbejde, tillid og innovation - MED, Tillid og Innovation - Program.pdf (122224/13) 2. Temadag: MED-samarbejde, tillid og innovation - MED, Tillid og Innovation.pdf (122223/13) 3. Seniorjob - retningslinjer for brugen af seniorjob.doc (122303/13) Side 549

12 Underskriftsblad Erling S. Pedersen Helle Marquertsen Kurt Berthelsen Gitte Eskesen Thorkild Sloth Pedersen Erik Schultz Michael Frandsen Nikolaj Dybdal Winther Else Mathiesen Charlotte Kristensen Mona Köhlert Ulla Rosendahl Vibeke Biltoft Ragnhild Rahbjerg Madsen Arne Høivang Jensen Side 550